Close

Oprogramowanie ITSM dla zespołów pracujących z dużą prędkością

Zrozumienie procesu offboardingu

Rekrutacja, zatrudnianie i zatrzymywanie najlepszych ludzi dla firmy mają kluczowe znaczenie. Według Zippia.com roczny wskaźnik rotacji pracowników wynosi około 18%, co sprawia, że efektywny offboarding jest niemal ciągłą koniecznością dla firm oraz ich zespołów HR. Skuteczne radzenie sobie z osobami, które rezygnują, przechodzą na emeryturę lub odchodzą nie ze swojej woli, może być kosztowne i ryzykowne, chyba że firma dysponuje efektywnym sposobem offboardingu.

Zarządzanie offboardingiem jest kluczowym elementem zarządzania IT i strategii ITSM. Jest tak samo istotne jak zarządzanie zmianami, zarządzanie problemami i oprogramowanie ITSM. Zasady i procesy offboardingowe wpływają na firmę nie tylko w obszarze IT. Bez skutecznego offboardingu cele, takie jak ciągłe doskonalenie, maksymalna zwinność oraz wysoki poziom zadowolenia klientów i pracowników, są trudne do osiągnięcia.

W tym artykule przedstawiono konkretne kroki i najlepsze praktyki dotyczące procesu offboardingu oraz wyjaśniono, jak Jira Service Management może pomóc w automatyzacji i ulepszaniu offboardingu w Twojej firmie.

Czym jest offboarding?

Offboarding jest procesem zarządzania odejściem pracownika z firmy. Offboarding zapewnia płynne przejście, zarówno pracownikowi, jak i firmie. Offboarding, będący przeciwieństwem onboardingu pracowników, ma zasadnicze znaczenie dla zasad i procesów HR.

Dlaczego offboarding jest ważny?

  • Lepsze wrażenia pracowników: Skuteczne procesy offboardingowe przyczyniają się do pozostawienia wśród pracowników pozytywnego wrażenia. Pracownicy, którzy opuszczają firmę z pozytywnymi odczuciami i doświadczeniami, są bardziej skłonni do polecania innych kandydatów oraz klientów.
  • Mniejsze ryzyko uszczerbku na reputacji: Pracownicy z negatywnymi doświadczeniami offboardingowymi częściej wyrażają się nieprzychylnie o swoich doświadczeniach i byłym pracodawcy. Może to narazić firmę na znaczne ryzyko uszczerbku na reputacji.
  • Szczęśliwi, bardziej produktywni pracownicy: Offboarding może w istotny sposób wpłynąć na ścieżkę rozwoju pracownika w firmie. Zarządzanie kadrami, w tym offboarding, może również bezpośrednio wpływać na interakcje pracowników z technologią i usługami, na których bazuje firma, oraz na sposób ich postrzegania. ITIL, czyli model IT Infrastructure Library przeznaczony do zarządzania cyklem życia usług IT, obejmuje między innymi praktyki zarządzania kadrami związane z offboardingiem.

Zippia informuje również, że:

  • 58% ankietowanych firm dysponuje formalnym procesem wdrażania, ale tylko 29% ma formalny proces offboardingu.
  • 98% pracowników uważa, że informacje zwrotne, które przekazują podczas rozmów końcowych są niezbędne i potencjalnie pomocne dla firmy, ale tylko 30–35% uczestniczy w tych rozmowach online. Osobiście bierze w nich udział zaledwie 15%.
  • 60% przypadków naruszenia danych ma miejsce w firmie, z czego dwie trzecie ma charakter złośliwy i celowy.
  • 89% byłych pracowników zachowuje dostęp do prywatnych aplikacji i danych w swoich dawnych miejscach pracy.

Korzyści z efektywnego offboardingu pracowników

Efektywny offboarding pracowników oferuje firmie wiele korzyści. Dobrze zorganizowany proces offboardingu może podnieść morale zespołu, zwiększyć produktywność pracowników i poprawić ogólną wydajność organizacyjną. Poniżej znajdują się niektóre z najważniejszych korzyści wynikających z offboardingu pracowników.

Zapewnienie płynnej zmiany statusu

Płynna i niepowodująca zakłóceń zmiana statusu odchodzącego pracownika jest optymalna dla niego i dla firmy. Jest możliwa dzięki skutecznym zasadom i praktykom z zakresu offboardingu. Lista kontrolna na potrzeby offboardingu musi koncentrować się na przekazaniu przez odchodzącego pracownika wszystkich odpowiednich obowiązków i całej wiedzy swojemu następcy lub pozostałym członkom zespołu. Pomaga to zminimalizować zakłócenia w działalności biznesowej.

Podniesienie morale pracowników

Istnieje bezpośredni związek między satysfakcją pracowników a ich wynikami oraz wynikami firmy. Efektywny offboarding świadczy o trosce o odchodzących pracowników i o szacunku dla nich. Może to zaowocować ich zadowoleniem i przekazaniem pozytywnych wrażeń z Twojej firmy obecnym i potencjalnym pracownikom i klientom.

