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IT 자산 관리(ITAM)란 무엇입니까?

IT 자산 관리(ITAM이라고도 함)는 조직 자산의 회계, 배포, 유지 관리, 업그레이드 및 폐기를 보장하는 프로세스입니다. 간단히 말해, 조직 내 유형 및 무형의 유용한 항목이 추적 및 사용되고 있는지 확인하는 것입니다.

그렇다면 IT 자산이란 무엇일까요? 간단히 정의하자면 IT 자산에는 하드웨어, 소프트웨어 시스템 또는 조직이 중요하게 여기는 정보가 포함됩니다. Atlassian의 IT 부서에서 가장 중요한 자산은 소프트웨어 및 이를 호스팅하는 서버를 구축, 판매 및 지원하는 데 도움이 되는 컴퓨터 및 소프트웨어 라이선스입니다.

IT 자산의 사용 기간은 유한합니다. 조직이 IT 자산을 통해 창출할 수 있는 가치를 최대화하기 위해 IT 자산 수명 주기를 사전에 관리할 수 있습니다. 조직마다 수명 주기의 고유한 단계를 정의할 수 있지만 일반적으로는 계획, 조달, 배포, 유지 관리 및 폐기 단계가 포함됩니다. IT 자산 관리의 중요한 부분은 총 소유 비용을 파악하고 자산 사용을 최적화하기 위해 모든 수명 주기 단계에 프로세스를 적용하는 것입니다.

이전에는 IT 부서가 자체적인 영역 내에서 자산을 관리할 수 있었습니다. 이제 조직의 자산 관리 관행은 공식적인 IT 승인 스탬프와 발급된 하드웨어 그 이상으로 나아갑니다. 구독 기반 소프트웨어, 그리고 마켓플레이스와 앱 스토어를 통해 작업하는 도구를 사용자 지정하고자 하는 직원들의 기대는 자산 관리 측면에서 새로운 과제를 제시합니다. 최신 팀의 업무 방식에서는 IT 팀이 유연해야 하며 비즈니스를 가장 효과적으로 지원하도록 자산 관리 프로세스를 조정해야 합니다.

다양한 팀이 각자의 요구에 가장 적합한 도구를 사용하려고 노력하면서, 자산 관리는 조직의 전반적인 전략에서 훨씬 더 중요한 부분이 되었으며 위험과 비용을 줄이기 위한 최신 정보를 제공합니다. 자산 관리 프로세스는 예산을 최적화하고, 수명 주기 관리를 지원하고, 조직 전체에 영향을 미치는 의사 결정을 내릴 때 사용할 수 있는 단일 정보 소스를 만들어 줍니다.

IT 팀 이외의 팀이 서비스 관리를 수용하기 시작하면서, 자산 관리도 다양한 부서에서 중요해졌습니다. 자산 관리 소프트웨어를 사용하여 차량, 어항, 보험, 악기에 이르기까지 다양한 것을 관리하는 조직에 대해 들어본 적이 있으실 것입니다.

IT 자산 관리가 중요한 이유는 무엇입니까?

단일 정보 소스를 제공

여러 직원이 수많은 장소에서 자산을 추적하는 경우가 너무 많습니다. 소유자가 아무도 없으며, 정보를 수집하고 중앙 집중화하는 하나의 도구도 없습니다. 혼란과 부정확성이 뒤따르는 것은 당연한 일입니다. 정보에 기초한 결정을 내리기란 어렵습니다. 오로지 IT 자산을 추적하기 위해 직원을 고용하는 회사도 있습니다. 이 일은 사람이 아니라 시스템이 해야 합니다. IT 직원은 아티팩트를 추적하고, 사용량을 모니터링하고, 종속성을 이해하는 데 시간과 머리를 쓸 필요 없이 조직에 가장 중요한 일에 더 집중할 수 있습니다. 자산 관리는 자산을 체계화하며 IT 팀, 경영진 및 궁극적으로는 조직 전체를 위한 단일 정보 소스를 제공합니다.

활용도 향상 및 낭비 없애기

자산 관리는 정보를 최신으로 유지해 주므로 팀은 낭비를 없애고 활용도를 높일 수 있습니다. 불필요한 구입을 방지하고 라이선스 및 지원 비용을 절감하여 비용을 절약해 줍니다. 또한 제어 기능이 향상되어 보안 및 법적 정책을 준수하고 위험을 줄일 수 있습니다. 비용과 생산성 면에서 얻는 긍정적인 영향은 조직 전체에 이익을 제공합니다.

