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Prêt pour une solution ITSM à haute vélocité ?

L'approche de Jira en matière de gestion et de fourniture des services RH (HRSM)

Dans le monde actuel, les employés attendent un service immédiat et un accès libre aux systèmes internes. La solution de gestion des services RH (HRSM) de Jira Service Management offre un portail libre-service adapté aux consommateurs (avec une fourniture de services RH automatisée pour des expériences d'intégration concurrentielles) et simplifie l'accès aux outils internes. Tout cela combiné booste la productivité des employés.

Aujourd'hui, les équipes RH s'appuient parfois sur des processus manuels, comme la chasse aux signatures auprès du service financier ou une visite au service informatique pour l'informer de l'arrivée d'un nouvel employé. Ce processus manuel est source d'erreurs et manque de cohérence. Une solution HRSM permet à l'équipe RH de créer des expériences exceptionnelles pour les employés et d'éviter les oublis.

La solution orientée service intègre les RH à d'autres services transverses tels que l'informatique, les finances, le service de paie et les installations, facilitant ainsi les processus tels que l'intégration des nouveaux employés de bout en bout. Chaque équipe utilisant le même outil de fourniture de services, les employés bénéficient d'un accès à la demande.

Pour les équipes RH qui cherchent à se lancer avec un centre de services, Jira Service Management propose des modèles prêts à l'emploi pour les équipes RH, avec des workflows préconçus pour des processus tels que l'intégration d'employés, leur départ et les demandes RH générales. Pour lancer un système de fourniture de services RH collaboratif, quatre éléments clés doivent être en place.

Accès aux services simplifié

Les équipes RH sont le premier point de contact d'un nouvel employé. Et lorsqu'un nouvel employé a des questions, il est probable qu'il s'adresse à l'équipe RH pour obtenir des informations sur l'accès aux nouveaux systèmes, l'obtention de matériel informatique, etc. Les équipes informatiques peuvent travailler avec les RH pour mettre en place des services automatisés de bout en bout par le biais d'une approche de catalogue de services. Dans Jira Service Management, les différentes équipes peuvent configurer un portail avec un certain nombre de services pour les différentes équipes, étendant la gestion des services à l'ensemble de l'entreprise. Au lieu de perdre du temps en passant par plusieurs personnes, les employés peuvent demander un nouvel ordinateur portable, qui sera automatiquement acheminé, approuvé et mis à disposition en quelques clics.

Chaque équipe peut avoir son propre centre de services qui repose sur des workflows pour accélérer la fourniture des services.

Centre de services RH

Les employés n'ont plus à chercher le bon service ou point de contact. Ils peuvent effectuer leur demande auprès de n'importe quelle équipe interne depuis un emplacement centralisé.

Cohérence des processus d'intégration et de départ RH

Les demandes d'intégration et de départ des employés sont efficaces et évolutives grâce à Jira Service Management. Lorsque vous automatisez le workflow pour ces processus, moins de ressources sont nécessaires pour servir un plus grand nombre d'employés, et l'intégration s'en trouve ainsi homogénéisée. Plusieurs services comme les RH et l'IT sont connectés pour créer un flux séquencé, chaque étape donnant le coup d'envoi de la tâche suivante. AppDynamics, un client Atlassian, a doublé ses effectifs en deux ans, en utilisant Jira Service Management pour gérer l'équipe en pleine croissance à mesure que l'entreprise évoluait.

Portail d'intégration des employés

Sécurité maintenue grâce à la gestion des dossiers RH

En interne, Atlassian utilise Jira Service Management pour suivre les cas sensibles de relations entre les employés. Les équipes RH traitent un éventail de demandes sensibles qui doivent être prises en charge par une personne ou deux au maximum. Pour que les RH puissent résoudre chaque cas, un espace sûr est nécessaire afin de documenter et suivre les événements liés au sujet signalé. Grâce à la solution HRSM de Jira Service Management, les équipes RH peuvent travailler dans un centre de services confidentiel afin de gérer les cas en utilisant les autorisations de consultation, de recherche et de commentaire sur les demandes. Dans la même solution, ils maintiennent un centre de services distinct destiné au public pour les questions de paie, d'intégration et de services RH plus généraux.

Navigateur de rôles de projet

Réduction des tâches répétitives

Les employés voient un portail unique homogène pour obtenir de l'aide, tandis qu'en coulisse, Jira Service Management aide les équipes à masquer la complexité. Des formulaires de réception bien conçus qui peuvent réduire le volume des demandes de 70 % à l'automatisation des flux de données au sein de toutes les équipes concernées, Jira Service Management aide les équipes RH à mieux répartir leurs ressources et à rester concentrées sur les tâches à plus haute valeur.

Les équipes informatiques et RH collaborent pour cartographier les processus communs afin de déterminer par où commencer. La compilation des questions fréquemment posées (FAQ) communes et leur mise en place dans une base de connaissances est un point de départ rapide pour de nombreuses équipes.

Avec les FAQ compilées et les formulaires de demande détaillés permettant aux équipes RH d'obtenir les informations dont elles ont besoin pour accomplir leur travail rapidement, l'automatisation de l'intégration peut être abordée à un stade ultérieur, car elle implique généralement une orchestration plus sophistiquée entre plusieurs services.

Workflow RH

Suivi de la demande de service

Les équipes informatiques peuvent mettre en place des tableaux de bord de reporting simples qui aident les RH à suivre la fourniture de services et à en rendre compte. Les rapports mensuels sont simplifiés lorsque les responsables RH peuvent comprendre le volume des demandes entrantes, le nombre d'employés intégrés avec succès et la charge de travail de chaque équipe, le tout en un coup d'œil. Au lieu de jouer aux devinettes, ils peuvent utiliser les données pour prendre des décisions éclairées sur le développement de leur équipe ou déterminer dans quels domaines s'améliorer.

Graphique de demandes créées et résolues

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