Termo de abertura do projeto vs. pôster do projeto: qual a diferença?
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This article explores the distinctions between two essential tools in project management: the project charter and the project poster. While both serve as instruments for initiating and planning projects, they differ significantly in their applications. The project charter, a formal and static document, acts as a foundational blueprint by outlining a project's purpose, goals, and key details.
In contrast, the project poster is a dynamic tool, providing a visual overview that evolves as the project progresses. In the following sections, we’ll delve into the unique features of each—emphasizing how project charters set the formal groundwork for a project, while project posters serve as dynamic guides for ongoing planning and visualization, catering to different needs and stages in the project lifecycle.
O que é o termo de abertura do projeto?
A project charter or brief is a high-level document outlining a project's purpose, goals, and scope statement. It’s a formal authorization for the project to begin and sets the foundation for project planning and execution. The project charter usually includes vital information such as:
- Project title: A brief, descriptive name for the project.
- Project purpose or justification: The purpose of the project and its expected benefits.
- Project objective: Specific, measurable goals the project aims to achieve.
- Project scope: A description of the project requirements, including specific goals, tasks, costs, and deadlines..
- Project deliverable: The tangible products or services the project will produce.
- Project stakeholder: A list of the individuals or groups with a vested interest in the project, such as customers, sponsors, and team members.
- Project timeline: A high-level overview of the project schedule, including significant milestones and deadlines.
- Project budget: An estimate of the resources needed to complete the project, including costs, staff, and other resources.
Overall, project charters provide a shared understanding and agreement among all main project stakeholders and project sponsors about the project's purpose, scope, and expected outcomes. It also serves as a reference point throughout the project management process to help ensure the project remains on track and meets your objectives.
Por que o pôster do projeto é importante?
Project charters play a pivotal role in the project management process by providing a structured foundation and offering several specific benefits. First, they serve as a compass, providing clear directions for the project team by outlining the project's purpose, objectives, and scope. This clarity helps align efforts toward common goals and minimizes the risk of diverging priorities. In addition, project charters contribute to effective risk mitigation by identifying potential challenges and uncertainties upfront, enabling proactive planning and risk management strategies.
Além disso, os termos de abertura do projeto são fundamentais para otimizar a alocação de recursos. Ao detalhar os requisitos do projeto, incluindo tarefas, custos e prazos, eles garantem que os recursos humanos e financeiros sejam alocados com critério e conforme as necessidades do projeto. Dessa maneira, você ganha eficiência e evita gargalos de recursos. Outra grande vantagem é que, com os termos de abertura do projeto, é possível tomar decisões com base em informações. As partes interessadas, conscientes do propósito do projeto, dos benefícios esperados e dos riscos potenciais, podem tomar decisões bem fundamentadas durante todo o ciclo de vida do projeto.
Por fim, os termos de abertura do projeto funcionam como um acordo documentado entre as partes interessadas, proporcionando comprovação de trabalho e uma base para a prestação de contas, o que promove a transparência e ajuda a resolver disputas ou mal-entendidos que possam surgir durante a execução do projeto. Em resumo, os termos de abertura contribuem para o sucesso do projeto, oferecendo orientação clara, estratégias de mitigação de riscos, alocação ideal de recursos e uma estrutura para tomada de decisões fundamentadas.
O que é o pôster de projeto?
O mural do projeto é uma ferramenta de planejamento que permite que gerentes e equipe reflitam sobre o problema a ser resolvido, as possíveis soluções e o resultado ideal. O mural do projeto não é uma atividade esporádica. É um documento que serve como uma visão geral do projeto. Ao contrário de um termo de abertura estático, o mural do projeto é criado para evoluir e ser atualizado conforme a equipe avança na pesquisa e nas atividades.
O mural é uma ferramenta dinâmica que permite às equipes pensar nos problemas, descobrir possíveis soluções e refinar a visão do projeto. Essa atualização contínua torna o mural um recurso relevante e valioso durante todo o ciclo de vida do projeto, se adaptando às mudanças.
Por que o pôster do projeto é importante?
É no mural do projeto que o planejamento da equipe começa. Em última análise, ele ajuda você a chegar a conclusões sobre riscos e qual solução implementar, bem como a criar uma visão de projeto idealizada sobre o que vai ser entregue e o que é necessário para isso.
O mural do projeto ajuda as equipes a responder perguntas fundamentais, como:
- Qual o problema a ser resolvido?
- Por que é importante resolver esse problema?
- Quais são as metas e os objetivos do projeto?
- O que você sabe e quais informações estão faltando?
- Quais são as possíveis soluções?
Qual a diferença entre o pôster do projeto e o termo de abertura do projeto?
