IT Asset Management (ITAM), comment ça marche ?

Trop souvent, le suivi des actifs est dupliqué et se multiplie sans contrôle. Les responsabilités sont dispersées et les informations ne sont pas recueilles ni centralisées au sein d'un même outil. Cette situation ne peut que donner lieu au chaos le plus total et générer des erreurs. La prise de décisions éclairées devient difficile. Certaines entreprises emploient même des personnes dont la seule responsabilité est d'effectuer le suivi des actifs informatiques. Ce suivi devrait en réalité être automatisé. Si les équipes informatiques ne s'épuisent plus à suivre les artefacts, surveiller leur utilisation et analyser leurs dépendances, elles peuvent enfin se concentrer sur les tâches essentielles à l'organisation. L'IT Asset Management met de l'ordre et offre une source de référence unique à ces équipes et à leurs responsables. Elle est en fin de compte indispensable à l'organisation.

La gestion des actifs maintient les informations à jour, de sorte que les équipes évitent les pertes et améliorent l'utilisation. Elle permet d'économiser de l'argent en évitant les achats inutiles et en réduisant les coûts liés aux licences et au support. Un contrôle accru renforce également la conformité aux politiques de sécurité et juridiques et réduit les risques. Les répercussions positives sur les coûts et la productivité profitent à l'ensemble de l'organisation.

Alors que la transformation digitale bouleverse le mode de fonctionnement des organisations, la gestion moderne des actifs va bien au-delà du suivi des ordinateurs portables et des souris. Les équipes adoptent les principes DevOps et SRE et ont besoin de processus et d'outils de gestion des actifs afin de fournir rapidement de nouvelles fonctionnalités et services sans nuire à la fiabilité. Dans son rapport Prepare Your IT Asset Management for 2020, Gartner note qu'avec la dépendance accrue aux services de plateforme et d'infrastructure, une gestion efficace des actifs offre aux entreprises la possibilité de gérer leur consommation de « services à la demande ». Grâce à un contrôle accru, une meilleure visibilité et des responsabilités assignées, les équipes peuvent réduire toute consommation excessive, notamment le surprovisionnement et les instances inactives, évitant ainsi des coûts inutiles.

IT Asset Management est indispensable à la prise en charge des processus ITIL, y compris la gestion des changements, des incidents et des problèmes. L'équipe informatique permet à l'ensemble de l'organisation d'être plus innovante et d'apporter de la valeur plus rapidement. À l'aide de données pertinentes, les équipes peuvent avancer à un rythme soutenu et prévoir l'impact des changements avant qu'ils ne surviennent. En démocratisant l'accès aux informations, l'organisation acquiert un avantage concurrentiel et fournit de la valeur plus rapidement. Toute organisation qui veut suivre le rythme de l'innovation moderne doit faire preuve de stratégie pour contrôler, suivre et maîtriser ses données informatiques.

La gestion des actifs informatiques (ITAM) n'est pas un projet. Ce n'est pas non plus une tâche unique. L'ITAM est un processus que les équipes exécutent régulièrement ou au fur et à mesure que les actifs, les objectifs et les outils évoluent.

1. Inventaire des actifs : la première étape du processus de gestion des actifs informatiques consiste à créer un inventaire détaillé de tous ces actifs. Votre inventaire inclut les actifs à votre disposition, leur emplacement après l'achat et leur coût.
2. Calcul des coûts du cycle de vie : la deuxième étape consiste à calculer les coûts du cycle de vie de tous les actifs répertoriés. Au cours de la durée de vie moyenne d'un actif, de nombreux coûts supplémentaires peuvent survenir, notamment les frais de maintenance, d'investissement et de mise au rebut. Le calcul de ces coûts garantit que votre inventaire d'actifs est précis et exploitable.
3. Suivi : la troisième étape consiste à effectuer le suivi via un outil de gestion des actifs. Votre objectif ? Surveiller en permanence les actifs informatiques tout au long de leur cycle de vie, en ne perdant jamais de vue les éléments comme l'expiration des contrats, des licences et des garanties. Ce suivi vous aide également à vous préparer à la quatrième étape, la maintenance.
4. Maintenance : la maintenance implique la réparation, la mise à niveau et le remplacement d'actifs. Toutes les activités de maintenance doivent faire l'objet d'un suivi dans un outil ITAM afin que les données puissent être utilisées pour comprendre les performances globales de l'actif.
5. Planification financière : la cinquième et dernière étape est la planification financière. En ayant une idée précise de vos actifs informatiques, de l'étape de leur cycle de vie et de leurs coûts, vous pouvez planifier efficacement l'avenir. L'un des objectifs de la planification financière est de déterminer le budget nécessaire pour maintenir ou améliorer les « niveaux de service » fournis par votre équipe pour vos actifs les plus importants. Un actif géré avec succès avec un haut niveau de service, tel qu'un centre de services et une équipe dédiée, aura besoin de ce niveau de service à l'avenir. Les actifs sous-performants pourraient nécessiter un niveau de service plus élevé à l'avenir, augmentant ainsi les coûts.

