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IT-Projektposter


Bei vielen IT-Projekten haben die Teams zuerst eine Lösung im Kopf und durchlaufen die übrigen Schritte von dort aus rückwärts. Drehe das Konzept stattdessen um und plane dein Projekt von Grund auf.

ZWECK DIESES SPIELS

Ihr iteriert die Strategie und den Umfang eures Projekts.

Ihr beginnt mit einem klar umrissenen Problem und einer dazu passenden Lösung.

Ihr sorgt dafür, dass alle Stakeholder auf dem Laufenden bleiben.

Dieses Spiel kann euch möglicherweise weiterhelfen, wenn dein Team Probleme in den Bereichen Gemeinsames Verständnis, Überblick auf einer Seite, Proof of Concept oder Verwaltete Abhängigkeiten beim Gesundheitscheck hat.

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SINN UND ZWECK DER ÜBUNG

Allzu oft konzentrieren wir uns auf die Ergebnisse und den Output eines Projekts, bevor wir überhaupt das vorliegende Problem definiert haben. Hole deine Stakeholder mit ins Boot, um den Projektumfang und die Lösung gemeinsam festzulegen. Der Rest des Projekts verläuft dann viel reibungsloser. Versprochen!

Führe diese Übung durch, sobald du über ein neues Projekt nachdenkst. So kann das Team Ideen erfassen und mitteilen. Dabei soll jedoch kein detailliertes Anforderungsdokument entstehen. Für das Poster genügt es, die minimal nötigen Informationen zur Projektbeschreibung und -begründung, die Maßstäbe für den Erfolg und die Entscheidung über die Durchführung des Projekts festzuhalten.

Ihr seid schon mitten in der Umsetzung? Kein Problem. Projektposter können (und sollen!) auch noch nach dem Projektstart erstellt werden, damit dein Team die wichtigsten zu lösenden Probleme immer im Blick behält.

BETEILIGTE

Fülle gemeinsam mit deinem Kernprojektteam die einzelnen Abschnitte aus, und gib die Informationen dann an alle Stakeholder weiter.

Im Gegensatz zu einem Projektauftrag wird ein Projektposter mit der Zeit immer wieder überarbeitet. Es enthält die für Stakeholder tatsächlich relevanten Informationen.
Team-Symbol
Mitarbeiter

4–8

Uhr-Symbol
Zeit

3 Sitzungen à 45 Min.

Schwierigkeitsgrad Mittel
Schweregrad

Mittel

Durchführung

Im Gegensatz zu einem Projektauftrag ist das Projektposter ein dynamisches Dokument. Aktualisiere es, wenn ihr Informationen über die Problemstellung erarbeitet, Annahmen hinterfragt, Lösungen überprüft und vor dem nächsten Schritt den Kurs korrigiert.

Materialien

IT-Projektposter-PDF

Whiteboard oder großformatiges Papier

Filzstifte

Videokonferenz

Stoppuhr oder anderer Zeitmesser

Vorbereitung

Du musst das Projektposter nicht gleich komplett ausfüllen – es wird im Verlauf mehrerer Sitzungen gemeinsam mit deinem Team vervollständigt. Konzentriert euch in der ersten Sitzung auf die Definition der Problemstellung. Gebt diese so früh wie möglich an die Verantwortlichen weiter, um Feedback zu erhalten, das ihr dann in künftigen Sitzungen berücksichtigen könnt.

Entsprechend dieser Weiterentwicklung ist das Poster in drei Teile gegliedert:

Definieren des Problems: Erklärt, warum die Lösung dieses Problems für die Kunden und das Unternehmen so wichtig ist. Formuliert klare Ziele und Lösungsmöglichkeiten und haltet fest, wer und/oder was betroffen ist.

Erarbeiten einer Lösung: Entwickelt mögliche Ansätze und einigt euch auf die beste Lösung. Formuliert, weshalb ihr das Projekt plant, wie der Erfolg aussehen soll und wie sich das Projekt auf andere Systeme und Teams auswirkt.

