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Como criar uma rede social corporativa próspera

Como criar uma rede social corporativa que todos na sua empresa vão adorar

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Os locais de trabalho prosperam com a comunicação e colaboração excelentes. Quer sua empresa trabalhe em sistema remoto ou tenha toda a sua força de trabalho em um escritório físico, é necessário que as equipes e os funcionários permaneçam conectados para que o trabalho em conjunto seja eficaz. Até aí é evidente, mas como criar esse senso de conexão nem sempre é tão simples.

Uma rede social corporativa é uma rede social interna privada que as empresas utilizam para permitir que suas equipes se comuniquem entre si em toda a empresa. Em geral, inclui alguns elementos de mensagens de equipe, gestão de projetos, gestão de tarefas e ferramentas de colaboração em uma plataforma. Uma rede social corporativa (RSC) incentiva os colegas a se comunicarem e colaborarem entre silos, proporcionando um maior comprometimento dos funcionários e ideias mais inovadoras. Quem não gosta disso?

Uma breve história das redes sociais corporativas

Você pode ter ouvido falar de RSCs populares, como Yammer, Teams, Jive, Chatter e Jabber. Mas como as redes sociais corporativas se tornaram uma tendência e por quê?

No início da década de 1990, nos primeiros anos da web, as pessoas começaram a utilizar a Internet para se conectar e formar comunidades em torno de interesses comuns. Sites como o theGlobe.com e o Geocities (que foram desativados em março de 2019 depois de quase 25 anos) eram locais centralizados para o compartilhamento de conteúdo on-line. Essas redes sociais cresceram tanto que todos queriam fazer parte delas, incluindo anunciantes.

A partir desses primeiros sites, surgiram plataformas de mídia social modernas que muitos de nós utilizamos hoje em dia, como Facebook, Twitter e LinkedIn. Aproveitando as dicas da imensa popularidade vista no mundo do consumidor, as redes sociais de empresas como Yammer e Jabber também começaram a surgir e ganhar força.

O Yammer foi criado como uma rede social semelhante ao Facebook, mas para uso empresarial interno. Era possível se comunicar com qualquer um de seus colegas por meio da interface amigável da plataforma, que apresenta um feed de atividades que exibe as ações e o conteúdo mais recente de seu colega. As empresas viram o valor de se ter uma plataforma de comunicação e colaboração, que torna mais fácil manter todos os funcionários na mesma página. A Microsoft adquiriu o Yammer em 2012 e utilizou seu modelo para criar o Microsoft Teams.

Benefícios das RSCs (e como evitar armadilhas)

As empresas costumam implementar as RSCs para preencher uma lacuna de comunicação dentro de sua equipe mais ampla. Em particular, as empresas com equipes distribuídas podem ver grandes benefícios com a utilização de uma RSC. É mais fácil interagir com colegas em todo o mundo por meio de plataformas de comunicação on-line do que por meio de chamadas telefônicas e e-mails.

Globo com nós e estrela

Porém, usar uma RSC apenas para se comunicar e socializar muitas vezes perde o poder de uma rede empresarial que abrange toda a empresa. A utilização de uma infinidade de diferentes ferramentas e software para colaboração, gestão de tarefas, compartilhamento, edição e gerenciamento de documentos significa perda de produtividade durante o dia devido à mudança de contexto.

Sua equipe vai conseguir aproveitar ao máximo uma RSC quando a rede escolhida tiver integração perfeita com as ferramentas de colaboração e compartilhamento de documentos. Pense nisso como um centro de colaboração e comunicação da sua organização. Ninguém quer perder tempo tentando descobrir em qual ferramenta salvou qual conversa, seja sobre um documento ou um projeto.

E essa abordagem se baseia em pesquisas. A Harvard Business Review mostrou que as equipes que utilizaram RSCs acharam mais fácil a colaboração e o compartilhamento de conhecimentos entre silos. Assim elas puderam tomar decisões mais rápidas, criar ideias mais inovadoras e se tornar mais engajadas em seu trabalho e na empresa.

As redes sociais corporativas ajudam as equipes a tomar decisões mais rápidas, criar ideias mais inovadoras e se tornarem mais engajadas em seu trabalho e na empresa.

De volta à história sobre as RSCs, no mesmo ano que a Microsoft adquiriu o Yammer, o McKinsey Global Institute publicou um estudo mostrando que 72% das empresas utilizavam tecnologias sociais para impulsionar seus negócios, mas poucas “sabiam como aproveitar o potencial máximo desse benefício”.

A estimativa foi de que as empresas tiveram a oportunidade de aumentar a produtividade dos gerentes e funcionários com alta qualificação em 20% a 25% por meio da implementação de diversas tecnologias sociais e software que melhorariam a comunicação, o compartilhamento de conhecimentos e a colaboração dentro e entre as empresas. Então, como fazer como essas empresas?

Balões de diálogo

Como usar uma rede social corporativa com eficácia

Conforme mencionado acima, uma das principais coisas a serem levadas em consideração ao implementar uma RSC em sua empresa é garantir que ela possa ser integrada ao trabalho de suas equipes. Muitas RSCs têm ferramentas de compartilhamento de documentos e gestão de tarefas em sua plataforma, além da função de chat. Já outras empresas podem achar que podem aproveitar os benefícios de uma rede social corporativa por meio de um local de trabalho colaborativo interno que já têm, que inclui recursos de gestão de projetos, como o Confluence.

Em sua essência, o Confluence é um espaço de trabalho onde as organizações podem criar, organizar e compartilhar o conhecimento da equipe e a documentação do projeto. No entanto, o Confluence também oferece recursos para a realização de conversas bidirecionais e de colaboração em torno desse conteúdo. No feed popular, uma exibição de conteúdo atrativo publicado em toda a empresa, as equipes podem se manter atualizadas com os anúncios mais recentes de seus colegas.

Por exemplo, a Mercy Ships, organização global sem fins lucrativos, usa o Confluence como uma rede social corporativa, incentivando os membros da equipe a compartilhar histórias de sucesso pessoais e profissionais com o resto da empresa. Assim que essas histórias são compartilhadas, em geral na forma de blog interno, outros membros da equipe da empresa podem escrever comentários de apoio ou fazer perguntas de acompanhamento de uma maneira que estimule um maior senso de conexão e comunidade.

Antes de implementar uma RSC, faça perguntas como, por exemplo, quem dentro de sua organização é responsável pela manutenção. Algumas empresas vão centralizar a propriedade e a moderação em uma equipe, como a de TI ou RH, mas outras empresas tiveram êxito ao estender a propriedade para toda a equipe. No caso da Mercy Ships, bastou a TI configurar o Confluence para uso interno e, em seguida, definir alguns princípios operacionais de utilização, etiqueta e práticas recomendadas de comunicação que todos na empresa puderam seguir.

No final, a eficácia da plataforma que você escolher cai ou se mantém conforme o uso feito pela sua equipe. Se a utilização for um problema, é provável que não haja a adoção que você esperava. A plataforma certa vai ser divertida, fácil de usar e não intrusiva para as necessidades da sua equipe em relação à comunicação com a organização, compartilhamento e armazenamento de documentos, gestão de tarefas e colaboração. Quanto menor a mudança de contexto, melhor para a sua equipe. Vai ser mais fácil para ela se concentrar nos detalhes e menos prejudicial para a produtividade.

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