Strategie efficienti di gestione degli asset hardware

Le fasi del ciclo di vita della gestione degli asset hardware

Il ciclo di vita della gestione degli asset hardware offre un approccio strutturato all'approvvigionamento, al monitoraggio, alla manutenzione e al ritiro degli asset fisici. Capire dove si trovano gli asset nel loro ciclo di vita migliora anche la pianificazione e la definizione del budget per il futuro. Ecco le fasi e le attività del ciclo di vita della gestione degli asset hardware IT:

Richiedi

Comprendi e documenta le esigenze della tua organizzazione. Raccogli i requisiti dei vari team sulla loro tecnologia fisica. Questo può includere requisiti di capacità per soddisfare gli accordi sui livelli di servizio dei clienti, specifiche per la grafica ad alta risoluzione e connettività per la collaborazione remota. L'analisi dei dati dei servizi IT per identificare gli asset esistenti con prestazioni insufficienti aiuta anche a pianificare le esigenze di sostituzione.

Esegui

Dopo aver identificato i requisiti hardware, cerca i fornitori, ottieni preventivi, negozia i contratti e acquista le apparecchiature. Valuta la compatibilità con gli asset esistenti e pianificati, nonché la garanzia e l'assistenza tecnica del fornitore.

L'inclusione del team finanziario in questa fase garantisce che le esigenze hardware del team siano in linea con il budget, promuovendo al tempo stesso un ambiente collaborativo.

Gli strumenti di gestione degli asset come Jira Service Management ti consentono di registrare gli asset in entrata, di monitorarne le prestazioni dopo il deployment e di prevedere la sostituzione.

Distribuisci

Il deployment prevede la configurazione fisica, l'installazione del software, la configurazione della sicurezza e l'integrazione dell'infrastruttura IT. Verifica la compatibilità e assicurati che il dispositivo sia completamente funzionante. Documenta eventuali configurazioni o soluzioni alternative non standard per garantire che il team di assistenza possa supportare il dispositivo.

Monitora

Il monitoraggio degli asset hardware dopo il deployment è essenziale per ottenere performance e sicurezza ottimali. Gli strumenti e i processi di monitoraggio possono fornire reporting e analisi tramite dashboard per identificare l'utilizzo dell'hardware, i problemi di sicurezza e lo stato generale.

Questi strumenti aiutano i team IT a identificare e correggere i problemi prima che causino tempo di inattività o violazioni della sicurezza. Inoltre, aiutano i team a ottimizzare le prestazioni per ottenere il massimo valore dall'asset.

Servizio

La manutenzione continua e completa degli asset hardware affinché continuino a funzionare senza intoppi. Pianifica la manutenzione ordinaria utilizzando i report di monitoraggio, i consigli del produttore, la cronologia dei servizi e le policy di integrazione e sicurezza. L'integrazione dell'assistenza nel ciclo di vita della gestione degli asset hardware è uno dei passaggi più importanti per ottenere la massima affidabilità e longevità dall'investimento.

Ritiro

È importante riconoscere quando l'hardware ha raggiunto la fine del suo ciclo di vita. Un processo pianificato per il ritiro e lo smaltimento dell'hardware al termine della sua vita utile previene problemi di produttività imprevisti e perdite o furto di dati. Allinea questo passaggio alle policy aziendali sulla responsabilità ambientale.

Sviluppa un piano o un elenco di controllo per il ritiro degli asset, incluso l'aggiornamento dei record di inventario, la rimozione dei dati sensibili, nonché la gestione e lo smaltimento dell'inventario.

Vantaggi della gestione degli asset hardware

Una strategia efficace di gestione degli asset hardware migliora le prestazioni e l'agilità aziendali complessive in diversi modi importanti:

• Migliora la visibilità. Il monitoraggio dello stato e delle prestazioni degli asset supporta le attività di manutenzione pianificata e le tempistiche di sostituzione. La gestione dei problemi è più semplice quando i team possono identificare e correggere tempestivamente le criticità, prevenendo il tempo di inattività inutile e aumentando la produttività.
• Migliora la conformità. I requisiti normativi e legali, definiti nel ciclo di vita della gestione delle risorse hardware, assicurano che tutto l'hardware nuovo ed esistente soddisfi e rimanga conforme agli standard stabiliti.
• Rafforza la sicurezza. Difenditi dalle attività non autorizzate e dalla perdita di dati attraverso il monitoraggio e la manutenzione continui, grazie anche a processi chiaramente documentati per lo smantellamento delle risorse.
• Ottimizza i costi. Il monitoraggio delle risorse correnti, la pianificazione della manutenzione e la programmazione della sostituzione riducono i problemi imprevisti e i tempi di inattività. Sapere quando sarà necessario sostituire le risorse consente di avere più tempo per ricercare i fornitori e negoziare nuovi contratti.

