Como rastrear o progresso do projeto do início ao fim

• Rastrear o progresso do projeto ajuda as equipes a entender se o trabalho está no prazo, alinhado com as metas e progredindo para os resultados certos

• Dividir o trabalho em marcos, tarefas, proprietários e prazos torna o progresso mais fácil de medir e gerenciar

• O progresso do projeto deve ser revisado com frequência usando uma combinação de atualizações de status, cronogramas, painéis e métricas de desempenho

• Quando as prioridades, os cronogramas ou os recursos mudam, as equipes devem atualizar o plano do projeto repriorizando o trabalho, reatribuindo tarefas ou ajustando o escopo

Até mesmo o plano de projeto mais eficaz pode perder o ritmo quando as equipes não têm uma visão clara do que está feito, do que está atrasado e do que precisa de atenção em seguida. 

Rastrear e visualizar o progresso é uma parte essencial do gerenciamento de projetos, pois ajuda as equipes a se manterem alinhadas, cumprirem prazos e alcançarem marcos importantes dentro do cronograma.

Neste guia, vamos explicar como rastrear o progresso do projeto, quais métodos usar e quais métricas são mais importantes ao longo do ciclo de vida do projeto.

O que é o rastreamento do progresso do projeto?

O rastreamento do progresso do projeto é o processo de monitorar o trabalho do projeto em relação ao plano do projeto, metas, linha do tempo, marcos e entregas. Isso ajuda os gerentes de projeto a entender como o trabalho está avançando e se o projeto está no caminho certo e seguindo na direção correta.

Entender como rastrear o progresso do projeto envolve vários componentes principais, incluindo:

• Conclusão da tarefa

• Conclusão da conquista

• Atualizações do cronograma

• Bloqueadores e dependências

• Carga de trabalho da equipe

• Alterações de status

• Riscos ou atrasos

• Atualizações de interessados

Por que é importante rastrear o progresso do projeto?

O rastreamento do progresso do projeto oferece aos líderes de equipe e aos gerentes de projeto uma visão confiável e atualizada de como o trabalho está progredindo antes que a correção dos problemas fique mais difícil. Assim você pode: 

• Detectar atrasos com antecedência

• Tornar os bloqueadores visíveis

• Melhorar a responsabilidade da equipe.

• Reduzir a necessidade de ir atrás de atualizações

• Dar às partes interessadas uma visibilidade mais clara do status

• Rebalancear cargas de trabalho

• Planejar e fazer previsões melhores

• Manter o trabalho conectado às metas do projeto

Progresso vs. status vs. desempenho do projeto

O progresso, o status e o desempenho do projeto estão relacionados, mas medem partes diferentes da integridade do projeto.

O progresso, o status e o desempenho do projeto atuam em conjunto para dar a você uma visão completa do projeto em que você está trabalhando. Juntos, eles mostram o progresso da conclusão do trabalho, o que resta e com que eficiência a equipe está fazendo entregas.

Como rastrear o progresso do projeto em 8 passos

Rastrear o progresso do projeto é bem simples, e há vários métodos que você pode usar para acompanhá-lo.

1. Comece com uma meta clara do projeto

Para rastrear o progresso do projeto, comece definindo uma meta de projeto clara. Definir metas é uma etapa importante porque permite medir o progresso do projeto em relação à meta que você está tentando alcançar.

Uma meta clara do projeto deve incluir:

• Objetivo empresarial: o objetivo ao qual você deseja se alinhar ou que quer alcançar por meio do projeto.

• Escopo do projeto: uma descrição detalhada do trabalho do projeto, metas, limites e exclusões.

• Principais entregas: os produtos ou serviços tangíveis que você entrega ao longo de um projeto.

• Linha do tempo prevista: para a conclusão do projeto. Deve ser realista e alcançável.

• Critérios de sucesso: critérios de aceitação que determinam quais condições devem ser atendidas antes que as entregas sejam aceitas.

• Partes interessadas: uma lista de todas as principais partes interessadas envolvidas no projeto.

• Restrições: limitações do projeto, como recursos ou tempo.

2. Divida o projeto em conquistas

Depois de definir a meta, divida o trabalho em conquistas para facilitar o monitoramento de iniciativas maiores. Elas indicam pontos de controle importantes entre o início e a conclusão, tornando o monitoramento do progresso rápido e fácil.