Se lancer dans la gestion des actifs informatiques peut sembler fastidieux, mais en suivant le principe ITIL 4 « Démarrez d'où vous êtes », vous augmentez vos chances de réussir. Au lieu d'essayer de remanier l'ensemble de votre système en une seule fois, commencez par évaluer et analyser vos processus et votre infrastructure actuels. Vous pourrez ainsi identifier les domaines d'amélioration et apporter des changements progressifs pour optimiser votre stratégie de gestion d'actifs. Réalisez des gains rapides en vous concentrant sur les aspects essentiels de votre activité et en résolvant d'abord vos principaux problèmes.

Vous devrez choisir un logiciel et une approche qui répondent à vos besoins actuels et qui peuvent évoluer au même rythme que votre organisation. Au fur et à mesure que vos besoins évoluent, vous aurez besoin d'une solution flexible capable de s'adapter à ces évolutions.

Adopter une culture de collaboration et de transparence est essentiel pour une gestion efficace des actifs informatiques. Veillez à ce que les bonnes personnes puissent accéder aux informations dont elles ont besoin quand elles en ont besoin. Cela favorisera un environnement de travail plus efficace et plus productif.

Pour obtenir des conseils plus détaillés sur la manière de vous lancer dans la gestion des actifs informatiques, consultez notre manuel de gestion des actifs et des configurations, ou découvrez-en plus sur les bonnes pratiques en matière de gestion des actifs informatiques.

Lorsque vous examinez différents fournisseurs de logiciels de gestion des actifs, commencez par déterminer pourquoi vous devez améliorer votre approche de la gestion des actifs. Voici quelques-uns des signes qui peuvent indiquer que vous êtes prêt à utiliser un logiciel de gestion des actifs :

À mesure que le recours aux logiciels, aux infrastructures et aux services de plateforme continue d'augmenter, l'une des clés de la réduction des coûts consiste à optimiser les dépenses consacrées à ces services. Selon une étude de Gartner, « de nombreuses organisations peuvent réduire leurs dépenses en logiciels jusqu'à 30 % » en adoptant de bonnes pratiques d'optimisation des licences logicielles. Cette tâche n'est pas facile à réaliser manuellement. Gartner explique que « l'optimisation manuelle des licences complexes est une tâche laborieuse qui demande des connaissances spécialisées et n'est pas évolutive. Un outil de Software Asset Management (SAM) est indispensable pour les grandes entreprises. SAM permet d'automatiser, d'accélérer et d'améliorer les processus manuels. Un tel outil offre des résultats qui dépassent largement ceux des alternatives manuelles, et se révèle souvent rentable. »

Les feuilles de calcul sont très souvent adoptées par les entreprises pour suivre leurs actifs. Pensez-vous qu'elles sont fiables à long terme ? C'est impossible. Les données qu'elles contiennent deviennent vite incorrectes ou difficiles à gérer. Sage Accounting a en effet démontré qu'une entreprise gagnant 2 millions de dollars qui utiliserait des feuilles de calcul pour suivre ses actifs pourrait dépenser jusqu'à 50 000 dollars par an pour des « actifs fantômes », c'est-à-dire des éléments qu'elle paie et comptabilise, mais qui n'existent pas. De quoi s'arracher les cheveux.

