A Bandhan Life une equipes com o Jira e o Confluence Cloud

Desafio: a Bandhan Life, da Índia, queria uma maneira melhor de conectar equipes e tarefas na organização para aprimorar a colaboração, o monitoramento, o alinhamento estratégico e a visibilidade.

Solução: a empresa de seguros de vida expandiu o uso do Jira e do Confluence para criar um sistema de trabalho unificado e colaborativo.

Impacto: ao centralizar quase todas as equipes no Jira e no Confluence, a Bandhan Life não só atingiu as metas originais, mas também economizou tempo no gerenciamento de projetos e na geração de relatórios.

Como criar uma experiência de seguro digital com um sistema de trabalho conectado

A Bandhan Life é a primeira seguradora da Índia a adotar modelos de trabalho distribuídos e digitais. A equipe planeja orientar essa mudança no setor, com o objetivo de otimizar a experiência de funcionários, clientes e parceiros.

É comum que processos relacionados a seguros de vida sejam bastante manuais e envolvam muita papelada e documentação. A segurança também é uma grande preocupação, já que o setor de seguros lida com informações confidenciais propensas a fraudes.

Para a Bandhan Life, fazer a transição para um novo modelo era uma meta ambiciosa. Para que isso acontecesse, a equipe sabia que precisaria ajustar o processo e a plataforma.

Em busca de um sistema centralizado para comunicação, colaboração e alinhamento

A rotina de trabalho da Bandhan Life costuma exigir colaboração entre partes internas e externas, como acontece, por exemplo, quando funcionários integram novos parceiros de distribuição (como bancos e corretoras de seguros) para vender as apólices de seguro de vida da empresa. Com tanta coordenação envolvida, facilitar a colaboração era uma prioridade importante dessa transformação digital.

Antes de a Bandhan expandir o uso das ferramentas da Atlassian, os funcionários tinham processos próprios para cada fluxo de trabalho. A maioria monitorava tarefas no Excel e se comunicava por Slack, e-mail e Microsoft Teams. Os dados ficavam isolados nesses sistemas, então as pessoas precisavam fazer buscas em várias plataformas ou procurar os colegas para conseguir informações.

Isso não só criou atritos e atrasou os processos, mas também dificultou a geração de relatórios e a priorização. Com mais de 120 projetos em 25 departamentos, era um desafio para a liderança acompanhar o progresso do trabalho e alocar recursos, sobretudo em diferentes locais e áreas da organização.

“Demoramos dois dias úteis apenas para preparar um relatório de progresso do projeto”, explica o vice-presidente do escritório do CEO, Shahid Hussain. “Ele tinha que ser criado, revisado e editado de novo antes de ser considerado pronto para ser visto pela liderança.”

O vice-presidente executivo de CISO e governança de TI, Kiran Belsekar, acrescenta: “Como somos uma organização em que se pode trabalhar de qualquer lugar, ficou difícil acompanhar projetos, fazer verificações diárias e monitorar o trabalho dos funcionários. Todos estavam trabalhando muito, mas os resultados de ORC não estavam acontecendo.”

A Bandhan Life precisava de um sistema mais conectado que registrasse o progresso, mantivesse as equipes alinhadas e criasse visibilidade sobre como aquele trabalho alcançaria as metas gerais. “A gente queria gerar mais visibilidade para direcionar melhor nossa energia nas metas organizacionais e acabar com os isolamentos”, diz Kiran.

Expandindo o Jira e o Confluence em um sistema de trabalho, compatível com a Padah Solutions

A Bandhan Life procurou a Padah Solutions como parceira de soluções para ajudar a resolver esse desafio. Priti Kumar, fundadora da Padah Solutions, recomendou expandir o uso da Atlassian na empresa em vez de adotar uma nova ferramenta. As equipes técnicas da Bandhan Life já eram usuárias do Jira há muito tempo, então apostar tudo na nuvem da Atlassian fazia sentido.

Para atender às necessidades de diferentes funções de negócios, a Padah Solutions implantou quadros do Jira ágeis e em cascata. A empresa também integrou o Jira com o Microsoft Outlook e o Teams para que a Bandhan Life pudesse usar essas ferramentas de uma forma mais simplificada e centralizar a comunicação.

"A Padah analisou nossos requisitos e projetou soluções eficazes", diz Shahid. "A gente teve conversas frequentes com a empresa durante todo o processo, e tudo foi concluído muito rápido devido ao envolvimento e experiência deles com o Jira."

Jira e Confluence: as ferramentas perfeitas para a cultura colaborativa da Bandhan Life

Hoje, a nuvem da Atlassian serve como plataforma de colaboração para quase toda a organização. As equipes usam o Jira para colaborar e monitorar o trabalho, além do Confluence como uma base de conhecimento centralizada. "As ferramentas da Atlassian se tornaram nossa cultura", diz Kiran. "Toda iniciativa começa no Jira."

Agora, as equipes da Bandhan Life podem trabalhar juntas com facilidade durante toda a duração de cada projeto, independente de quantas pessoas precisem colaborar.

