Qu'est-ce que la gestion des actifs informatiques ?

Trop souvent, les actifs sont suivis dans beaucoup d'endroits différents, par beaucoup de personnes différentes. Personne ne possède quoi que ce soit, et aucun outil unique ne recueille et ne centralise les informations. Naturellement, chaos et inexactitude en résultent. La prise de décisions éclairées devient difficile. Certaines entreprises emploient même des personnes uniquement chargées d'effectuer le suivi des actifs informatiques. Les systèmes devraient effectuer ce travail. S'ils ne doivent pas consacrer leur temps et leur énergie à suivre les artefacts, à surveiller l'utilisation et à comprendre les dépendances, les informaticiens peuvent se concentrer davantage sur les tâches essentielles à l'organisation. La gestion des actifs met de l'ordre et offre une source de référence unique aux équipes informatiques, aux gestionnaires et, in fine, aux organisations dans leur ensemble.

La gestion des actifs maintient les informations à jour, de sorte que les équipes évitent les pertes et améliorent l'utilisation. Elle permet d'économiser de l'argent en évitant les achats inutiles et en réduisant les coûts liés aux licences et au support. Un contrôle accru renforce également la conformité aux politiques de sécurité et juridiques et réduit les risques. Les répercussions positives sur les coûts et la productivité profitent à l'ensemble de l'organisation.

Alors que la transformation numérique modifie le mode de fonctionnement des organisations, la gestion moderne des actifs va bien au-delà du suivi des ordinateurs portables et des souris. Les équipes adoptent les principes DevOps et SRE et ont besoin de processus et d'outils de gestion des actifs afin de fournir rapidement de nouvelles fonctionnalités et services sans nuire à la fiabilité. Dans son rapport « Prepare Your IT Asset Management for 2020 » (Préparez votre gestion des actifs informatiques pour 2020), Gartner note qu'étant donné la dépendance accrue à l'égard des services de plateforme et d'infrastructure, une gestion efficace des actifs peut permettre aux entreprises de gérer leur consommation de « services à la demande ». Grâce à un contrôle accru, une visibilité et une responsabilité assignée, les équipes peuvent réduire la consommation excessive, notamment le surprovisionnement et les instances inactives, afin d'éviter des coûts inutiles.

La gestion des actifs informatiques est essentielle à la prise en charge des processus ITIL, y compris la gestion des changements, des incidents et des problèmes. L'équipe informatique permet à l'ensemble de l'organisation d'être plus innovante et d'apporter de la valeur plus rapidement. En disposant des bonnes données, les équipes peuvent avancer à un rythme soutenu et prévoir l'impact des changements avant qu'ils ne surviennent. En démocratisant l'accès aux informations, l'organisation acquiert un avantage concurrentiel et fournit de la valeur plus rapidement. Toute organisation qui tente de s'adapter au rythme de l'innovation moderne doit se montrer stratégique en matière de contrôle, de suivi et de maîtrise des données informatiques.

Lorsque vous examinez différents fournisseurs de logiciels de gestion des actifs, commencez par déterminer pourquoi vous devez améliorer votre approche de la gestion des actifs. Voici quelques-uns des signes courants qui montrent que vous êtes prêt à utiliser un logiciel de gestion des actifs :

À mesure que le recours aux logiciels, aux infrastructures et aux services de plateforme continue d'augmenter, l'une des clés de la réduction des coûts consiste à optimiser les dépenses consacrées à ces services. Selon une étude de Gartner, « de nombreuses organisations peuvent réduire leurs dépenses en logiciels jusqu'à 30 % » en adoptant les bonnes pratiques pour optimiser les licences logicielles. Cette tâche n'est pas facile à réaliser manuellement. D'après Gartner : « L'optimisation manuelle des licences complexes nécessite beaucoup de travail ; elle nécessite des connaissances spécialisées et n'est pas évolutive. Les grandes entreprises auront besoin d'un outil SAM (Software Asset Management). Un tel outil permet d'automatiser, d'accélérer et d'améliorer les processus manuels. Il s'avère payant par rapport aux alternatives manuelles, et se révèle souvent rentable.

Les feuilles de calcul restent l'un des moyens les plus courants adoptés par les entreprises pour suivre leurs actifs. Vous pensez qu'elles restent précises très longtemps ? Impossible. Elles s'avèrent rapidement inexactes ou difficiles à gérer. En fait, Sage Accounting a constaté qu'une entreprise de 2 millions de dollars utilisant des feuilles de calcul pour suivre ses actifs pourrait dépenser jusqu'à 50 000 $ par an pour des « actifs fantômes » ou des éléments qu'elle paie et comptabilise dans son grand livre, mais qui n'existent physiquement pas. De quoi s'arracher les cheveux.