Cinq nouveaux casques sont arrivés aujourd'hui. Quatre employés se sont fait voler leurs ordinateurs portables dans un restaurant à Paris. Le mois prochain, dix imprimantes seront remplacées par de nouveaux modèles de la société de leasing, et le mois suivant, il en ira de même pour 14 ordinateurs portables. Si un employé, même à temps partiel, est chargé de suivre tous ces changements, un simple système de base pourra lui simplifier la tâche.

De plus en plus souvent, des applications, des licences et d'autres actifs informatiques sont achetés, gérés et utilisés sans discernement, à l'insu de l'équipe informatique centrale. Grâce aux logiciels facilitant la collaboration, le service informatique peut se tenir informé. Les autres équipes peuvent ainsi être plus productives, tout en évitant les risques et les coûts inutiles.

Le moment venu, réfléchissez à quoi ressemblera la nouvelle approche de gestion des actifs implémentée dans votre organisation. Vous pourrez ainsi déterminer le logiciel qui répondra le mieux à vos besoins. Selon notre expérience, faire un inventaire des actifs est la première étape pour mieux comprendre ce dont vous disposez et vos coûts. Ensuite, il est possible de cartographier les cycles de vie des actifs et d'évaluer les coûts avec votre service financier.

Un IT Asset Management plus avancé va au-delà et automatise les tâches courantes de gestion des actifs. Par exemple, un employé peut utiliser un portail en libre-service pour demander une licence pour un abonnement logiciel courant. En utilisant des règles préexistantes, cette demande peut être approuvée par l'envoi d'un lien qui fournit l'accès à l'abonnement au demandeur. Les équipes informatiques perdent ainsi moins de temps avec les tâches de support et peuvent se dédier aux tâches plus stratégiques.

La collaboration occupe également une place importante dans une gestion efficace des actifs. Avec un outil collaboratif, les employés peuvent facilement soumettre leurs demandes d'achat. Les équipes responsables, comme par exemple celles chargées de approvisionnement, peuvent alors commenter et approuver les achats. Et, si vous pouvez connecter votre outil d'IT Asset Management aux services déjà utilisés par les employés, c'est encore mieux. Par exemple, vous pouvez l'associer à Slack, afin qu'un employé puisse faire une demande en pianotant simplement sur son clavier. Améliorer le processus d'admission pour les demandes d'actifs contribue beaucoup à améliorer la visibilité de l'équipe informatique.

C'est là qu'un centre de services entre en jeu et sert de fondation. Il permet aux employés de demander facilement de l'aide, et offre au personnel informatique la possibilité de s'organiser et de fournir des rapports sur les demandes. Un centre de services associé à un logiciel d'ITAM fournit aux équipes informatiques le contexte nécessaire pour assurer un meilleur service. Par exemple, lorsqu'un utilisateur demande la réparation d'un ordinateur portable, certaines informations de base sont automatiquement disponibles : date d'achat, tickets antérieurs, etc. L'équipe informatique peut également accéder à tous les tickets associés à cet ordinateur portable. Ce contexte rapide et exhaustif permet de résoudre plus rapidement les problèmes des clients.

Face à l'évolution de l'informatique, au fait que les fournisseurs SaaS deviennent responsables de la fiabilité des services critiques et à la nécessité de suivre les changements dans des environnements cloud de plus en plus dynamiques, l'IT Asset Management ne cesse de s'adapter. Il est important que vous choisissiez les outils qui favorisent au mieux la collaboration et soutiennent votre pratique de gestion des services.

Chaque organisation est différente. Vous avez peut-être besoin de mapper clairement toutes les dépendances d'une entreprise. Ou encore de conserver une trace des actifs incorporels tels que les licences et les documents de conformité afin de réduire les risques. Ou peut-être que vos besoins sont plus simples et impliquent le suivi d'un inventaire des ordinateurs.

Heureusement, les logiciels d'IT Asset Management s'adaptent à vous. Vous pouvez opter pour une intégration agile et abordable, ou une solution plus complexe et coûteuse capable de découvrir automatiquement tout votre matériel réseau en fonction de son adresse IP, voire même le lave-vaisselle d'appoint installé dans votre bureau. Les possibilités sont infinies. Que vous choisissiez un outil de suivi de base ou un système de niveau entreprise, le plus important est de trouver l'option qui conviendra le mieux à vos besoins.