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Affiche de projet informatique


Trop de projets informatiques démarrent par une solution à l'esprit, le reste n'est que rétroconception. Inversons le script et envisageons votre projet à partir de rien.

UTILISEZ CE SCÉNARIO POUR…

Travailler par itérations sur la stratégie et le périmètre de votre projet.

Commencer avec un problème et une solution clairement définis.

Tenir les parties prenantes informées.

Si vous rencontrez des difficultés pour évaluer la compréhension commune , le document d'une page , la démonstration de faisabilité ou les dépendances gérées par rapport à vos contrôles de santé, ce scénario peut vous aider.

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UTILITÉ DE CE SCÉNARIO

Trop souvent, nous nous concentrons sur les livrables et sur le résultat d'un projet avant d'avoir défini le problème en question. Intégrez vos parties prenantes à l'aventure pour délimiter le périmètre du projet et définir la solution ensemble. Ainsi, le reste du projet se déroulera de façon bien plus sereine. C'est promis.

Dès que vous commencez à réfléchir à un nouveau projet, lancez ce scénario pour rassembler et communiquer vos idées. L'affiche de projet n'est pas un document d'exigences détaillé. Incluez le minimum d'informations dont vous avez besoin pour décrire ce que vous faites, les raisons pour lesquelles vous le faites, la manière dont vous allez évaluer votre réussite et votre décision de continuer ou de renoncer au projet.

Vous êtes passé au mode Exécution depuis un bout de temps ? Pas de panique. Les affiches de projet peuvent (et doivent !) être créées quand le projet est déjà en cours. Ainsi, votre équipe reste concentrée sur la résolution des problèmes principaux.

QUI PARTICIPE ?

Collaborez avec le noyau dur de votre équipe de projet pour renseigner chaque section. Dès que vous en avez achevé une, partagez vos réflexions avec toutes les parties prenantes.

Contrairement à une charte de projet, une affiche de projet évolue au fil du temps et inclut les informations dont les parties prenantes doivent prendre connaissance.
Équipe d'utilisateurs
Personnes

4 à 8

Chronomètre
Durée

Trois sessions de 45 min

Difficulté Modérée
Difficulté

Modérée

Icône de téléchargement
Téléchargement

Déroulement du scénario

Contrairement à une charte de projet, une affiche de projet est un document vivant. Modifiez-la à mesure que vous explorez le domaine du problème, remettez vos hypothèses en question, validez des solutions et recueillez du feedback. Rectifiez-la avant d'avancer.

Matériel

Affiche de projet informatique au format PDF

Tableau blanc ou papier kraft

Marqueurs

Vidéoconférence

Chronomètre

Préparation

Les affiches de projet s'enrichissent au fil des sessions en équipe, donc ne cherchez pas à la terminer en une fois. Lors de la première session, tentez de définir le domaine du problème. Ensuite, communiquez vos conclusions aux parties prenantes dès que possible afin de recueillir leur feedback, dont vous tiendrez compte lors de sessions futures à mesure que votre projet évoluera.

L'affiche est divisée en trois parties pour appuyer cette évolution :

Définition du problème – Expliquez pourquoi il est important de résoudre ce problème pour les clients et l'entreprise. Soyez clairs quant aux objectifs, aux solutions possibles et aux personnes et/ou aux systèmes affectés.

Élaboration d'une solution – Développez des approches possibles et convenez de la meilleure solution. Expliquez comment vous en êtes arrivés là, les clés de la réussite, mais aussi comment d'autres systèmes et équipes seront affectés.

Préparation au lancement du projet – Cartographiez vos étapes importantes en vous concentrant sur la création de valeur client itérative et assurez-vous que tous les membres de l'équipe connaissent leur rôle lorsque vous vous préparez au lancement.

DÉROULEMENT DES SESSIONS

Prévoyez 60 minutes avec votre équipe. Collectez et communiquez à l'avance toute information pertinente (par exemple, notes issues des tests utilisateurs, analyses, feedback client, étude de marché, etc.).

Débutez la première session en distribuant le modèle d'affiche de projet et en donnant les instructions. Lors des sessions suivantes, vous pourrez commencer par (rapidement !) passer en revue les modifications apportées à l'affiche.

Parcourez les différents points avec votre équipe en veillant à vous mettre d'accord sur chacun d'entre eux avant de passer au suivant. Si vous êtes bloqués, ou si des membres de l'équipe ne partagent pas les mêmes idées, prenez le temps d'en discuter pour trouver un consensus. Si ce n'est pas possible, un membre de l'équipe devra assurer un suivi pour recueillir plus d'informations et les communiquer. Finalement, le propriétaire à temps plein du projet (c'est-à-dire le responsable du projet) ou le sponsor exécutif pourrait avoir à trancher les divergences d'opinions en décidant de la voie à suivre.

ÉTAPE 1

DÉFINITION DU PROBLÈME

Cette partie ne devrait pas prendre plus d'une heure. Rassemblez quelques personnes pour exposer les grandes lignes de votre projet. Incluez suffisamment de détails pour que les personnes extérieures à votre équipe puissent comprendre la raison d'être du projet et ses objectifs.

