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IT-Projektstart


Ihr habt eine gute Idee. Die Unterstützung des Unternehmens habt ihr euch auch schon gesichert. Mit dieser Technik zum Projektstart könnt ihr jetzt die Weichen für einen erfolgreichen Projektverlauf stellen.

ZWECK DIESES SPIELS

Das Team einigt sich auf Meilensteine, den Umfang und den Zweck des Projekts.

Ihr legt den Grundstein für den Erfolg des IT-Projekts.

Dieses Spiel kann euch möglicherweise weiterhelfen, wenn dein Team Probleme mit dem gemeinsamen Verständnis beim Gesundheitscheck hat.

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SINN UND ZWECK DER ÜBUNG

Im Optimalfall läuft ein Projekt so reibungslos wie eine gut geölte Maschine. Manchmal geraten Projekte jedoch ins Stocken, weil das Team kein gemeinsames Endziel vor Augen hat, auf die Arbeit eines anderen Teams warten muss oder einfach zu keiner Entscheidung gelangt.

Ein Meeting zum Projektstart erscheint auf den ersten Blick vielleicht überflüssig, kann aber in der Praxis sehr hilfreich sein – sofern es richtig gestaltet wird. Wenn ein Manager einfach eine Folienpräsentation abspult, währen der Rest des Teams versucht, nicht einzuschlafen, ist das Meeting Zeitverschwendung. Du musst versuchen, das ganze Team zum Reden zu bringen.

Je nach Projekt kann das ideale Meeting zum Projektstart ganz unterschiedlich aussehen. Dieses Spiel ist daher flexibel und skalierbar. Du findest hier eine Minimalauswahl an vorgegebenen Aktivitäten und einige Zusatzaktivitäten, die du je nach Bedarf ergänzen kannst.

BETEILIGTE

Hier ist das gesamte Projektteam gefragt. Es ist zu aufwendig, später einzelne Teammitglieder auf den neuesten Stand zu bringen.

Team-Symbol
Mitarbeiter

Gesamtes Team

Stift-Symbol
Vorbereitungszeit

15 Minuten

Uhr-Symbol
Zeit

60 - 90 Minuten

Schwierigkeitsgrad Mittel
Schweregrad

Mittel

Durchführung

Versuche nicht, alle unten aufgeführten Aktivitäten in nur einem Meeting abzuhandeln (damit würdest du die Teilnehmer abschrecken). Wähle anhand des genannten Leitfadens und deiner eigenen Erfahrungen 3 oder 4 der folgenden "Expressversionen" der beliebtesten Spiele für IT-Teams aus.

Materialien

Whiteboard

Filzstifte

Haftnotizzettel

Stoppuhr oder anderer Zeitmesser

Gummihuhn

Vorbereitung

Festlegung der Agenda (15 Min.)

Sieh dir die unten aufgeführten Aktivitäten für das Meeting zum Projektstart an und wähle diejenigen aus, die am besten zum Projekt passen. Benötigst du Hilfe? Nachfolgend findest du einige Vorschläge basierend auf der Art des Projekts.

Compliance – Projekte, bei denen Änderungen implementiert werden, um von regulatorischer oder behördlicher Seite vorgeschriebene Regeln, Gesetze, Richtlinien und/oder Normen einzuhalten.

Kernaktivitäten für das Meeting zum Projektstart:

  • Zuordnung von Abhängigkeiten
  • Priorisierung im Team
  • Stakeholder-Kommunikationsplan

Geschäftstransformation – Projekte, die auf eine Modernisierung eures Geschäftsmodells abzielen. Dies kann die Netzwerkarchitektur, Hardware, Software, Techniken für das IT-Servicemanagement und/oder die Speicherung von Informationen betreffen.

Kernaktivitäten für das Meeting zum Projektstart:

  • Kurzpräsentation
  • Priorisierung im Team
  • Zuordnung von Abhängigkeiten
  • DACI

Neuentwicklung – Projekte in frühen experimentellen Phasen mit dem Ziel der Entwicklung neuer Geschäftsfunktionen.

Kernaktivitäten für das Meeting zum Projektstart:

  • Teamregeln
  • Kurzpräsentation
  • Meilenstein-Zuordnung

Was ist, wenn keine dieser Projektkategorien auf euch zutrifft? Fangt einfach irgendwo an. (Ganz ehrlich: Ihr seid schon auf einem guten Weg, wenn ihr überhaupt ein Meeting zum Projektstart geplant habt. Die meisten Teams widmen sich diesen Aktivitäten erst, wenn sie schon Probleme haben, die nicht mehr von der Hand zu weisen sind.)

