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Lancement de projet informatique


Vous avez l'idée de base. Vous avez rallié l'entreprise à votre cause. Appliquez maintenant cette technique de lancement pour mettre votre projet informatique sur la voie de la réussite.

UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…

Obtenir un consensus au sein de votre équipe quant aux étapes importantes, au périmètre et à l'objectif.

Mettre votre projet informatique sur la voie de la réussite.

Si vous rencontrez des difficultés pour évaluer la compréhension commune par rapport à vos contrôles de santé, ce scénario peut vous aider.

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UTILITÉ DE CE SCÉNARIO

Dans le meilleur des cas, les projets se déroulent comme sur des roulettes. Dans le pire de cas, c'est le bazar : votre équipe n'a pas l'air de s'accorder sur l'objectif final, le projet stagne parce que vous attendez l'intervention d'une autre équipe, et… est-ce que quelqu'un pourrait enfin prendre une décision ?!

Même si l'idée de se réunir pour lancer un projet peut sembler pénible, cela vaut vraiment la peine, à condition de faire les choses dans les règles de l'art. Si la réunion consiste à essayer de garder les yeux ouverts pendant qu'un responsable vous présente des diapos remplies d'interminables listes à puces, vous perdez votre temps. Tout le monde doit s'exprimer.

Seulement, voilà : pour amorcer vos projets « comme il faut », vous devez procéder au cas par cas. Ainsi, le lancement de projet informatique est un processus flexible et évolutif. Vous y trouverez un ensemble minimal d'activités à inclure, ainsi que d'autres activités « pêle-mêle » à combiner en fonction des besoins de votre équipe.

QUI PARTICIPE ?

Réunissez toute l'équipe de projet. Il est plus facile de rassembler tout le monde au même endroit que de devoir recontacter des gens plus tard.

Équipe d'utilisateurs
Personnes

Équipe complète

Icône de crayon
Temps de préparation

15 min

Chronomètre
Durée

60 à 90 min

Difficulté Modérée
Difficulté

Modérée

Déroulement du scénario

N'essayez pas d'accomplir toutes les activités ci-dessous en une seule réunion (ou ce sera peut-être la dernière invitation à une réunion que vos interlocuteurs accepteront). Utilisez le guide ci-dessous ainsi que votre bon sens pour sélectionner trois ou quatre de ces versions « express » de nos scénarios préférés pour les équipes informatiques.

Matériel

Tableau blanc

Marqueurs

Post-its

Chronomètre

Poulet en caoutchouc

Préparation

Élaborez votre programme (15 min)

Jetez un œil aux activités de lancement ci-dessous et sélectionnez celles les plus adaptées à votre projet. Besoin d'aide ? Voici quelques suggestions en fonction du type de projet.

Conformité : projets qui impliquent l'implémentation de changements pour se conformer aux règles, lois, politiques et/ou standards de gouvernance imposés par les autorités réglementaires ou les administrations gouvernementales.

Principales activités de lancement :

  • Cartographie des dépendances
  • Définir les priorités en équipe
  • Plan de communication avec les parties prenantes

Transformation des activités : projets qui cherchent à moderniser votre modèle économique. Ces derniers peuvent impliquer votre architecture réseau, votre matériel, vos logiciels, vos pratiques de gestion des services informatiques et/ou le stockage des informations.

Principales activités de lancement :

  • Argumentaire éclair
  • Définir les priorités en équipe
  • Cartographie des dépendances
  • Framework DACI

Incubation : projets qui impliquent des premières phases d'expérimentation, en vue de créer des capacités métier.

Principales activités de lancement :

  • Règles d'engagement
  • Argumentaire éclair
  • Cartographie des étapes importantes

Aucune de ces catégories de projet ne s'applique à vous ? Choisissez par où commencer. (Honnêtement, vous avez déjà une longueur d'avance si vous avez prévu une réunion de lancement de projet. La plupart des équipes n'effectuent pas ces activités jusqu'à ce que les problèmes soient tels qu'elles ne peuvent plus les ignorer !)

Contrôle d'état
Astuce 

Le lancement de votre projet a lieu lorsque vous passez de la définition du périmètre au mode Exécution. Assurez-vous d'avoir renseigné une affiche de projet informatique avant le lancement pour que toutes les personnes qui entrent dans la pièce soient sur la même longueur d'onde.

ÉTAPE 1

Préparez le terrain (5 min)

Saluez les participants et remerciez-les d'avoir pris le temps d'assister à cette session. Passez en revue le programme que vous avez défini, mais veillez à ne pas trop vous appesantir sur chaque activité.

Si c'est la première fois que ce groupe se réunit, faites le tour de la pièce et demandez à chacun de donner son nom, son rôle dans le projet, ainsi qu'une anecdote amusante le concernant. (Idées : café, thé ou soda ? Vous souvenez-vous d'un autocollant de pare-choc qui vous a fait sourire ? Quel est votre nom de super-héros ? Quel sera le titre de votre autobiographie ? Où partiriez-vous en vacances si l'argent n'était pas un problème ? Quel animal voudriez-vous être et pourquoi ?)

