Close

Despegue de proyecto de TI


Tienes la idea. Cuentas con la confirmación de la empresa. Ahora, usa esta técnica de despegue y configura tu proyecto de TI para alcanzar el éxito.

UTILIZA ESTA ESTRATEGIA PARA...

Alinear tu equipo con los hitos, el alcance y el propósito.

Configurar tu proyecto de TI para alcanzar el éxito.

Si te plantea problemas el concepto de "percepción común" del Monitor de estado, seguir esta estrategia puede serte de ayuda.

Lee más
Y... ¿POR QUÉ NECESITO ESTO?

En el mejor de los casos, los proyectos funcionan como máquinas bien engrasadas. En el peor, son como el tráfico de Madrid en hora punta: tu equipo no parece ponerse de acuerdo en el objetivo final, el proyecto no deja de estancarse porque estás esperando a que otro equipo acabe su trabajo y, por el amor de Dios, ¡¿es que nadie puede tomar una decisión de una vez?!

Aunque la idea de reunirse para iniciar un proyecto puede parecer aburrida, las reuniones merecen completamente la pena siempre que se hagan bien. Si lo único que haces es pedir a uno de los gestores que lea por encima una pila de diapositivas con viñetas mientras el resto del equipo finge no dormirse, estás haciendo perder el tiempo a todo el mundo. Tienes que conseguir que todo el equipo hable.

Pero he aquí el quid de la cuestión: la forma de iniciar un proyecto "correctamente" variará en función de cada proyecto. Por lo tanto, el despegue del proyecto es una estrategia flexible y escalable. Descubrirás que el número de actividades que debes incluir siempre es mínimo y, asimismo, que hay unas cuantas otras que puedes combinar en función de las necesidades de tu equipo.

¿QUIÉN DEBE PARTICIPAR?

Reúne a todo el equipo del proyecto. Es más fácil si tienes a todo el mundo en la misma sala que ponerse al corriente con unas cuantas personas después.

Equipo del usuario
Personas

Todo el equipo

Icono de lápiz
Tiempo de preparación

15 min

Reloj de medición
Duración

De 60 a 90 min

Dificultad Media
Dificultad

Moderada

Ejecución de la estrategia

No trates de realizar todas las actividades que se proponen a continuación en una reunión (o podría ser la última reunión a la que todos acepten asistir). Usa la siguiente guía y tu propio criterio para elegir 3 o 4 de las siguientes versiones "exprés" de nuestras estrategias favoritas para los equipos de TI.

Materiales

Pizarra

Rotuladores

Notas adhesivas

Cronómetro

Pollo de goma

Preparación

Crea tu agenda (15 min)

Revisa las actividades de lanzamiento que se detallan a continuación y elige las que mejor se adapten a tu proyecto. ¿Necesitas ayuda? A continuación, te proponemos algunas sugerencias en función del tipo de proyecto.

Conformidad: proyectos que implican la implementación de cambios para cumplir con las normas, leyes, políticas o estándares del gobierno impuestos por los organismos reguladores o agencias gubernamentales.

Actividades de despegue principales:

  • Asignación de relaciones
  • Priorizar, como equipo
  • Plan de comunicación con las partes interesadas

Transformación empresarial: proyectos que buscan modernizar el modelo empresarial. Pueden afectar a la arquitectura de red, el hardware, el software, las prácticas de gestión de servicios de TI o al modo de almacenamiento de la información.

Actividades de despegue principales:

  • Discurso de ventas
  • Priorizar, como equipo
  • Asignación de relaciones
  • DACI

Incubación: proyectos que implican las primeras fases de experimentación, con el objetivo de crear nuevas funciones empresariales.

Actividades de despegue principales:

  • Reglas de colaboración
  • Discurso de ventas
  • Asignación de hitos

¿Qué ocurre si ninguna de estas categorías de proyecto son aplicables a tu caso? Simplemente, elige un lugar para empezar. (En realidad, vas un paso por delante al haber planificado un inicio del proyecto. La mayoría de los equipos no realizan estas actividades hasta que el problema es tan grande que no pueden ignorarlo).

Comprobación de estado
Consejo de experto

El lanzamiento del proyecto se produce cuando se pasa del modo de alcance al modo de ejecución. Asegúrate de haber realizado un cartel del proyecto de TI antes de empezar, para que todos se sitúen en el mismo contexto.

PASO 1

Preparativos (5 min)

Da la bienvenida al grupo y dales las gracias a todos por haber hecho un hueco para asistir. Repasa rápidamente la agenda que hayas elegido, pero no pierdas tiempo dando demasiados detalles sobre cada actividad.

Si esta es la primera vez que este grupo se reúne, recorre la sala y pide a cada uno que comparta su nombre y su función en el proyecto y que cuenten una anécdota divertida sobre ellos. (Ideas: ¿café, té o refresco? ¿Te acuerdas de una pegatina que te hizo sonreír? ¿Cuál es tu nombre de superhéroe? ¿Cuál será el título de tu autobiografía? ¿Dónde te irías de vacaciones si el dinero no fuera un problema? ¿Qué animal te gustaría ser y por qué?).

