Cos'è la gestione degli asset IT?

Punti chiave: la gestione delle risorse IT (ITAM) monitora il ciclo di vita, i costi e l'utilizzo delle risorse hardware, software e cloud.

• Che cos'è: processi e strumenti per inventariare le risorse dall'acquisto alla distribuzione, alla manutenzione e alla dismissione.

• Perché è importante: aiuta a controllare la spesa, a ridurre i rischi relativi a sicurezza e conformità e a garantire che siano disponibili le risorse giuste quando le persone ne hanno bisogno.

• Come ti aiuta Jira Service Management: collega i registri delle risorse ai ticket in modo che gli agenti vedano subito il contesto e possano gestire le risorse direttamente all'interno dei flussi di lavoro del servizio.

La gestione delle risorse IT aiuta le organizzazioni a monitorare, gestire e ottimizzare tutta la tecnologia che possiedono, da laptop e server a licenze software e abbonamenti cloud. Se svolta correttamente, offre ai team IT una visibilità completa su quali sono le risorse disponibili, dove si trovano, come vengono utilizzate e quanto costano nel tempo.

Prosegui nella lettura per scoprire come funziona la gestione delle risorse, perché è importante e in che modo gli strumenti e i processi giusti possono aiutare il tuo team a lavorare in modo più efficiente e allo stesso tempo ridurre i costi e i rischi.

Utilizzando Jira Service Management tramite Service Collection, i team possono ottimizzare il processo di gestione delle risorse IT per lavorare in modo più efficiente riducendo al contempo i rischi.

Informazioni sulla gestione delle risorse IT (ITAM)

La gestione delle risorse IT (nota anche come ITAM) è il processo che garantisce che le risorse di un'organizzazione vengano contabilizzate, distribuite, gestite, aggiornate e smaltite correttamente al momento opportuno. In parole povere, significa assicurarsi che gli elementi di valore (tangibili e intangibili) dell'organizzazione siano monitorati e utilizzati in modo efficiente. 

Che cos'è una risorsa IT? In parole semplici, con l'espressione "risorsa IT" intendiamo hardware, sistemi software o informazioni importanti per l'organizzazione.

Le risorse IT hanno un periodo di utilizzo limitato. Per massimizzare il valore che possono generare per un'organizzazione, è possibile gestire il ciclo di vita delle risorse IT in modo proattivo. Ogni organizzazione può definire fasi specifiche del ciclo di vita, che generalmente includono pianificazione, approvvigionamento, distribuzione, manutenzione e ritiro. Una parte importante della gestione delle risorse IT è la corretta applicazione del processo in tutte le fasi del ciclo di vita per comprendere il costo totale di proprietà e ottimizzare l'utilizzo delle risorse.

Tipi di risorse IT

Le organizzazioni gestiscono tre categorie principali di risorse IT, ognuna delle quali richiede approcci di monitoraggio e strategie di gestione diversi. I tipi di risorse IT includono quanto descritto di seguito. 

• Risorse hardware: sono i dispositivi fisici e le apparecchiature che alimentano l'infrastruttura tecnologica dell'organizzazione, ad esempio laptop aziendali, computer desktop, dispositivi mobili, server, apparecchiature di rete come router e switch, stampanti e infrastrutture di data center. Per gestire le risorse hardware servono monitoraggio, informazioni sulla posizione fisica, programmi di manutenzione e smaltimento finale. 

• Risorse software: questa categoria include ogni applicazione, sistema operativo e strumento digitale in uso nell'organizzazione. Le risorse software vanno da suite di produttività e strumenti di collaborazione ad applicazioni aziendali specializzate, piattaforme di sviluppo e software di sicurezza. Per gestire queste risorse, occorre tenere traccia del numero di licenze, delle date di rinnovo, degli aggiornamenti delle versioni e dei requisiti di conformità.

• Risorse cloud e virtuali: le organizzazioni moderne si affidano sempre più a servizi basati sul cloud e infrastrutture virtualizzate. Queste risorse includono abbonamenti a servizi di archiviazione cloud, applicazioni SaaS, macchine virtuali, applicazioni containerizzate e strumenti Platform as a Service. A differenza dell'hardware tradizionale, le risorse cloud si adattano in modo dinamico, di conseguenza il monitoraggio delle risorse è più complesso ma anche più importante per il controllo dei costi.

Quali sono i vantaggi della gestione delle risorse IT?

L'implementazione di processi strutturati di gestione delle risorse offre miglioramenti misurabili in tutta l'organizzazione, dalla riduzione dei costi a una maggiore velocità nell'erogazione dei servizi. 