Conquistas comuns do projeto incluem:

• Lançamento concluído do projeto

• Requisitos aprovados

• Briefing criativo finalizado

• Design concluído

• Desenvolvimento concluído

• Controle de qualidade concluído

• Aprovação da parte interessada recebida

• Lançamento concluído

• Revisão pós-lançamento concluída

3. Transforme conquistas em tarefas rastreáveis

A visibilidade no nível da tarefa ajuda os gerentes de projeto a ver se as conquistas estão progredindo. Para alcançar isso, transforme-as em tarefas menores e rastreáveis.

Você pode fazer isso usando automações de fluxo de trabalho para economizar tempo na configuração manual de itens. Isso ajuda no processo de rastreamento do projeto, eliminando as incertezas causadas pela falta de informações ou atualizações da tarefa.

Além disso, dividir conquistas maiores em tarefas individuais oferece uma visão mais clara do que está em andamento, parado ou concluído. Cada tarefa precisa incluir:

• Um proprietário

• Uma data limite

• Uma prioridade

• Progresso do status

• Dependências

• Critérios de aceitação ou definição de concluído

4. Escolha um método de rastreamento de progresso

O próximo passo é escolher um método de rastreamento de progresso, e há várias opções. Diferentes métodos de rastreamento de progresso são ideais para diferentes tipos de projetos.

Certifique-se de escolher um com base no cronograma do projeto, na complexidade, na estrutura da equipe e nas necessidades de relatórios.

Algumas equipes podem usar um único método de rastreamento de progresso, enquanto equipes maiores e multifuncionais costumam combinar vários métodos.

5. Monitore bloqueadores, riscos e dependências

Para entender o progresso do projeto, as equipes precisam olhar além do trabalho lento e identificar os bloqueadores, riscos ou dependências que causam atrasos. 

Existem várias causas possíveis para atrasos no projeto. Tarefas bloqueadas, mudanças de escopo, restrições de recursos e requisitos pouco claros podem resultar em perda de prazos e lentidão no trabalho.

6. Revise o progresso em uma cadência regular

A consistência é outro aspecto importante do rastreamento do progresso do projeto. Você não deveria rastrear o progresso do projeto apenas quando um prazo estiver se aproximando.

Em vez disso, você precisa revisar o progresso com frequência para garantir que os projetos continuem no caminho certo. Reuniões rápidas diárias ajudam as equipes a se reunirem para alinhar o progresso do projeto todos os dias úteis.

Ou experimente usar check-ins semanais para garantir o alinhamento em longo prazo. Usar ferramentas de documentação como o Confluence facilita organizar reuniões rápidas e documentar cada atualização.

7. Compartilhe atualizações claras de progresso com as partes interessadas

As atualizações para as partes interessadas são um dos vários motivos pelos quais é importante rastrear o progresso do projeto. Ele oferece uma visão detalhada do progresso da equipe, para que você possa entender seu progresso atual em relação aos objetivos empresariais maiores.

Os gerentes de projetos precisam comunicar o progresso detalhado da equipe em atualizações claras para executivos, clientes e equipes multifuncionais. Dividir o progresso detalhado em atualizações de progresso claras facilita o alinhamento das partes interessadas com os projetos.

8. Ajuste o plano do projeto quando o progresso mudar

Rastrear o progresso não é apenas uma questão de visualizar o status atual de um projeto. É sobre usar essas informações para aprender e tomar uma ação. Quando o progresso muda, é importante ajustar seu plano de projeto para se adequar às novas necessidades.

Há várias maneiras de ajustar o plano do seu projeto com base nas mudanças do progresso, incluindo:

• Repriorizando

• Reatribuindo trabalho

• Adicionando recursos

• Reduzindo o escopo para cumprir prazos 

Melhores métodos para acompanhar o progresso do projeto

Dos quadros Kanban do Jira aos quadros Scrum, há várias maneiras de acompanhar o progresso do projeto. Compare métodos de monitoramento do progresso para encontrar a melhor solução para o seu projeto.

Os métodos mais comuns de monitorar o progresso do projeto incluem quadros Scrum do Jira, quadros Kanban, cronogramas de projetos e gráficos de burndown.

Métricas importantes de progresso do projeto para acompanhar

Usar métricas ajuda as equipes a definir o sucesso de forma clara, mensurável e útil. Essas métricas principais são uma parte essencial do rastreamento do progresso do projeto.

Ferramentas para acompanhar o progresso do projeto

Além dos métodos de rastreamento, gerentes de projetos podem usar várias ferramentas para monitorar o progresso.

Quadros do projeto

Os quadros de projetos ajudam as equipes a visualizar o trabalho por status, dando a você uma visão simplificada de quais trabalhos estão em progresso, quais foram concluídos e os próximos.

