IT 자산 관리(ITAM)란 무엇입니까?

여러 직원이 수많은 장소에서 자산을 추적하는 경우가 너무 많습니다. 소유자가 아무도 없으며 정보를 수집하고 중앙 집중화하는 하나의 도구도 없습니다. 혼란과 부정확성이 뒤따르는 것은 당연한 일입니다. 합리적인 결정을 내리기 어렵습니다. 오로지 IT 자산을 추적하기 위해 직원을 채용하는 회사도 있습니다. 이 일은 사람이 아니라 시스템이 해야 합니다. IT 직원은 아티팩트를 추적하고 사용량을 모니터링하고 종속성을 이해하는 데 시간과 머리를 쓸 필요 없이 조직에 가장 중요한 일에 더 집중할 수 있습니다. 자산 관리는 자산을 체계화하며 IT 팀, 경영진 및 궁극적으로는 조직 전체를 위한 단일 정보 소스를 제공합니다.

자산 관리는 정보를 최신으로 유지해 주므로 팀은 낭비를 없애고 활용도를 높일 수 있습니다. 불필요한 구입을 방지하고 라이선스 및 지원 비용을 줄여 비용을 절감합니다. 또한 제어 기능이 향상되어 보안 및 법적 정책을 준수하고 위험을 줄일 수 있습니다. 비용과 생산성 측면에서 얻는 긍정적인 영향은 조직 전체에 이득이 됩니다.

디지털 혁신으로 인해 조직의 운영 방식이 변화함에 따라, 최신 자산 관리는 노트북과 마우스를 추적 이상의 기능을 제공합니다. 팀은 DevOps 및 SRE 원칙을 받아들이고 있으며 신뢰성을 저해하지 않으면서 새로운 기능과 서비스를 효율적으로 신속하게 제공하기 위해서는 자산 관리 프로세스와 도구가 필요합니다. Gartner는 2020년을 위한 IT 자산 관리 준비 보고서에서 플랫폼 및 인프라 서비스에 대한 의존도가 높아짐에 따라 조직이 효과적인 자산 관리를 통해 "온디맨드 서비스"의 사용을 관리할 수 있다고 설명합니다. 향상된 제어, 가시성 및 책임 할당을 통해 팀은 초과 프로비저닝 및 유휴 인스턴스를 포함한 초과 사용을 줄여 불필요한 비용을 줄일 수 있습니다.

IT 자산 관리는 변경, 인시던트 및 문제 관리를 포함하여 ITIL 프로세스를 지원하는 데 매우 중요합니다. IT 팀은 전체 조직이 더 혁신적이고 더 빠르게 가치를 제공할 수 있도록 합니다. 팀은 적절한 데이터를 손쉽게 이용하여 신속하게 행동하고 변경이 일어나기 전에 그 영향을 예측할 수 있습니다. 조직은 인사이트에 대한 액세스를 대중화하여 경쟁 우위를 확보하고 가치를 더 빠르게 제공할 수 있습니다. 최신 혁신의 속도에 발을 맞추려는 모든 조직은 IT 데이터를 제어, 추적 및 마스터하기에 대한 전략을 세워야 합니다.

IT 자산 관리는 프로젝트가 아닙니다. 한 번 하면 끝날 것이라고 기대해서는 안 됩니다. ITAM은 팀이 정기적으로 또는 자산, 목표 및 도구가 변경될 때 실행하는 프로세스입니다.

1. 자산 인벤토리 - IT 자산 관리 프로세스의 첫 단계는 모든 IT 자산의 상세한 인벤토리를 만드는 것입니다. 인벤토리에는 보유한 자산, 자산의 위치, 구입 시점 및 금액이 포함됩니다.
2. 수명 주기 비용 계산 - 두 번째 단계는 인벤토리에 있는 모든 자산의 수명 주기 비용을 계산하는 것입니다. 평균적으로 자산의 수명 동안에는 유지 관리, 자본 및 폐기 비용과 같은 추가 비용이 발생할 기회가 많습니다. 수명 주기 비용을 계산하면 자산 인벤토리가 정확하고 실행 가능하게 됩니다.
3. 추적 - 세 번째 단계는 자산 관리 도구를 통해 추적하는 것입니다. 목표는 계약, 라이선스 및 보증 만료와 같은 사항을 면밀히 주시하면서 IT 자산의 수명 주기 동안 지속적으로 모니터링하는 것입니다. 추적을 통해 네 번째 단계인 유지 관리에서 앞서나갈 수 있습니다.
4. 유지 관리 - 유지 관리에는 자산 수리, 업그레이드 및 교체가 포함됩니다. 데이터를 사용하여 자산의 전체적인 성능을 파악할 수 있도록 모든 유지 관리 활동은 ITAM 도구에서 추적해야 합니다.
5. 재무 계획 - 다섯 번째이며 마지막 단계는 재무 계획입니다. IT 자산, 수명 주기 단계 및 비용을 정확하게 파악하면 미래를 효과적으로 계획할 수 있습니다. 재무 계획의 한 가지 목표는 팀이 가장 중요한 자산에 제공하는 “서비스 수준”을 유지하거나 개선하는 데 필요한 예산을 결정하는 것입니다. 서비스 데스크 및 전담 팀과 같이 높은 수준의 서비스로 성공적으로 관리하는 자산은 앞으로도 높은 수준의 서비스가 필요합니다. 성능이 낮은 자산은 앞으로 더 높은 수준의 서비스가 필요할 수도 있으며 그러면 비용이 더 많이 필요할 것입니다.