Statusprüfung
Profitipp

Das Meeting zum Projektstart findet am Übergang von der Umfangsermittlung zur Umsetzung statt. Vor dem Meeting solltet ihr unbedingt ein IT-Projektposter erstellen, um alle auf denselben Stand zu bringen.

SCHRITT 1

Einführung (5 Minuten)

Begrüße die Gruppe, und danke allen Teilnehmern für ihr Kommen. Stelle die Agenda mit den ausgewählten Aktivitäten vor, ohne dabei zu sehr ins Detail zu gehen.

Wenn ihr euch zum ersten Mal in dieser Gruppenzusammensetzung trefft, gehe durch den Raum und bitte alle Teilnehmer, sich kurz mit ihrem Namen, ihrer Rolle im Projekt und einem unterhaltsamen Stichpunkt zu sich selbst vorzustellen. (Vorschläge: "Trinkst du lieber Kaffee, Tee oder Wasser?", "Erinnerst du dich an einen lustigen Autoaufkleber?", "Wie würde dein Name lauten, wenn du ein Superheld wärst?", "Welchen Titel hätte deine Autobiografie?", "Wo würdest du gerne Urlaub machen, wenn Geld kein Problem wäre?", "Welches Tier wärst du gerne? Warum?")

Die Teilnehmer sollen sich bei ihrer Vorstellung kurzfassen (jeweils weniger als 30 Sekunden) – schließlich habt ihr in diesem Meeting noch viel vor!

SCHRITT 2

Durchführung der Aktivitäten zum Projektstart (40 - 60 Min.)

KAPAZITÄTSPLANUNG (10 MINUTEN)

Bitte die Teilnehmer, alle ihre Aktivitäten aus einer typischen Woche zu notieren (z. B. Arbeit an verschiedenen Projekten, Behebung von Bugs, Reaktion auf Vorfälle, administrative Aufgaben, regelmäßige Meetings, ungeplante Unterhaltungen auf dem Flur, persönliche Gespräche). Sie sollen schätzen, wie viel Zeit sie dafür jeweils aufwenden.

Halte die Gesamtkapazität des Teams in einer Tabelle fest. Fasse alle Teilnehmer mit derselben Rolle zu einer Gruppe zusammen, und notiere ihre Rolle, die Namen und die für das Projekt aufgewendeten Wochenstunden. Rechne die pro Rolle insgesamt verfügbaren Stunden zusammen.

PRIORISIERUNG IM TEAM (15 MINUTEN)

Tragt als Gruppe in einem Brainstorming alle Aufgaben zusammen, die ihr erledigen müsst, um eure Projektziele zu erfüllen. Schreibt jede Aufgabe auf eine eigene Karteikarte. Notiert auf der Rückseite jeder Karteikarte, ob und wie sich die Aufgabe auf andere bezieht. Abhängigkeitsbeziehungen sollten unbedingt festgehalten werden, beispielsweise "hängt ab von", "ist erforderlich für".

Achtung, fertig, priorisieren! Sortiert alle Aufgaben nach Priorität, indem ihr die Karten auf dem Tisch oder an der Wand entsprechend anordnet. Wenn mehr als 15 Aufgaben vorhanden sind, könnt ihr sie in Aufgabenkategorien zusammenfassen und innerhalb der Kategorien priorisieren.

Definiert eure Kriterien dafür, wann eine Aufgabe zurückgestellt werden darf und wann nicht. Wenn ihr euch auf Kriterien geeinigt habt, zieht eine Trennlinie zwischen den nicht zurückstellbaren und den zurückstellbaren Aufgaben.

Achtet auf die Abhängigkeiten. Bewertet eine Aufgabe nicht mit niedriger Priorität, wenn zehn weitere Aufgaben davon abhängen!

TEAMREGELN (15 MINUTEN)

Bitte die Gruppe, in einem Brainstorming die Regeln und Normen zusammenzutragen, an die sich das gesamte Team halten soll. Notiere jeden Punkt auf einem eigenen Haftnotizzettel.

Anschließend darf jeder seine Ideen vortragen und die Haftnotiz an die Wand kleben. Ähnliche Ideen sollten nebeneinander stehen.

