ITSM voor razendsnelle teams
De Jira-manier voor HR Service Management and Delivery (HRSM)
In de huidige samenleving verwachten werknemers directe service en open toegang tot interne systemen. De HRSM-oplossing (Human Resource Service Management) van Jira Service Management biedt een zelfbedieningsportal van consumentenkwaliteit, waardoor het serviceaanbod van HR voor concurrerende onboardingervaringen geautomatiseerd, en toegang tot interne tools vereenvoudigd wordt. De combinatie van dit alles verhoogt de productiviteit van de werknemer.
De huidige HR-teams vertrouwen soms op handmatige processen, zoals handtekeningen opvragen van de financiële afdeling of langs de IT-afdeling moeten gaan om ze te laten weten dat er een nieuwe werknemer komt werken. Bij dit handmatige proces kunnen er snel fouten optreden en het mist consistentie. Met een HRSM-oplossing kan HR geweldige werknemerservaringen bieden en ervoor zorgen dat er niets over het hoofd gezien wordt.
De servicegerichte oplossing integreert afdelingen met andere functies in HR, zoals IT, financieel, salaris, en facilitair, waardoor processen zoals het onboarden van nieuwe werknemers van end-to-end vereenvoudigd wordt. Als elk team dezelfde tool gebruikt om services te leveren, profiteren werknemers van on-demand toegang.
Voor HR-teams die graag een servicedesk in gebruik willen hebben, biedt Jira Service Management kant-en-klare sjablonen voor HR-teams die vooraf ingebouwde workflows bevatten voor processen zoals onboarden, offboarden en algemene vragen van HR. Voor een goed samenwerkend HR-systeem voor het leveren van services zijn er vier belangrijke elementen nodig.
Vereenvoudig toegang tot services
HR-teams zijn het eerste aanspreekpunt voor een nieuwe werknemer. Als een nieuwe werknemer vragen heeft, gaan ze waarschijnlijk naar het HR-team voor informatie over toegang krijgen tot nieuwe systemen, hoe ze aan hardware-apparatuur komen, en meer. IT-teams kunnen samenwerken met HR om end-to-end geautomatiseerde services in te stellen via een servicecatalogus. In Jira Service Management kunnen teams een portal instellen met een aantal servicegebieden voor de verschillende teams, waardoor servicebeheer in het hele bedrijf toegankelijk wordt. Werknemers die een nieuwe laptop willen aanvragen, hoeven geen tijd meer kwijt te zijn door verschillende personen aan te schrijven. In een paar klikken is de laptop ook gerouterd, goedgekeurd en klaargemaakt.
Elk team kan een eigen servicedesk hebben, met workflows erachter die hard werken om de dienstverlening te versnellen.
%20(1).png?cdnVersion=1581)
Werknemers hoeven niet meer op zoek te gaan naar de juiste afdeling of contactpersoon. Ze kunnen nu terecht op een centrale plek om service aan te vragen van elk intern team.
Bied consistentie bij het onboarden en offboarden bij HR
Aanvragen voor het onboarden en offboarden van werknemers zijn efficiënt en schaalbaar met behulp van Jira Service Management. Door automatisering van de workflow voor deze processen in te stellen, zijn er nu minder bronnen nodig voor meer werknemers, waardoor er consistentie wordt gecreëerd bij de manier van onboarden. Meerdere afdelingen, zoals HR en IT, worden gekoppeld om één geordende stroom te creëren waarbij elke stap de volgende taak in gang zet. De Atlassian-klant AppDynamics heeft het aantal werknemers binnen twee jaar verdubbeld door Jira Service Management te gebruiken om een groeiend team te beheren naarmate ze schaalden.
%20(1).png?cdnVersion=1581)
Blijf beveiligd met HR-casusbeheer
Intern gebruikt Atlassian Jira Service Management om gevoelige werknemerrelatiecasussen te volgen. HR-teams hebben te maken met veel gevoelige verzoeken die slechts één of twee paar ogen hoeven te zien. Om te zorgen dat HR elke casus kan oplossen is er een veilige ruimte nodig om de gebeurtenissen met betrekking tot de gerapporteerde casus in kaart te brengen en te volgen. Dankzij de HRSM-oplossing van Jira Service Management kunnen HR-teams een vertrouwelijke servicedesk bemannen om casussen te beheren, met rechten om te beheren wie er aanvragen kan bekijken, zoeken en er opmerkingen bij kan maken. Binnen dezelfde oplossing onderhouden ze een afzonderlijke publiekgerichte servicedesk voor kwesties over salaris, onboarden en algemenere HR-services.
.png?cdnVersion=1581)
Minimaliseer terugkerende taken
Werknemers zien een portaal waar ze terecht kunnen voor hulp. Jira Service Management helpt teams om de complexiteit achter de schermen te verhullen. Van strak ontworpen intakeformulieren die het aanvraagvolume met 70% kan verlagen, tot het automatiseren van de gegevensstroom langs alle benodigde teams: met Jira Service Management kunnen HR-teams hun bronnen beter verdelen en gefocust blijven op werk met een hogere waarde.
IT- en HR-teams werken samen om veelvoorkomende processen in kaart te brengen om te bepalen waar ze moeten beginnen. Het samenstellen van veelgestelde vragen en het opbouwen van een kennisdatabase is voor veel teams een snelle overwinning.
Met de veelgestelde vragen en gedetailleerde aanvraagformulieren waardoor HR-teams de informatie krijgen die ze nodig hebben om hun werk sneller te kunnen doen, kan het automatiseren van het onboarden later aangepakt worden aangezien dit doorgaans meer organisatie vereist binnen meerdere afdelingen.
%20(1).png?cdnVersion=1581)
Servicevraag volgen
IT-teams kunnen eenvoudige rapportagedashboards instellen waarmee HR de levering van hun services kunnen volgen en rapporteren. Maandelijks rapporteren wordt eenvoudiger als HR-managers in één blik kunnen overzien hoe veel binnenkomende verzoeken er zijn, hoe veel werknemers het onboarden hebben doorlopen en wat de werklast is van alle teams. In plaats van raden kunnen ze nu gegevens gebruiken om doordachte beslissingen te nemen over het schalen van hun team, of waar ze kunnen verbeteren.
Wil je meer weten over servicemanagement voor HR-teams?
De volledige handleiding voor Enterprise Service Management (ESM)
Wat houdt Enterprise Service Management in? Lees in deze handleiding hoe je ESM implementeert voor een betere service.
Lees het artikelAanbevolen werkwijzen voor HR-automatisering
Wanneer IT de unieke behoeften van het HR-team begrijpt, kan het beter identificeren welke processen moeten worden geautomatiseerd, waardoor de effectiviteit van het HR-team aanzienlijk wordt versterkt.
Lees het artikel