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Como usar o Confluence como uma Equipe da Atlassian

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Uma das maneiras mais eficazes de utilizar o Confluence, segundo especialistas, é "a maneira Atlassian." Sob a superfície do Confluence estão os recursos que dão superpoderes à colaboração, mantendo as equipes conectadas e permitindo um equilíbrio mais saudável na vida profissional.

A gente entrevistou oito Equipes da Atlassian para aprender sobre suas práticas de trabalho e dicas secretas de anos de uso e criação do Confluence foram reveladas.

Use o Confluence para colaboração, não apenas processamento de texto

Confluence na janela do navegador

"Quem adora e-mail? Ninguém". — Blane Barker, gerente sênior de marketing de campo digital

Para novos usuários, as páginas do Confluence podem parecer um processador de texto comum, por isso, ele é utilizado assim. No entanto, o Confluence foi criado para muito mais. A Equipe da Atlassian reconhece a dimensão dessa oportunidade perdida. Por exemplo, o Confluence pode reduzir a comunicação por e-mail de 30% a 50%. Ao utilizar os recursos de marcação, comentários e compartilhamento de páginas no Confluence para tarefas colaborativas, as equipes podem reduzir a dependência de e-mails e outros canais de comunicação. Pronto para aumentar a colaboração da sua equipe com o Confluence? A gente ajuda você com dicas privilegiadas.

DICAS PARA MELHORAR A COLABORAÇÃO DA EQUIPE COM O CONFLUENCE
  • Crie uma página que defina como a comunicação é feita em equipe, especificando quais canais usar para diferentes tipos de interação.
  • Mova o bate-papo e a comunicação por e-mail para o Confluence. Dê feedback pegando a parte exata do texto com um comentário em linha — não é mais necessário alternar entre as guias ao pesquisar o marcador quatro na página dois.
  • Envie ainda menos mensagens compartilhando páginas com colegas de trabalho, garantindo que eles recebam notificações automáticas no Confluence quando você fizer atualizações.
  • Compartilhe um link de edição em vez do link da página publicada — o modo de edição permite que você veja o trabalho de seus colaboradores em tempo real. Basta clicar no sinal + ao lado da foto do seu perfil quando estiver no modo de edição.
Adição de pessoas à página do Confluence

Vá além do wiki e faça a comunicação visual do conteúdo

Vários formatos de arquivo

"Experimente todas as maneiras pelas quais você pode tornar seu conteúdo mais visual." — Danielle Dannenberg, diretora de pessoal

Há muito tempo os recursos visuais são adotados para comunicar informações de forma mais eficaz do que palavras ou texto. Foi demonstrado que a incorporação de conteúdo visual aumenta a retenção de memória, aumenta a atenção, reativa o cérebro e aumenta a compreensão, entre outros benefícios. Então, se você quiser maximizar o impacto das suas páginas do Confluence, o valor dos recursos visuais não pode ser subestimado.

É triste, mas algumas pessoas permanecem alheias ao potencial inexplorado de suas páginas do Confluence, em detrimento de si mesmas e de suas equipes. Ao utilizar a abundância de recursos de formatação disponíveis no Confluence, você pode deixar as páginas não apenas mais atraentes, mas também mais eficazes na comunicação de informações. A familiarização com os conceitos básicos dos recursos de formatação pode ser um divisor de águas na criação de páginas do Confluence que são ótimas.

DICAS PARA APRESENTAÇÃO VISUAL E LAYOUT NO CONFLUENCE
  • Destaque informações importantes em uma página com Macros de Informações, Dicas, Anotações e Avisos.
  • Use Layouts para formatar sua página para um impacto visual ideal. Você pode utilizar um layout padrão ou personalizar o número de colunas e suas larguras de acordo com seu conteúdo e objetivos.
  • Infunda suas páginas com diversão e adicione interesse visual incorporando imagens e emojis. Eles não apenas dividem o texto e reenvolvem os leitores, eles podem transmitir emoções e outras nuances de uma maneira que o texto sozinho não pode.
  • Aninhe elementos recolhíveis em uma página com Expandir, que permite revelar ou ocultar elementos específicos para diferentes partes interessadas. Dessa forma, você pode evitar o compartilhamento de informações que podem não ser relevantes para todos os leitores.
  • Trecho permite exibir um elemento de uma página em outra sem duplicar o original em vários lugares. É um recurso essencial para manter uma fonte única de informações.
Painel de informações do Confluence
Colunas do Confluence

Mantenha as partes interessadas informadas com menos reuniões

Feed no iphone preto

"O conhecimento não é nada se as pessoas não conseguirem encontrá-lo." — Kristen Forde, gerente de programa de recrutamento

Sem o Confluence, pode ser um desafio determinar a melhor maneira de manter as partes interessadas informadas. Todos já fomos atormentados por perguntas como "Quem precisa dessa atualização e como ela deve ser compartilhada?" e seus parentes "Quem deve ser convidado para esta reunião?" e "Quem deve receber o CC neste e-mail?". Muitos optam por errar para o lado da cautela e depois entregar mais do que o prometido — uma perda de tempo para aqueles que recebem informações que parecem intermináveis.