Benennt Übereinstimmungen, und diskutiert über strittige Bereiche, bis ihr euch einig seid. Sobald ihr euch geeinigt habt, besprecht, wie ihr diese Regeln in Zukunft umsetzen wollt. Notiert die entsprechenden Maßnahmen.

Rollen und Zuständigkeiten (20 Min.)

Definiere die im Team vorhandenen Rollen und fasse Teilnehmer mit derselben Rolle zu einer Gruppe zusammen (sie sollen sich möglichst nebeneinander setzen).

Bitte jede Gruppe, ihre 3 bis 5 wichtigsten Zuständigkeiten und die 1 bis 2 wichtigsten Zuständigkeiten aller anderen Rollen zu notieren.

Halte alle selbst angegebenen und vom Team genannten Zuständigkeiten in einer Tabelle mit der Rollenbezeichnung als Zeilenüberschrift und "Meine Zuständigkeiten aus eigener Sicht" bzw. "Meine Zuständigkeiten aus Sicht der anderen" als Spaltenüberschrift fest. Besprich die Lücken zwischen den selbst und den vom Team angegebenen Zuständigkeiten, und notiere alle Zuständigkeiten, für die niemand verantwortlich ist.

ZUORDNUNG VON ABHÄNGIGKEITEN (15 MINUTEN)

Tragt in einem Brainstorming die von eurem Projekt betroffenen Systeme, Teams und anderen Projekte zusammen. Weist jeweils eine Person zu, die die Art der Abhängigkeit und eine Beschreibung eintragen soll.

Zählt alles auf, was bei eurem Projekt möglicherweise schiefgehen könnte. Sortiert dann alle Punkte aus, die nur mit einem geringen Risiko verbunden oder sehr unwahrscheinlich sind. Stuft bei den übrigen Punkten den Grad der potenziellen Auswirkungen als hoch, mittel oder niedrig ein, und weist jeweils einen Zuständigen zu. Dieser Zuständige muss einen Plan zur Risikominderung entwerfen und dafür wiederum einen Zuständigen benennen.

Jetzt ist es an der Zeit, euch Gedanken zu machen, wie ihr die vielen Abhängigkeiten und Risiken im Verlauf des Projekts im Griff behalten könnt. Notiert in der Gruppe alle für die zuvor genannten Risiken und Abhängigkeiten zuständigen Stakeholder. Haltet für jeden Stakeholder die Zeitabstände der Kommunikation fest (wöchentlich, monatlich, vierteljährlich, nach Bedarf).

Meilenstein-Zuordnung (10 Min.)

Zeichne auf einem Whiteboard oder auf großformatigem Papier eine horizontale Linie. Beschrifte den Anfangspunkt links als "Heute", und lasse den Endpunkt rechts unbeschriftet. Tragt als Gruppe alle bekannten Meilensteine ein, die bereits für das Projekt vereinbart wurden.

Denkt daran: Meilensteine sind Punkte, an denen ihr Kunden einen konkreten Nutzen bietet. Wir empfehlen euch, eure Aufgaben rund um eine iterative Auslieferung zu organisieren und häufig Feedback einzuholen.

KURZPRÄSENTATION (10 MINUTEN)

Bitte alle Teilnehmer, die Lücken in der folgenden Aussage mit Bezug auf euer Projekt zu füllen. Nach Möglichkeit sollte jeder 2 bis 3 Versionen erstellen. Wir haben den Eindruck, dass das Ergebnis immer besser wird, je mehr Versionen es gibt.

Für [ZIELKUNDENTYP], die [BEDARF/WUNSCH] möchten, ist [LÖSUNG] ein [ART DES ERGEBNISSES] mit [WICHTIGSTER VORTEIL].

Bitte die Teilnehmer, jeweils ihre beste Version vorzulesen. Diskutiert, um zu einer "zufriedenstellenden" gemeinsamen Version zu gelangen. Die Diskussion sollte jedoch maximal 5 Minuten dauern. Ihr könnt die Aussage später immer noch asynchron verfeinern!

DACI (10 MINUTEN)

Bitte die Gruppe, die DACI (Driver, Approver, Contributors and Informed) für Entscheidungen im Rahmen des Projekts zu klären, d. h. wer standardmäßig die Durchführungsverantwortung trägt, wer Entscheidungen genehmigt, wer dazu beiträgt und wer darüber informiert werden muss.