Existem várias diferenças entre o termo de abertura e o mural do projeto. Diferente do termo de abertura, o mural do projeto é um documento vivo. Ele pode ser atualizado à medida que você desvenda o espaço do problema, testa hipóteses, valida soluções, recebe feedback e faz correções de curso antes de seguir em frente.
O mural do projeto tem três categorias para organizar as informações:
Espaço do problema: é a declaração do projeto. Explique por que resolver o problema é importante para os clientes e para os negócios. Seja específico sobre os objetivos do projeto e possíveis soluções.
Validação: identifique riscos e falhas de conhecimento. O que você sabe? O que precisa descobrir?
Pronto para executar: visualize a solução e implemente um plano de projeto.
Veja um exemplo de pôster do projeto:
Dicas para elaborar o pôster do projeto com o Confluence
Para preparar toda a equipe, use o template de mural do projeto para implementar a Tática do mural do projeto. Ela ajuda você a validar hipóteses e compreender o problema a ser resolvido. Depois de concluído, esse documento simples e colaborativo vai conter todos os dados essenciais do projeto. Dessa maneira, todos vão entender o contexto e o caso de negócios do projeto.
Na primeira sessão, defina o problema e estabeleça as metas do projeto. Em seguida, compartilhe essas informações com os patrocinadores do projeto assim que possível para receber feedback, que vai ser incorporado em sessões futuras conforme o projeto se desenvolve.
Como usar o template de pôster do projeto
Consulte o template de pôster do projeto do Confluence
Passo 1. Comece pelo básico
A gente vai começar pela parte fácil. A seção superior do template é um espaço para inserir informações como: nome do projeto, proprietário, membros da equipe, status atual e uma breve descrição de como esse projeto se encaixa na estratégia mais abrangente. Em geral, um gerente vai concluir essa parte como iniciador do projeto.
Passo 2. Defina o problema
Reflita bastante sobre o problema que você está tentando resolver antes de entrar nos detalhes. Esse processo ajuda a capturar o propósito do projeto.
Qual é o problema? Como ele afeta os clientes ou os membros da equipe do projeto? Como você vai saber se ele foi resolvido? Que ações podem solucionar esse problema?
Esses são os tipos de pergunta sobre os quais você vai refletir e que vai registrar aqui. Não tenha pressa com isso. É bem provável que você volte para essa seção várias vezes antes de avançar com o projeto. Talvez seja até preciso fazer alguns ajustes conforme você coleta mais ideias e informações. É normal e faz parte do processo de aprendizagem.
Passo 3. Valide as hipóteses e estimule a criatividade
É provável que surjam muitas hipóteses enquanto você define o problema. A próxima seção do template oferece um espaço para testar as hipóteses em relação a fatos e números.
Há duas seções envolvidas aqui: uma na qual você lista o que já sabe e outra na qual você vai anotar perguntas que ainda precisam ser respondidas.
Por exemplo, imagine que você está planejando o design novo do blog da empresa para que ele fique mais fácil de usar. Você talvez já saiba que 56% dos visitantes saem do blog depois de ler uma única publicação. Esse dado seria colocado na primeira entrada da seção de validação. Mas você também quer descobrir o que manteria os leitores no site por mais tempo. Esse dado seria colocado na segunda entrada dessa seção.
Você precisa se lembrar de que a meta aqui é confirmar ou refutar os elementos críticos da solução que você discutiu antes de prosseguir. Se você não está confiante para bater o martelo, talvez seja necessário voltar para o espaço do problema ou pensar em outras soluções possíveis.
Passo 4. Mãos à obra
Na seção final, você vai intensificar as coisas. Você já definiu o problema e escolheu uma solução validada. Use a última seção para explicar o que é e por que os clientes vão querer essa solução. Adicione notas e digite /imagem para adicionar capturas de tela e rascunhos. Também há espaço para definir a escala e o escopo do projeto, como o tamanho da equipe de que você vai precisar.
Especificar todas as informações vai ajudar você a se concentrar no que é importante para as principais partes interessadas e garantir que o projeto esteja dentro das capacidades e recursos.
Passo 5. Inclua materiais de referência
O plano do projeto deve ser a referência central para todas as informações importantes relacionadas ele. Use o comando "/link" para incluir qualquer material de referência que possa ser necessário. Essa função permite a adição de materiais relevantes, como um resumo criativo ou exemplos, para garantir que o plano do projeto sirva como um recurso abrangente e de fácil acesso para todas as partes interessadas envolvidas.
Seja um resumo criativo ou um exemplo que você quer que as pessoas consultem, adicione tudo a essa página para que fique organizada e acessível.