Ainda bem que o Confluence pode ajudar você a quebrar o ciclo de compartilhamento excessivo e impedir que as pessoas sejam tomadas como reféns pelo campo CC de um e-mail ou por outra atualização de status. Com as notificações, as partes interessadas se mantêm informadas sobre as atualizações das páginas do Confluence, permitindo que eles acompanhem o movimento de um projeto e eliminando a necessidade de reuniões para compartilhar atualizações de status, informações básicas do projeto e feedback. Melhor ainda, cada colaborador tem a capacidade de seguir e deixar de seguir páginas, garantindo que eles recebam apenas notificações relevantes para eles.

DICAS PARA MANTER OS MEMBROS DA EQUIPE INFORMADOS COM O CONFLUENCE
  • Em vez de convidar alguém para uma reunião, compartilhe uma página do Confluence com status. Eles são notificados de forma automática quando uma alteração na página é realizada e podem escolher quando e se querem saber sobre uma atualização. Blane Barker, gerente sênior de marketing de campo digital, usou essa abordagem para manter" toneladas de partes interessadas" atualizadas sobre o planejamento de sua cúpula anual de eventos sem reuniões intermináveis.
  • Embora a possibilidade de seguir e deixar de seguir páginas e escolher como receber notificações sobre as atualizações de páginas sejam ótimas para reduzir o excesso de comunicação, ainda há alguns casos em que você não quer informar a todos sobre uma edição. A boa notícia é que você pode publicar páginas do Confluence sem notificar outras pessoas, para que as pessoas não recebam spam com alertas para cada erro de digitação que você corrigir.

Reserve um tempo para dominar os principais recursos do Confluence

Livro aberto com a página do Confluence

"Aprofunde-se um pouco mais no aprendizado, como ele funciona e como funciona." - BJ Schone, líder de desenvolvimento organizacional de talentos

No estilo Atlassian, o Confluence é o escritório virtual. É onde os Equipe da Atlassian passam a maior parte de suas horas de trabalho planejando, pensando, projetando e colaborando.

Quando uma ferramenta é tão importante para o seu trabalho, vale a pena investir tempo aprendendo todas as suas capacidades. Embora isso custe algum esforço extra no início, ele vai ser recompensado muitas vezes no futuro com a economia de tempo e energia.

DICAS SOBRE COMO DOMINAR A CONFLUENCE
  • Uma lição retumbante da Equipe da Atlassian sobre como dominar o Confluence? O poder do comando slash! Em uma página do Confluence, pressione a tecla/para abrir um menu suspenso com uma infinidade de possibilidades. Do simples - adicionar itens de ação, emojis e datas - ao avançado - incorporando quadros do Trello, arquivos do Dropbox e apresentações do PowerPoint - tudo isso pode ser feito com a barra. Reserve alguns minutos para se familiarizar com os recursos do comando de barra e você vai poupar horas no futuro.
  • Os templates representam outro recurso amado pelos Equipe da Atlassian. É provável que haja uma correspondência para o seu projeto na extensa galeria de templates do Confluence, então começar do zero nunca deve ser o padrão. Alguns favoritos da Atlassian: plano de 90 dias, manual do funcionário, retrospectiva e plano estratégico.
  • Para melhorar o ROI do domínio do Confluence, torne-o parte da cultura da sua empresa — o destino padrão de todos para o compartilhamento de conhecimentos. Ao pesquisar informações, os Equipe da Atlassian sempre consultam o Confluence primeiro. Para implementar isso em sua empresa, comece enfatizando o Confluence durante a integração de novas contratações. Além disso, fazer com que a liderança sirva de template para o restante da organização no uso do Confluence - o restante da organização vai adotar as mesmas práticas.

Seis dicas adicionais do Confluence que salvam vidas

  1. Encontre todas as suas tarefas em uma visão geral. Clique na foto do seu perfil no canto superior direito e selecione Tarefas.
  2. Organize suas páginas com árvores de páginas. Eles facilitam a localização do que você está procurando, e você pode estruturar páginas em sua árvore usando arrastar e soltar.
  3. Duplique uma página e todos os seus filhos. Você pode copiar uma árvore inteira de páginas em vez de duplicá-las uma por uma. Selecione Copiar no menu Mais ações e marque a inclusão de páginas filhas.
  4. Limite o acesso à página. A transparência é ótima, mas às vezes você precisa trabalhar em uma página com um pequeno grupo. Use o ícone de restrições no canto superior direito da sua página para limitar o acesso aos principais interessados.
  5. Inclua links com imagens. Esse é um recurso simples, mas essencial para muitas pessoas, como designers que querem vincular arquivos de origem ou materiais de referência no Figma ou Dropbox.
  6. Copie e cole de programas criativos. Outra ótima dica para designers: é possível copiar imagens, vídeos e outros conteúdos direto de programas criativos como o Photoshop para o Confluence, eliminando a necessidade de salvar e importar seus arquivos.

Colabore da maneira Atlassian

Os Equipe da Atlassian conhecem os muitos recursos escondidos abaixo da superfície do Confluence que se estendem muito além do processamento de texto. Eles o usam para sintetizar a colaboração em um só lugar e ter uma compreensão profunda de suas capacidades e benefícios incomparáveis. E embora o aprofundamento seja algo natural para as pessoas que desenvolvem a ferramenta, você deve adotar uma abordagem semelhante para qualquer aplicativo importante em sua vida profissional.

Pronto para maximizar o potencial da sua equipe com o Confluence? Comece a colaborar do jeito Atlassian hoje

Agradecimentos a BJ Schone, Blane Barker, Corey Scott, Danielle Dannenberg, Emily Castro, Jehan Gonsalkorale, Kristen Forde e Miles Kaye por seus insights.

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