Startklar: Benennt eure Meilensteine, wobei ihr euch auf den iterativen Kundennutzen konzentrieren solltet. Jeder im Team sollte seine Rolle schon vor dem Projektstart kennen.

DURCHFÜHRUNG DER SITZUNGEN

Plane eine Sitzung von 60 Minuten mit deinem Team. Sammle und teile alle relevanten Informationen vorab, z. B. Daten aus Benutzertests, Analysen, Kundenfeedback, Marktforschung usw.

Stelle in der ersten Sitzung zunächst die Vorlage zum Projektposter vor und erkläre, wie sie zu verwenden ist. In den weiteren Sitzungen kannst du zu Beginn (kurz!) auf die Änderungen eingehen, die bis dahin am Poster vorgenommen wurden.

Führe dein Team durch die Fragen, und achte darauf, dass eine grundsätzliche Übereinkunft herrscht, bevor du mit dem nächsten Punkt fortfährst. Wenn eine Pattsituation entsteht oder die Meinungen der Teammitglieder stark auseinandergehen, solltet ihr den jeweiligen Punkt möglichst so lange besprechen, bis ihr zu einem Konsens gelangt. Ist dies nicht möglich, sollte ein Teammitglied als Nachbereitungsaufgabe weitere Informationen sammeln und an die anderen Mitglieder weitergeben. Falls es dennoch zu keiner Einigung kommt, muss eventuell der Projektzuständige oder der zuständige Vertreter der Führungsetage die Entscheidung fällen und eine Richtung vorgeben.

SCHRITT 1

DEFINIEREN DES PROBLEMS

Dieser Teil sollte höchstens eine Stunde dauern. Erarbeite gemeinsam mit einigen Teammitgliedern die grobe Struktur des Projekts. Diese sollte gerade so viele Details enthalten, dass auch teamfremde Personen nachvollziehen können, weshalb ihr das Projekt plant und was ihr damit erreichen wollt.

Problemstellung: Hier solltet ihr klar und prägnant formulieren, weshalb ihr versucht, das Problem zu lösen, und wer davon profitieren wird.

Mögliche Lösungen: Sammelt per Brainstorming Möglichkeiten zum Lösen des soeben umrissenen Problems. Dieser Teil kann sich stundenlang hinziehen, daher solltet ihr euch einen Wecker stellen, um nicht mehr als 20 Minuten damit zu verbringen. Als Ergebnis solltet ihr eine Aussage zur Lösung erhalten, mit der alle einverstanden sind, und eine kurze Zusammenfassung möglicher Alternativen.

Involvierte Teams: Beschränkt euch in dieser Phase auf grobe Festlegungen. Ihr sollt lediglich ermitteln, wessen Beteiligung bei den nächsten Schritten gefragt ist, wenn das Projekt konkreter wird.

SCHRITT 2

ERARBEITEN EINER LÖSUNG

Jetzt ist es Zeit, sich genauere Gedanken über das Projekt zu machen. Arbeitet einige der Projektdetails genauer aus, wobei ihr euch auf die Ergebnisse des ersten Teils stützen könnt. An diesem Punkt muss noch kein ausführlicher Projektplan entstehen. Ihr entwickelt lediglich eine Roadmap für einen späteren detaillierten Plan. Achte darauf, die Stakeholder und etwaige betroffene andere Teams mit einzubeziehen, wenn ihr Lösungen bewertet und gemeinsam entwickelt.

Lösungsdetails: Geht näher auf die ausgewählte Lösung und die einzelnen Ergebnisse im Projektverlauf ein.

Validierung: Welche Fragen musstet ihr beantworten, um zu dieser Lösung zu gelangen, und welche Daten oder anderweitigen Informationen habt ihr zum Beantworten dieser Fragen herangezogen? Da es sich hier um ein dynamisches Dokument handelt, solltet ihr in diesem Abschnitt auch offene Fragen notieren, an deren Beantwortung ihr noch arbeitet.

