Zrozumienie procesu offboardingu

• Lepsze wrażenia pracowników: Skuteczne procesy offboardingowe przyczyniają się do pozostawienia wśród pracowników pozytywnego wrażenia. Pracownicy, którzy opuszczają firmę z pozytywnymi odczuciami i doświadczeniami, są bardziej skłonni do polecania innych kandydatów oraz klientów.
• Mniejsze ryzyko uszczerbku na reputacji: Pracownicy z negatywnymi doświadczeniami offboardingowymi częściej wyrażają się nieprzychylnie o swoich doświadczeniach i byłym pracodawcy. Może to narazić firmę na znaczne ryzyko uszczerbku na reputacji.
• Szczęśliwi, bardziej produktywni pracownicy: Offboarding może w istotny sposób wpłynąć na ścieżkę rozwoju pracownika w firmie. Zarządzanie kadrami, w tym offboarding, może również bezpośrednio wpływać na interakcje pracowników z technologią i usługami, na których bazuje firma, oraz na sposób ich postrzegania. ITIL, czyli model IT Infrastructure Library przeznaczony do zarządzania cyklem życia usług IT, obejmuje między innymi praktyki zarządzania kadrami związane z offboardingiem.

Zippia informuje również, że:

• 58% ankietowanych firm dysponuje formalnym procesem wdrażania, ale tylko 29% ma formalny proces offboardingu.
• 98% pracowników uważa, że informacje zwrotne, które przekazują podczas rozmów końcowych są niezbędne i potencjalnie pomocne dla firmy, ale tylko 30–35% uczestniczy w tych rozmowach online. Osobiście bierze w nich udział zaledwie 15%.
• 60% przypadków naruszenia danych ma miejsce w firmie, z czego dwie trzecie ma charakter złośliwy i celowy.
• 89% byłych pracowników zachowuje dostęp do prywatnych aplikacji i danych w swoich dawnych miejscach pracy.

Płynna i niepowodująca zakłóceń zmiana statusu odchodzącego pracownika jest optymalna dla niego i dla firmy. Jest możliwa dzięki skutecznym zasadom i praktykom z zakresu offboardingu. Lista kontrolna na potrzeby offboardingu musi koncentrować się na przekazaniu przez odchodzącego pracownika wszystkich odpowiednich obowiązków i całej wiedzy swojemu następcy lub pozostałym członkom zespołu. Pomaga to zminimalizować zakłócenia w działalności biznesowej.

Istnieje bezpośredni związek między satysfakcją pracowników a ich wynikami oraz wynikami firmy. Efektywny offboarding świadczy o trosce o odchodzących pracowników i o szacunku dla nich. Może to zaowocować ich zadowoleniem i przekazaniem pozytywnych wrażeń z Twojej firmy obecnym i potencjalnym pracownikom i klientom.

Zadowolone osoby odchodzące z firmy rzadziej próbują włamać się do jej komputerów lub rozpowszechniać negatywne plotki o jej działalności. Efektywny offboarding może również zwiększyć morale wśród pozostałych pracowników i przyczynić się do podniesienia wskaźników ich zatrzymania, mniejszej rotacji i pozytywnej kultury w miejscu pracy.

Sposób przeprowadzania offboardingu odzwierciedla wartości i profesjonalizm firmy. Wpływa to bezpośrednio na jej reputację jako pracodawcy i przedsiębiorstwa. Konsekwentnie pozytywne doświadczenia offboardingowe wzmacniają markę firmy i zwiększają jej zdolność do przyciągania i zatrzymywania najlepszych pracowników.

Raport dotyczący badania przypadków naruszenia danych Verizon 2023 pokazał, że źródłem 7% naruszeń danych są osoby zatrudnione w firmie. Stworzone przez źle przeprowadzony offboarding pracowników zagrożenie celowym lub przypadkowym naruszeniem danych wiąże się ze znacznym ryzykiem finansowym. W 2023 roku średni koszt naruszenia danych na świecie wyniósł 4,45 mln USD.

Efektywny offboarding musi obejmować natychmiastowe cofnięcie dostępu do poufnych informacji i odzyskanie wszystkich zasobów informacyjnych firmy. Może to znacznie zmniejszyć prawdopodobieństwo naruszenia danych, kradzieży i sporów prawnych.

Właściwe procedury offboardingu pomagają zmniejszyć ryzyko związane z bezpieczeństwem danych i sieci, ochroną własności intelektualnej i prywatnością. Spójne i udokumentowane procesy offboardingu mogą również ułatwić zachowanie zgodności z przepisami oraz branżowymi ramami postępowania i normami, takimi jak HIPAA, SOC 2, ISO/IEC 27001 i ITIL.

Powiadom odpowiednie zespoły, gdy tylko zwolnisz pracownika lub otrzymasz jego wypowiedzenie, począwszy od zespołów ds. finansów, HR, IT i bezpieczeństwa. Konieczne mogą być dodatkowe powiadomienia, w zależności od konkretnych obowiązków odchodzącego pracownika.