D = Driver (Einflussnehmer). Diese Person ist dafür zuständig, die Verantwortlichen ins Boot zu holen, alle erforderlichen Informationen zusammenzutragen und bis zum vereinbarten Datum für eine Entscheidung zu sorgen. Es kann sich dabei je nach Entscheidung um den Projektbesitzer oder um eine andere Person handeln.

A = Approver (Person, die Entscheidungen genehmigt). Diese Person trifft letztlich die Entscheidung.

C = Contributors (beitragende Personen). Diese Personen verfügen über für die Entscheidung relevantes Wissen oder entsprechende Erfahrung. Sie dürfen ihre Meinung äußern, haben jedoch kein Stimmrecht.

I = Informed (Informationsempfänger). Diese Personen werden über die endgültige Entscheidung informiert.

Notiere die vereinbarten Rollenzuweisungen auf einer Seite, die du dann an alle relevanten Stakeholder weitergibst.

KOMMUNIKATION MIT STAKEHOLDERN (15 MINUTEN)

Tragt in einem Brainstorming alle Stakeholder im Team und außerhalb des Teams zusammen. Definiert für jede Gruppe von Stakeholdern (d. h. Zielgruppe) deren Beziehung zum Projekt. Handelt es sich um einen Entscheidungsträger? Einen Sparring-Partner? Einen Fachmann? Jemanden, der Hindernisse aus dem Weg räumt? Denkt auch an das Team selbst!

Ermittelt die jeweils effektivste Möglichkeit zur Kommunikation mit der Zielgruppe. Überlegt euch, welche Informationen ihr über welches Tool austauschen werdet. Du kannst zum Beispiel mit deinem direkten Team über einen Chatroom kommunizieren, in dem ihr kleinere Updates austauscht und euch gegenseitig um Mithilfe und Anregungen bittet.

Erstelle eine Tabelle mit folgenden Zeilen:

  • Täglich
  • Wöchentlich
  • Alle 14 Tage
  • im Monat
  • Alle drei Monate
  • Jährlich
  • Ad hoc

Notiere dir für jedes Intervall die Zielgruppe, mit der du kommunizieren, und die Kanäle, die du nutzen wirst. Füge auch hinzu, was du mitteilen wirst, sowie die Links zu weiteren Details oder Artefakten.

Wenn euch nach den ersten beiden Schritten keine Zeit mehr bleibt, kannst du diesen Schritt einem Teilnehmer zuweisen, der ihn nach dem Meeting übernimmt.

Inhaltssuche
BEISPIEL

Hier findest du ein Beispiel für eine typische Teamkapazitätstabelle.

Schritt 3

Abschluss und nächste Schritte (10 Min.)

Wahrscheinlich hast du das Gefühl, dass die 60 bis 90 Minuten sehr vollgepackt waren. Sieh dir die durchgeführten Aktivitäten noch einmal an, und fasse alle ausstehenden Aktionen zusammen.

Plane vor dem Ende des Meetings 5 Minuten ein, in denen du die Teilnehmer fragst, ob ihrer Meinung nach das Team zum Erreichen der Projektziele gut aufgestellt ist. Alle sollen gleichzeitig per Daumen abstimmen: Daumen hoch ("grün") = zuversichtlich, Daumen zur Seite ("gelb") = noch Fragen offen, Daumen runter ("rot") = Bedenken.

Besprecht anschließend kurz die Bewertungen. Vereinbart Aktionen oder einen Check-in-Prozess zur Überwachung der Gründe für die "gelben" und "roten" Bewertungen.

Alles klar?

Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.

Abwandlungen

Dieses Spiel könnt ihr frei variieren. Egal, für welche Kombination der 9 Spiele ihr euch entscheidet – ihr seid auf jeden Fall besser gerüstet als die meisten anderen Teams, weil ihr alle diese Punkte schon frühzeitig im Projekt besprochen habt!

Die meisten der hier vorgestellten Spiele können auch in einer eigenständigen, separaten Sitzung durchgeführt werden. Wenn du den Eindruck hast, dass dein Team mehr Zeit benötigt, wähle nur 1 bis 2 Spiele für das Meeting zum Projektstart aus, und verweise in den Anweisungen zur erweiterten Agenda auf die vollständige Beschreibung der Spiele.

Nachbereitung

Wir empfehlen monatliche Gesundheitschecks, bei denen ihr den Zustand des Teams und des Projekts überprüft.

Du kannst vom Playbook nicht genug bekommen?

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