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Pontapé inicial do projeto de TI


Você teve a ideia. O negócio foi confirmado. Agora, use esta técnica de início para colocar seu projeto de TI no caminho do sucesso.

USE ESTA TÁTICA PARA...

Alinhe a equipe com relação aos marcos, escopo e finalidade.

Seu projeto de TI na rota do sucesso.

Se estiver tendo problemas com entendimento compartilhado no Monitor de Saúde, usar esta tática pode ajudar.

Leia mais
E EU PRECISO DISSO... POR QUÊ?

Nos melhores momentos, os projetos operam como máquinas bem lubrificadas. Nos piores momentos, parece a hora do rush nas grandes cidades: a sua equipe não consegue chegar a um acordo quanto à meta final, o projeto a toda hora trava porque você está esperando trabalho de outra equipe e, pelo amor de Deus, alguém pode, por favor, tomar uma decisão de uma vez?!

Embora a ideia de uma reunião para iniciar um projeto possa parecer chata, vale muito a pena — desde que seja da maneira certa. Se o resultado for um gerente repassando os tópicos em uma apresentação de slides enquanto a equipe finge não estar dormindo, vai ser desperdício de tempo para todo mundo. Faça toda a equipe falar.

Porém, há um detalhe: lançar um projeto "do jeito certo" vai ser diferente para cada projeto. Assim, o início de um projeto de TI é um jogo flexível e ajustável. Você vai encontrar um conjunto mínimo de atividades a incluir e muitas outras que vai poder misturar e combinar, dependendo das necessidades da equipe.

QUEM DEVE ESTAR ENVOLVIDO?

Reúna toda a equipe de projeto. É mais fácil colocar todos em uma sala do que ir atrás de um monte de gente mais tarde.

Equipe de usuários
Pessoas

Toda a equipe

Ícone de lápis
Tempo de preparo

15 min

Relógio de ponteiro
Tempo

60 a 90 minutos

Dificuldade média
Dificuldade

Moderada

A tática na prática

Não tente fazer todas as atividades abaixo em uma só reunião (ou pode ser o último convite de reunião que todo mundo vai aceitar de você). Use o guia abaixo e seus próprios critérios para escolher 3 ou 4 das seguintes versões rápidas das táticas favoritas que a gente prefere para equipes de TI.

Materiais

Quadro branco

Marcadores

Notas adesivas

Temporizador

Galinha de borracha

Preparação

Elabore sua agenda (15 minutos)

Veja as atividades de lançamento abaixo e escolha aquelas que melhor cabem no projeto. Precisa de ajuda? Eis algumas sugestões com base no tipo do projeto.

Conformidade — projetos que envolvem a implantação de mudanças para obedecer a regras, leis, políticas e/ou padrões de governança impostos pelos órgãos reguladores ou governamentais.

Atividades de abertura centrais:

  • Mapeamento de dependência
  • Priorizar como uma equipe
  • Plano de comunicação aos interessados

Transformação dos negócios — projetos que buscam modernizar o seu modelo de negócios. Eles podem envolver arquitetura de rede, hardware, software, práticas de gestão de serviços de TI e/ou como as informações são armazenadas.

Atividades de abertura centrais:

  • Discurso de elevador
  • Priorizar como uma equipe
  • Mapeamento de dependência
  • DACI

Incubação — projetos que envolvem a fase inicial de experimentação, com o objetivo de criar novas capacidades de negócios.

Atividades de abertura centrais:

  • Regras do jogo
  • Discurso de elevador
  • Mapeamento de marcos

E se nenhuma dessas categorias de projeto se aplicar a você? Então, escolha um ponto para começar. (Honestamente, você já está à frente do jogo por ter agendado o início de um projeto. A maioria das equipes não desempenha essas atividades até que a dor seja tão forte que não pode mais ser ignorada.)

Verificação de status
Dica profissional

O lançamento do projeto começa quando você passa da fase de projeto para a execução. Faça um Pôster do projeto de TI antes do lançamento, para que todos entrem na sala com o mesmo contexto.

ETAPA 1

Prepare o cenário (5min)

Receba o grupo e agradeça a todos por arrumarem tempo para estar ali. Percorra a pauta escolhida, mas não gaste tempo demais entrando em muitos detalhes sobre cada atividade.

Se esta for a primeira vez em que o grupo se reúne, peça que todos digam seus nomes, funções no projeto e uma curiosidade sobre si mesmos. (Ideias: café, chá ou refrigerante? Você consegue se lembrar de algum adesivo para carro que o fez sorrir? Qual é o seu nome de super-herói? Qual será o título da sua autobiografia? Para onde viajaria nas férias se dinheiro não fosse um problema? Qual animal você gostaria de ser e por quê?)