Zadowolone osoby odchodzące z firmy rzadziej próbują włamać się do jej komputerów lub rozpowszechniać negatywne plotki o jej działalności. Efektywny offboarding może również zwiększyć morale wśród pozostałych pracowników i przyczynić się do podniesienia wskaźników ich zatrzymania, mniejszej rotacji i pozytywnej kultury w miejscu pracy.

Budowanie reputacji marki

Sposób przeprowadzania offboardingu odzwierciedla wartości i profesjonalizm firmy. Wpływa to bezpośrednio na jej reputację jako pracodawcy i przedsiębiorstwa. Konsekwentnie pozytywne doświadczenia offboardingowe wzmacniają markę firmy i zwiększają jej zdolność do przyciągania i zatrzymywania najlepszych pracowników.

Ograniczanie ryzyka

Raport dotyczący badania przypadków naruszenia danych Verizon 2023 pokazał, że źródłem 7% naruszeń danych są osoby zatrudnione w firmie. Stworzone przez źle przeprowadzony offboarding pracowników zagrożenie celowym lub przypadkowym naruszeniem danych wiąże się ze znacznym ryzykiem finansowym. W 2023 roku średni koszt naruszenia danych na świecie wyniósł 4,45 mln USD.

Efektywny offboarding musi obejmować natychmiastowe cofnięcie dostępu do poufnych informacji i odzyskanie wszystkich zasobów informacyjnych firmy. Może to znacznie zmniejszyć prawdopodobieństwo naruszenia danych, kradzieży i sporów prawnych.

Właściwe procedury offboardingu pomagają zmniejszyć ryzyko związane z bezpieczeństwem danych i sieci, ochroną własności intelektualnej i prywatnością. Spójne i udokumentowane procesy offboardingu mogą również ułatwić zachowanie zgodności z przepisami oraz branżowymi ramami postępowania i normami, takimi jak HIPAA, SOC 2, ISO/IEC 27001 i ITIL.

Etapy offboardingu

Maksymalizacja korzyści dla firmy wymaga spójnego i kompleksowego procesu offboardingu. Oto kluczowe kroki do stworzenia najlepszego procesu offboardingu dla Twojej firmy.

Powiadomienie odpowiednich zespołów

Powiadom odpowiednie zespoły, gdy tylko zwolnisz pracownika lub otrzymasz jego wypowiedzenie, począwszy od zespołów ds. finansów, HR, IT i bezpieczeństwa. Konieczne mogą być dodatkowe powiadomienia, w zależności od konkretnych obowiązków odchodzącego pracownika.

Oprogramowanie do offboardingu może pomóc w konsekwentnej realizacji procesów powiadamiania. Funkcje Jira Service Management pozwalają automatyzować i śledzić niezbędne powiadomienia, żądać potwierdzeń i je zbierać, a także monitorować zbyt wolne udzielanie lub nieudzielanie odpowiedzi oraz informować o nim przełożonych.

Przeprowadzenie rozmowy końcowej

Zaplanuj bezpośrednią lub wirtualną rozmowę końcową z każdym odchodzącym pracownikiem. Skoncentruj się na zebraniu informacji zwrotnej i zapewnieniu płynnej dla pracownika, jego byłego zespołu i Twojej firmy zmiany statusu.

Jira Service Management może ułatwić zbieranie i śledzenie informacji zwrotnej od odchodzących pracowników. Może pomóc Twojej firmie zapewnić lepsze wrażenia z obsługi HR, dzięki umożliwieniu płynnego i niepowodującego zakłóceń offboardingu.

Odzyskanie własności firmy

Proces offboardingu musi zapewniać odebranie od odchodzącego pracownika wszystkiego, co należy do firmy. Mogą to być np. przepustki lub wydane przez firmę laptopy, telefony komórkowe, tablety i inne urządzenia.

Procesy i narzędzia zarządzania zasobami mogą pomóc w ustaleniu, jaką własność należy odebrać. Jira Service Management obejmuje funkcje zarządzania zasobami, w tym integrację z bazą danych zarządzania zasobami.

Anulowanie dostępu i uprawnień

Natychmiast anuluj dostęp odchodzącego pracownika do systemów firmy, baz danych i obiektów fizycznych. Powiadom odchodzącego pracownika i wszystkie odpowiednie zespoły o unieważnieniu podczas rozmowy końcowej i uzyskaj potwierdzenie od wszystkich stron. Jira Service Management może pomóc zautomatyzować te zadania w celu zwiększenia spójności i skuteczniejszego unikania ryzyka.

Przekazanie wiedzy

Zachęcaj każdego odchodzącego pracownika do udokumentowania swoich przepływów pracy i procesów. Przyspiesza to przekazywanie wiedzy następcy lub członkom zespołu odchodzącego pracownika. Zbieraj i przechowuj te informacje w łatwo dostępnym systemie zarządzania wiedzą, takim jak baza wiedzy utworzona za pomocą Jira Service Management.