신뢰성 저하 없이 생산성 실현

디지털 혁신으로 인해 조직의 운영 방식이 변화함에 따라, 최신 자산 관리는 노트북과 마우스를 추적하는 것보다 훨씬 이상으로 나아갑니다. 팀은 DevOps 및 SRE 원칙을 받아들이고 있으며, 신뢰성을 저해하지 않으면서 새로운 기능과 서비스를 효율적으로 신속하게 제공하기 위해서는 자산 관리 프로세스와 도구가 필요합니다. Gartner는 2020년을 위한 IT 자산 관리 준비 보고서에서 플랫폼 및 인프라 서비스에 대한 의존도가 높아짐에 따라, 조직이 효과적인 자산 관리를 통해 "온디맨드 서비스"의 사용을 관리할 수 있다고 설명합니다. 향상된 제어, 가시성 및 책임 할당을 통해 팀은 초과 프로비저닝 및 유휴 인스턴스를 포함한 초과 사용을 줄여 불필요한 비용이 발생하지 않도록 수 있습니다.

ITSM 관행과 조직 전반의 팀 지원

IT 자산 관리는 변경, 인시던트문제 관리를 포함하여 ITIL 프로세스를 지원하는 데 매우 중요합니다. IT 팀은 전체 조직이 더 혁신적이고 더 빠르게 가치를 제공할 수 있도록 지원합니다. 팀은 적절한 데이터를 손쉽게 이용하여 신속하게 행동하고, 변경이 일어나기 전에 그 영향을 예측할 수 있습니다. 조직은 인사이트에 대한 액세스를 대중화하여 경쟁 우위를 확보하고 가치를 더 빠르게 제공할 수 있습니다. 최신 혁신의 속도에 발을 맞추려는 모든 조직은 IT 데이터를 제어, 추적 및 마스터하는 데 대한 전략을 세워야 합니다.

IT 자산 관리 소프트웨어를 선택하는 방법

자산 관리 소프트웨어가 필요한 이유

다양한 자산 관리 소프트웨어 공급업체를 고려할 때는 자산 관리에 대한 접근 방식을 개선해야 하는 이유를 평가하는 것부터 시작하세요. 자산 관리 소프트웨어를 사용할 준비가 되었다는 것을 보여주는 몇 가지 일반적인 신호는 다음과 같습니다.

비용 절감

소프트웨어, 인프라 및 플랫폼 서비스에 대한 의존도가 계속 높아짐에 따라, 비용 절감의 핵심 요소 중 하나는 이러한 서비스에 대한 지출을 최적화하는 것입니다. Gartner 연구에 따르면, 소프트웨어 라이선스를 최적화하기 위해 모범 사례를 사용하는 경우 "많은 조직에서 소프트웨어 비용을 30%까지도 줄일 수 있습니다". 수동으로 해내기에 쉬운 일은 아닙니다. Gartner는 다음과 같이 설명합니다. "복잡한 라이선스를 수동으로 최적화하는 일은 노동 집약적입니다. 전문적인 지식이 필요하고 규모가 조정되지 않습니다. 대규모 엔터프라이즈에는 SAM(소프트웨어 자산 관리) 도구가 필요할 것입니다. SAM 도구는 수동 프로세스를 자동화, 가속화 및 개선할 수 있습니다. 수동 대안에 비해 더 큰 이익을 줄 수 있으며, 든 비용만큼 절약되는 경우가 많습니다.”

스프레드시트에 의존

여전히 스프레드시트는 기업이 소유 자산을 추적하는 데 사용하는 가장 일반적인 방법 중 하나로 남아있습니다. 스프레드시트가 오랫동안 정확하게 유지된다고 생각하십니까? 그렇지 않습니다. 순식간에 정확도가 떨어지거나 다루기 힘들어집니다. 실제로 Sage Accounting에서는 스프레드시트를 사용하여 자산을 추적하는 2백만 달러 규모 회사가 “유령 자산”, 또는 총 계정원장에서 비용을 지불하고 회계 처리하지만 물리적으로 누락된 항목에 대해 연간 $50,000의 비용을 지출하고 있을 수 있다는 점을 발견했습니다. 엄청난 비용입니다.

회사의 변화 속도에 발을 맞추기 어려움

오늘 새 헤드셋이 5개 도착했습니다. 터스컬루사의 한 식당에서 직원 4명이 노트북을 도난당했습니다. 다음 달에는 임대 회사의 새 모델로 10대의 프린터가, 그 다음 달에는 14대의 노트북이 교체됩니다. 비정규직 직원을 포함하여, 모든 것을 추적하기 위해 직원이 필요한 경우 작업을 더 쉽게 만들어줄 기본적인 시스템이 필요합니다.