Peça a todos para se apresentar em menos de 30 segundos — vocês têm muito a fazer nessa reunião!

ETAPA 2

Faça as atividades iniciais (40 a 60 minutos)

PLANEJAMENTO DE CAPACIDADE (10 MINUTOS)

Fale para todos anotarem todas as atividades que desempenham em uma semana normal (trabalho em vários projetos, correção de bugs, resposta a incidentes, tarefas administrativas, reuniões recorrentes, cafezinhos, conversas de corredor não planejadas, conversas individuais etc.). Estime as horas dedicadas a cada categoria.

Resuma a capacidade da equipe em uma tabela. Agrupe todas as pessoas na mesma função, registre suas funções, nomes e horas dedicadas por semana a este projeto. Total de horas disponíveis por função.

PRIORIZE, EM EQUIPE (15 MINUTOS)

Faça um brainstorm em grupo de todas as tarefas que precisam ser feitas para cumprir as metas do seu projeto. Escreva cada tarefa em seu próprio cartão de índice. Na parte de trás de cada cartão de índice, anote se e como a tarefa se relaciona às outras. É muito importante definir os relacionamentos de dependência — por exemplo, "depende de", "X depende disso".

Preparar... Apontar… Priorizar! Ordene e classifique todas as tarefas organizando os cartões na mesa ou parede. Caso você tenha mais de 15 tarefas, veja se não é melhor agrupar por categorias de trabalho e estabelecer as prioridades dentro de cada categoria.

Defina os critérios para determinar se uma tarefa deve estar acima ou abaixo da linha "pode descartar". Após ter concordado sobre os critérios, trace a linha nas suas tarefas classificadas na pilha.

Preste atenção nas dependências. Não classifique uma tarefa como baixa prioridade se houver outras dez tarefas que dependem dela!

REGRAS DE ENGAJAMENTO (15 MINUTOS)

Faça um brainstorm em grupo para decidir as regras e normas que vocês acham importante a equipe toda seguir. Registre cada uma delas em um post-it.

Compartilhe suas ideias, uma por uma, fixando os post-its em um espaço na parede. Agrupe ideias afins.

Defina onde há maior concordância e discuta as zonas de conflito para chegar a um acordo. Quando tudo estiver alinhado, discuta como vocês vão tirar essas regras do papel, avançando e registrando as ações a serem tomadas.

Funções e responsabilidades (20 minutos)

Defina quais funções constam na equipe e agrupe as pessoas que desempenham a mesma função.

Peça a cada grupo para escrever de três a cinco de suas responsabilidades principais e uma ou duas responsabilidades principais de cada uma das outras funções.

Coloque todas as responsabilidades levantadas pela equipe sobre si e sobre os outros em uma tabela, colocando cada função como nome da linha e "o que eu acredito fazer", e "o que os outros pensam que eu faço" como cabeçalho das colunas. Discuta as lacunas entre as responsabilidades levantadas pelos grupos e pelos outros. Anote todas as responsabilidades que não têm nenhum proprietário.

MAPEAMENTO DE DEPENDÊNCIA (15 MINUTOS)

Faça um brainstorm dos sistemas, equipes e outros projetos afetados pelo seu projeto. Para cada um, atribua um proprietário, que será responsável pelo preenchimento do tipo de dependência e descrição.

Descreva tudo o que tem potencial de dar errado no projeto. Depois de desabafar tudo, exclua todos os riscos improváveis e de baixo impacto. Quanto ao resto, classifique o nível de impacto potencial como alto, médio ou baixo e atribua um proprietário para cada um. O proprietário será responsável por elaborar um plano de mitigação e identificar um proprietário para esse plano.

Agora é hora de descobrir como você vai se manter à frente de todas essas dependências e riscos ao longo da vida do projeto. Em grupo, liste todos os interessados relevantes aos riscos e dependências citados no brainstorm. Para cada um deles, defina a cadência com a qual você vai se comunicar (semanal, mensal, trimestral, ad-hoc).

Mapeamento de marcos (10 minutos)

Em um quadro branco ou papel, desenhe uma linha horizontal. Escreva na extremidade esquerda a palavra "hoje" e não escreva nada na extremidade direita. Em grupo, preencha todos os marcos conhecidos que já foram acordados para este projeto.