Pídeles que se presenten en menos de 30 segundos: hay mucho que tratar en esta reunión.

PASO 2

Entra de lleno en las actividades de despegue (de 40 a 60 min)

PLANIFICACIÓN DE CAPACIDAD (10 MIN)

Pídeles que anoten todas las actividades que realizan habitualmente durante la semana (trabajo en varios proyectos, corrección de errores, respuesta ante incidentes, tareas administrativas, reuniones periódicas, cafés, reuniones improvisadas en los pasillos, reuniones individuales, etc.). Calculad las horas que se invierten en cada categoría.

Resumid la capacidad del equipo en una tabla. Agrupad a todos los que realizan la misma función, registrad su función, nombre y horas semanales que dedican a este proyecto. Calculad el número de horas totales disponibles según la función que desempeñan.

PRIORIZAR, COMO EQUIPO (15 MIN)

En grupo, recoged todas las tareas que debáis realizar para cumplir los objetivos del proyecto. Escribid cada tarea en su propia ficha. En la parte posterior de cada ficha, anotad si la tarea se relaciona con las demás y cómo lo hace. Es importante destacar especialmente las relaciones dependientes; por ejemplo, "depende de".

A la de una, a la de dos y... ¡a priorizar! Ordenad y clasificad todas las tareas organizando las tarjetas en la mesa o sobre la pared. Si tenéis más de 15 tareas, considerad la posibilidad de agruparlas en categorías de trabajo y priorizarlas dentro de cada categoría.

Definid vuestras consideraciones para establecer si una tarea debe pasar o no la línea que determina si se debe abandonar. Una vez que se hayan establecido los criterios, dibujad la línea para tus tareas de apilado clasificadas.

Prestad atención a las dependencias. No califiquéis una tarea como de prioridad baja si hay otras diez tareas que dependen de ella.

REGLAS DE COLABORACIÓN (15 MIN)

Plantea al grupo realizar una lluvia de ideas sobre las reglas y normas con las que queremos comprometernos en conjunto. Anotad cada una de ellas en un post-it independiente.

Compartid las ideas una a una, pegando cada post-it en la pared. Agrupad las ideas comunes.

Identificad las áreas en las que hay un amplio consenso y discutid las áreas de contención para llegar a un acuerdo. Una vez alcanzado el acuerdo, debatid sobre cómo vais a llevar estas reglas a la práctica para avanzar y tomad nota de las acciones que se van a realizar.

Funciones y responsabilidades (20 min)

Definid las funciones que hay en el equipo; las personas que desempeñan la misma función deben agruparse/sentarse juntas.

Indica a cada grupo que anote sus responsabilidades principales (entre 3 y 5) y las responsabilidades principales (una o dos) de todas las demás funciones.

Anotad cada responsabilidad, tanto las que cada grupo ha enumerado sobre ellos mismos como las que ha enumerado cada grupo para el resto de grupos, en una tabla con cada función como encabezados de fila y "lo que creo que hago" y "lo que otros piensan que hago" como encabezados de columnas. Discutid las diferencias observadas entre las responsabilidad que cada grupo ha enumerado sobre ellos mismos y las que ha enumerado cada grupo para el resto de grupos, y tomad nota de todas las responsabilidades que no tienen dueño.

ASIGNACIÓN DE RELACIONES (15 MIN)

Haced una lluvia de ideas sobre los sistemas, los equipos y otros proyectos afectados por el proyecto en cuestión. Asignad a cada uno de ellos un propietario que será el encargado de completar el tipo de dependencia y la descripción.

Haced una lista de todo lo que podría salir mal en el proyecto. Después de poner todo esto sobre la mesa eliminad todos los riesgos poco probables y de bajo impacto. Para los demás, clasificad el nivel de impacto potencial como alto, medio o bajo y asignad un propietario para cada uno. El propietario será el encargado de redactar un plan de mitigación e identificar un propietario para dicho plan de mitigación.

Ahora es el momento de determinar como os anticiparéis a todas estas dependencias y riesgos a lo largo de todo el proyecto. En grupo, haced una lista de todas las partes interesadas relevantes para los riesgos y las dependencias de la lluvia de ideas que se ha realizado previamente. Para cada una de las partes interesadas, definid la cadencia con la que os comunicaréis (semanal, mensual, trimestral, ad hoc).

Asignación de hitos (10 min)

En una pizarra o cartel, dibujad una línea horizontal. Marcad el extremo izquierdo como "hoy" y dejad el extremo derecho sin marcar. En grupo, completad los hitos conocidos que ya habéis acordado para este proyecto.

Recordad que los hitos son puntos en los que estáis ofreciendo valor al cliente. Nuestra recomendación es que organicéis el trabajo de forma iterativa y que recibáis feedback con asiduidad.