IT 자산 관리를 시작하는 것은 어려워 보일 수 있지만 "지금 있는 곳에서 시작하기"의 ITIL 4 원칙을 따르면 성공을 위해 준비할 수 있습니다. 전체 시스템을 한꺼번에 정비하지 말고 우선 현재의 프로세스와 인프라를 평가하고 분석하세요. 그러면 개선이 필요한 부분을 파악하고 점진적으로 변경하여 자산 관리 전략을 최적화할 수 있습니다. 비즈니스의 가장 중요한 측면에 집중하고 가장 큰 문제부터 해결하여 빠른 성과를 거두세요.

현재의 요구 사항을 충족하고 조직과 함께 성장할 수 있는 소프트웨어 및 접근 방식을 선택하는 것이 좋습니다. 요구 사항이 변하면서 새로운 요구 사항에 적응할 수 있는 유연한 솔루션이 필요합니다.

성공적인 IT 자산 관리를 위해 공동 작업 및 투명성의 문화를 받아들이는 것은 필수입니다. 적절한 담당자가 필요할 때 필요한 정보에 액세스할 수 있도록 하세요. 그러면 더 효율적이고 생산적인 작업 환경을 조성할 수 있습니다.

IT 자산 관리를 시작하는 방법에 대한 자세한 안내를 확인하려면 무료 자산 및 구성 관리 핸드북을 살펴보거나 IT 자산 관리 모범 사례에 대해 자세히 알아보세요.

다양한 자산 관리 소프트웨어 공급업체를 고려할 때는 자산 관리에 대한 접근 방식을 개선해야 하는 이유를 평가하는 것부터 시작하세요. 자산 관리 소프트웨어를 사용할 준비가 되었다는 것을 보여주는 몇 가지 일반적인 신호는 다음과 같습니다.

소프트웨어, 인프라 및 플랫폼 서비스에 대한 의존도가 계속 증가하면서 비용 절감의 핵심 요소 중 하나는 이러한 서비스에 대한 지출을 최적화하는 것입니다. Gartner 연구에 따르면, 소프트웨어 라이선스를 최적화하는 모범 사례를 사용하는 경우 "많은 조직에서 소프트웨어 비용을 30%까지도 줄일 수 있습니다". 수동 방식으로 수행하기에 쉬운 일은 아닙니다. Gartner는 "복잡한 라이선스를 수동으로 최적화하는 일은 노동 집약적입니다. 전문적인 지식이 필요하고 규모가 확장되지 않습니다. 대규모 엔터프라이즈에는 SAM(소프트웨어 자산 관리) 도구가 필요할 것입니다. SAM 도구는 수동 프로세스를 자동화, 가속화 및 개선할 수 있습니다. 수동 방식에 비해 장점이 많으며 도구 비용 이상을 절감하는 경우가 많습니다.”라고 설명합니다.

여전히 스프레드시트는 기업이 소유 자산을 추적하는 데 사용하는 가장 일반적인 방법 중 하나로 남아있습니다. 스프레드시트가 오랫동안 정확하게 유지된다고 생각하십니까? 그렇지 않습니다. 순식간에 정확도가 떨어지거나 다루기 힘들어집니다. 실제로 Sage Accounting에서는 스프레드시트를 사용하여 자산을 추적하는 2백만 달러 규모 회사가 “유령 자산”, 또는 총 계정원장에서 비용을 지불하고 회계 처리하지만 물리적으로 누락된 항목에 대해 연간 $50,000의 비용을 지출하고 있을 수 있다는 점을 발견했습니다. 엄청난 비용입니다.

오늘 새 헤드셋이 5개 도착했습니다. 터스컬루사의 한 식당에서 직원 4명이 노트북을 도난당했습니다. 다음 달에는 임대 회사의 새 모델로 10대의 프린터를 그리고 그 다음 달에는 14대의 노트북를 교체합니다. 모든 것을 추적하기 위해 직원 또는 파트타임 직원이라도 필요한 경우 작업을 더 쉽게 만드는 기본적인 시스템이 필요합니다.