Oprogramowanie do offboardingu może pomóc w konsekwentnej realizacji procesów powiadamiania. Funkcje Jira Service Management pozwalają automatyzować i śledzić niezbędne powiadomienia, żądać potwierdzeń i je zbierać, a także monitorować zbyt wolne udzielanie lub nieudzielanie odpowiedzi oraz informować o nim przełożonych.

Zaplanuj bezpośrednią lub wirtualną rozmowę końcową z każdym odchodzącym pracownikiem. Skoncentruj się na zebraniu informacji zwrotnej i zapewnieniu płynnej dla pracownika, jego byłego zespołu i Twojej firmy zmiany statusu.

Jira Service Management może ułatwić zbieranie i śledzenie informacji zwrotnej od odchodzących pracowników. Może pomóc Twojej firmie zapewnić lepsze wrażenia z obsługi HR, dzięki umożliwieniu płynnego i niepowodującego zakłóceń offboardingu.

Proces offboardingu musi zapewniać odebranie od odchodzącego pracownika wszystkiego, co należy do firmy. Mogą to być np. przepustki lub wydane przez firmę laptopy, telefony komórkowe, tablety i inne urządzenia.

Procesy i narzędzia zarządzania zasobami mogą pomóc w ustaleniu, jaką własność należy odebrać. Jira Service Management obejmuje funkcje zarządzania zasobami, w tym integrację z bazą danych zarządzania zasobami.

Natychmiast anuluj dostęp odchodzącego pracownika do systemów firmy, baz danych i obiektów fizycznych. Powiadom odchodzącego pracownika i wszystkie odpowiednie zespoły o unieważnieniu podczas rozmowy końcowej i uzyskaj potwierdzenie od wszystkich stron. Jira Service Management może pomóc zautomatyzować te zadania w celu zwiększenia spójności i skuteczniejszego unikania ryzyka.

Zachęcaj każdego odchodzącego pracownika do udokumentowania swoich przepływów pracy i procesów. Przyspiesza to przekazywanie wiedzy następcy lub członkom zespołu odchodzącego pracownika. Zbieraj i przechowuj te informacje w łatwo dostępnym systemie zarządzania wiedzą, takim jak baza wiedzy utworzona za pomocą Jira Service Management.

Zapewnij każdemu odchodzącemu pracownikowi pozytywne i korzystne doświadczenie, w tym wsparcie podczas całego procesu offboardingu. Może ono obejmować wskazówki dotyczące otrzymania ostatniej wypłaty oraz dalszą pomoc w znalezieniu podmiotów udzielających wsparcia psychicznego i emocjonalnego lub w szukaniu zatrudnienia .

Jira Service Management ułatwia znajdowanie, i udostępnianie zasobów wsparcia i pomocy oraz zarządzanie nimi. Uwzględnij te zasoby w działaniach firmy z zakresu zarządzania wiedzą.

Efektywny offboarding może przynieść wiele korzyści Twojej firmie i każdemu odchodzącemu pracownikowi. Opracowanie, realizacja i konsekwentne egzekwowanie procesów offboardingu w oparciu o najlepsze praktyki ma kluczowe znaczenie dla rekrutacji, zatrudniania i zatrzymywania pracowników. Chroni też i wzmacnia markę i reputację firmy.

Automatyzacja może pomóc Ci opracować możliwie najlepsze dla Twojej firmy procesy i zasady offboardingu. Funkcje Jira Usługa Management dotyczące automatyzacji i zarządzania wiedzą mogą pomóc Twojej firmie usprawnić operacje, zmniejszyć liczbę błędów popełnianych podczas pracy ręcznej oraz zapewnić spójność procedur.

Jira Service Management może również pomóc w innych złożonych przepływach pracy HR, umożliwiając szybsze reagowanie na wnioski pracowników dzięki wsparciu opartemu na sztucznej inteligencji.

Onboarding dotyczy integracji nowego pracownika z firmą. Offboarding koncentruje się na zarządzaniu procesem odejścia pracowników opuszczających firmę. Oba są kluczowymi czynnikami wpływającymi na morale i zatrzymanie pracowników, opinię o firmie oraz ogólne postrzeganie firmy i marki.

Pomyślny offboarding wymaga jasnej i spójnej komunikacji ze wszystkimi interesariuszami. Firma musi stworzyć i prowadzić na bieżąco dokumentację wszystkich powiązanych procesów i zadań.

W całym procesie offboardingu ważne jest oferowanie wsparcia i pobudzanie ciągłych pozytywnych interakcji z odchodzącymi pracownikami. Skoncentruj się na minimalizowaniu zakłóceń działalności oraz maksymalizacji ochrony zasobów i własności intelektualnej firmy.

Zaangażuj kilka zespołów, aby upewnić się, że każda zmiana statusu offboardingu jest kompleksowa, płynna i korzystna dla Twojej firmy. Zacznij od zespołów ds. finansów, HR, IT i bezpieczeństwa, a następnie dodaj inne konkretne zespoły związane z odchodzącym pracownikiem.