Offre un'unica origine di riferimento

La gestione delle risorse introduce origine nel caos e offre un'unica origine di riferimento per i team IT, i dirigenti e, in ultima analisi, tutta l'organizzazione. I dipendenti IT che non sono costretti a dedicare tempo e impegno al tracciamento degli artefatti, al monitoraggio dell'utilizzo e alla comprensione delle dipendenze possono concentrarsi maggiormente su ciò che è più importante per l'organizzazione.  

Migliora l'utilizzo ed elimina gli sprechi

La gestione delle risorse permette di tenere sempre aggiornate le informazioni, così i team sanno quando eliminare gli sprechi e migliorare l'utilizzo. Offre un risparmio di denaro, evitando acquisti non necessari e allo stesso tempo riducendo i costi di licenza e assistenza. Un controllo maggiore, inoltre, rafforza la conformità alle policy legali e di sicurezza, riducendo i rischi. Le implicazioni positive sui costi e sulla produttività vanno a vantaggio dell'intera organizzazione.

Secondo un report Gartner del 2025, una policy di gestione delle risorse hardware (HAM) è fondamentale per ottimizzare l'utilizzo e i costi dell'hardware e mitigare il rischio di conformità.

Rende possibile la produttività senza compromettere l'affidabilità

In una realtà in cui la trasformazione digitale sta cambiando il modo di operare delle organizzazioni, la moderna gestione delle risorse va ben oltre il monitoraggio di computer portatili e mouse. I team stanno adottando i principi DevOps e SRE e hanno bisogno di processi e strumenti di gestione delle risorse per fornire nuove funzionalità e nuovi servizi in modo efficiente e veloce senza compromettere l'affidabilità. 

Supporta le pratiche ITSM

La gestione delle risorse IT è fondamentale per supportare i processi ITIL, tra cui la gestione delle modifiche, degli imprevisti e dei problemi. Il team IT consente all'intera organizzazione di diventare più innovativa e di fornire valore più rapidamente. Avendo a portata di mano i dati giusti, i team possono agire in modo veloce e prevedere l'impatto delle modifiche prima ancora che si verifichino.

Democratizzando l'accesso alle informazioni, l'organizzazione ottiene un vantaggio competitivo, accelerando l'offerta di valore.   Qualsiasi organizzazione che cerchi di stare al passo con l'innovazione moderna deve diventare strategica per il controllo, il tracciamento e la padronanza dei dati IT.

Come si presenta il processo di gestione delle risorse IT?

Il ciclo di vita della gestione delle risorse IT è continuo e costante. Non è un'attività che si esegue una volta sola ed è conclusa. Si tratta di un processo che i team eseguono regolarmente man mano che le risorse, gli obiettivi e gli strumenti cambiano.

1. Risorse di inventario: il primo passo nel processo di gestione delle risorse IT è creare un inventario dettagliato di tali risorse, che dovrà includere le risorse che possiedi, il luogo in cui si trovavano al momento dell'acquisto e il prezzo di acquisto. 

2. Calcolo dei costi del ciclo di vita: la seconda fase consiste nel calcolare i costi del ciclo di vita per tutte le risorse dell'inventario. Durante la vita media di una risorsa, si può incorrere in diversi costi aggiuntivi, come quelli legati a manutenzione, capitale e smaltimento. Il calcolo dei costi del ciclo di vita rende preciso e utilizzabile l'inventario delle risorse.

3. Monitoraggio delle risorse IT: l'obiettivo è quello di monitorare continuamente le risorse IT nell'intero ciclo di vita, prestando attenzione ad aspetti come la scadenza del contratto, della licenza o della garanzia. Aiuta anche a stare al passo con la quarta fase, cioè la manutenzione.  

4. Manutenzione delle risorse IT: prevede la riparazione, gli aggiornamenti e le sostituzioni. Tutte le attività di manutenzione devono essere tracciate in uno strumento ITAM così che i dati possano essere utilizzati per comprendere le prestazioni complessive della risorsa. 

5. Pianificazione finanziaria: la quinta e ultima fase riguarda la pianificazione finanziaria. Con un quadro accurato delle risorse IT, della fase del ciclo di vita in cui si trovano e dei costi, puoi pianificare il futuro in modo efficace. Uno degli obiettivi della pianificazione finanziaria è determinare il budget necessario per mantenere o migliorare i "livelli di servizio" forniti dal tuo team per le risorse più importanti. Una risorsa gestita con successo con un elevato livello di servizio, come un service desk e un team dedicato, avrà bisogno di quel livello di servizio in futuro. Le risorse con prestazioni non soddisfacenti potrebbero richiedere in futuro un livello di servizio più elevato, che costerà di più. 