중앙 집중식 IT 팀이 모르는 채로 애플리케이션, 라이선스 및 기타 IT 자산을 승인받지 않고 구입, 관리 및 사용하는 경우가 점점 더 많아지고 있습니다. 협업을 더 쉽게 만들어주는 소프트웨어는 IT 팀이 지속적으로 정보를 공유받도록 하여 다른 팀의 생산성을 높이고 위험과 불필요한 비용을 방지할 수 있습니다.

적합한 시점이 되었다고 생각되면 자산 관리에 대한 새로운 접근 방식을 구현하면 조직에 어떤 영향을 미칠지 생각해 보는 것은 어떤 소프트웨어가 요구 사항을 가장 효과적으로 지원하는지 명확히 하는 데 도움이 될 것입니다. 저희 경험에 비추어 보면, 어떤 자산이 어디에 있는지 그리고 비용을 더 잘 파악하기 위한 첫 번째 단계는 자산 인벤토리를 확보하는 것입니다. 이 단계에서 자산 수명 주기를 매핑하고 재무 부서와 함께 비용을 평가할 수 있습니다.

더 발전된 IT 자산 관리는 이 단계를 넘어 일상적인 자산 관리 작업을 자동화합니다. 예를 들어, 직원은 셀프 서비스 포털을 사용하여 일반적 소프트웨어 구독에 대한 라이선스를 요청할 수 있습니다. 기존 규칙을 사용하면 요청자에게 구독에 대한 액세스 권한을 제공하기 위해 보낸 링크로 해당 요청을 승인할 수 있습니다. 이렇게 하면 IT 팀이 지원 작업에 투입하는 노력이 줄어들어 더 높은 수준의 작업에 집중할 수 있습니다.

협업은 또한 효과적인 자산 관리의 중요한 부분입니다. 협업 도구를 사용하면 IT 팀이 승인하지 않은 구입이 이루어지는 것이 아니라, 직원이 쉽게 요청하고 조달 팀 등의 다른 팀에서 구입에 대해 의견을 제시하고 구입을 승인할 수 있습니다. 또한 직원이 이미 사용하고 있는 서비스에 자산 관리 도구를 연결할 수 있다면 더욱 좋습니다. 예를 들어, Slack에 연결하면 직원은 채팅 메시지를 입력하는 것만으로도 요청을 보낼 수 있습니다. 자산 요청에 대한 접수 프로세스를 개선하면 IT 팀의 가시성이 크게 향상됩니다.

서비스 데스크가 이것을 위한 중요한 근간이라는 것은 주목할 만한 점입니다. 서비스 데스크를 사용하면 직원이 쉽게 지원을 요청할 뿐만 아니라 IT 직원이 요청에 대한 보고서를 구성하고 제공할 수 있습니다. 자산 관리 소프트웨어에 연결된 서비스 데스크는 IT 팀이 더 나은 서비스를 제공하는 데 중요한 컨텍스트를 제공합니다. 예를 들어 사용자가 노트북 수리를 요청하면 구입 날짜, 이전 이슈 등 특정한 기본 정보를 자동으로 사용할 수 있습니다. 또한, IT 팀은 노트북에 연결된 모든 티켓에도 액세스할 수 있습니다. 빠르고 완전한 컨텍스트가 주어진다는 것은 고객 이슈를 더 신속하게 해결할 수 있다는 의미입니다.

IT가 계속 발전하고 중요한 서비스에 대한 의존도가 점점 더 SaaS 공급업체로 이동하고 점점 더 역동적으로 진화하는 클라우드 환경의 변화를 추적해야 하게 되면서, 자산 관리는 이에 따라 적응하고 있습니다. 협업을 가장 효과적으로 장려하고 서비스 관리 관행을 지원할 수 있는 도구를 선택하는 것이 중요합니다.

모든 조직은 서로 다릅니다. 엔터프라이즈 전반에서 복잡한 종속성을 매핑해야 할 수도 있습니다. 위험을 줄이기 위해 라이선스 및 규정 준수 문서와 같은 무형 자산을 기록할 수 있습니다. 컴퓨터 인벤토리를 추적하는 것이 포함된 더 간단한 요구 사항일 수도 있습니다.

다행히, 자산 관리 소프트웨어는 민첩하고 저렴한 통합부터 네트워크의 모든 IP 기반 하드웨어를 자동으로 검색하고 다양한 놀라운 기능을 제공하는 복잡한 고가의 솔루션에 이르기까지 모든 형태로 제공됩니다. 가벼운 추적기를 사용하든 엔터프라이즈급 시스템을 사용하든, 가장 중요한 고려 사항은 고유한 사용 사례에 가장 적합한 옵션을 찾는 것입니다.