DISCURSO DE VENTAS (10 MIN)

Pídeles a todos que completen la siguiente declaración para el proyecto en cuestión. Intentad crear 2 o 3 versiones por persona. Cuantas más tengamos, mejores serán los resultados.

Para [TIPO DE CLIENTE OBJETIVO] que quiere [NECESIDAD/DESEO], [SOLUCIÓN] es un [TIPO DE ENTREGA] que [VENTAJA PRINCIPAL].

Pídeles que compartan su mejor discurso con el grupo. Debatid y haced una versión colectiva "lo suficientemente buena" y asegúrate de que la conversación no dure más de 5 min. Siempre podréis mejorarla después, de manera asíncrona.

DACI (10 MIN)

Determinad quiénes actuarán como impulsor predeterminado (D), aprobador (A), contribuidores (C) y destinatarios de la información (I) de las decisiones relativas al proyecto.

D = Driver (impulsor). La persona encargada de captar a partes interesadas en el proyecto, de examinar toda la información necesaria y de que se adopte una decisión antes de la fecha acordada. Esta persona puede ser, o no, el propietario a tiempo completo del proyecto (depende de la decisión).

A = aprobador. La persona que toma la decisión.

C = contribuidores. Personas con conocimientos o experiencia que pueden influir en la decisión que se tome. En otras palabras, tienen voz, pero no voto.

I = Informed (destinatarios de la información). Personas a las que se informa de la decisión definitiva.

Registrad las funciones acordadas en una página y distribuidlas a todas las partes interesadas relevantes.

COMUNICACIÓN CON LAS PARTES INTERESADAS (15 MIN)

Haced una lluvia de ideas sobre todas las "partes interesadas" dentro y fuera del equipo. Para cada grupo de interés (es decir, vuestro público objetivo) definid su relación con el proyecto. ¿Es responsable de la toma de decisiones? ¿Colaborador en el intercambio de ideas? ¿Contribuidores expertos? ¿Elimina los obstáculos? Aseguraos de incluir a los miembros del propio equipo.

Determinad la forma más eficaz de comunicaros con las partes interesadas. Pensad en el contenido que compartiréis, así como en la herramienta que usaréis para compartirlo. Por ejemplo, para las comunicaciones con el equipo directo, puede que optéis por una sala de chat dedicada a compartir actualizaciones menores y a pedir la opinión del resto de miembros.

Cread una tabla con las siguientes filas:

  • Diario
  • Semanal
  • Quincenal
  • Mensual
  • Trimestral
  • Anual
  • Ad hoc

Por cada frecuencia, anota la audiencia con la que te comunicarás, los canales que usarás, qué contenido comunicarás y los enlaces para ver más detalles y artefactos.

Si os quedáis sin tiempo después de los primeros dos pasos, este paso puede asignarse a un propietario para que lo haga después de la reunión.

Búsqueda de contenido
POR EJEMPLO...

Aquí te proponemos lo que podría ser una típica tabla de capacidad de equipo.

paso 3

Recapitulación y pasos siguientes (10 min)

Probablemente sea mucho contenido para tratar en un plazo de 60 o 90 minutos. Revisa las actividades que habéis realizado y resume todas las acciones abiertas.

Dedica cinco minutos antes de iros a preguntar a los demás cómo se sienten acerca de la capacidad del equipo para lograr los objetivos del proyecto. Pídeles que voten de forma simultánea con sus pulgares: pulgar hacia arriba = seguro, amarillo = tiene algunas preguntas, rojo = tiene algunas inquietudes.

Una vez realizada la votación, tened una breve conversación sobre las calificaciones. Acordad acciones o un proceso de registro para supervisar las razones que se han dado para los votos rojos y amarillos.

¿Lo has clavado?

Asegúrate de llevar a cabo una sesión o un control del Monitor de estado por completo con tu equipo para ver si estáis mejorando.

Variantes

Realmente, se trata de una estrategia tipo "elige tu propia aventura", por lo que puedes llevar a cabo la combinación que quieras de las nueve estrategias y estar diez pasos por delante de la mayoría de los proyectos solo por haber tenido estas conversaciones al principio de tu proyecto.

La mayoría de las estrategias que aparecen aquí también son estrategias independientes que se pueden establecer como una sesión aparte. Si crees que tu equipo necesita más tiempo, lleva a cabo solo 1 o 2 estrategias como parte del despegue de tu proyecto y consulta las instrucciones completas de la estrategia para ver las instrucciones de la agenda ampliada.

Seguimiento

Recomendamos comprobar de forma mensual los Monitores de estado para verificar el estado de tu equipo y del proyecto.

¿Quieres estar al tanto de las nuevas estrategias?

Déjanos tu correo electrónico para enviarte una notificación en el momento en que añadamos más Monitores de estado y estrategias al manual.

Thanks! Now get back to work.

¿Necesitas recibir más feedback?

Deja una pregunta o comentario en el sitio de la Comunidad de Atlassian.