Quali sono le funzionalità chiave del software per la gestione delle risorse IT?

Il software giusto per la gestione delle risorse trasforma il monitoraggio manuale in flussi di lavoro automatizzati, permettendo di risparmiare tempo e migliorando la precisione. Di seguito sono descritte le funzionalità chiave di un software per la gestione delle risorse IT.

• Repository centralizzato dei dati delle risorse: un buon software di gestione delle risorse fornisce un singolo database per tutte le informazioni sulle risorse. In questo modo, non c'è più bisogno di fogli di calcolo sparsi e sistemi disconnessi e tutti hanno accesso agli stessi dati affidabili su quali sono le risorse esistenti, chi le utilizza e in che stato si trovano.

• Rilevamento e monitoraggio automatizzati: gli inventari manuali delle risorse possono diventare obsoleti quando nuovi dispositivi si connettono alla rete e quelli vecchi vengono dismessi. Gli strumenti di rilevamento automatico scansionano continuamente la rete per identificare nuove risorse, monitorare le modifiche e tenere aggiornato l'inventario senza bisogno di costanti aggiornamenti manuali.

• Gestione delle licenze e conformità: le licenze software sono costose e ad alto rischio se gestite male. Il software di gestione delle risorse tiene traccia del numero di licenze, monitora l'utilizzo rispetto ai diritti, segnala i problemi di conformità e avvisa i team prima quando si avvicinano i rinnovi. Questo previene sia un numero eccessivo di licenze (che è uno spreco di denaro), sia un numero insufficiente (che crea esposizione legale).

• Integrazione con il software ITSM: i migliori strumenti di gestione delle risorse non operano da soli, ma si connettono a piattaforme service desk, sistemi di gestione delle modifiche e strumenti per le operazioni IT in modo da fornire contesto per imprevisti, modifiche e richieste. Quando si verifica un'interruzione della connessione del server, i sistemi integrati mostrano immediatamente quali servizi dipendono da tale server e chi è interessato dal problema.

• Creazione di report e analisi: per comprendere le tendenze delle risorse sono richieste buone capacità di creazione di report. Il software di gestione delle risorse dovrebbe generare report sull'utilizzo delle risorse, sullo stato del ciclo di vita, sull'analisi dei costi e sulle metriche di conformità. Queste informazioni aiutano i leader IT a prendere decisioni informate su acquisti, dismissioni e pianificazione del budget.

• Automazione del flusso di lavoro: i processi manuali rallentano i team e introducono errori. Cerca un software in grado di automatizzare i flussi di lavoro comuni, come l'onboarding di nuove risorse, l'elaborazione delle richieste, la pianificazione della manutenzione e l'attivazione di avvisi alla scadenza di garanzie o licenze.

Quando scegli un software per la gestione delle risorse, considera le dimensioni, la complessità e l'ecosistema di strumenti esistenti della tua organizzazione. I team piccoli potrebbero aver bisogno di un monitoraggio semplice con creazione di report di base, mentre le grandi aziende richiedono un'individuazione sofisticata, integrazioni complesse e analisi avanzate. Seguendo le best practice per la gestione delle risorse IT, avrai la certezza di scegliere e adottare strumenti in grado di rispondere effettivamente alle tue esigenze.

Centralizza e automatizza il processo di gestione delle risorse IT

Jira Service Management introduce la gestione delle risorse direttamente nella tua piattaforma software ITSM, collegando i dati delle risorse con i ticket del service desk, le richieste di modifica e i record degli imprevisti. Il sistema di monitoraggio centralizzato consente ai team di tracciare qualsiasi tipo di risorsa attraverso flussi di lavoro personalizzabili, mantenendo al contempo la visibilità delle relazioni tra risorse, servizi e utenti.

L'automazione integrata gestisce i task di routine come l'assegnazione delle risorse durante l'onboarding, l'attivazione dei flussi di lavoro di manutenzione e l'invio degli avvisi prima della scadenza di garanzie o licenze. Le funzionalità di creazione di report forniscono informazioni in tempo reale sui costi, sull'utilizzo e sullo stato del ciclo di vita delle risorse. Queste informazioni aiutano i leader IT a prendere decisioni informate su budget e ottimizzazione senza bisogno di passare da uno strumento all'altro.