Lembre-se de que os marcos são pontos nos quais você entrega valor ao cliente. Organize seu trabalho tendo como base o fornecimento interativo e o recebimento frequente de feedback.

DISCURSO DE ELEVADOR (10 MINUTOS)

Peça a todos que completem a seguinte declaração para o projeto em questão. Tente criar de 2 a 3 versões por pessoa. Quanto mais a gente fizer, melhor vai ficar!

Para [TIPO DE CLIENTE-ALVO] que queira [NECESSIDADE/DESEJO], a [SOLUÇÃO] é um [TIPO DE RESULTADO] que [PRINCIPAL BENEFÍCIO].

Peça a todos para compartilhar o seu melhor discurso com o grupo. Discuta e chegue a uma versão coletiva "boa o suficiente", no tempo limite de ~5 minutos de discussão. Você sempre pode refinar o resultado de forma assíncrona mais tarde!

DACI (10 MINUTOS)

Peça para todos apontarem quem deve ser o Dirigente (D), o Avaliador (A), os Colaboradores (C) e o Informado (I) com relação a decisões sobre o projeto.

D = Dirigente. A pessoa responsável por agrupar os interessados, reunir todas as informações necessárias e tomar uma decisão até a data acordada. Pode ou não ser o proprietário em tempo integral do projeto, dependendo da decisão.

A = Avaliador. A pessoa que toma a decisão.

C = Colaboradores. Têm o conhecimento ou a experiência que pode influenciar na decisão — ou seja, têm voz, mas nenhum voto.

I = Informados. Eles são informados da decisão final.

Registre as funções acordadas em uma página e circule todos os interessados relevantes.

COMUNICAÇÃO COM AS PARTES INTERESSADAS (15 MINUTOS)

Faça um brainstorm com todos os "interessados" dentro e fora da sua equipe. Para cada grupo de interessados (ou seja, seu público-alvo), defina o relacionamento com o projeto. É um tomador de decisão? Parceiro de discussão? Colaborador especialista? Removedor de obstáculos? Não se esqueça de incluir a equipe!

Determine a forma mais eficiente de se comunicar com cada público. Pense sobre o conteúdo que vai compartilhar, bem como a ferramenta que vai ser usada. Por exemplo, com sua equipe direta, você pode escolher se comunicar numa sala de bate-papo exclusiva para compartilhar atualizações menores e pedir dados uns dos outros.

Crie uma tabela com as seguintes linhas:

  • Diário
  • Semanal
  • Quinzenal
  • Mensal
  • Trimestral
  • Anual
  • Ad hoc

Para cada frequência, anote o público com quem você vai se comunicar, os canais que vai usar, o que vai ser comunicado e os links para detalhes ou artefatos adicionais.

Se você ficar sem tempo depois das duas primeiras etapas, esta etapa pode ser atribuída para um proprietário fazer depois da reunião.

Pesquisa de conteúdo
Por exemplo...

Esta é uma típica tabela de capacidade de equipe.

etapa 3

Encerre e passe para as próximas etapas (10 minutos)

Provavelmente, isso parece muita coisa a ser abordada em 60-90 minutos. Reveja todas as atividades que você concluiu e resuma todas as ações abertas.

Separe os últimos cinco minutos para perguntar a todos como se sentem em relação à capacidade da equipe para alcançar os objetivos do seu projeto. Peça a todos para votarem simultaneamente com os polegares: polegares para cima = confiantes, amarelo = tenho algumas dúvidas, vermelho = tenho algumas preocupações.

Depois de revelar os votos, converse um pouco sobre as opiniões. Concorde com as ações ou verifique o processo para acompanhar as justificativas dos votos vermelhos e amarelos.

Conseguiu?

Execute uma sessão completa do Monitor de Saúde ou ponto de verificação com a sua equipe para ver se você está melhorando.

Variações

É como escolher o seu próprio jogo de aventura: você pode fazer qualquer combinação usando as nove táticas e ficar dez passos à frente da maioria dos projetos só por ter tido essas discussões no início do seu projeto!

A maioria das táticas empregadas dentro desta tática também são táticas independentes que podem ser usadas numa sessão separada. Se você acha que sua equipe precisa de mais tempo, faça apenas 1 ou 2 táticas no início do seu projeto e mencione todas as instruções do jogo nas instruções da agenda ampliada.

Acompanhamentos

Recomendamos Monitores de Saúde mensais para verificar a saúde da sua equipe e do seu projeto.

Quer mais do Esquema Tático?

Escreva seu e-mail abaixo para ser o primeiro a saber quando a gente colocar novas táticas e Monitores de Saúde.

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