Avvio del progetto IT

USA QUESTA STRATEGIA PER...

Allineare il tuo team su traguardi, ambito e scopo.

Approfondire le attività di avvio (40-60 minuti)

PIANIFICAZIONE DELLA CAPACITÀ (10 MINUTI)

Chiedi a tutti di scrivere tutte le attività che occupano la loro settimana tipo (lavoro su vari progetti, risoluzione dei bug, risposta agli imprevisti, attività amministrative, riunioni ricorrenti, caffè, chiacchierate non pianificate nei corridoi, riunioni 1:1, ecc.). Fai una stima delle ore dedicate a ogni categoria.

Riassumi la capacità del team in una tabella. Raggruppa tutte le persone con lo stesso ruolo, registra il loro ruolo, il nome e le ore settimanali dedicate a questo progetto. Fai la somma delle ore disponibili per ruolo.

ASSEGNARE LE PRIORITÀ, COME UN TEAM (15 MINUTI)

In gruppo, fai un brainstorming su tutti i task da completare per raggiungere gli obiettivi del tuo progetto. Scrivi ogni task sulla sua scheda indice. Sul retro di ogni scheda, annota se e in che modo il task è correlato ad altri. È particolarmente importante evidenziare le relazioni di dipendenza, ad esempio: "dipende da", "da cui dipende".

Pronti, partenza... priorità! Ordina e classifica tutti i task disponendo le schede sul tavolo o sul muro. Se hai più di 15 task, considera di raggrupparli in categorie di lavoro e di assegnare le priorità all'interno di ogni categoria.

Definisci i requisiti necessari per determinare se un task deve essere sopra o sotto la riga "Da abbandonare". Dopo aver concordato i criteri, traccia la riga per i task classificati.

Presta attenzione alle dipendenze. Non assegnare una priorità bassa a un task se decine di altri task dipendono da lui.

REGOLE DI COINVOLGIMENTO (15 MINUTI)

Chiedi al gruppo di fare un brainstorming sulle regole e le norme che vuoi che tutto il team rispetti. Registra ognuna di esse sul suo post-it.

Condividi le tue idee a una a una, attaccando i tuoi post-it alla parete, in uno spazio dedicato. Raggruppa idee comuni.

Indica le aree che hanno ottenuto un ampio consenso e approfondisci quelle più dibattute per raggiungere un accordo. Una volta allineati, parla di come intendi dare vita a queste regole in futuro e registra le azioni da intraprendere.

RUOLI E RESPONSABILITÀ (20 MINUTI)

Definisci i ruoli presenti nel team e raggruppa/fai sedere vicino le persone con lo stesso ruolo.

Chiedi a ogni gruppo di scrivere le proprie 3-5 responsabilità principali e 1-2 responsabilità principali degli altri ruoli.

Inserisci le responsabilità indicate nell'autovalutazione e quelle dichiarate dal team in una tabella con ogni ruolo come intestazione delle righe e "cosa penso di fare" e "gli altri cosa pensano che io faccia" come intestazioni delle colonne. Parla delle lacune tra le responsabilità indicate nelle autovalutazioni e quelle dichiarate dal team e prendi nota di tutte le responsabilità che non hanno un responsabile.

MAPPATURA DELLE DIPENDENZE (15 MINUTI)

Fai un brainstorming sui sistemi, i team e gli altri progetti interessati dal tuo progetto. Per ciascuno, assegna un proprietario che sarà responsabile della compilazione del tipo di dipendenza e della descrizione.

Ripeti velocemente tutto ciò che potrebbe potenzialmente andare storto nel progetto. Da questo elenco, rimuovi tutti i rischi improbabili e a basso impatto, classifica il livello di impatto potenziale di quelli rimanenti tra alto, medio o basso e assegna un responsabile a ognuno. Il responsabile dovrà stendere un piano di mitigazione e identificare un responsabile di tale piano di mitigazione.

Ora è il momento di capire come stare al passo con queste dipendenze e questi rischi per tutta la durata del progetto. Come gruppo, elenca tutti gli stakeholder correlati ai rischi e alle dipendenze precedentemente oggetto di brainstorming. Per ogni stakeholder, definisci la cadenza delle comunicazioni (settimanale, mensile, trimestrale, ad hoc).

MAPPATURA MILESTONE (10 MINUTI)

Su una lavagna o su un poster, traccia una linea orizzontale. Contrassegna l'estremità sinistra con "oggi" e lascia l'estremità destra non contrassegnata. Come gruppo, inserisci le milestone note che sono già state concordate per questo progetto.

Ricorda che le milestone sono i punti in cui offri valore al cliente. Ti consigliamo di organizzare il tuo lavoro in base a rilasci iterativi e ricezioni frequenti di feedback.

ELEVATOR PITCH (10 MINUTI)

Chiedi a tutti di completare la seguente dichiarazione per il progetto in questione. Prova a creare 2-3 versioni a testa. Più facciamo, più possiamo offrire!

Per [TIPO DI CLIENTE TARGET] che desidera [NECESSITÀ/DESIDERIO], [SOLUZIONE] è [TIPO DI RISULTATO FINALE] che [VANTAGGIO CHIAVE].

Chiedi a tutti di condividere la loro proposta migliore con il gruppo. Discuti e ottieni una versione collettiva "sufficientemente buona" assicurandoti di limitare la discussione a ~ 5 minuti. Puoi sempre perfezionarla in modo asincrono in seguito!

DACI (10 MINUTI)

Chiedi a tutti di indicare chi dovrebbe essere il Driver (D), l'Approver (A), i Collaborator (C) e gli Informed (I) predefiniti per le decisioni sul progetto.

D = Driver. La persona responsabile di riunire gli stakeholder, raccogliere tutte le informazioni necessarie e far prendere una decisione entro la data concordata. Questo può essere o meno il responsabile a tempo pieno del progetto, a seconda della decisione.

A= Approver. L'approvatore è l'unica persona che prende la decisione.

C= Collaborator. I collaboratori hanno conoscenze o competenze che possono influenzare la decisione, ad esempio hanno una voce, ma non hanno diritto di voto.

I = Informed. I partecipanti sono informati in merito alla decisione finale.

Registra i ruoli concordati su una pagina e condividili con tutti gli stakeholder.

COMUNICAZIONI CON GLI STAKEHOLDER (15 MINUTI)

Fai un brainstorming su tutti gli stakeholder interni ed esterni al team. Definisci la relazione di ogni gruppo di stakeholder (ad esempio, il tuo pubblico di riferimento) con il progetto. Sono responsabili delle decisioni? Sparring partner? Collaboratore esperti? Un gruppo dedicato alla rimozione degli ostacoli? Assicurati di includere il team stesso!

Determina il modo più efficace per comunicare con ogni pubblico. Pensa ai contenuti che condividerai e allo strumento che utilizzerai per condividerli. Ad esempio, con il tuo team diretto, potresti scegliere di comunicare tramite una chat room dedicata alla condivisione di aggiornamenti minori e alla richiesta reciproca di input.

Crea una tabella con le seguenti righe:

• Ogni giorno
• Ogni settimana
• Ogni due settimane
• mensile
• Ogni tre mesi
• Ogni anno
• Ad hoc

Per ogni frequenza, annota il pubblico con cui comunicherai, i canali che utilizzerai, cosa comunicherai e i link a ulteriori dettagli o artefatti.

Se non hai più tempo dopo i primi due passaggi, questo passaggio può essere eseguito da un responsabile dopo la riunione.