Do czego firmom potrzebna jest rada doradcza ds. zmian

Czym zajmuje się rada doradcza ds. zmian?

Rada pełni ważne funkcje, w tym ocenia proponowane zmiany i potencjalne zagrożenia oraz oferuje zalecenia dotyczące wdrożenia.

Ponadto rada doradcza ds. zmian:

• kalkuluje ryzyko i konsekwencje potencjalnych zmian;
• przegląda wnioski o zmianę i ocenia ich wpływ na dostępne zasoby;
• udziela pomocy i wsparcia menedżerowi zmian;
• tworzy obszerną dokumentację związaną ze zmianami;
• zapewnia zrozumienie zmian w całej firmie;
• ogranicza ogólne ryzyko firmy związane ze zmianami;
• systematycznie usprawnia proces zarządzania zmianami;
• wdraża oprogramowanie do zarządzania zmianami i ułatwia szkolenia;
• przeprowadza wyczerpujące przeglądy nieuchronnie zbliżających się zmian.

Rady doradcze ds. zmian również monitorują i oceniają postępy w realizacji inicjatyw mających na celu określenie skutecznych strategii. Obserwowanie postępów w realizacji inicjatyw pomaga też znaleźć podstawowe wyzwania, które mogą wpływać na zdefiniowane przez ITIL zarządzanie problemami lub zarządzanie incydentami.

Członkowie rady doradczej ds. zmian

Kierowana przez menedżera zmian rada gromadzi osoby posiadające odpowiednie informacje, wiedzę i doświadczenie.

Chociaż składu rady nie regulują żadne ustalone zasady, zróżnicowana reprezentacja jest ważna dla zapewnienia, że decyzje są podejmowane przez wszystkie zainteresowane strony. Skuteczna rada obejmuje liderów firmy i członków kadry kierowniczej, którzy współpracują ze sobą w celu osiągnięcia celów. Ta współpraca polega między innymi na pielęgnowaniu zawodowej uprzejmości w ramach grupy i w całej firmie. Członkowie rady reprezentują również różne punkty widzenia, wspólne pragnienie wprowadzania pozytywnych zmian i są zobowiązani do zachowania ciągłości biznesowej.

Poniżej wymieniono najważniejsze osoby potrzebne do prawidłowego funkcjonowania rady doradczej ds. zmian:

• menedżer zmian: prowadzi spotkania rady i ma ostatnie słowo przy podejmowaniu decyzji;
• analitycy centrum obsługi: osoby te obsługują połączenia, dokumentują incydenty i przekazują zgłoszenia kierownikowi centrum obsługi;
• dyrektor ds. operacyjnych: odpowiada za codzienne zarządzanie firmą;
• menedżer lub inżynier ds. aplikacji: nadzoruje rozwój i rozplanowanie aplikacji oraz oferuje zaawansowaną wiedzę na temat produktów i rozwiązań;
• specjalista ds. bezpieczeństwa informacji: zapewnia codzienne bezpieczeństwo sieci i wiedzę na temat prawdopodobnych zagrożeń dla aplikacji i systemów;
• starsi inżynierowie sieci: nadzorują sieci firmy i infrastrukturę chmurową oraz zarządzają nimi;
• menedżer ds. relacji biznesowych: współpracuje bezpośrednio z klientami i partnerami, oferując wgląd w potrzeby klientów.

Dlaczego rada doradcza ds. zmian jest ważna?

Ciągłe doskonalenie usług IT jest istotne dla zachowania konkurencyjności firmy. Zajmowanie się różnymi rodzajami zarządzania zmianami ma kluczowe znaczenie dla ograniczenia ryzyka operacyjnego usług IT i wymaga wnikliwego nadzoru. Prawidłowo działająca rada doradcza ds. zmian zapewnia przemyślane i dobrze zaplanowane wdrażanie zmian, co zmniejsza ich negatywny wpływ i optymalizuje wyniki.

Sprawna rada doradcza ds. zmian pozwala firmie:

• efektywnie wdrażać zmiany;
• zapewnić płynne przekazywanie usług;
• zapobiegać zakłóceniom w świadczeniu usług;
• ograniczać ryzyko;
• dostosować zmiany do celów firmy;
• zwiększyć ogólną stabilność i niezawodność firmy;
• ograniczyć zakłócenia działalności.

Obowiązki rady doradczej ds. zmian

Rada ma wiele obowiązków, takich jak:

Ocena zmian: rada nadzoruje przegląd i ocenę propozycji zmian składanych przez różnych interesariuszy. Określa potencjalny wpływ proponowanych zmian oraz ich wykonalność. Zapewnia również zgodność zmiany z celami i zadaniami firmy.

Analiza ryzyka: rada ocenia potencjalny wpływ proponowanych zmian na procesy, systemy i interesariuszy firmy, jednocześnie identyfikując możliwe zagrożenia dla danych i bezpieczeństwa firmy.

