O que é automação de processos de negócios (BPA)?

Às vezes, o óbvio precisa ser dito: tarefas administrativas estão tomando tempo demais. 

Enviar atualizações de status, correr atrás de aprovações, atribuir tarefas, atualizar as partes interessadas… mal sobra tempo para de fato inovar ou fazer alguma melhoria.

Adotar a automação de processos de negócios (BPA) para tarefas rotineiras ajuda sua equipe a atingir todo o potencial dela, além de reduzir gastos. A BPA permite que sua equipe se concentre em iniciativas estratégicas enquanto aprimora sua central de atendimento de TI e processos gerais de gerenciamento de projetos.

 Gerentes de projeto podem automatizar tudo, desde atribuições de tarefas até relatórios de conformidade, sem escrever uma única linha de código. E, embora isso não seja novidade para todo mundo, há dicas de processo que você pode seguir para causar um impacto real.

O que é automação de processos de negócios?

A automação de processos de negócios usa tecnologias e ferramentas para agilizar e automatizar tarefas ou processos recorrentes que as empresas costumam realizar de forma manual. Ela automatiza processos repetitivos que envolvem várias fases usando sistemas de gerenciamento de TI.

O foco da BPA é melhorar a eficiência dos negócios, reduzir erros e liberar recursos humanos valiosos para atividades mais estratégicas. Isso permite otimizar os fluxos de trabalho para gerenciamento de incidentes, solicitar atendimento ou garantir que os riscos sejam mitigados.

Em vez de depender de tarefas manuais demoradas e propensas a erros, a BPA usa ferramentas e software para lidar com esses processos de maneira automática.

Isso acelera o processo com uma execução precisa e consistente de cada etapa. Seja ao automatizar a criação de tickets, encaminhar solicitações às equipes adequadas ou gerar relatórios regulares, a BPA reduz o esforço manual, aprimorando a eficiência geral do serviço de TI.

Quais processos de negócios uma empresa pode automatizar?

Automatizar processos específicos pode aumentar bastante a eficiência e a precisão dos negócios. Identificar quais deles podem ser automatizados é crucial para que o esforço seja eficaz e direcionado.

Confira quais processos de negócios essenciais são ideais para a BPA:

• Tarefas de grande volume: automatizar tarefas de alta frequência, como registro de dados e geração de relatórios, pode economizar tempo e reduzir erros humanos, como os de digitação.

• Tarefas urgentes: você pode agilizar os processos de negócios que exigem realização em tempo hábil, como monitoramento de alertas do sistema ou envio de notificações automatizadas. A automação garante respostas rápidas e evita atrasos.

• Tarefas com vários envolvidos: automatize as tarefas de negócios que envolvem a coordenação entre várias pessoas, como fluxos de trabalho de aprovação ou processos entre equipes. Isso aprimora a colaboração, acelera a conclusão de tarefas e garante entregas dentro do prazo.

• Processos de suporte: automatize tarefas rotineiras de suporte, como backups de sistemas, para a equipe ter tempo de realizar atividades mais estratégicas e para melhorar a eficiência da central de atendimento.

• Tarefas que exigem trilhas de auditoria: essas tarefas incluem processos que exigem registros detalhados para fins de conformidade e auditoria, como transações financeiras.

• Tarefas esporádicas: a automação funciona bem com tarefas pouco frequentes, mas necessárias, como manutenção periódica do sistema ou verificações de conformidade. Isso garante uma conclusão consistente sem supervisão manual.

Como a automação de processos funciona nos negócios

A automação de processos de negócios em projetos segue um padrão simples baseado em algumas mecânicas principais, como: 

• Acionadores: um evento que inicia a automação, como uma tarefa sendo concluída, um prazo se aproximando ou uma alteração de status. 

• Regras: as condições que determinam o que deve acontecer quando um acionador ocorre, como "se uma tarefa for marcada como concluída, então notificar o gerente do projeto."

• Ações: o que de fato tem execução automática, como enviar uma notificação, atribuir uma nova tarefa ou atualizar um campo. 

• Fluxos de trabalho automatizados: sequências de acionadores, regras e ações que trabalham juntos para lidar com processos inteiros do início ao fim. 

Esses elementos se combinam para criar fluxos de trabalho automatizados que conectam tarefas, equipes e dados de projeto com integração. Exemplos disso podem ser:

• Quando uma tarefa termina, o início da próxima é automático.

• Quando um marco é atingido, a notificação das partes interessadas é automática.

• Quando riscos são identificados, os alertas têm escala automática para as pessoas certas. 

A automação funciona em plano de fundo, criando um fluxo de execução suave que mantém os projetos avançando sem intervenção manual constante.