Desde o início, as equipes criam roteiros abrangentes e completos para priorização e agendamento com o Planos do Jira. Em seguida, os itens são criados no Jira, as tarefas são atribuídas e os cronogramas definidos. Os funcionários usam o Jira e o Confluence para se comunicar durante todo o planejamento e a execução, ajudando todos a permanecerem na mesma página, gerenciar dependências e reduzir atrasos. "Quase todo mundo depende de alguma outra função e, com o Jira, isso é fácil de entender", diz Shahid. "Os relatórios mostram com clareza quais equipes dependem umas das outras para obter suporte e resultados."

Os painéis e filtros no Jira também facilitam o monitoramento do progresso e das principais conquistas, eliminando a necessidade de os gerentes verificarem eles mesmos as atualizações de status ou passarem dias compilando um relatório. "A gente passa menos tempo descobrindo qual projeto está em qual estágio e qual é o mais importante", diz Shahid. "É possível ter uma visão em tempo real do que está acontecendo, o que impulsiona a responsabilidade entre pares."

Colaboração, comunicação e visibilidade: trabalhando juntas para impulsionar resultados importantes

Desde a unificação com o sistema de trabalho da Atlassian, a Bandhan Life tem visto melhorias mensuráveis em termos de velocidade, visibilidade e eficiência. “Somos uma organização bastante orientada para obter resultados. O Jira e o Confluence estão nos ajudando a impulsionar esse comportamento à medida que definimos um novo padrão de modelo de trabalho em qualquer lugar e digital”, afirma Shahid.

90% de adoção em 90 dias

Como a Padah Solutions ajudou a Bandhan Life a configurar o Jira e o Confluence para atender às diferentes necessidades das equipes, a organização viu um rápido crescimento na adoção. Em três meses, 90% dos usuários adotaram as ferramentas de nuvem da Atlassian como parte essencial da rotina diária de trabalho.

30% menos tempo gasto em gerenciamento de projetos

Com o Jira e o Confluence, não há necessidade de ir ao encontro das partes interessadas para avaliar o progresso. Nos mais de 100 quadros do Jira nos projetos da Bandhan Life, os gerentes encontram todas as informações de que precisam. Desde a transição, os gerentes estão gastando 30% menos tempo monitorando e gerenciando projetos, o que significa mais tempo para fazer trabalhos de alto impacto.

20% de aumento na produtividade individual

Antes do Jira e do Confluence, os funcionários precisavam passar um tempo todos os dias vasculhando sistemas, pedindo ajuda aos colegas e gerenciando dependências e aprovações. O Jira e o Confluence eliminam a maior parte desse trabalho, poupando cerca de 1 hora e meia por dia de cada funcionário.

400 horas economizadas por ano em geração de relatórios

Antes de se centralizarem na nuvem da Atlassian, as equipes passavam dois dias preparando um relatório toda vez que precisavam compartilhar o progresso do projeto com gerentes seniores. O Jira automatizou quase todo esse trabalho, economizando cerca de 100 horas por trimestre ou 400 horas por ano.

95% de todas as comunicações reunidas no Jira

Em vez de estarem espalhadas pelo Excel, e-mail, Slack e Teams, quase todas as comunicações relacionadas ao projeto (exceto para o trabalho de vendas em campo) agora são reunidas e monitoradas no Jira, ajudando as pessoas a se sentirem mais informadas sobre o progresso e o status de seu trabalho. "A gente tem uma visão geral antes mesmo de o trabalho começar", explica Shahid. "Cada iniciativa é inserida no Jira e um e-mail acionador informa a todos que ela foi lançada."

Priorização em tempo real

Com mais visibilidade e relatórios mais fáceis, os funcionários podem tomar decisões com mais rapidez e se ajustar conforme necessário. Os líderes também podem priorizar com dinâmica e colaboração, visualizando o status de qualquer projeto por meio do Jira durante as reuniões, em vez de confiar em um relatório estático.

Como todos podem ver o status e a importância do projeto em tempo real em um piscar de olhos, os funcionários de todos os níveis da empresa, e não apenas as lideranças, acham mais fácil se concentrar no trabalho que mais importa. "Com o Jira e o Confluence, todos priorizam na hora o que é importante e, é claro, trabalham para obter melhores resultados finais", diz Shahid.

A plataforma e os parceiros certos para levar o setor de seguros indiano a uma nova era

Embora a união no Jira e no Confluence Cloud tenha melhorado a experiência dos funcionários da Bandhan Life, os distribuidores que vendem apólices e os clientes que buscam um futuro protegido também estão se beneficiando. “Vimos um aumento na velocidade de entrega de produtos e de integração de parceiros”, explica Shahid.

Com as ferramentas de nuvem da Atlassian e o suporte da Padah Solutions, as equipes da Bandhan Life estão cumprindo a visão de uma experiência de seguradora mais conveniente e digital para os funcionários, parceiros e clientes em todo o país.