Che cos'è la gestione degli asset IT (ITAM)?

Troppo spesso, il tracciamento degli asset viene condotto da innumerevoli persone in tantissime posizioni diverse. Non c'è un'unica persona che abbia l'ownership degli oggetti e non viene utilizzato alcuno strumento per la raccolta e la centralizzazione delle informazioni. Le conseguenze naturali di tutto questo sono il caos e l'imprecisione. Prendere decisioni informate è difficile. Ci sono persino aziende che assumono delle persone solo per tenere traccia degli asset IT, ma questa è un'attività che dovrebbe essere svolta dai sistemi. I dipendenti IT che nono sono costretti a dedicare tempo e impegno al tracciamento degli artefatti, al monitoraggio dell'utilizzo e alla comprensione delle dipendenze possono concentrarsi maggiormente su ciò che è più importante per l'organizzazione. La gestione degli asset è sinonimi di ordine e offre una singola fonte di riferimento per i team IT, i dirigenti e, in ultima analisi, per tutta l'organizzazione.

La gestione degli asset permette di tenere sempre aggiornate le informazioni, consentendo ai team di eliminare gli sprechi e di migliorare l'utilizzo. Offre un risparmio di denaro, evitando acquisti non necessari, e riducendo i costi di licenza e assistenza. Un controllo maggiore rafforza anche la conformità alle policy legali e di sicurezza, riducendo i rischi. Le implicazioni positive sui costi e sulla produttività vanno a vantaggio dell'intera organizzazione.

Con la trasformazione digitale che cambia il modo di operare delle organizzazioni, la moderna gestione degli asset va ben oltre il monitoraggio di computer portatili e mouse. I team stanno adottando i principi DevOps e SRE e necessitano di processi e strumenti di gestione degli asset per fornire rapidamente nuove funzionalità e servizi senza compromettere l'affidabilità. Nel report Prepare Your IT Asset Management for 2020, Gartner osserva che, data la maggiore dipendenza dai servizi di piattaforma e infrastruttura, una gestione efficace degli asset può consentire alle organizzazioni di gestire il loro consumo di "servizi on demand". Usufruendo di livelli maggiori di controllo, visibilità e responsabilità assegnate, i team possono ridurre il consumo eccessivo, incluso l'overprovisioning e le istanze inattive, evitando costi inutili.

La gestione degli asset IT è fondamentale per supportare i processi ITIL, inclusa la gestione delle modifiche, degli imprevisti e dei problemi. Il team IT consente all'intera organizzazione di diventare più innovativa e di fornire valore più rapidamente. Con i dati giusti a portata di mano, i team possono agire in modo veloce e prevedere l'impatto delle modifiche prima ancora che si verifichino. Democratizzando l'accesso alle informazioni, l'organizzazione ottiene un vantaggio competitivo, accelerando l'offerta di valore. Qualsiasi organizzazione che cerchi di stare al passo con l'innovazione moderna deve diventare strategica per il controllo, il tracciamento e la padronanza dei dati IT.

Quando inizi a prendere in considerazione diversi fornitori di software di gestione degli asset, inizia con la valutazione del motivo per cui è necessario migliorare l'approccio a tale gestione. Ecco alcuni segnali più comuni che dimostrano che sei pronto per il software di gestione degli asset:

Poiché la dipendenza da software, infrastruttura e servizi di piattaforma continua ad aumentare, uno degli strumenti essenziali per tagliare i costi è l'ottimizzazione della spesa per questi servizi. Secondo una ricerca Gartner, "molte organizzazioni possono ridurre la spesa per il software fino al 30%" utilizzando best practice per ottimizzare le licenze software. Non si tratta di un compito facile da svolgere manualmente. Secondo Gartner, "L'ottimizzazione manuale di licenze complesse richiede molta manodopera e conoscenze specialistiche, oltre a non essere scalabile. Le aziende di maggiori dimensioni avranno bisogno di uno strumento SAM (gestione degli asset software), che è in grado di automatizzare, accelerare e migliorare i processi manuali. Può offrire numerosi vantaggi rispetto alle alternative manuali e spesso si ripaga da solo".

I fogli di calcolo sono ancora uno dei modi più comuni con cui le aziende iniziano a tenere traccia delle proprie risorse. Potrà mai essere una modalità accurata nel lungo periodo? Assolutamente no. Con il passare del tempo perdono di accuratezza o diventano poco pratici da consultare. Sage Accounting ha scoperto che un'azienda da 2 milioni di dollari che utilizza fogli di calcolo per tenere traccia delle proprie risorse potrebbe spendere fino a $ 50.000 all'anno in "beni fantasma" o in articoli acquistati e contabilizzati nella propria contabilità generale ma di cui in realtà non dispone. Accidenti!

