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Ready for ITSM at high velocity?

Der Jira-Ansatz für HR Service Management und Delivery (HRSM)

Mitarbeiter erwarten heutzutage sofortigen Service und offenen Zugriff auf interne Systeme. Die HRSM-Lösung von Jira Service Management (Human Resources Service Management) bietet ein Self-Service-Portal in Verbraucherqualität, das die Bereitstellung von HR-Services für wettbewerbsfähige Onboarding-Erlebnisse automatisiert und den Zugriff auf interne Tools vereinfacht. All dies in Kombination steigert die Mitarbeiterproduktivität.

HR-Teams nutzen manchmal manuelle Prozesse und holen etwa persönlich Unterschriften in der Finanzabteilung ein oder suchen die IT-Abteilung auf, um diese über den Einstieg eines neuen Mitarbeiters zu informieren. Dieser manuelle Prozess ist fehleranfällig und kann zu Inkonsistenzen führen. Eine HRSM-Lösung hilft der Personalabteilung, überzeugende Mitarbeitererfahrungen zu schaffen, und stellt sicher, dass nichts vergessen wird. IT-Teams können HR-Prozesse nach ITSM-Prinzipien aufsetzen, um HR-Teams dabei zu helfen, die Servicenachfrage zu erfüllen und ihre Arbeitsweise an einer serviceorientierten Kultur auszurichten.

Die Workflow-zentrierte Lösung integriert die Personalabteilung mit funktionsübergreifenden Abteilungen wie IT, Finanzen, Gehaltsabrechnung und Facility Management und unterstützt durchgängig Prozesse wie das Onboarding neuer Mitarbeiter. Da jedes Team dasselbe Tool zur Servicebereitstellung verwendet, profitieren Mitarbeiter von On-Demand-Zugriff.

Für HR-Teams, die einen Servicedesk einsetzen möchten, bietet Jira Service Management vorkonfigurierte Vorlagen für HR-Teams, die über vorgefertigte Workflows für Prozesse wie das Onboarding, das Offboarding und allgemeine HR-Anfragen verfügen. Um ein auf Zusammenarbeit basierendes System zur HR-Servicebereitstellung zu implementieren, müssen vier zentrale Faktoren erfüllt sein:

Zugriff auf Services vereinfachen

HR-Teams sind die erste Anlaufstelle für einen neuen Mitarbeiter. Und wenn ein neuer Mitarbeiter Fragen hat, wird er sich wahrscheinlich an das HR-Team wenden: Wie erhält man Zugriff auf neue Systeme, wo bekommt man Geräte und vieles mehr. IT-Teams können mit HR zusammenarbeiten, um durchgängig automatisierte Services über einen Service-Katalog-Ansatz bereitzustellen. In Jira Service Management können Teams ein Portal mit einer Reihe von Servicebereichen für die verschiedenen Teams einrichten und einen einzigen Servicedesk für das gesamte Unternehmen erstellen. Anstatt Zeit damit zu verschwenden, mehrere Personen zu kontaktieren, können Mitarbeiter mit nur wenigen Klicks einen neuen Laptop anfordern. Die Anfrage wird dann automatisch weitergeleitet, genehmigt und erfüllt.

Jedes Team kann über einen eigenen Servicedesk verfügen, wobei die Servicebereitstellung mithilfe von Workflows beschleunigt wird.

HR-Servicedesk

Wenn Mitarbeiter bei einem internen Team einen Service anfordern, müssen sie nur ein Formular an einem zentralen Ort einreichen.

Konsistenz im HR-Bereich beim Onboarding und Offboarding gewährleisten

Anfragen zum Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern werden mit Jira Service Management effizient und skalierbar verwaltet. Durch die Einführung einer Workflow-Automatisierung für diese Prozesse werden mit weniger Ressourcen mehr Mitarbeiter bedient, was ein konsistentes Onboarding ermöglicht. Mehrere Abteilungen wie HR und IT werden miteinander verbunden, um einen sequenzierten Flow zu erstellen, wobei jeder Schritt den nächsten Task auslöst. Der Atlassian-Kunde AppDynamics verdoppelte seine Mitarbeiterzahl über zwei Jahre und nutzte Jira Service Management, um das wachsende Team zu verwalten.

Onboarding-Portal für Mitarbeiter

Sicherheit mit HR-Fallmanagement aufrechterhalten

Intern nutzt Atlassian Jira Service Management, um sensible Fälle von Mitarbeiterbeziehungen zu verfolgen. HR-Teams erhalten unterschiedlichste sensible Anfragen, die nur von ein oder zwei Personen eingesehen werden sollten. Damit die Personalabteilung jeden Fall erfolgreich bearbeiten kann, benötigt sie einen sicheren Bereich, um die mit der gemeldeten Angelegenheit verbundenen Ereignisse zu dokumentieren und zu verfolgen. Mit der HRSM-Lösung von Jira Service Management können HR-Teams einen vertraulichen Servicedesk für das Fallmanagement betreiben. Anhand von Berechtigungen wird gesteuert, wer Anfragen anzeigen, suchen und kommentieren darf. In der gleichen Lösung können sie einen separaten, öffentlich zugänglichen Servicedesk für Gehaltsabrechnung, Onboarding und allgemeinere HR-Services bereitstellen.

Projektrollen-Browser

Repetitive Aufgaben minimieren

Jira Service Management hilft Teams dabei, die zugrunde liegende Komplexität zu verbergen. Mitarbeitern wird ein einheitliches zentrales Portal für den Zugriff auf Hilfe angezeigt. Automatisierung hilft HR-Teams, ihre Ressourcen besser zuzuweisen, und ermöglicht ihnen, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren. IT-Teams können sich mit der Personalabteilung beraten und alle ihre gemeinsamen Prozesse abbilden, um den Startpunkt zu bestimmen. Durch eine Zusammenstellung gemeinsamer FAQs und deren Integration in eine Wissensdatenbank lassen sich schnelle Erfolge erzielen, sodass sich diese Maßnahmen hervorragend zum Einstieg eignen. Die Automatisierung des Onboardings kann zu einem späteren Zeitpunkt in Angriff genommen werden, da diese normalerweise eine stärkere Orchestrierung beinhaltet, die zahlreiche Abteilungen umfasst.

HR-Workflow

Die Servicenachfrage verfolgen

IT-Teams können einfache Berichts-Dashboards einrichten, die dem HR-Team dabei helfen, die Bereitstellung seiner Services zu verfolgen und entsprechende Berichte zu erstellen. Die monatliche Berichterstattung wird vereinfacht, wenn HR-Manager auf einen Blick das Volumen der eingehenden Anfragen sehen können und wissen, wie viele Mitarbeiter erfolgreich eingeführt wurden und wie hoch die Arbeitsbelastung der einzelnen Teams ist. Anstatt auf Spekulationen können sie ihre Entscheidungen über die Skalierung ihres Teams auf Daten basieren und wissen, wo sie sich verbessern können.

Diagramm zu erstellten im Vergleich zu erledigten Anfragen

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