Por dentro do processo de desligamento

• Melhor engajamento dos funcionários: processos eficazes de desligamento fazem contribuições críticas para o engajamento positivo dos funcionários. Funcionários que deixam a empresa com sentimentos e experiências positivas têm maior probabilidade de recomendar outros candidatos e indicar clientes.
• Menor risco para a reputação: funcionários que tiveram experiências negativas de desligamento têm maior probabilidade de dizer coisas adversas sobre o antigo empregador, o que pode gerar um risco significativo para a reputação da empresa.
• Trabalhadores mais felizes e produtivos: o desligamento pode afetar muito a jornada de um funcionário na empresa. O gerenciamento da força de trabalho, incluindo o desligamento, também pode afetar as interações e as opiniões dos funcionários sobre a tecnologia e os serviços que impulsionam a empresa. A ITIL, infraestrutura de tecnologia da informação para o gerenciamento do ciclo de vida dos serviços de TI, inclui uma prática de gerenciamento da força de trabalho que aborda o desligamento.

A Zippia também relatou que:

• 58% das empresas pesquisadas contam com um processo de integração formal, mas apenas 29% têm um desligamento formal.
• 98% dos funcionários acreditam que o feedback que eles fornecem durante as entrevistas de desligamento é essencial e possivelmente útil para a empresa, mas apenas 30% a 35% participam dessas conversas on-line. A participação presencial é de apenas 15%.
• 60% dos vazamentos de dados têm origem dentro de uma empresa, sendo dois terços deles propositais e mal-intencionados.
• 89% dos funcionários que deixam uma empresa continuam tendo acesso a dados e aplicativos privados dos antigos locais de trabalho.

A transição suave e sem transtornos de cada funcionário desligado é ótimo tanto para o funcionário quanto para a empresa. Isso é possível por meio de políticas e práticas consistentes. Uma checklist de desligamento deve se concentrar na transferência de todas as responsabilidades e conhecimentos relevantes do funcionário que está saindo para seu sucessor ou antigos membros da equipe. Isso ajuda a minimizar as interrupções nas operações comerciais.

Há uma conexão direta entre a satisfação dos funcionários e o desempenho deles e da empresa. O desligamento efetivo demonstra cuidado e respeito por aqueles que estão saindo. Com isso, essas pessoas podem passar impressões positivas sobre sua empresa para funcionários e clientes atuais e em potencial.

Ex-funcionários felizes também têm menos chances de tentar hackear os computadores da sua empresa ou espalhar boatos negativos. O desligamento efetivo também pode aumentar o moral daqueles que ficaram e contribuir para maiores taxas de retenção, menor rotatividade de funcionários e uma cultura positiva no local de trabalho.

A forma como sua organização lida com desligamentos reflete seus valores e profissionalismo. Isso afeta diretamente sua reputação como empregador e sua empresa. Experiências de desligamento que são sempre positivas melhoram a marca da sua empresa e a capacidade dela de atrair e manter os melhores talentos.

O relatório de investigações da Verizon de 2023 descobriu que membros da empresa causam 17% dos vazamentos de dados. Seja intencional ou por acidente, essa ameaça por parte de funcionários desligados de forma inadequada gera um risco financeiro significativo. Em 2023, o custo médio global de um vazamento de dados foi de US$ 4,45 milhões.

O desligamento efetivo deve incluir a revogação imediata do acesso a informações confidenciais e a recuperação de todos os recursos informacionais da empresa. Isso pode reduzir bastante a probabilidade de vazamentos de dados, roubos e disputas judiciais.

Os procedimentos adequados de desligamento ajudam a mitigar os riscos associados à segurança de redes e dados, proteção de propriedade intelectual e privacidade. Processos de desligamento consistentes e documentados também podem ajudar na conformidade com regulamentações e referenciais e padrões do setor, como HIPAA, SOC 2, ISO/IEC 27001 e ITIL.

Notifique as equipes pertinentes assim que você desligar um funcionário ou ele pedir demissão, começando pelos setores de finanças, RH, TI e segurança. Mais notificações podem ser necessárias dependendo das responsabilidades específicas do funcionário que está saindo.

