O que é a iniciação do projeto? Principais etapas, entregas e dicas

Principais conclusões

• Todo projeto precisa de um motivo claro para existir antes de o trabalho detalhado sequer começar

• A iniciação é a primeira fase do ciclo de vida do projeto, na qual as equipes avaliam se vale a pena levar essa ideia adiante e definem o propósito geral do projeto

• Essa fase abrange entregas fundamentais, como o caso de negócio, a avaliação de viabilidade, a lista de partes interessadas e o termo de abertura do projeto

• A iniciação do projeto não substitui o planejamento, mas o contextualiza e dá a aprovação necessária para seguir com ele

• Muitas vezes, equipes que pulam a iniciação depois acabam lidando com falta de alinhamento, escopos pouco claros e desperdício de esforço

A maioria dos projetos dá errado não devido à execução, mas porque nem sequer deveriam ter sido aprovados. A iniciação é a primeira das fases do gerenciamento de projetos e busca garantir o sucesso da iniciativa. É onde as equipes decidem se vale a pena seguir com um projeto antes de alocar tempo, orçamento e pessoas em um planejamento detalhado.

Continue lendo para saber o que é a iniciação do projeto, quem é responsável por ela, por que é importante e a melhor abordagem.

O que é a iniciação do projeto?

A iniciação é a primeira fase do ciclo de vida do projeto, na qual as equipes avaliam o valor e a viabilidade de uma iniciativa, definem seu propósito e identificam quem precisa se envolver, tudo antes de o planejamento detalhado começar. Durante essa fase, as equipes definem o escopo geral do projeto, identificam riscos iniciais e trocam ideia o suficiente para decidir se o projeto deve seguir adiante.

Iniciação e planejamento do projeto

Essas duas fases estão relacionadas, mas têm propósitos diferentes. Veja uma comparação:

A iniciação indica se devemos seguir com o projeto enquanto o planejamento aponta como fazer isso.

Quem é responsável pela iniciação do projeto?

A iniciação do projeto nem sempre fica a cargo de uma mesma pessoa. Vai depender do tamanho do projeto, da estrutura da organização e de quem está patrocinando o trabalho. Estas são as funções que costumam estar envolvidas:

• Patrocinador ou líder do projeto: em geral, é a pessoa que abraça a ideia e garante o apoio ou financiamento inicial necessário para seguir adiante

• Gerente de projetos: costuma coordenar as atividades de iniciação, elaborar a documentação inicial e manter tudo organizado à medida que o projeto ganha forma

• Partes interessadas multifuncionais: representantes das equipes envolvidas, contribuindo com perspectivas sobre viabilidade, impacto ou prioridades organizacionais

• Especialistas: pessoas com conhecimento especializado que ajudam a avaliar se a ideia do projeto é realista e viável em termos técnicos

• Equipe do projeto: principais colaboradores, que podem não atuar como líderes da iniciação, mas ajudam a moldar o escopo e a identificar desafios com antecedência

Por que a iniciação do projeto é importante?

Pular a iniciação do projeto pode economizar tempo no início, mas isso quase sempre custa caro depois. Entenda o motivo:

Esclarece por que o projeto existe

A iniciação ajuda as equipes a definir o problema, a oportunidade ou o objetivo por trás do projeto para que todos entendam o "porquê" antes de se aprofundarem no "como".

Confirma se vale a pena seguir com o projeto

Criar um caso de negócios e fazer um estudo de viabilidade durante a iniciação ajuda as equipes a evitar o investimento em iniciativas que podem não agregar valor suficiente ou não ser realistas.

Mantém as partes interessadas alinhadas desde o início

Identificar as partes interessadas no início do projeto e fazer com que elas se envolvam antes de seguir para o planejamento detalhado reduz a chance de relutância ou surpresas de última hora.

Cria uma base para o planejamento do projeto

A iniciação dá ao planejamento o contexto e a autorização necessários. Sem isso, as equipes muitas vezes partem para o planejamento de recursos e o cronograma sem uma visão clara do propósito real do projeto.

Cinco etapas principais da iniciação do projeto

Os detalhes da iniciação variam conforme o projeto, mas a maioria das equipes realiza uma série parecida de atividades. Aqui estão cinco etapas comuns:

1. Dê uma definição geral para o projeto

As equipes estabelecem o propósito, os objetivos e o escopo geral do projeto durante a iniciação. O objetivo é responder às perguntas certas o quanto antes para orientar o restante do processo. Estes são os itens que vale a pena abordar nesta etapa:

• Qual problema, oportunidade ou necessidade este projeto busca resolver?

• Por que este projeto está sendo proposto agora?

• Qual é o objetivo principal do projeto?

• O que define o sucesso geral do projeto?

• Para quem é o projeto ou quem será afetado por ele?

• O que está no escopo geral?

• O que com certeza está fora do escopo nesta fase?

• Existem restrições ou requisitos importantes já conhecidos?

• Como este projeto está relacionado às prioridades mais amplas da empresa ou da equipe?

• O que ainda precisa ser esclarecido antes de o projeto avançar?

2. Crie o caso de negócio

As equipes avaliam por que o projeto é importante e o valor que ele pode agregar. Um caso de negócio sólido conecta o projeto a uma necessidade real e fornece às partes interessadas informações suficientes para avaliar se o investimento faz sentido.

3. Avalie a viabilidade

As equipes avaliam se o projeto é realista o suficiente para avançar, analisando a viabilidade técnica, a disponibilidade de recursos, o cronograma esperado e quaisquer restrições que possam afetar a entrega.

