Priorizar como uma equipe
Olhar para a lista de itens de todo o trabalho nas mãos da sua equipe pode ser sufocante. Use esta tática para entrar em acordo sobre as prioridades e definir onde é possível atrasar ou deixar de lado uma tarefa.
USE ESTA TÁTICA PARA...
Ajude sua equipe a priorizar e executar as tarefas certas e na ordem certa para eliminar gargalos.
Dê autonomia para a equipe dizer "não" a trabalho de baixa prioridade que pode atrasar o projeto.
Se você está com dificuldades em relação a ou no Monitor de Saúde, usar esta tática pode ajudar.
Pessoas
3 a 12
Tempo de preparo
15 min
Tempo
60 min
Dificuldade
Fácil
A tática na prática
Algumas coisas vão acabar não sendo feitas, e tudo bem — contanto que você aborde as coisas mais essenciais primeiro e evolua a partir daí.
Materiais
Cartões de índice
Notas ou pontos adesivos
Temporizador
Quadro branco
Marcadores
Preparação
Faça com que todos leiam o cartaz ou sumário executivo do projeto, bem como os OKRs (ou alguma outra estrutura de definição de metas que você usar), antes da reunião, para que todos entendam os critérios de sucesso para o projeto.
ETAPA 1
Brain-dump das tarefas do projeto (15 min)
Em grupo, faça um brainstorming de todas as tarefas que precisa concluir para alcançar os objetivos do projeto. Escreva cada tarefa em seu próprio cartão de índice. Seja o mais específico possível e implacável para incluir apenas itens que sejam parte deste projeto, e apenas deste projeto — não liste "negócios normais" ou tarefas administrativas.
No entanto, tenha cuidado para não ir longe demais nos detalhes minuciosos. Você não quer centenas de cartões para priorizar. A menos que esteja lançando a próxima sonda para Marte, você deve conseguir reduzir isso para 50 tarefas ou menos.
Dica profissional
Inclua tarefas não técnicas e de negócios normais, como treinamentos e comunicações aos interessados.
ETAPA 2
Classifique suas tarefas (10 min)
Agrupe suas tarefas por tipo para formar de 2 a 5 categorias de trabalho. Algumas ideias de como agrupar seu trabalho:
- Por marco
- Por equipe responsável
- Por correção de bugs, recurso existente ou novo recurso
- Por manutenção, incubação ou execução
Na parte de trás de cada cartão de índice, anote se e como as tarefas se relacionam às outras. É muito importante definir relacionamentos de dependência — por exemplo, "depende de", "X depende disso".
etapa 3
Preparar... Apontar... Priorizar! (15 min)
Divida os participantes em pequenos grupos e atribua uma categoria a cada grupo para classificar e nivelar, organizando os cartões na mesa ou na parede. Essa classificação inicial não deve levar mais do que alguns minutos, então trabalhe depressa!
Faça uma pausa e troque as categorias. Analise como a outra equipe priorizou as tarefas e, em seguida, ajuste as cartas como você achar melhor. (Não se preocupe em manter um registro da ordem original).
Dica profissional
Preste atenção nas dependências. Não classifique uma tarefa como baixa prioridade se houver outras dez tarefas que dependem dela!
etapa 4
Trace a linha do "pode descartar" (10 min)
Comece definindo seus critérios para determinar se uma tarefa deve estar acima ou abaixo da linha "pode descartar".
Usando esses critérios, passe de categoria em categoria e decida onde essa linha deve ficar. Quais tarefas poderiam ser descartadas ou dar errado sem que todo o projeto fracasse? Continue até passar por todas as categorias.
Dica profissional
Documente seus critérios de acima/abaixo da linha para que possam ser consultados ao avaliar solicitações que cheguem durante o projeto.
etapa 5
Analise e reflita (10 min)
Analise todas suas categorias e tarefas priorizadas. Peça ao grupo para compartilhar através de voto com polegares como se sentem quanto à capacidade da equipe de entregar a tempo. Polegares para cima = confiante, polegares para baixo = estamos perdidos.
Se o grupo tiver muitos polegares para baixo, passe os últimos minutos discutindo todos os riscos ao sucesso da equipe. Pense em fazer, em seguida, um pré-mortem para entender melhor por que a equipe sente que tudo vai dar errado.
Conseguiu?
Execute uma sessão completa do Monitor de Saúde ou ponto de verificação com a sua equipe para ver se você está melhorando.
Variações
EQUIPES DISTRIBUÍDAS
Use um painel Trello ou Jira para que os membros remotos possam ter participar ativa na priorização.
Acompanhamentos
Use a tática Pré-mortem para discutir os riscos em potencial e criar planos de mitigação.
Se você ainda não estabeleceu as metas para o projeto, use o resultado desta tática para ajudar a estabelecer objetivos e principais resultados (OKRs) trimestrais — uma estrutura de definição de metas usada na Atlassian, Google e outras empresas em uma diversidade de setores.
Use a tática Funções e Responsabilidades para definir precisamente as áreas de propriedade para o projeto.
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