Oggi sono arrivate cinque nuove cuffie. A quattro dipendenti è stato rubato il computer portatile in un ristorante. Il mese prossimo, dieci stampanti verranno sostituite con nuovi modelli della società di leasing e il mese successivo 14 computer portatili. Se hai la necessità che un dipendente, anche part-time, tenga traccia di tutto, ti serve un sistema di base che semplifichi il lavoro.

Sempre più spesso, applicazioni, licenze e altri asset IT vengono acquistati, gestiti e utilizzati "nell'ombra", all'insaputa del team IT centrale. Un software che semplifichi la collaborazione può mantenere l'IT aggiornato, consentendo ad altri team di essere più produttivi ed evitando rischi e costi inutili.

Quando ti rendi conto che è arrivato il momento giusto, capire come implementare un nuovo approccio alla gestione degli asset per la tua organizzazione ti aiuterà a chiarire ulteriormente qual è il software in grado di soddisfare al meglio le tue esigenze. In base alla nostra esperienza, creare un inventario degli asset è il primo passo per ottenere una comprensione migliore della posizione degli asset e dei tuoi costi. Successivamente, puoi mappare i cicli di vita degli asset e valutare i costi insieme al reparto finanziario.

Una gestione più avanzata degli asset IT va oltre questo passaggio e prevede l'automazione delle attività di routine. Ad esempio, un dipendente può utilizzare un portale self-service per richiedere una licenza per un abbonamento software comune. Utilizzando regole preesistenti, tale richiesta può essere approvata con un link inviato per fornire al richiedente l'accesso all'abbonamento. In questo modo i team IT possono dedicare meno tempo all'assistenza e concentrarsi su attività di livello superiore.

Anche collaborazione è una parte importante di una gestione efficace degli asset. Uno strumento collaborativo consente ai dipendenti di inviare le richieste facilmente e ai team, come quello addetto agli acquisti, di pubblicare commenti e approvare gli acquisti, evitando in tal modo gli acquisti "nell'ombra". Ancora meglio se riesci a collegare lo strumento di gestione degli asset ai servizi già utilizzati dai dipendenti. Ad esempio, l'inserimento di un link a Slack permette ai dipendenti di inviare una richiesta con pochi clic. Migliorare il processo di acquisizione delle richieste di asset migliora notevolmente la visibilità del team IT.

A tale scopo, è opportuno notare che un service desk costituisce un elemento di base importante. Offre ai dipendenti un modo semplice per chiedere assistenza, oltre a consentire al personale IT di organizzare e fornire report relativi alle richieste. Un service desk collegato al software di gestione degli asset offre ai team IT un contesto importante per fornire un servizio migliore. Ad esempio, quando un utente richiede la riparazione di un computer portatile, alcune informazioni di base si rendono automaticamente disponibili, tra cui la data di acquisto, i ticket precedenti e così via. Il team IT può anche accedere a eventuali ticket collegati a tale computer portatile. Questo contesto rapido e completo comporta una risoluzione più rapida dei ticket dei clienti.

Man mano che l'IT continua a evolversi, si fa sempre più affidamento sui fornitori SaaS per i servizi critici ed è necessario tenere traccia delle modifiche in ambienti cloud sempre più dinamici, la gestione degli asset si adatta. È importante scegliere gli strumenti che possono favorire al meglio la collaborazione e supportare la pratica di gestione dei servizi.

Ogni organizzazione è diversa da un'altra. Forse è necessario mappare dipendenze complicate all'interno di un'azienda. È possibile che tu voglia tenere traccia degli asset immateriali come le licenze e i documenti di conformità per ridurre i rischi oppure hai esigenze sono più semplici, che implicano il tracciamento di un inventario di computer.

Per fortuna sono disponibili applicazioni software di gestione degli asset per ogni esigenza, dalle integrazioni Agile e convenienti a soluzioni complesse e costose in grado di rilevare automaticamente tutto l'hardware basato su IP presente nella rete, lavare i piatti impilati nel lavello della cucina dell'ufficio e altro ancora. Che tu scelga uno strumento di tracciamento leggero o un sistema di livello enterprise, la considerazione più importante è trovare l'opzione più adatta al tuo caso d'uso specifico.