Quel est le problème – Cette partie devrait inclure un énoncé bref et clair des raisons pour lesquelles vous cherchez à résoudre ce problème et des personnes à qui cela profitera.

Solutions possibles – En groupe, réfléchissez aux méthodes possibles pour résoudre le problème que vous venez de définir. Cette partie peut facilement prendre plusieurs heures. Alors, utilisez un chronomètre pour vous forcer à ne pas y consacrer plus de 20 minutes. À l'issue de cette session, vous devriez obtenir un énoncé de la solution qui convient à tout le monde, ainsi qu'un bref résumé des alternatives potentielles.

Équipes affectées – À ce stade, restez dans les grandes lignes. Cette session a seulement pour objectif de comprendre qui impliquer dans les prochaines phases à mesure que votre projet se précise.

ÉTAPE 2

ÉLABORATION D'UNE SOLUTION

Le moment est venu de préciser votre projet. En vous servant de la première partie comme d'un guide, commencez à définir quelques détails de votre projet. À ce stade, il ne s'agit pas d'un plan de projet complet, mais plutôt d'une feuille de route en vue d'un futur plan détaillé. Veillez à impliquer vos parties prenantes et d'autres équipes adjacentes lorsque vous évaluez et élaborez ensemble les solutions possibles.

Détails de la solution – Abordez en détail la solution que vous avez choisie et ce que vous allez livrer en cours de route.

Validation – À quelles questions avez-vous dû répondre pour parvenir à cette solution et quelles données ou autres informations avez-vous utilisées pour y répondre ? Puisque ce document est vivant, vous devriez également ajouter des questions ouvertes auxquelles vous êtes en train de répondre dans cette section.

Visualisation de la solution – Personne ne veut lire un pavé de texte. Utilisez cette section pour visualiser les choses. Collaborez avec un architecte pour schématiser les flux d'information entre les systèmes et capturer les résultats. N'hésitez pas à ajouter un tableau blanc ou une capture d'écran de l'outil de dessin que vous utilisez ! Lorsque vous disposerez d'une vue technique de la solution, mettez-vous à la place des utilisateurs et cartographiez leur expérience avec la solution.

Mesure de la réussite – Définissez les clés de la réussite en vous concentrant sur le résultat que vous fournirez à l'entreprise. Plus il est spécifique et mesurable, meilleur c'est. Cela dit, le résultat va varier d'un projet à l'autre. Si vous rencontrez des difficultés pour définir la réussite, interrompez cette session et essayez d'exécuter le scénario Objectifs, signaux et mesures avant de passer à l'étape suivante.

Décrivez les impacts du projet dans un tableau. Quels seront les systèmes et les équipes affectés par votre projet ? Quels systèmes et équipes devront être revus pour que vous puissiez livrer votre projet ? À l'issue de cette étape, vous devriez avoir une liste de systèmes et d'équipes affectés par votre projet, des éventuelles dépendances vis-à-vis d'autres équipes, ainsi que de l'importance relative de chaque impact.

Étape 3

À VOS MARQUES, PRÊTS…

(Si vous avez le temps à la fin de la section « Élaboration d'une solution », vous pouvez également compléter la section « Préparation au lancement du projet ». Sinon, prévoyez 30 minutes supplémentaires ou désignez une personne qui sera chargée de faire une première ébauche et de la partager avec votre équipe à des fins de revue.)

Maintenant que vous avez une idée de votre solution, de son impact sur les autres équipes et de la valeur que vous apportez aux clients, prenez le temps de définir la priorité de ce projet et ses avantages par rapport à d'autres projets possibles de votre organisation/équipe. À ce stade, vous pourriez décider de poursuivre le projet ou de le repousser à plus tard si vous avez déjà trop de pain sur la planche. N'oubliez pas que vous cherchez à maximiser la valeur ajoutée pour vos clients !

Une fois que vous avez décidé de poursuivre votre projet, vous devez vous préparer à l'exécuter. Cette section va vous préparer au lancement et à partir du bon pied. Continuez à recueillir les commentaires de vos parties prenantes et d'autres équipes pour vous assurer que tous les participants sont d'accord avec votre approche du projet et sa durée.

Vous avez géré ?

Veillez à réaliser une session complète de contrôle de santé ou à faire le point en équipe pour déterminer si vous constatez des améliorations.

Suivis

ÉTAPES IMPORTANTES

Divisez votre projet en livrables plus petits pour montrer votre avancement. Dans la mesure du possible, centrez vos étapes importantes sur la création de valeur pour vos parties prenantes ou vos clients plutôt que sur la seule réalisation d'étapes importantes sur le plan technique ou du backend.

ÉQUIPE

Vous avez décrit votre solution dans l'étape précédente. Il vous faut maintenant définir qui va se charger de chaque partie. Soyez spécifiques quant aux personnes impliquées et aux autres engagements susceptibles de faire obstacle à l'avancement de ce projet. (N'ayez pas peur d'exécuter le nouveau scénario amélioré sur les rôles et les responsabilités pour le découvrir ensemble !)

LANCEMENT

Facile. Il vous suffit d'exécuter le scénario Lancement de projet informatique !

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