Запуск ИТ-проекта

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ЭТУ ИГРУ ДЛЯ ТОГО, ЧТОБЫ…

Разъяснить команде контрольные точки, область работ и цель.

Познакомьтесь со своими мероприятиями по запуску (40–60 минут)

ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ (10 МИНУТ)

Попросите участников записать все мероприятия, в которых они обычно участвуют в течение недели (работа над различными проектами, исправление багов, реагирование на инциденты, административные задачи, регулярные собрания, походы за кофе, случайные встречи в коридоре, беседы с глазу на глаз и т. д.). Подсчитайте, сколько часов тратится на каждую категорию.

Рассчитайте в таблице общую производительность команды. Сгруппируйте всех участников по ролям. Напишите название каждой роли, перечислите поименно ее исполнителей и укажите количество часов в неделю, в течение которых они работают над проектом. Подсчитайте суммарное количество свободных часов для каждой роли.

РАССТАНОВКА ПРИОРИТЕТОВ С УЧАСТИЕМ ВСЕЙ КОМАНДЫ (15 МИНУТ)

Проведите вместе с группой сеанс мозгового штурма, чтобы определить все задания, которые нужно выполнить для достижения целей проекта. Запишите каждое задание на отдельной карточке. На обратной стороне каждой карточки укажите, связано ли это задание с другими и как именно. Особенно важно указывать на отношения зависимости, например с помощью фраз «зависит от…» или «от этого задания зависит…».

А теперь расставьте приоритеты. Отсортируйте все задания и расположите их в порядке важности на столе или стене. Если число заданий превышает 15, вы можете объединить их в рамках категории работы, затем расставить приоритеты внутри каждой категории.

Решите, при каких условиях задание можно пропустить. После того как вы согласуете критерии, проведите линию, чтобы разделить столбец на такие задания, которые можно либо нельзя пропустить.

Обращайте внимание на зависимости. Если от конкретного задания зависит десяток других, его нельзя назвать маловажным!

СВОИ ПРАВИЛА (15 МИНУТ)

Попросите участников группы в процессе мозгового штурма определить правила и нормы, которые, по их мнению, должна соблюдать вся команда. Запишите каждое правило на отдельном стикере.

Пусть каждый по цепочке озвучит свою идею и приклеит стикер к стене. Объедините похожие идеи.

Обратите внимание на те идеи, с которыми согласно большинство участников, и обсудите спорные вопросы, чтобы прийти к консенсусу. Добившись единогласного решения, проговорите, как вы воплотите эти правила в жизнь, и запишите необходимые действия.

РОЛИ И ОБЯЗАННОСТИ (20 МИНУТ)

Определите роли, которые исполняют участники команды, и попросите всех разбиться на группы с учетом роли.

Пусть каждая группа запишет свои главные обязанности (3–5) и главные обязанности для каждой другой роли (1–2).

Внесите все обязанности в таблицу, где каждая строка соответствует определенной роли. Выделите в таблице два столбца: «Что я делаю (мое мнение)» и «Что я делаю (мнение других)». Обсудите все случаи, когда обязанности из одной строки в двух столбцах оказались разными. Также отметьте все обязанности, у которых нет исполнителей.

СОПОСТАВЛЕНИЕ ЗАВИСИМОСТЕЙ (15 МИНУТ)

В ходе мозгового штурма выясните, какие системы, команды и другие проекты затрагивает ваш проект. Каждой системе, команде и проекту назначьте владельца, который будет отвечать за определение типа зависимости и ее описание.

Не сдерживайтесь: назовите все, что может сорвать работу над проектом. Излив душу, исключите все маловероятные риски с незначительными последствиями. Для всех остальных рисков оцените серьезность последствий: высокая, средняя или низкая. Назначьте каждому риску по владельцу. Владелец риска отвечает за подготовку плана его нейтрализации и назначение владельца этого плана.