"섀도우 IT"에 대한 우려 증가

중앙 집중식 IT 팀이 모르는 채로 애플리케이션, 라이선스 및 기타 IT 자산을 승인받지 않고 구입, 관리 및 사용하는 경우가 점점 더 많아지고 있습니다. 협업을 더 쉽게 만들어주는 소프트웨어는 IT 팀이 지속적으로 정보를 공유받도록 하여 다른 팀의 생산성을 높이고 위험과 불필요한 비용을 방지할 수 있습니다.

시기적절한 때가 된 경우, 자산 관리에 대한 새로운 접근 방식을 구현하면 조직에 어떤 영향을 미칠지 생각해 보는 것은 어떤 소프트웨어가 요구 사항을 가장 효과적으로 지원하는지 명확히 하는 데 도움이 될 것입니다. 저희 경험에 비추어 보자면, 어떤 자산이 어디에 있는지 그리고 비용을 더 잘 파악하기 위한 첫 번째 단계는 자산 인벤토리를 확보하는 것입니다. 이 단계에서 자산 수명 주기를 매핑하고 재무 부서와 함께 비용을 평가할 수 있습니다.

고급 IT 자산 관리는 이 단계를 넘어 일상적인 자산 관리 작업을 자동화합니다. 예를 들어, 직원은 셀프 서비스 포털을 사용하여 공통 소프트웨어 구독에 대한 라이선스를 요청할 수 있습니다. 기존 규칙을 사용하면 요청자에게 구독에 대한 액세스 권한을 제공하기 위해 전송된 링크로 해당 요청을 승인할 수 있습니다. 이렇게 하면 IT 팀이 지원 작업에 투입하는 노력이 줄어들어 더 높은 수준의 일에 집중할 수 있습니다.

협업 또한 효과적인 자산 관리의 중요한 부분입니다. 협업 도구를 사용하면 IT 팀이 승인하지 않은 구입이 이루어지는 것이 아니라, 직원이 쉽게 요청하고 조달 팀 등의 다른 팀에서 구입에 대해 의견을 제시하고 구입을 승인할 수 있습니다. 또한 직원이 이미 사용하고 있는 서비스에 자산 관리 도구를 연결할 수 있다면 더욱 좋습니다. 예를 들어, Slack에 연결하면 직원이 키보드를 몇 번 두드리는 것만으로도 요청을 할 수 있습니다. 자산 요청에 대한 접수 프로세스를 개선하면 IT 팀의 가시성이 크게 향상됩니다.

이를 위한 중요한 토대가 서비스 데스크라는 것은 주목할 만한 점입니다. 서비스 데스크를 사용하면 직원이 쉽게 도움을 요청할 뿐만 아니라 IT 직원이 요청에 대한 보고서를 구성하고 제공할 수 있습니다. 자산 관리 소프트웨어에 연결된 서비스 데스크는 IT 팀이 더 나은 서비스를 제공하는 데 중요한 컨텍스트를 제공합니다. 예를 들어 사용자가 노트북 수리를 요청하면 구입 날짜, 이전 이슈 등 특정한 기본 정보를 자동으로 사용할 수 있습니다. 또한, IT 팀은 노트북에 연결된 모든 티켓에도 액세스할 수 있습니다. 빠르고 완전한 컨텍스트가 주어진다는 것은 고객 이슈를 더 신속하게 해결할 수 있다는 의미입니다.

IT가 계속 발전하고, 중요한 서비스에 대한 의존도가 점점 더 SaaS 공급업체로 이동하고, 점점 더 역동적으로 진화하는 클라우드 환경의 변화를 추적해야 하게 되면서, 자산 관리는 이에 따라 적응하고 있습니다. 협업을 가장 효과적으로 장려하고 서비스 관리 관행을 지원할 수 있는 도구를 선택하는 것이 중요합니다.

모든 조직은 서로 다릅니다. 엔터프라이즈 전반에서 복잡한 종속성을 매핑해야 할 수도 있습니다. 위험을 줄이기 위해 라이선스 및 컴플라이언스 문서와 같은 무형 자산을 기록할 수 있습니다. 컴퓨터 인벤토리를 추적하는 것이 포함된 더 간단한 요구 사항일 수도 있습니다.

다행히, 자산 관리 소프트웨어는 민첩하고 저렴한 통합부터 네트워크의 모든 IP 기반 하드웨어를 자동으로 검색하고 사무실의 주방 싱크대에 쌓인 설거지를 하는 복잡한 고가의 솔루션에 이르기까지 모든 형태로 제공됩니다. 가벼운 추적기를 사용하든 엔터프라이즈급 시스템을 사용하든, 가장 중요한 고려 사항은 고유한 사용 사례에 가장 적합한 옵션을 찾는 것입니다.

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