Zapewnienie wsparcia i pomocy

Zapewnij każdemu odchodzącemu pracownikowi pozytywne i korzystne doświadczenie, w tym wsparcie podczas całego procesu offboardingu. Może ono obejmować wskazówki dotyczące otrzymania ostatniej wypłaty oraz dalszą pomoc w znalezieniu podmiotów udzielających wsparcia psychicznego i emocjonalnego lub w szukaniu zatrudnienia .

Jira Service Management ułatwia znajdowanie, i udostępnianie zasobów wsparcia i pomocy oraz zarządzanie nimi. Uwzględnij te zasoby w działaniach firmy z zakresu zarządzania wiedzą.

Najlepsze praktyki dotyczące offboardingu pracowników

Wdrożenie najlepszych praktyk z zakresu efektywnego offboardingu zapewnia maksymalne korzyści odchodzącym pracownikom i Twojej firmie. Skoncentruj się na utrzymaniu pozytywnej kultury firmy i na kontakcie z odchodzącymi pracownikami w trakcie tego procesu i po jego zakończeniu.

Skuteczność najlepszych praktyk związanych z offboardingiem pracowników zależy od spójnej i wydajnej komunikacji. Kluczowym elementem procesu offboardingu jest rozmowa końcowa. To w jej trakcie odbywa się najważniejsza komunikacja z każdym odchodzącym pracownikiem, a firma pozostawia po sobie trwałe wrażenia.

Jira Service Management może usprawnić offboarding pracowników, czyniąc go bardziej pozytywnym doświadczeniem dla osób odchodzących i bardziej efektywnym dla Twojej firmy.

Wpływ offboardingu na kulturę firmy

Efektywny offboarding może przynieść wiele pozytywnych skutków dla kultury firmy. Pracownicy pozostający w firmie zyskują przekonanie, że dba ona o ich dobrostan i wydajność. Odchodzący pracownicy pozostają pozytywnie nastawieni i lojalni wobec firmy.

Niektórzy mogą uznać, że praca w niej była tak pozytywnym doświadczeniem, iż warto do niej wrócić. Efektywny offboarding może pokazać Twoją firmę jako markę i pracodawcę w korzystnym świetle, pomagając zyskać przychylność obecnych i potencjalnych klientów i pracowników.

Automatyzacja procesu offboardingu dzięki Jira Service Management

Efektywny offboarding może przynieść wiele korzyści Twojej firmie i każdemu odchodzącemu pracownikowi. Opracowanie, realizacja i konsekwentne egzekwowanie procesów offboardingu w oparciu o najlepsze praktyki ma kluczowe znaczenie dla rekrutacji, zatrudniania i zatrzymywania pracowników. Chroni też i wzmacnia markę i reputację firmy.

Automatyzacja może pomóc Ci opracować możliwie najlepsze dla Twojej firmy procesy i zasady offboardingu. Funkcje Jira Usługa Management dotyczące automatyzacji i zarządzania wiedzą mogą pomóc Twojej firmie usprawnić operacje, zmniejszyć liczbę błędów popełnianych podczas pracy ręcznej oraz zapewnić spójność procedur.

Jira Service Management może również pomóc w innych złożonych przepływach pracy HR, umożliwiając szybsze reagowanie na wnioski pracowników dzięki wsparciu opartemu na sztucznej inteligencji.

Offboarding: często zadawane pytania

Jaka jest różnica między onboardingiem a offboardingiem?

Onboarding dotyczy integracji nowego pracownika z firmą. Offboarding koncentruje się na zarządzaniu procesem odejścia pracowników opuszczających firmę. Oba są kluczowymi czynnikami wpływającymi na morale i zatrzymanie pracowników, opinię o firmie oraz ogólne postrzeganie firmy i marki.

W jaki sposób firma może przeprowadzić udany offboarding pracownika?

Pomyślny offboarding wymaga jasnej i spójnej komunikacji ze wszystkimi interesariuszami. Firma musi stworzyć i prowadzić na bieżąco dokumentację wszystkich powiązanych procesów i zadań.

W całym procesie offboardingu ważne jest oferowanie wsparcia i pobudzanie ciągłych pozytywnych interakcji z odchodzącymi pracownikami. Skoncentruj się na minimalizowaniu zakłóceń działalności oraz maksymalizacji ochrony zasobów i własności intelektualnej firmy.

Kto jest zaangażowany w offboarding pracowników?

Zaangażuj kilka zespołów, aby upewnić się, że każda zmiana statusu offboardingu jest kompleksowa, płynna i korzystna dla Twojej firmy. Zacznij od zespołów ds. finansów, HR, IT i bezpieczeństwa, a następnie dodaj inne konkretne zespoły związane z odchodzącym pracownikiem.

ITIL® jest zarejestrowanym znakiem towarowym firmy AXELOS Limited.
Copyright © AXELOS Limited 2021. Wszelkie prawa zastrzeżone

Następny
ITIL