ITSM für High-Velocity-Teams
Der Jira-Ansatz für HR Service Management und Delivery (HRSM)
Mitarbeiter erwarten heutzutage sofortigen Service und offenen Zugriff auf interne Systeme. Die HRSM-Lösung von Jira Service Management (Human Resources Service Management) bietet ein Self-Service-Portal in Verbraucherqualität, das die Bereitstellung von HR-Services für wettbewerbsfähige Onboarding-Erlebnisse automatisiert und den Zugriff auf interne Tools vereinfacht. All dies in Kombination steigert die Mitarbeiterproduktivität.
HR-Teams nutzen manchmal manuelle Prozesse und holen etwa persönlich Unterschriften in der Finanzabteilung ein oder suchen die IT-Abteilung auf, um diese über den Einstieg eines neuen Mitarbeiters zu informieren. Dieser manuelle Prozess ist fehleranfällig und kann zu Inkonsistenzen führen. Eine HRSM-Lösung hilft der Personalabteilung, überzeugende Mitarbeitererfahrungen zu schaffen, und stellt sicher, dass nichts vergessen wird.
Die serviceorientierte Lösung integriert die Personalabteilung mit funktionsübergreifenden Abteilungen wie IT, Finanzen, Gehaltsabrechnung und Facility Management und unterstützt durchgängig Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeiter. Da jedes Team dasselbe Tool zur Servicebereitstellung verwendet, profitieren Mitarbeiter von On-Demand-Zugriff.
Für HR-Teams, die einen Servicedesk einsetzen möchten, bietet Jira Service Management vorkonfigurierte Vorlagen für HR-Teams, die über vorgefertigte Workflows für Prozesse wie das Onboarding, das Offboarding und allgemeine HR-Anfragen verfügen. Um ein auf Zusammenarbeit basierendes System zur HR-Servicebereitstellung zu implementieren, müssen vier zentrale Faktoren erfüllt sein.
Zugriff auf Services vereinfachen
HR-Teams sind die erste Anlaufstelle für einen neuen Mitarbeiter. Wenn ein neuer Mitarbeiter Fragen hat, wird er sich wahrscheinlich an das HR-Team wenden: Wie erhält man Zugriff auf neue Systeme, wo bekommt man Geräte und vieles mehr. IT-Teams können mit HR zusammenarbeiten, um durchgängig automatisierte Services über einen Service-Katalog-Ansatz bereitzustellen. In Jira Service Management können Teams ein Portal mit einer Reihe von Servicebereichen für die verschiedenen Teams einrichten und damit eine einzige Servicemanagementlösung für das gesamte Unternehmen bereitstellen. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, mehrere Personen zu kontaktieren, können Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks einen neuen Laptop anfordern. Die Anfrage wird dann automatisch weitergeleitet, genehmigt und erfüllt.
Jedes Team kann über einen eigenen Servicedesk verfügen, wobei die Servicebereitstellung mithilfe von Workflows beschleunigt wird.
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So müssen die Mitarbeiter nicht mehr nach der richtigen Abteilung oder dem richtigen Ansprechpartner suchen. Serviceanfragen für interne Teams können einfach an einem zentralen Ort gestellt werden.
Konsistenz im HR-Bereich beim Onboarding und Offboarding gewährleisten
Anfragen zum Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern werden mit Jira Service Management effizient und skalierbar verwaltet. Durch die Einführung einer Workflow-Automatisierung für diese Prozesse werden mit weniger Ressourcen mehr Mitarbeiter bedient, was ein konsistentes Onboarding ermöglicht. Mehrere Abteilungen wie HR und IT werden miteinander verbunden, um einen sequenzierten Flow zu erstellen, wobei jeder Schritt den nächsten Task auslöst. Der Atlassian-Kunde AppDynamics verdoppelte seine Mitarbeiterzahl über zwei Jahre und nutzte Jira Service Management, um das wachsende Team zu verwalten.
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Sicherheit mit HR-Fallmanagement aufrechterhalten
Intern nutzt Atlassian Jira Service Management, um vertrauliche Fälle von Mitarbeiterbeziehungen zu verfolgen. HR-Teams erhalten unterschiedlichste vertraulichen Anfragen, die nur von ein oder zwei Personen eingesehen werden sollten. Damit die Personalabteilung jeden Fall erfolgreich bearbeiten kann, benötigt sie einen sicheren Bereich, um die mit der gemeldeten Angelegenheit verbundenen Ereignisse zu dokumentieren und nachzuverfolgen. Mit der HRSM-Lösung von Jira Service Management können HR-Teams einen vertraulichen Servicedesk für das Fallmanagement betreiben. Anhand von Berechtigungen wird gesteuert, wer Anfragen anzeigen, suchen und kommentieren darf. In der gleichen Lösung können sie einen separaten, öffentlich zugänglichen Servicedesk für Gehaltsabrechnung, Onboarding und allgemeinere HR-Services bereitstellen.
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Repetitive Aufgaben minimieren
Jira Service Management hilft Teams dabei, die zugrunde liegende Komplexität zu verbergen. Mitarbeitern wird ein einheitliches zentrales Portal für den Zugriff auf Hilfe angezeigt. Unter anderem bietet die Lösung durchdachte Aufnahmeformulare, mit denen das Anfragevolumen um 70 % reduziert werden kann, und automatisiert den Datenfluss für alle erforderlichen Teams. Dadurch können HR-Teams ihre Ressourcen besser zuteilen und sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren.
IT- und HR-Teams können sich miteinander abstimmen, um gemeinsame Prozesse abzubilden und einen Startpunkt festzulegen. Durch die Zusammenstellung von FAQs und die Erstellung einer Wissensdatenbank erzielen viele Teams schnelle Erfolge.
Wenn FAQs bereitgestellt wurden und HR-Teams dank ausführlicher Anfrageformulare die nötigen Informationen erhalten, um ihre Aufgaben zügig zu erledigen, kann die Automatisierung des Onboardings zu einem späteren Zeitpunkt angegangen werden, da dies in der Regel eine umfassendere, abteilungsübergreifende Orchestrierung erfordert.
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Die Servicenachfrage verfolgen
IT-Teams können einfache Berichts-Dashboards einrichten, die dem HR-Team dabei helfen, die Bereitstellung seiner Services zu verfolgen und entsprechende Berichte zu erstellen. Die monatliche Berichterstattung wird vereinfacht, wenn HR-Manager auf einen Blick das Volumen der eingehenden Anfragen sehen können und wissen, wie viele Mitarbeiter erfolgreich eingeführt wurden und wie hoch die Arbeitsbelastung der einzelnen Teams ist. Anstatt auf Spekulationen können sie ihre Entscheidungen über die Skalierung ihres Teams auf Daten basieren und wissen, wo sie sich verbessern können.
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