Close

Ready for ITSM at high velocity?

Podejście Jira do świadczenia usług HR i zarządzania nimi (HRSM)

Współcześnie pracownicy oczekują natychmiastowej obsługi i otwartego dostępu do systemów wewnętrznych. Rozwiązanie HRSM (Human Resources Service Management) w Jira Service Management zapewnia wysokiej jakości portal samoobsługowy, pozwalając zautomatyzować proces świadczenia usług HR w celu utworzenia konkurencyjnego środowiska onboardingu i uproszczając dostęp do narzędzi wewnętrznych. Połączenie tych wszystkich składników przyspiesza osiągnięcie przez pracownika pełnej produktywności.

Obecnie zespoły HR polegają czasami na procesach ręcznych, takich jak bieganie za podpisami pracowników działu finansowego czy zaglądanie do działu IT, aby poinformować o zatrudnieniu nowego pracownika. Taki ręczny proces jest podatny na błędy i brakuje mu spójności. Rozwiązanie HRSM pozwala zespołowi HR utworzyć fantastyczne środowisko dla pracowników i zyskać pewność, że niczego nie przeoczy.

Skoncentrowane na usługach rozwiązanie umożliwia integrację zespołu HR z działami interdyscyplinarnymi, np. IT, finansów, płac czy administracyjnym, co ułatwia realizację procesów, takich jak kompleksowy onboarding nowych pracowników. Gdy każdy zespół korzysta z tego samego narzędzia do świadczenia usług, pracownicy mogą korzystać z dostępu na żądanie.

Zespoły HR, które chcą szybko utworzyć centrum obsługi, znajdą w Jira Service Management gotowe szablony przeznaczone dla zespołów HR ze wstępnie opracowanymi przepływami pracy do realizacji procesów, takich jak onboarding, offboarding czy obsługa ogólnych zapytań HR. Zainicjowanie opartego na współpracy systemu świadczenia usług HR wymaga wdrożenia czterech kluczowych elementów.

Uproszczenie dostępu do usług

Zespoły HR stanowią pierwszy punkt kontaktu dla nowego pracownika. Jeśli nowy pracownik ma pytania, najprawdopodobniej zwróci się do zespołu HR o informacje na temat uzyskania dostępu do nowych systemów, otrzymania sprzętu itp. Zespoły IT mogą we współpracy z zespołem HR zainicjować kompleksową, zautomatyzowaną obsługę, wykorzystując w tym celu podejście oparte na katalogu usług. W Jira Service Management zespoły mogą skonfigurować portal obejmujący wiele obszarów usług skierowanych do różnych zespołów, aby wprowadzić zarządzanie usługami na poziomie całej firmy. Zamiast marnować czas na konsultacje z kilkoma osobami, pracownicy mogą złożyć wniosek o nowy laptop, a wniosek ten zostanie automatycznie przekierowany, zatwierdzony i obsłużony za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Każdy zespół może mieć własne centrum obsługi, a funkcjonujące w jego ramach przepływy pracy będą przyspieszać świadczenie usług.

Punkt obsługi HR

Pracownicy nie muszą już poszukiwać właściwego działu ani odpowiedniej osoby kontaktowej. Wystarczy, że odwiedzą jedną, centralną lokalizację, aby złożyć wniosek o usługę do dowolnego zespołu wewnętrznego.

Spójne podejście do onboardingu i offboardingu w dziale HR

W Jira Service Management obsługa wniosków o onboarding i offboarding pracowników jest wydajna i skalowalna. Dzięki automatyzacji przepływu pracy w zakresie tych procesów można obsłużyć więcej pracowników przy użyciu mniejszej liczby zasobów, uzyskując jednocześnie spójny sposób świadczenia usług onboardingu. Wiele działów, takich jak HR i IT, współpracuje ze sobą, tworząc jeden przepływ sekwencyjny, w którym realizacja jednego kroku powoduje zainicjowanie kolejnego zadania. Firma Appdynamics, będąca klientem Atlassian, w ciągu dwóch lat podwoiła liczbę pracowników, wykorzystując Jira Service Management do zarządzania powiększającym się zespołem w miarę skalowania.

Portal onboardingu pracowników

Bezpieczeństwo zarządzania sprawami kadrowymi

Na poziomie wewnętrznym Atlassian wykorzystuje Jira Service Management do śledzenia wrażliwych przypadków związanych z relacjami pracowników. Zespoły HR obsługują całą gamę wniosków o charakterze poufnym, do których dostęp mają nie więcej niż dwie osoby. Aby zespół HR mógł doprowadzić do rozwiązania każdej sprawy, potrzebna jest bezpieczna przestrzeń, w której można dokumentować i śledzić zdarzenia związane ze zgłaszaną kwestią. W rozwiązaniu HRSM w Jira Service Management zespół HR może utworzyć poufne centrum obsługi do zarządzania sprawami wymagającymi ograniczenia uprawnień do wyświetlania, wyszukiwania i komentowania wniosków do konkretnych osób. To samo rozwiązanie zespół wykorzystuje do prowadzenia odrębnego, publicznego centrum obsługi spraw związanych z płacami, onboardingiem i innymi usługami HR o charakterze bardziej ogólnym.

Przeglądarka ról w projekcie

Minimalizacja powtarzalnych zadań

Podczas gdy pracownicy widzą pojedynczy ujednolicony portal dostępu do pomocy, Jira Service Management pomaga zespołom ukryć całą złożoność realizowanych procesów. Począwszy od dobrze zaprojektowanych formularzy do zbierania danych, które pozwalają zmniejszyć liczbę wniosków o 70%, po automatyzację przepływów danych przez wszystkie wymagane zespoły, Jira Service Management pomaga zespołom HR lepiej przydzielać zasoby i koncentrować się na ważniejszych zadaniach.

Zespoły IT i HR współpracują nad zmapowaniem często realizowanych procesów w celu ustalenia punktu wyjścia. Skompilowanie często zadawanych pytań (FAQ) i utworzenie bazy wiedzy to szybki sposób na sukces dla wielu zespołów.

Dzięki odpowiedziom na często zadawane pytania i szczegółowym formularzom wniosków zespoły HR otrzymują informacje, które umożliwiają im szybką realizację zadań. Proces onboardingu można zautomatyzować na późniejszym etapie, ponieważ zazwyczaj wymaga on większej synchronizacji między wieloma działami.

Przepływ pracy HR

Śledzenie zapotrzebowania na usługi

Zespół IT może skonfigurować proste pulpity do raportowania, które ułatwią zespołowi HR śledzenie procesu świadczenia usług i tworzenie raportów na ich temat. Sporządzanie comiesięcznych raportów staje się łatwe, gdy menedżerowie ds. HR mogą szybko sprawdzić liczbę napływających wniosków i pracowników z pomyślnie zakończonym onboardingiem czy obciążenie pracą poszczególnych zespołów. Zamiast zgadywać, mogą w oparciu o dane podejmować świadome decyzje o skalowaniu swojego zespołu lub określać obszary wymagające poprawy.

Wykres utworzonych i rozwiązanych wniosków

Dowiedz się więcej na temat zarządzania usługami dla firm.