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Priorisierung im Team


Es kann ziemlich einschüchtern, sämtliche Aufgaben des Teams in einer Liste aufgeführt zu sehen. Mit diesem Spiel vereinbart ihr Prioritäten und legt fest, welche Aufgaben hinten angestellt oder weggelassen werden können.

ZWECK DIESES SPIELS

Hilf deinem Team, die richtigen Aufgaben zu priorisieren und in der richtigen Reihenfolge auszuführen, um Engpässe zu vermeiden.

Ermögliche deinem Team, Arbeiten mit niedriger Priorität abzulehnen, die euer Projekt verzögern könnten.

Wenn das Team Probleme mit dem gemeinsamen Verständnis oder der Geschwindigkeit beim Gesundheitscheck hat, könnte dieses Spiel hilfreich sein.

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SINN UND ZWECK DER ÜBUNG

Ohne ein übergeordnetes Ziel, an dem ihr euch orientieren könnt, wenn ihr eure Aufgaben festlegt, kommt ihr am Ende nur ins Schleudern.

Mit diesem Spiel lernt dein Team, die richtigen Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu erledigen. Zudem ermöglichst du ihm, Arbeiten mit niedriger Priorität abzulehnen, die euer Projekt möglicherweise gefährden könnten.

BETEILIGTE

Beziehe dein gesamtes Projektteam einschließlich eures zuständigen Vertreters der Führungsetage oder anderer hochrangiger Entscheidungsträger mit ein.

Die Aufgaben deines Teams priorisieren
Team-Symbol
Mitarbeiter

3–12

Stift-Symbol
Vorbereitungszeit

15 Minuten

Uhr-Symbol
Zeit

60 Minuten

Schwierigkeitsgrad Leicht
Schweregrad

Leicht

Durchführung

Manche Dinge bleiben einfach ewig liegen. Das ist ok – solange ihr euch einig seid, dass unternehmenskritische Aufgaben zuerst angegangen werden und ihr dann alles Weitere abarbeitet.

Materialien

Karteikarten

Haftnotizzettel oder Klebepunkte

Stoppuhr oder anderer Zeitmesser

Whiteboard

Filzstifte

Gummihuhn

Vorbereitung

Vergewissere dich vor dem Meeting, dass alle Teilnehmer das Projektposter oder den auf einer Seite zusammengefassten Überblick für euer Projekt sowie deine OKRs (bzw. eure jeweils festgelegten Zielvorgaben) gelesen haben, damit die Erfolgskriterien für das Projekt von allen verstanden werden.

SCHRITT 1

Brainstorming zu euren Projektaufgaben (15 Minuten)

Tragt als Gruppe in einem Brainstorming alle Aufgaben zusammen, die ihr erledigen müsst, um eure Projektziele zu erfüllen. Schreibt jede Aufgabe auf eine eigene Karteikarte. Formuliert so spezifisch wie möglich. Achtet jedoch darauf, nur Aufgaben aufzuschreiben, die ausschließlich zu diesem Projekt gehören – listet keine Routine- oder Hintergrundaufgaben auf.

Verliert euch dabei jedoch nicht zu sehr im Detail, um später nicht Hunderte von Karteikarten priorisieren zu müssen. Falls ihr nicht die nächste Mars-Mission planen müsst, solltet ihr am Ende maximal 50 Aufgaben aufgelistet haben.

Tipp
Profitipp

Achtet darauf, nicht-fachbezogene und alltägliche Aufgaben wie Trainings und Kommunikation mit Stakeholdern zu berücksichtigen.