Cinq nouveaux casques sont arrivés aujourd'hui. Quatre employés se sont fait voler leurs ordinateurs portables dans un restaurant à Tuscaloosa. Le mois prochain, dix imprimantes seront remplacées par de nouveaux modèles de la société de leasing, et le mois suivant, il en ira de même pour 14 ordinateurs portables. Si vous avez besoin d'un employé, même à temps partiel, pour suivre tous ces changements, il vous faut un système de base pour lui simplifier la tâche.

De plus en plus souvent, des apps, des licences et d'autres actifs informatiques sont achetés, gérés et utilisés dans l'ombre, à l'insu de l'équipe informatique centrale. Grâce aux logiciels facilitant la collaboration, le service informatique peut se tenir informé. Les autres équipes peuvent ainsi être plus productives, tout en évitant les risques et les coûts inutiles.

Le moment venu, réfléchissez à quoi ressemblera la nouvelle approche de gestion des actifs implémentée dans votre organisation. Vous pourrez ainsi déterminer le logiciel qui répondra le mieux à vos besoins. Selon notre expérience, faire un inventaire des actifs est la première étape pour mieux comprendre ce dont vous disposez et vos coûts. Ensuite, il est possible de cartographier les cycles de vie des actifs et d'évaluer les coûts avec votre service financier.

Une gestion des actifs informatiques plus avancée va au-delà de cette étape et automatise les tâches courantes de gestion des actifs. Par exemple, un employé peut utiliser un portail en libre-service pour demander une licence pour un abonnement logiciel courant. En utilisant des règles préexistantes, cette demande peut être approuvée par l'envoi d'un lien qui fournit l'accès à l'abonnement au demandeur. En conséquence, les équipes informatiques perdent moins de temps avec les tâches de support et peuvent se concentrer davantage aux tâches plus stratégiques.

La collaboration occupe également une place importante dans une gestion efficace des actifs. Au lieu d'effectuer des achats dans l'ombre, un outil collaboratif permet aux employés de faire des demandes et aux autres équipes, comme celles responsable des approvisionnement, de commenter et d'approuver des achats. Et, si vous pouvez connecter votre outil de gestion des actifs aux services déjà utilisés par les employés, c'est encore mieux. Par exemple, vous pouvez l'associer à Slack, afin qu'un employé puisse faire une demande en pianotant simplement sur son clavier. Améliorer le processus d'admission pour les demandes d'actifs contribue beaucoup à améliorer la visibilité de l'équipe informatique.

Il est à noter qu'un centre de services est une base importante pour cela. Il permet aux employés de demander facilement de l'aide, et offre au personnel informatique la possibilité de s'organiser et de fournir des rapports sur les demandes. Un centre de services associé au logiciel de gestion des actifs fournit aux équipes informatiques un contexte important pour assurer un meilleur service. Par exemple, lorsqu'un utilisateur demande la réparation d'un ordinateur portable, certaines informations de base sont automatiquement disponibles : date d'achat, tickets antérieurs, etc. L'équipe informatique peut également accéder à tous les tickets liés à cet ordinateur portable. Ce contexte rapide et complet permet de résoudre plus rapidement les problèmes des clients.

Face à l'évolution de l'IT, au fait que les fournisseurs SaaS sont de plus en plus responsables de la fiabilité des services critiques et à la nécessité de suivre les changements dans des environnements cloud de plus en plus dynamiques, la gestion des actifs ne cesse de s'adapter. Il est important que vous choisissiez les outils qui favorisent au mieux la collaboration et soutiennent votre pratique de gestion des services.

Chaque organisation est différente. Vous avez peut-être besoin de cartographier les dépendances complexes d'une entreprise. Ou encore de conserver une trace des actifs incorporels tels que les licences et les documents de conformité afin de réduire les risques. Ou peut-être que vos besoins sont plus simples et impliquent le suivi d'un inventaire des ordinateurs.

Heureusement, les logiciels de gestion des actifs sont disponibles sous de nombreuses formes, des intégrations agiles et abordables aux solutions complexes et coûteuses capables de découvrir automatiquement tout le matériel réseau en fonction de l'adresse IP, de laver la vaisselle empilée dans l'évier de votre bureau, et bien plus encore. Que vous utilisiez un outil de suivi léger ou un système de niveau entreprise, le plus important est de trouver l'option qui conviendra le mieux à votre cas d'usage unique.