4. Identifique as partes interessadas

As equipes identificam quem está envolvido, vai ser afetado ou é responsável pelo sucesso do projeto. Uma matriz RACI pode ajudar a esclarecer as funções desde o início para que haja menos confusão quando o planejamento e a execução começarem.

5. Crie um termo de abertura ou briefing para o projeto

As equipes costumam formalizar o projeto com um termo de abertura ou briefing, que funcionam como uma autorização geral do projeto. Esse documento registra o propósito, o escopo, as partes interessadas e as restrições do projeto identificados durante a iniciação. Um template de termo de abertura de projeto pode deixar essa etapa mais rápida e consistente.

Entregas essenciais na iniciação do projeto

A iniciação costuma resultar em algumas entregas que ajudam as partes interessadas a decidir se o projeto deve prosseguir. Veja o que cada uma faz:

Dicas para uma iniciação mais tranquila

Até mesmo equipes experientes podem tropeçar durante a iniciação se a tratam como uma mera formalidade em vez de um ponto de decisão. Estas dicas podem ajudar:

• Faça uma avaliação rigorosa do motivo do projeto: pergunte se o projeto resolve um problema real e validado ou se é uma reação a uma suposição ou a uma solicitação que não foi examinada por completo

• Busque dependências ocultas com antecedência: os projetos muitas vezes parecem simples até as equipes descobrirem que eles dependem de outros sistemas, aprovações ou processos. Identificar esses pontos durante a iniciação evita gastos inesperados durante a execução do projeto

• Alinhe os critérios de decisão antes que o projeto ganhe força: as equipes devem concordar desde o início sobre o que faz valer a pena seguir com o projeto, seja o valor esperado, a urgência, o alinhamento estratégico ou os requisitos de recursos

• Trate as entregas de iniciação como ferramentas de decisão, não formalidades: documentos como o caso de negócio, a avaliação de viabilidade ou o briefing do projeto ajudam as partes interessadas a decidir se devem prosseguir, revisar ou pausar a iniciativa. Se ninguém as consulta, elas não estão cumprindo seu papel

• Evite partir direto para a solução: as equipes costumam partir para a solução que parece melhor antes de entender bem o problema. A iniciação é o momento de desacelerar e garantir que a definição do problema seja incontestável

• Defina o sucesso em termos de negócios, não apenas em termos de projeto: um projeto entregue no prazo e dentro do orçamento, mas que não impacta uma métrica relevante, não é um verdadeiro sucesso

• Evite que o escopo inicial se expanda rápido demais: é natural refinar um pouco o escopo na iniciação, mas deixar que ele cresça sem controle pode causar problemas para o projeto mais tarde

Perguntas frequentes sobre a iniciação do projeto

Quanto tempo a fase de iniciação do projeto costuma levar?

A duração da iniciação do projeto depende do tamanho, da complexidade e do risco do projeto. Uma pequena iniciativa interna pode ser concluída em poucos dias, enquanto um grande esforço interdisciplinar pode levar semanas de conversas com as partes interessadas e análise de viabilidade.

Um projeto pode avançar sem uma fase formal de iniciação?

Alguns projetos menores podem avançar com uma versão simplificada da iniciação, mas pular essa etapa por completo pode causar confusão mais tarde. Mesmo um breve resumo do propósito, do escopo e das partes interessadas do projeto pode ajudar a evitar desalinhamentos.

Quais são os sinais de que um projeto não está pronto para sair da iniciação?

Alguns sinais comuns de que o projeto não deve sair da fase de iniciação são: 

• A equipe não consegue explicar com clareza qual problema o projeto resolve

• As partes interessadas têm visões conflitantes sobre o propósito ou os resultados esperados

• Há dependências não resolvidas, como aprovações pendentes ou propriedade indefinida

• Ninguém avaliou se o projeto é viável considerando os recursos e prazos atuais.

A iniciação é apenas para projetos grandes ou complexos?

De forma alguma. Mesmo um projeto pequeno se beneficia ao responder "por que estamos fazendo isso?" e "quem precisa se envolver?" A diferença é o nível de formalidade que o processo exige. Uma grande iniciativa pode precisar de um caso de negócio detalhado e uma análise das partes interessadas, enquanto um esforço menor pode exigir apenas um breve resumo por escrito e uma rápida conversa de alinhamento.

A iniciação pode alterar o escopo de um projeto?

Sim. Um dos objetivos da iniciação é colocar à prova as suposições iniciais e refinar o escopo com base no que as equipes aprendem por meio da análise de viabilidade e de conversas com as partes interessadas. É melhor que o escopo mude durante a iniciação do que durante a entrega.

Prepare o terreno para melhores resultados no projeto

A iniciação do projeto dá às equipes a chance de definir o problema, avaliar se vale a pena seguir com o trabalho, alinhar as partes interessadas e documentar o propósito do projeto antes do início do planejamento detalhado. Quando essa fase é bem executada, o restante do projeto tem uma direção mais clara, maior adesão e menos surpresas pelo caminho.

O Confluence facilita o gerenciamento da iniciação do projeto em um só lugar. Páginas e documentos dinâmicos podem apoiar resumos e termos de abertura de projetos, tabelas organizam as partes interessadas ou detalhes do escopo, templates padronizam a documentação de reuniões de início de projeto e quadros brancos ajudam equipes a estruturar ideias antes da formalização.

Após a conclusão do trabalho de base, o Jira pode ajudar a dar continuidade ao trabalho, transformando ideias aprovadas em tickets monitorados, conectando a documentação inicial do projeto à entrega e proporcionando às equipes uma transição mais clara da iniciação para o planejamento e a execução. Comece a usar o Confluence e o Jira para apoiar seu próximo projeto, da primeira ideia ao trabalho concluído.