Visualisieren der Lösung: Niemand liest gerne endlose Texte, daher ist eine Visualisierung sinnvoll. Erarbeite gemeinsam mit einem Systemarchitekten den Informationsfluss zwischen den Systemen und halte die Ergebnisse hier fest. Du kannst auch ein Foto von einem Whiteboard oder einen Screenshot aus dem verwendeten Zeichentool einfügen. Sobald die technische Seite der Lösung geklärt ist, versetze dich in die Benutzer hinein: Wie werden sie die Lösung nutzen?

Erfolgskriterien: Definiert, wie der Erfolg für euch aussieht. Konzentriert euch dabei auf die Ergebnisse für das Unternehmen. Je konkreter und messbarer die Kriterien sind, desto besser. Dies kann aber je nach Projekt variieren. Wenn es euch schwerfällt, den Erfolg zu definieren, unterbrecht diese Sitzung vorübergehend und führt erst das Spiel Ziele, Signale und Maßstäbe durch, bevor ihr euch dem nächsten Schritt zuwendet.

Haltet die Auswirkungen des Projekts in einer Tabelle fest: Welche Systeme und Teams sind von eurem Projekt betroffen? Bei welchen Systemen und Teams sind Änderungen nötig, damit ihr euer Projekt umsetzen könnt? Am Ende dieses Schritts solltet ihr eine Liste vorliegen haben, aus der hervorgeht, welche Systeme und Teams mit eurem Projekt in Berührung kommen, welche Abhängigkeiten zu anderen Teams bestehen und welche relative Bedeutung die einzelnen Auswirkungen haben.

Schritt 3

VORBEREITUNG AUF DIE UMSETZUNG

(Wenn ihr am Ende des Abschnitts "Erarbeiten einer Lösung" noch Zeit habt, könnt ihr zusätzlich den Abschnitt "Startklar" angehen. Falls keine Zeit mehr übrig ist, plane zusätzliche 30 Minuten ein oder bitte ein Teammitglied, einen ersten Entwurf zu erstellen und diesen dann zur Prüfung deinem Team vorzulegen.)

Nachdem ihr nun eine Vorstellung von eurer Lösung, ihren Auswirkungen auf andere Teams und dem Kundennutzen habt, nehmt euch etwas Zeit, um dieses Projekt und seine Vorteile gegenüber anderen möglichen Projekten eurer Abteilung/eures Teams zu priorisieren. Ihr könnt an diesem Punkt entscheiden, ob ihr das Projekt weiter verfolgt oder es erst einmal auf Eis legt, weil ihr schon zu viel zu tun habt. Denkt immer an das eigentliche Ziel: Kunden so viel Nutzen zu bieten wie möglich!

Wenn ihr die Fortführung des Projekts beschlossen habt, müsst ihr euch auf die Umsetzung vorbereiten. Dieser Abschnitt rüstet euch für einen optimalen Projektstart. Holt weiterhin Feedback von den Stakeholdern und von anderen Teams ein, während ihr die Details des Projekts ausarbeitet. So könnt ihr sichergehen, dass alle mit eurer Herangehensweise und der geplanten Projektdauer einverstanden sind.

Alles klar?

Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.

Nachbereitung

MEILENSTEINE

Unterteilt euer Projekt in kleinere Ergebnisse, die den Fortschritt belegen. Achtet bei euren Meilensteinen vor allem auf den Nutzen für die Stakeholder und Kunden, statt euch nur auf technische oder Backend-Meilensteine zu konzentrieren.

TEAM

Im vorherigen Schritt habt ihr eure Lösung skizziert. Jetzt stellt sich die Frage, wer welche Teile davon entwickeln soll. Halte konkret fest, welche Personen beteiligt sind und welche anderen Verpflichtungen möglicherweise ihr Fortkommen bei diesem Projekt behindern könnten. (Im Zweifelsfall kannst du das neue, verbesserte Spiel zu Rollen und Zuständigkeiten durchführen, um dies gemeinsam mit dem Team zu klären.)

PROJEKTSTART

Ein Kinderspiel: Führe einfach das Spiel zum IT-Projektstart aus!

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