As ferramentas de software de desligamento podem ajudar você a executar processos de notificação com consistência. As funções do Jira Service Management podem automatizar e monitorar as notificações necessárias, solicitar e obter confirmações, além de acompanhar e encaminhar respostas lentas ou ausentes.

Programe uma entrevista de desligamento, presencial ou virtual, com cada funcionário a ser desligado. Foque em coletar feedback e garantir uma transição tranquila para essas pessoas, as antigas equipes delas e sua empresa.

O Jira Service Management pode ajudar na coleta e no monitoramento de feedback dos funcionários que estão saindo. Ele pode ajudar sua empresa a oferecer uma melhor experiência de RH, permitindo um desligamento perfeito e sem interrupções.

O processo de desligamento deve incluir o recolhimento de todas as propriedades da empresa que estejam com o funcionário que está saindo. Os exemplos incluem crachás de acesso, notebooks, celulares, tablets e outros equipamentos fornecidos pela organização.

Os processos e as ferramentas de gestão de recursos podem ajudar a identificar quais propriedades você precisa coletar. O Jira Service Management inclui funções de gestão de recursos, incluindo integração com seu banco de dados de gestão.

Revogue imediatamente o acesso do funcionário que está saindo aos sistemas, bancos de dados e instalações físicas da empresa. Notifique essa pessoa e todas as equipes relevantes sobre as revogações durante a entrevista de desligamento e garanta que todas as partes confirmem que estão cientes. O Jira Service Management pode ajudar a automatizar essas tarefas para garantir uma maior consistência e evitar riscos de forma mais eficaz.

Incentive todo funcionário que estiver saindo a documentar os fluxos de trabalho e processos dele. Isso acelera a transferência de conhecimento para o sucessor ou os membros da equipe. Colete e armazene essas informações em um sistema de gestão de conhecimento de fácil acesso, como uma base de conhecimento criada com o Jira Service Management.

Ofereça uma experiência positiva e eficiente para todo funcionário a ser desligado, incluindo suporte durante todo o processo de desligamento. Isso pode variar desde orientações sobre o recebimento do último salário e a continuidade dos benefícios até ajuda na busca por outro emprego ou por suporte mental e emocional.

O Jira Service Management pode facilitar a localização, o gerenciamento e o compartilhamento de recursos de suporte e assistência. Inclua esses recursos nas iniciativas de gestão de conhecimento da sua empresa.

O desligamento efetivo pode oferecer vários benefícios para sua empresa e para cada funcionário que estiver saindo. Desenvolver, executar e aplicar de forma consistente os processos de desligamento com base em práticas recomendadas é fundamental para as iniciativas de recrutamento, contratação e retenção. Isso também preserva e melhora sua reputação e marca corporativa.

A automação pode ajudar você a criar os melhores processos e políticas de desligamento possíveis para sua organização. As funções de automação e gestão de conhecimento do Jira Service Management podem ajudar sua empresa a otimizar as operações, reduzir erros manuais e garantir procedimentos consistentes.

O Jira Service Management também pode ajudar com outros fluxos de trabalho de RH complexos, permitindo respostas mais rápidas às solicitações dos funcionários com suporte que usa IA.

A integração se refere à entrada de um novo funcionário na empresa. O desligamento se concentra no gerenciamento do processo de separação de funcionários que deixam a empresa. Ambos são fatores críticos para o moral e a retenção dos funcionários, a opinião pública sobre seu negócio e a percepção geral da sua marca e empresa.

O desligamento bem-sucedido exige uma comunicação clara e consistente com todas as partes interessadas. A empresa deve criar a documentação de todas as tarefas e processos relacionados e a manter atualizada.

Durante todo o processo de desligamento, é essencial oferecer suporte e promover sempre interações positivas com os funcionários que estão saindo. Foque em minimizar as interrupções operacionais e maximizar a proteção de recursos corporativos e propriedade intelectual.

Envolva várias equipes para garantir que cada transição de desligamento seja abrangente, tranquila e benéfica para sua empresa. Comece com as equipes de finanças, RH, TI e segurança e adicione outras equipes específicas relacionadas ao funcionário que está saindo.