Pôster do projeto de TI

Os pôsteres do projeto são preenchidos durante várias sessões com sua equipe, assim, não se preocupe em fazer tudo de uma só vez. Na primeira sessão, foque em definir o espaço do problema. Então compartilhe com as partes interessadas assim que possível para obter feedback, que será incorporado em sessões futuras conforme o projeto se desenvolve.

O pôster é dividido em três partes para apoiar essa evolução:

Defina o problema – explique por que resolver o problema é importante para os clientes e para os negócios. Seja claro sobre os objetivos, possíveis soluções e quem e/ou o que é afetado.

Encontrem uma solução — desenvolvam abordagens possíveis e decidam qual é a melhor solução. Expliquem como chegaram até aqui, o que é ser bem-sucedido e como outros sistemas e equipes vão ser influenciados.

Prontos para começar – mapeie os marcos, com foco em fornecer valor iterativo ao cliente e garantir que todos na equipe saibam sua função enquanto se preparam para o pontapé inicial.

COMO REALIZAR CADA SESSÃO

Agende 60 minutos com a sua equipe. Colete e compartilhe com antecedência informações relevantes (por exemplo, observações de testes do usuário, análises, feedback do cliente, pesquisa de mercado, etc.).

Comece a primeira sessão compartilhando o template de pôster de projeto com instruções. Em sessões futuras, você pode começar revisando (brevemente!) o que mudou no pôster.

Discuta as perguntas com a equipe, até concordarem, de modo geral, em cada uma, antes de avançar para a próxima. Se houver um impasse ou os membros da equipe tiverem ideias radicalmente diferentes, discuta mais tempo e tente chegar a um consenso. Se não for possível, alguém da equipe vai precisar assumir uma tarefa de acompanhamento para coletar e compartilhar mais informações. Por fim, o responsável pelo projeto em tempo integral (por exemplo, líder do projeto) ou patrocinador executivo pode precisar resolver diferenças de opinião decidindo a direção a ser seguida.

DEFINIR O PROBLEMA

Esta parte não deve levar mais do que uma hora. Reúna algumas pessoas para expor a visão de alto nível do seu projeto. Inclua apenas detalhes suficientes para que alguém de fora da sua equipe possa entender por que você está pensando nesse projeto e seus objetivos.

Qual é o problema: esta área deve ser uma declaração clara e sucinta do motivo pelo qual você está tentando resolver esse problema e quem será beneficiado.

Possíveis soluções: faça brainstorming em grupo para definir as possíveis formas de resolver o problema que acabou de ser definido. É fácil passar horas nessa discussão. Então, use um cronômetro para não gastar mais de 20 minutos. O resultado deve ser uma declaração da solução que todos preferem e um breve resumo dos possíveis caminhos alternativos.

Equipes afetadas: nesta fase, mantenha o nível elevado. O objetivo é apenas entender quem você deve envolver nas próximas etapas à medida em que você detalha mais o projeto.

ENCONTRE UMA SOLUÇÃO

Agora é hora de detalhar mais o seu projeto. Usando a primeira parte como um guia, comece a criar alguns desses detalhes. Ainda não se trata de um plano de projeto completo, mas vai servir como roteiro para um plano detalhado mais tarde. Envolva os interessados e outras equipes adjacentes conforme você avalia e projeta em conjunto possíveis soluções.

Dados da solução: detalhe ainda mais a solução escolhida e o que vai ser feito ao longo do caminho.

Validação: quais perguntas você teve que responder para chegar a essa solução e quais dados ou outras informações usou para responder a essas perguntas. Como esse é um documento dinâmico, você também deve adicionar perguntas abertas que ainda estão sendo respondidas a esta seção.

Visualize a solução: ninguém gosta de ler textos gigantes, então use essa sessão e parta para as imagens! Faça parceria com um arquiteto para desenhar como as informações fluem entre os sistemas e registre os resultados aqui. Fique à vontade para adicionar uma foto de um quadro branco ou uma captura de tela de qualquer ferramenta de desenho que você usa! Quando tiver uma visão técnica da solução, assuma a posição de usuário e mapeie como ele vai experimentar a solução.

Como medir o sucesso: defina o que é sucesso de acordo com o resultado que você vai proporcionar para a empresa. Quanto mais específico e mensurável, melhor, mas varia de projeto a projeto. Se estiver com dificuldade para definir o que é sucesso, interrompa essa sessão e tente executar a tática Metas, sinais e medidas antes de prosseguir para a próxima etapa.

Descreva os impactos do projeto em uma tabela. Quais sistemas e equipes vão ser afetados pelo seu projeto? Quais sistemas e equipes vão precisar de mudanças para você poder entregar o seu projeto? Ao término desta etapa, você deve ter uma lista de sistemas e equipes influenciados pelo seu projeto, quaisquer dependências que você tenha em outras equipes e a importância relativa de cada impacto.

PRONTO PARA COMEÇAR

(Se tiver tempo no fim da seção "Encontre uma solução", pode ir para a seção "Pronto para começar". Caso não tenha, programe 30 minutos adicionais ou atribua alguém a fazer um rascunho inicial e compartilhe com a equipe para análise.)

Agora que você tem uma noção da solução, de como ela vai afetar outras equipes e do valor que está oferecendo aos clientes, reserve algum tempo para priorizar esse projeto e seus benefícios em relação a outros possíveis projetos que interessem à sua organização/equipe. Neste momento, você pode optar por avançar ou reservar o projeto para mais tarde caso esteja muito ocupado. Não se esqueça de que você está tentando entregar o máximo de valor possível aos clientes!

Quando for decidido que o seu projeto vai ser executado, é preciso se preparar para a sua construção. Esta seção vai preparar você para começar o projeto da melhor forma. Continue recebendo feedbacks de seus interessados e outras equipes conforme você detalha mais o projeto para garantir que todos estejam de acordo com a forma que está abordando o projeto e quanto tempo vai levar.