Przejrzysta komunikacja i dokumentacja: rada dokumentuje proponowane zmiany, w tym te, które są w toku, najlepiej z wykorzystaniem najlepszych praktyk z zakresu zarządzania wiedzą. Obowiązkiem rady jest również informowanie całej firmy o zmianach. Pomaga to zarządzać procesem i łagodzić jego negatywne skutki.

Podejmowanie decyzji: rada może również proponować zmiany w procesach, systemach lub zasadach. Pomaga to zarządzać potencjalnym ryzykiem i podnosić wydajność.

Wykorzystanie oprogramowania do zarządzania zmianami: wiele firm używa oprogramowania do śledzenia zmian i zarządzania nimi. Rada wykorzystuje to oprogramowanie, aby zapewnić odpowiednią dokumentację, zatwierdzanie i wdrażanie.

Najlepsze praktyki skutecznej rady doradczej ds. zmian

Aby stworzyć skuteczną radę doradczą ds. zmian, ustanów jasne procesy, zdefiniuj role i obowiązki oraz wspieraj komunikację i współpracę między członkami rady. Skorzystaj z najlepszych praktyk dotyczących rady doradczej ds. zmian, aby pomyślnie ją utworzyć.

Stworzenie najlepszej w swojej klasie rady doradczej ds. zmian wymaga wykonania następujących sześciu kroków:

• ocena istniejących luk w radzie doradczej ds. zmian;
• uzyskanie wsparcia przy ulepszaniu lub tworzeniu rady doradczej ds. zmian;
• identyfikacja właściciela rady doradczej ds. zmian;
• utworzenie standardowego programu rady doradczej ds. zmian;
• określenie częstotliwości spotkań rady;
• prowadzenie spotkań rady doradczej ds. zmian, ulepszenie procesów i iteracja.

Zapoznaj się z obowiązującymi w firmie Atlassian najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania zmianami, aby poznać dziesięć kluczowych strategii optymalizacji procesów zarządzania zmianami oraz wspierania płynnej współpracy i wydajności.

Wykorzystanie Jira Service Management do tworzenia skutecznych rad doradczych

Potężne i wszechstronne możliwości Jira Service Management pozwalają przekształcić rady doradcze ds. zmian. Zaprojektowane w celu optymalizacji wydajności zespołu narzędzie Jira Service Management umożliwia płynną współpracę, przyspiesza świadczenie usług i usprawnia przepływy pracy w zespołach programistycznych, IT i biznesowych. Oparte na platformie Jira narzędzie Jira Service Management obejmuje szereg praktyk z zakresu zarządzania usługami, od wniosków o usługi przez incydenty, problemy, zmiany, wiedzę, zasoby, aż po konfiguracje.

Narzędzie Jira Service Management wprowadza intuicyjne centrum obsługi oraz automatyzuje ocenę ryzyka i przekierowywanie zatwierdzeń. Jego wydajne funkcje zarządzania konfiguracją usług minimalizują wpływ na dalszą działalność, oferując wyraźny wgląd w zależności usług i infrastruktury. Nie tylko usprawniają one procesy zarządzania zmianami, ale także zwiększają wydajność rad doradczych ds. zmian.

Jira Service Management, sprzyjający współpracy dzięki asynchronicznej pracy zespołowej, staje się katalizatorem dla rady doradczej ds. zmian i innych interesariuszy, ułatwiając tworzenie planów komunikacji i ocen ryzyka oraz doskonalenie najlepszych praktyk. Zaawansowane funkcje platformy umożliwiają radom konfigurowanie przepływów pracy związanych z zatwierdzaniem, dostosowanych do różnych typów zmian, powiązanego ryzyka i specyficznych dla rady procedur. To dostosowane podejście gwarantuje płynniejsze procesy, umożliwiając odpowiednim grupom wspólne zatwierdzanie zmian.

Ponadto funkcje Jira Service Management umożliwiają tworzenie odniesień do wniosków o zmiany w celu uzyskiwania kompleksowego widoku zmian, zaangażowanych zespołów i powiązanej pracy. Łącząc informacje z wielu narzędzi CI/CD, Jira Service Management zapewnia wgląd w usługi dotknięte zmianami, oceny ryzyka i niezbędne osoby zatwierdzające oraz wygodny dostęp do nich przez zunifikowany interfejs.

Wypróbuj Jira Service Management

Rada doradcza ds. zmian: często zadawane pytania

Nowe funkcje zarządzania zmianami w systemie Jira Service Management zapewniają zespołom bogatsze informacje kontekstowe na temat zmian z poziomu narzędzi programistycznych, dzięki czemu mogą one podejmować lepsze decyzje i minimalizować ryzyko. Integracja z nowoczesnymi przepływami pracy projektowania oprogramowania pozwala szybciej zrozumieć zmiany i wprowadzać innowacje.