SCHRITT 2

Einordnung eurer Aufgaben in Kategorien (10 Minuten)

Gruppiert eure Aufgaben nach Typ, um 2 bis 5 Arbeitskategorien zu erstellen. Hier einige Vorschläge, wie ihr eure Arbeit gruppieren könnt:

  • Nach Meilenstein
  • Nach Teamzuständigkeiten
  • Nach Fehlerbehebung, vorhandenem oder neuem Feature
  • Nach Wartung, Inkubation oder Ausführung

Notiert auf der Rückseite jeder Karteikarte, ob und wie sich die Aufgabe auf andere bezieht. Abhängigkeitsbeziehungen sollten unbedingt festgehalten werden, beispielsweise "hängt ab von", "ist erforderlich für".

Schritt 3

Achtung, fertig, priorisieren! (15 Min.)

Teile das Team in kleine Gruppen auf und weise jeder Gruppe eine Kategorie zu, die sie sortieren und priorisieren soll. Die Karten sollten dabei auf dem Tisch oder an der Wand angeordnet werden. Diese erste Priorisierung sollte nicht länger als ein paar Minuten dauern, ihr müsst euch also ranhalten!

Macht eine Pause und tauscht die Kategorien untereinander aus. Überprüft, wie das andere Team die Aufgaben priorisiert hat, und passt dann die Karten bei Bedarf an. (Dabei ist es nicht wichtig, die ursprüngliche Reihenfolge beizubehalten.)

Tipp
Profitipp

Achtet auf die Abhängigkeiten. Bewertet eine Aufgabe nicht mit niedriger Priorität, wenn zehn weitere Aufgaben davon abhängen!

Schritt 4

Festlegen, wann Aufgaben zurückgestellt werden sollen (10 Min.)

Definiert zunächst eure Kriterien dafür, wann eine Aufgabe zurückgestellt werden kann und wann nicht.

Geht anhand dieser Kriterien alle Kategorien nacheinander durch. Welche Aufgaben können zurückgestellt werden oder fehlschlagen, ohne das gesamte Projekt zum Scheitern zu bringen? Setzt eure Bewertung fort, bis ihr alle Kategorien durchlaufen habt.

Tipp
Profitipp

Dokumentiert eure Kriterien für und gegen das Zurückstellen, um sie während des gesamten Projekts zur Bewertung neuer Anforderungen verwenden können.

Schritt 5

Überprüfung und Reflektion (10 Minuten)

Überprüft alle eure Kategorien und priorisierten Aufgaben. Bitte die Gruppe, per Daumenzeichen anzuzeigen, wie sie die Fähigkeit des Teams bewertet, die Aufgaben fristgerecht zu erledigen. Daumen nach oben = Wir schaffen das, Daumen nach unten = Wir werden scheitern.

Wenn die Daumen überwiegend nach unten zeigen, tragt in den letzten Minuten in einem gemeinsamen Brainstorming sämtliche Risiken zusammen, die den Erfolg deines Teams gefährden könnten. Ziehe in Erwägung, das Spiel zu den Horrorszenarien mit deinem Team zu absolvieren, um einen tieferen Einblick in die Gründe zu erhalten, warum das Team das Gefühl hat, dass es scheitern würde.

Alles klar?

Denke daran, einen ausführlichen Gesundheitscheck oder einen Checkpoint mit deinem Team zu absolvieren, um euren Fortschritt zu überprüfen.

Abwandlungen

Verteilte Teams

Nutze ein Trello oder Jira Board, damit auch externe Teammitglieder aktiv an der Priorisierung teilnehmen können.

Nachbereitung

Tragt im Horrorszenarien-Spiel mittels Brainstorming potenzielle Risiken zusammen und erstellt Risikominderungspläne.

Wenn du noch keine Ziele für euer Projekt festgelegt hast, lege mithilfe der Ergebnisse dieses Spiels vierteljährliche OKRs (Objectives and Key Results) fest. Das OKR-Modell ist ein Framework zur Zielsetzung, das bei Atlassian, Google und anderen Unternehmen aus verschiedenen Branchen eingesetzt wird.

Lege mithilfe des Spiels "Rollen und Zuständigkeiten" die Zuständigkeitsbereiche für das Projekt fest.

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