Despegue de proyecto de TI

UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...

Alinear tu equipo con los hitos, el alcance y el propósito.

Entra de lleno en las actividades de despegue (de 40 a 60 min)

PLANIFICACIÓN DE CAPACIDAD (10 MIN)

Pídeles que anoten todas las actividades que realizan habitualmente durante la semana (trabajo en varios proyectos, corrección de errores, respuesta ante incidentes, tareas administrativas, reuniones periódicas, cafés, reuniones improvisadas en los pasillos, reuniones individuales, etc.). Calculad las horas que se invierten en cada categoría.

Resumid la capacidad del equipo en una tabla. Agrupad a todos los que realizan la misma función, registrad su función, nombre y horas semanales que dedican a este proyecto. Calculad el número de horas totales disponibles según la función que desempeñan.

PRIORIZAR, COMO EQUIPO (15 MIN)

En grupo, recoged todas las tareas que debáis realizar para cumplir los objetivos del proyecto. Escribid cada tarea en su propia ficha. En la parte posterior de cada ficha, anotad si la tarea se relaciona con las demás y cómo lo hace. Es importante destacar especialmente las relaciones dependientes; por ejemplo, "depende de".

A la de una, a la de dos y... ¡a priorizar! Ordenad y clasificad todas las tareas organizando las tarjetas en la mesa o sobre la pared. Si tenéis más de 15 tareas, considerad la posibilidad de agruparlas en categorías de trabajo y priorizarlas dentro de cada categoría.

Definid vuestras consideraciones para establecer si una tarea debe pasar o no la línea que determina si se debe abandonar. Una vez que se hayan establecido los criterios, dibujad la línea para tus tareas de apilado clasificadas.

Prestad atención a las dependencias. No califiquéis una tarea como de prioridad baja si hay otras diez tareas que dependen de ella.

REGLAS DE COLABORACIÓN (15 MIN)

Plantea al grupo realizar una lluvia de ideas sobre las reglas y normas con las que queremos comprometernos en conjunto. Anotad cada una de ellas en un post-it independiente.

Compartid las ideas una a una, pegando cada post-it en la pared. Agrupad las ideas comunes.

Identificad las áreas en las que hay un amplio consenso y discutid las áreas de contención para llegar a un acuerdo. Una vez alcanzado el acuerdo, debatid sobre cómo vais a llevar estas reglas a la práctica para avanzar y tomad nota de las acciones que se van a realizar.

Funciones y responsabilidades (20 min)

Definid las funciones que hay en el equipo; las personas que desempeñan la misma función deben agruparse/sentarse juntas.

Indica a cada grupo que anote sus responsabilidades principales (entre 3 y 5) y las responsabilidades principales (una o dos) de todas las demás funciones.

Anotad cada responsabilidad, tanto las que cada grupo ha enumerado sobre ellos mismos como las que ha enumerado cada grupo para el resto de grupos, en una tabla con cada función como encabezados de fila y "lo que creo que hago" y "lo que otros piensan que hago" como encabezados de columnas. Discutid las diferencias observadas entre las responsabilidad que cada grupo ha enumerado sobre ellos mismos y las que ha enumerado cada grupo para el resto de grupos, y tomad nota de todas las responsabilidades que no tienen dueño.

ASIGNACIÓN DE RELACIONES (15 MIN)

Haced una lluvia de ideas sobre los sistemas, los equipos y otros proyectos afectados por el proyecto en cuestión. Asignad a cada uno de ellos un propietario que será el encargado de completar el tipo de dependencia y la descripción.

Haced una lista de todo lo que podría salir mal en el proyecto. Después de poner todo esto sobre la mesa eliminad todos los riesgos poco probables y de bajo impacto. Para los demás, clasificad el nivel de impacto potencial como alto, medio o bajo y asignad un propietario para cada uno. El propietario será el encargado de redactar un plan de mitigación e identificar un propietario para dicho plan de mitigación.

Ahora es el momento de determinar como os anticiparéis a todas estas dependencias y riesgos a lo largo de todo el proyecto. En grupo, haced una lista de todas las partes interesadas relevantes para los riesgos y las dependencias de la lluvia de ideas que se ha realizado previamente. Para cada una de las partes interesadas, definid la cadencia con la que os comunicaréis (semanal, mensual, trimestral, ad hoc).

Asignación de hitos (10 min)

En una pizarra o cartel, dibujad una línea horizontal. Marcad el extremo izquierdo como "hoy" y dejad el extremo derecho sin marcar. En grupo, completad los hitos conocidos que ya habéis acordado para este proyecto.

Recordad que los hitos son puntos en los que estáis ofreciendo valor al cliente. Nuestra recomendación es que organicéis el trabajo de forma iterativa y que recibáis feedback con asiduidad.

DISCURSO DE VENTAS (10 MIN)

Pídeles a todos que completen la siguiente declaración para el proyecto en cuestión. Intentad crear 2 o 3 versiones por persona. Cuantas más tengamos, mejores serán los resultados.

Para [TIPO DE CLIENTE OBJETIVO] que quiere [NECESIDAD/DESEO], [SOLUCIÓN] es un [TIPO DE ENTREGA] que [VENTAJA PRINCIPAL].

Pídeles que compartan su mejor discurso con el grupo. Debatid y haced una versión colectiva "lo suficientemente buena" y asegúrate de que la conversación no dure más de 5 min. Siempre podréis mejorarla después, de manera asíncrona.

DACI (10 MIN)

Determinad quiénes actuarán como impulsor predeterminado (D), aprobador (A), contribuidores (C) y destinatarios de la información (I) de las decisiones relativas al proyecto.

D = Driver (impulsor). La persona encargada de captar a partes interesadas en el proyecto, de examinar toda la información necesaria y de que se adopte una decisión antes de la fecha acordada. Esta persona puede ser, o no, el propietario a tiempo completo del proyecto (depende de la decisión).

A = aprobador. La persona que toma la decisión.

C = contribuidores. Personas con conocimientos o experiencia que pueden influir en la decisión que se tome. En otras palabras, tienen voz, pero no voto.

I = Informed (destinatarios de la información). Personas a las que se informa de la decisión definitiva.

Registrad las funciones acordadas en una página y distribuidlas a todas las partes interesadas relevantes.

COMUNICACIÓN CON LAS PARTES INTERESADAS (15 MIN)

Haced una lluvia de ideas sobre todas las "partes interesadas" dentro y fuera del equipo. Para cada grupo de interés (es decir, vuestro público objetivo) definid su relación con el proyecto. ¿Es responsable de la toma de decisiones? ¿Colaborador en el intercambio de ideas? ¿Contribuidores expertos? ¿Elimina los obstáculos? Aseguraos de incluir a los miembros del propio equipo.

Determinad la forma más eficaz de comunicaros con las partes interesadas. Pensad en el contenido que compartiréis, así como en la herramienta que usaréis para compartirlo. Por ejemplo, para las comunicaciones con el equipo directo, puede que optéis por una sala de chat dedicada a compartir actualizaciones menores y a pedir la opinión del resto de miembros.

Cread una tabla con las siguientes filas:

• Diario
• Semanal
• Quincenal
• Mensual
• Trimestral
• Anual
• Ad hoc

Por cada frecuencia, anota la audiencia con la que te comunicarás, los canales que usarás, qué contenido comunicarás y los enlaces para ver más detalles y artefactos.

Si os quedáis sin tiempo después de los primeros dos pasos, este paso puede asignarse a un propietario para que lo haga después de la reunión.