Demandez à chaque participant de limiter sa présentation à 30 secondes. Vous avez beaucoup de thèmes à couvrir pendant cette réunion !

ÉTAPE 2

Explorez vos activités de lancement (40 à 60 min)

PLANIFICATION DE LA CAPACITÉ (10 MINUTES)

Demandez à chaque participant d'écrire toutes les activités qu'il accomplit durant sa semaine type (travailler sur divers projets, correction de bugs, réponse aux incidents, tâches d'administration, réunions récurrentes, pauses café, discussions de couloir non prévues, réunions en face à face, etc.). Estimez le nombre d'heures consacrées à chaque catégorie.

Résumez la capacité de l'équipe dans un tableau. Regroupez les personnes occupant le même rôle, consignez leur rôle, leur nom et le nombre d'heures hebdomadaires consacrées au projet. Additionnez les heures disponibles par rôle.

DÉFINIR LES PRIORITÉS EN ÉQUIPE (15 MINUTES)

En groupe, réfléchissez à toutes les tâches à accomplir afin d'atteindre les objectifs de votre projet. Inscrivez chacune d'elles sur sa propre fiche. Au dos de chaque fiche, notez si la tâche est liée à d'autres et, si oui, de quelle façon. Les relations de dépendance sont particulièrement importantes à évoquer, p. ex., « dépend de », « est dépendant de ».

À vos marques, prêts, hiérarchisez ! Triez et classez toutes les tâches en organisant les cartes sur la table ou épinglées au mur. Si vous avez plus de 15 tâches, envisagez de les regrouper par catégories et de les hiérarchiser au sein de chaque catégorie.

Définissez les points à prendre en compte lorsque vous déterminez si vous pouvez (ou non) laisser tomber une tâche. Une fois que vous avez convenu des critères, placez la limite pour les tâches que vous venez de classer.

Faites attention aux dépendances. Ne classez pas une tâche dans la catégorie Priorité faible si dix autres tâches en dépendent !

RÈGLES D'ENGAGEMENT (15 MINUTES)

Demandez au groupe de réfléchir aux règles et normes auxquelles vous souhaitez que l'équipe se conforme. Consignez chacune d'elles sur son propre post-it.

Partagez vos idées les unes après les autres et collez vos post-its à un emplacement vierge sur un mur. Regroupez les idées communes.

Évoquez les points sur lesquels tout le monde ou presque s'accorde et discutez des domaines de désaccord pour parvenir à un consensus. Une fois que vous êtes tous sur la même longueur d'onde, évoquez de quelle façon vous allez concrétiser ces règles à l'avenir et consignez les mesures à prendre.

Rôles et responsabilités (20 min)

Définissez les rôles occupés au sein de l'équipe et regroupez les personnes qui assument le même rôle (ou demandez-leur de s'asseoir côte à côte).

Demandez à chaque groupe de consigner par écrit trois à cinq de ses principales responsabilités, ainsi qu'une à deux grandes responsabilités des autres rôles.

Dans un tableau, consignez toutes les responsabilités répertoriées par chaque personne et par l'équipe. Pour ce faire, utilisez les rôles comme en-têtes de ligne et les catégories « selon moi » et « selon les autres » comme en-têtes de colonne. Discutez des écarts entre les deux catégories de responsabilité et notez toutes les responsabilités sans propriétaire.

CARTOGRAPHIE DES DÉPENDANCES (15 MINUTES)

Réfléchissez aux systèmes, aux équipes et aux autres projets affectés par votre projet. Pour chaque élément, assignez un propriétaire qui sera chargé de renseigner le type de dépendance et la description.

Énumérez tout ce qui pourrait mal tourner dans votre projet. Une fois que vous avez dit tout ce que vous aviez sur le cœur, éliminez tous les risques à faible impact et improbables. Pour les risques restants, évaluez l'impact potentiel sur une échelle d'élevé à faible et assignez un propriétaire pour chacun d'eux. Ce dernier sera chargé de rédiger un plan d'atténuation et d'identifier un propriétaire de ce plan.

Le moment est maintenant venu de trouver comment anticiper toutes ces dépendances et tous ces risques tout au long du projet. En groupe, répertoriez toutes les parties prenantes concernées par les risques et dépendances auxquels vous venez de réfléchir. Pour chaque partie prenante, définissez la cadence de communication (hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle, ad hoc).

Cartographie des étapes importantes (10 min)

Sur un tableau blanc ou une affiche, tracez une ligne horizontale. Indiquez « Aujourd'hui » à l'extrémité gauche et n'indiquez rien à l'extrémité droite. En groupe, renseignez les étapes importantes connues, qui ont déjà été convenues pour ce projet.

N'oubliez pas que celles-ci correspondent au moment précis où vous apportez une valeur ajoutée au client. Nous vous recommandons d'organiser votre travail en fonction de livraisons itératives et de boucles de feedback fréquentes.