Exemplos de automação de processos de negócios

A automação funciona melhor para alguns tipos de tarefas. Confira alguns exemplos práticos: 

• Gerenciamento de incidentes: um sistema automatizado pode criar tickets para problemas relatados, atribuir esses itens com base na gravidade e notificar os membros relevantes da equipe, o que reduz os tempos de resposta e melhora a eficiência da resolução.

• Cumprimento de solicitações de serviço: a BPA pode processar solicitações com rapidez, verificar todas as aprovações necessárias e notificar os usuários sobre o status, reduzindo de forma significativa o tempo de processamento.

• Gerenciamento de alterações: as ferramentas de automação podem gerenciar solicitações, acompanhar o processo de aprovação e executar alterações de acordo com um cronograma predefinido, o que minimiza as interrupções e aprimora o controle.

• Integração e desligamento: a BPA pode gerenciar a criação de contas, atribuir equipamentos necessários e administrar as permissões de acesso durante a integração. Ela também pode desativar contas e recuperar recursos da empresa durante o desligamento, garantindo consistência e segurança.

Benefícios das ferramentas de automação de negócios

As ferramentas de BPA oferecem uma série de vantagens que podem melhorar bastante o desempenho operacional da sua equipe. Essas ferramentas incluem um software de gerenciamento de fluxo de trabalho que automatiza tarefas rotineiras ou plataformas de gerenciamento de relacionamento com os clientes que lidam com a entrada de dados e o rastreamento de leads. 

Estes são alguns dos principais benefícios das ferramentas de automação de negócios:

1. Aumento da eficiência

As ferramentas de automação de negócios melhoram a eficiência de forma significativa ao otimizar tarefas repetitivas. Elas reduzem o esforço manual e minimizam as chances de erro humano. 

Por exemplo, os sistemas automatizados de tickets em TI ajudam a acelerar os tempos de resposta e resolução de tickets. Com isso, os problemas são resolvidos com mais rapidez e eficácia, levando a um aumento na satisfação dos clientes.

2. Tomada de decisão avançada

O software de ERM integra e sincroniza vários processos de negócios, dados interdepartamentais, métricas de desempenho e muito mais em um único local para criar uma fonte única da verdade.

Além de tornar esses recursos disponíveis de forma imediata, ele fornece a equipes e líderes insights em tempo real baseados em dados sobre a utilização e o desempenho dos recursos para uma tomada de decisão mais embasada sobre o planejamento de projetos.

Ferramentas como a função de panejamento de capacidade no Jira ajudam as lideranças a tomar decisões embasadas e estratégicas sobre a alocação de recursos. Nele, você calcula a quantidade de pessoas necessárias para realizar o trabalho previsto.

Assim é possível determinar de forma realista o que cada equipe pode realizar dentro de um determinado prazo e com os recursos disponíveis.

3. Mais precisão e consistência

A consistência é fundamental. É aí que entra a automação de fluxo de trabalho: ela garante a consistência das equipes nos procedimentos e processos padronizados para aumentar a precisão.

Ao reduzir a probabilidade de erros no tratamento de dados e na prestação de serviços, os sistemas automatizados ajudam a manter a consistência e a confiabilidade nas operações de TI.

4. Redução de custos

Os processos automatizados ajudam a reduzir os custos operacionais ao minimizar a necessidade de mão de obra manual e de uma ampla equipe de suporte. Eles também diminuem o tempo de inatividade e reduzem os custos associados a ineficiências e erros, gerando operações mais econômicas.

5. Melhor alocação de recursos

As ferramentas de automação permitem uma melhor alocação e planejamento de recursos. Ao automatizar tarefas administrativas e rotineiras, você vai poder se concentrar em iniciativas estratégicas e tarefas de maior valor. 

Com o uso otimizado de recursos, as pessoas podem dedicar mais tempo a atividades que impulsionam o crescimento e a inovação em vez de tarefas repetitivas.

Agilize tarefas e fluxos de trabalho com a automação de processos de negócios

A chave para uma automação bem-sucedida são os processos de alto impacto. Procure as tarefas que consomem mais tempo, causam mais frustração ou criam os maiores gargalos.

Adote a automação de processos de negócios para revolucionar a forma como você gerencia os serviços de TI, aumentando a eficiência, a precisão e o custo-benefício.

Aproveite as automações do Jira na atribuição de tickets, escalação de itens ou envio de notificações, com base em acionadores predefinidos. O Jira reduz o esforço manual e garante um tempo de resposta menor.

Além disso, com ferramentas como o Jira Service Management, criado para serviços de TI, você simplifica os fluxos de trabalho e otimiza o uso de recursos. Automatize suas operações de TI de rotina, como gerenciamento de incidentes, atendimento de solicitações de serviço e gerenciamento de alteração.