Os quadros do Jira ajudam as equipes a gerenciar trabalhos em fluxos personalizáveis, o que os torna úteis para equipes ágeis, equipes de projetos e fluxos de trabalho multifuncionais.

Cronogramas e roteiros

Os cronogramas oferecem aos gerentes de projetos uma visão clara dos prazos, dependências e datas dos marcos. A visualização Cronograma do Jira pode ajudar as equipes a mapear os trabalhos de acordo com os prazos e a entender como as tarefas se conectam em todo o projeto, o que ajuda a alinhar os trabalhos do dia a dia com marcos maiores.

Painéis e relatórios

Os painéis de progresso e os relatórios ajudam as equipes a monitorar a integridade, os riscos e as tendências do projeto. Eles fornecem aos gerentes de projetos uma visão geral clara de como um projeto está avançando e do que pode impedir o progresso.

Os painéis e relatórios do Jira permitem que as equipes acompanhem métricas de progresso, como trabalhos atrasados, progresso do sprint, tarefas bloqueadas, carga de trabalho e tendências de entrega.

Essa visibilidade pode reduzir o trabalho manual por trás dos relatórios de status. Por exemplo, a Bandhan Life usa painéis e filtros do Jira para acompanhar o progresso e os principais marcos em vez de coletar atualizações de status à mão. 

Como Shahid da Bandhan Life explica, as equipes agora têm “uma visão em tempo real do que está acontecendo”, o que contribui para a responsabilização.

Automação de fluxos de trabalho

As ferramentas de automação de fluxo de trabalho reduzem os trabalhos repetitivos de gerenciamento de projetos para as equipes manterem o progresso em andamento. Com a automação do Jira, você pode definir lembretes automáticos, atualizações de status, notificações e outras ações recorrentes do fluxo de trabalho.

Documentação de projeto

A documentação do projeto facilita para equipes e executivos encontrarem os objetivos, o escopo, as decisões e as atualizações do projeto em um local centralizado.

As páginas do Confluence são uma solução simples para documentação, permitindo que você documente planos de projeto, notas de reunião, registros de decisões, atualizações de status, requisitos e lições aprendidas. Quando você atualiza as páginas do Confluence, elas são atualizadas para todos em tempo real.

Modelos de atualização de status

Os templates ajudam os gerentes de projetos a comunicar o progresso com clareza e consistência, evitando a confusão das partes interessadas e garantindo o alinhamento entre as equipes.

O template de status do projeto do Confluence ajuda as equipes a padronizar as atualizações sobre trabalhos concluídos, riscos, bloqueadores, decisões e próximas etapas.

Mantenha sua equipe alinhada conforme o trabalho do projeto avança

O monitoramento do progresso do projeto ajuda os gerentes de projetos a manter o trabalho avançando. Existem vários métodos e ferramentas de rastreamento do progresso que você pode usar para manter as equipes alinhadas e os projetos avançando rumo à meta desejada.

O Jira ajuda as equipes a acompanhar tarefas, responsáveis, prazos, bloqueadores, fluxos de trabalho, painéis e relatórios, para que os gerentes de projetos tenham visibilidade em tempo real de como os trabalhos estão avançando.

O Confluence oferece um espaço de trabalho compartilhado para documentar metas do projeto, atualizações de status, notas de reunião, decisões e próximos passos, permitindo que as equipes mantenham o contexto do projeto alinhado com o trabalho monitorado.

Perguntas frequentes do progresso do projeto

Quais são algumas práticas recomendadas para acompanhar o progresso do projeto?

Ao acompanhar o progresso do projeto, é importante definir um objetivo claro para o projeto, dividir o projeto em marcos e tarefas e revisar o progresso com frequência.

Como saber se um projeto está atrasado?

Você pode identificar se um projeto está atrasado observando trabalhos que não foram concluídos, prazos próximos, bloqueadores e riscos. Identificar esses problemas logo no início ajuda a evitar atrasos no projeto.

Com que frequência o progresso do projeto deve ser acompanhado?

O progresso do projeto deve ser acompanhado todos os dias com reuniões rápidas, além de verificações semanais que permitem aos gerentes de projetos acompanhar os principais marcos do projeto.

Como os gerentes de projetos acompanham o progresso de várias equipes?

Gerentes de projetos usam ferramentas como quadros Kanban e Scrum para acompanhar o progresso de várias equipes, o que ajuda as equipes multifuncionais a se manterem alinhadas e se responsabilizarem pelo trabalho.