ARGUMENTAIRE ÉCLAIR (10 MINUTES)

Demandez à chaque participant de renseigner l'énoncé suivant pour le projet en question. Essayez de créer deux à trois versions par personne. Selon nous, c'est en forgeant qu'on devient forgeron !

Pour [TYPE DE CLIENT CIBLE] qui recherche [BESOIN/SOUHAIT], [SOLUTION] correspond à [TYPE DE LIVRABLE] qui [AVANTAGE CLÉ].

Demandez à chaque participant de partager son meilleur argumentaire avec le groupe. Discutez et convenez d'une version collective « de qualité suffisante », tout en vous assurant de limiter la discussion à cinq minutes environ. Vous pourrez toujours l'affiner ultérieurement, de façon asynchrone !

FRAMEWORK DACI (10 MINUTES)

Demandez à tout le monde de désigner un driver (D), un approbateur (A) et des contributeurs (C) par défaut, ainsi que des intervenants informés (I) concernant les décisions relatives au projet.

D = Driver (soit le meneur). Il s'agit de la personne chargée de rassembler les parties prenantes, de collecter toutes les informations nécessaires et de favoriser la prise de décision à la date fixée. Suivant la décision, ce rôle peut être assumé par le responsable à temps plein du projet.

A = Approbateur. La personne qui prend la décision.

C = Contributeurs. Leurs connaissances ou leur savoir-faire peuvent influencer la décision. En d'autres termes, les contributeurs interviennent à titre consultatif.

I = Intervenants informés. Ces personnes sont informées de la décision finale.

Consignez les rôles acceptés par tous sur une page et transmettez celle-ci à toutes les parties prenantes concernées.

COMMUNICATIONS ENTRE LES PARTIES PRENANTES (15 MINUTES)

Réfléchissez à toutes les « parties prenantes » en dehors de votre équipe. Pour chaque groupe de parties prenantes (c'est-à-dire votre public cible), définissez sa relation avec le projet. S'agit-il d'un décideur ? D'un partenaire de sparring ? D'un contributeur expert ? D'un éliminateur d'obstacles ? Assurez-vous d'inclure l'équipe elle-même !

Déterminez la méthode la plus efficace pour communiquer avec chaque public. Pensez au contenu que vous allez partager, ainsi qu'à l'outil que vous allez utiliser pour ce faire. Par exemple, avec votre équipe directe, vous pourriez choisir de communiquer dans un groupe de discussion dédié au partage de mises à jour mineures et dans lequel vous pouvez demander l'avis de chacun.

Créez un tableau incluant les lignes suivantes :

  • Chaque jour
  • Chaque semaine
  • Deux fois par mois
  • Chaque mois
  • Chaque trimestre
  • Chaque année
  • Ad hoc

Pour chaque fréquence, notez le public avec lequel vous allez communiquer, les canaux que vous utiliserez, les informations que vous allez relayer ainsi que les liens vers des détails supplémentaires ou des artefacts.

Si vous n'avez pas suffisamment de temps au terme des deux premières étapes, celle-ci peut être assignée à un propriétaire qui devra s'en charger à l'issue de la réunion.

Recherche de contenu
PAR EXEMPLE…

Voici ce à quoi un tableau de capacité type de l'équipe pourrait ressembler.

Étape 3

Synthèse et étapes suivantes (10 min)

Vous avez sûrement l'impression d'avoir abordé beaucoup de thèmes durant ces 60 à 90 minutes. Revenez sur les activités effectuées et résumez toutes les actions en cours.

Avant de quitter la salle, prenez cinq minutes pour demander à tous les participants d'estimer la capacité de l'équipe à atteindre les objectifs de votre projet. Demandez à tout le monde de voter simultanément à l'aide de son pouce : pouce vers le haut = confiant, pouce de biais (jaune) = j'ai quelques questions, pouce vers le bas (rouge) = je suis préoccupé.

Une fois que chacun a donné son avis, menez une brève discussion sur les évaluations. Convenez des mesures à prendre ou d'un processus de suivi afin de surveiller les motifs donnés pour les votes jaune et rouge.

Vous avez géré ?

Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.

Variations

C'est véritablement un scénario dans lequel vous choisissez votre propre aventure. Ainsi, vous pouvez combiner comme bon vous semble les neuf scénarios et avoir dix longueurs d'avance sur la plupart des projets en menant ces discussions dès les premières phases de votre projet !

La plupart des scénarios présentés ici peuvent également être rejoués seuls, dans le cadre d'une session séparée. Si vous avez l'impression que votre équipe a besoin de plus de temps, ne rejouez qu'un à deux scénarios dans le cadre du lancement de projet et reportez-vous aux instructions complètes pour connaître le programme dans son intégralité.

Suivis

Nous vous recommandons de lancer des contrôles de santé mensuels pour vérifier l'intégrité de votre équipe et de votre projet.

Vous voulez vous tenir informé sur le Playbook ?

Laissez-nous votre adresse e-mail ci-dessous pour être informé de l'ajout de nouveaux scénarios et contrôles de santé.

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