Пришло время решить, как вы будете контролировать все эти зависимости и риски до тех пор, пока проект не будет реализован. Вместе с группой перечислите все заинтересованные стороны, связанные с ранее выявленными рисками и зависимостями. Определите, с какой периодичностью вы будете информировать каждую заинтересованную сторону (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально, по ситуации).

РАСПРЕДЕЛЕНИЕ КОНТРОЛЬНЫХ ТОЧЕК (10 МИНУТ)

На доске или плакатной бумаге начертите горизонтальную линию. На левом конце напишите «Сегодня», а правый оставьте без подписи. Теперь группа должна внести известные контрольные точки, о которых вы уже договорились в рамках этого проекта.

Помните, что контрольная точка подразумевает поставку ценности клиенту. Рекомендуется организовать работу таким образом, чтобы поставлять результаты итерациями и регулярно собирать отзывы.

РЕЧЬ В ЛИФТЕ (10 МИНУТ)

Попросите всех участников закончить следующее утверждение применительно к обсуждаемому проекту. Пусть каждый придумает 2–3 варианта. Как показывает практика, чем больше вариантов вы придумаете, тем лучше они будут становиться с каждым разом.

Для [ЦЕЛЕВАЯ КАТЕГОРИЯ КЛИЕНТОВ], которые хотят [ПОТРЕБНОСТЬ/ЖЕЛАНИЕ], [РЕШЕНИЕ] — это [ТИП ПОСТАВЛЯЕМОГО РЕЗУЛЬТАТА], который дает [КЛЮЧЕВОЕ ПРЕИМУЩЕСТВО].

Попросите всех выступить с лучшим предложением перед группой. В ходе дискуссии совместными усилиями составьте приемлемый вариант предложения. Постарайтесь уложиться где-то за 5 минут. Вы всегда можете внести исправления позже вне собрания.

DACI (10 МИНУТ)

Попросите всех определить, кто в процессе принятия решений по проекту будет по умолчанию выполнять следующие роли: драйвер (Driver, D), утверждающее лицо (Approver, A), лица, вносящие вклад (Contributors, C) и информируемые лица (Informed, I).

D = Driver (драйвер). Лицо, ответственное за привлечение заинтересованных сторон, сбор и изучение всей необходимой информации и получение решения в согласованный срок. В зависимости от решения это может быть штатный владелец проекта или кто-то другой.

A = Approver (утверждающее лицо). Лицо, принимающее решение.

C = Contributors (лица, вносящие вклад). У них есть знания или опыт, которые могут повлиять на решение. Они имеют право высказывать свое мнение, но не имеют права голоса.

I = Informed (информируемые лица). Их информируют об окончательном решении.

Запишите согласованные роли на странице и поделитесь этой информацией с нужными заинтересованными сторонами.

СВЯЗЬ С ЗАИНТЕРЕСОВАННЫМИ СТОРОНАМИ (15 МИНУТ)

Проведите сеанс мозгового штурма, чтобы определить все заинтересованные стороны внутри команды и за ее пределами. Определите, как относится к проекту каждая группа заинтересованных лиц (т. е. ваша целевая аудитория). Может, эта группа отвечает за принятие решений? Это ваш партнер в дебатах? Это эксперт, который вносит свой вклад в проект? Эта группа помогает устранить препятствия на пути? Не забудьте включить свою команду!

Выясните, как вам будет эффективнее всего обмениваться информацией с каждой группой. Подумайте, какими материалами вы будете делиться, и выберите инструмент для их распространения. Например, для связи с собственной командой можно выбрать чат, предназначенный для обмена небольшими новостями и советами.

Нарисуйте таблицу со следующими строками:

• Ежедневно
• Еженедельно
• Раз в две недели
• Ежемесячно
• Ежеквартально
• Ежегодно
• По ситуации

В каждой строке укажите: группу заинтересованных лиц, которую вы будете информировать; каналы, которые вы будете использовать; материалы, которые вы будете передавать; ссылки на страницы с дополнительными сведениями или артефакты.

Если после первых двух этапов у вас закончится время, поручите владельцу заняться этим после собрания.