• Migliora il processo decisionale. La reportistica e l'analisi consentono all'IT di confrontare le tendenze di prestazioni, conformità e servizio per qualsiasi tipo di risorsa. In questo modo potrai supportare la manutenzione predittiva, identificare i difetti, individuare le risorse ad alte prestazioni e fornire consigli migliori agli utenti.

Come implementare una strategia di gestione delle risorse

Con una chiara strategia di gestione delle risorse, le aziende possono pianificare anziché limitarsi a intervenire sulle nuove richieste e i guasti hardware esistenti. Possono prendere decisioni migliori, il che porta a risparmi sui costi e a una maggiore durata delle risorse stesse.

Una strategia di gestione delle risorse sostenibile e ripetibile inizia con i tuoi obiettivi aziendali e incorpora le migliori pratiche IT.

Stabilire procedure

Documenta i passaggi di ogni fase del ciclo di vita della gestione delle risorse hardware.

Crea processi standard per le richieste di nuovo hardware, l'archiviazione e l'accesso ai dettagli delle risorse, la valutazione degli indicatori di prestazione chiave (KPI) per diversi tipi di hardware e le fasi per il ritiro e la sostituzione delle risorse.

Quando i membri del team comprendono le procedure e il modo in cui vengono misurate le prestazioni, prendono decisioni migliori in merito all'approvvigionamento, alla manutenzione e alle sostituzioni. Un processo ben documentato sposta il team da un approccio reattivo a uno proattivo quando si tratta di gestione delle risorse. Ciò consente di risparmiare tempo prezioso, soprattutto in caso di guasto dell'hardware esistente, riducendo i tempi di inattività e risparmiando sui costi.

Acquisisci i requisiti di ogni fase del ciclo di vita, come la conformità normativa durante l'adempimento e la distribuzione, e annota il processo di misurazione.

Selezionare gli strumenti appropriati

Utilizza un sistema di gestione delle risorse che ti consenta di tracciare e gestire le risorse hardware in base ai KPI. La soluzione deve supportare l'intero ciclo di vita della gestione delle risorse hardware e fornire dati accessibili sulle prestazioni. Questi dati aiutano a ottimizzare la produttività futura, a migliorare i consigli e a ridurre i costi complessivi.

Le funzionalità di Jira Service Management supportano il ciclo di vita della gestione delle risorse hardware, dalla richiesta iniziale fino al ritiro e alla sostituzione.

Formare il personale

Forma i membri del team sulle procedure, gli strumenti e le migliori pratiche per migliorarne l'efficacia. La comprensione degli obiettivi aziendali, dei requisiti di conformità normativa e degli accordi sui livelli di servizio consente ai team di prendere decisioni informate sull'acquisizione, la distribuzione e il monitoraggio dell'hardware.

Integrarsi con i processi di gestione IT esistenti

Le risorse hardware sono fondamentali per l'efficienza IT e la produttività aziendale. La gestione delle risorse deve essere integrata nelle più ampie pratiche ITSM per massimizzare i vantaggi in termini di costi e produttività della gestione stessa. Queste includono la gestione delle richieste di assistenza, la gestione delle conoscenze, la gestione degli imprevisti, le politiche e le programmazioni di sicurezza, gli aggiornamenti, i test e la segnalazione dei KPI. Le risorse hardware sono una parte fondamentale del supporto agli obiettivi dell'azienda. Un approccio integrato alla gestione delle risorse può migliorare la produttività aziendale complessiva.

Le migliori pratiche per una gestione efficace delle risorse hardware

Queste pratiche per la gestione delle risorse IT rendono la gestione del ciclo di vita più semplice e prevedibile:

• Effettuare controlli regolari. L'inserimento di una programmazione di controlli nel processo garantisce che il database delle risorse corrisponda all'ambiente IT. I dispositivi remoti sono connessi alla rete? Sono conformi agli standard di sicurezza e normativi? I controlli regolari possono identificare hardware non conforme o sconosciuto.
• Mantenere una documentazione accurata. Definisci le procedure per acquisire informazioni sulle risorse durante l'acquisizione, l'aggiornamento e la sostituzione dell'hardware. Gli strumenti di gestione delle risorse hardware aiutano a definire le informazioni richieste e a tenere traccia delle modifiche.
• Automatizzare i task. Esplora e utilizza le funzionalità di automazione del tuo sistema di gestione delle risorse hardware, come aggiornamenti in tempo reale su posizione, età, manutenzione e prestazioni.

• Miglioramento continuo. Man mano che implementi i processi, raccogli dati e identifichi i problemi, pianifica progetti di miglioramento continuo per perfezionare il ciclo di vita complessivo della gestione delle risorse hardware. Questi processi possono includere l'integrazione del database con il software del service desk o la semplificazione del nuovo processo di richiesta hardware.

Rivoluziona i processi IT con Jira Service Management

Una gestione efficiente delle risorse hardware va oltre il loro semplice monitoraggio. La documentazione dei requisiti, il monitoraggio dello stato di salute e della conformità, l'implementazione della manutenzione continua, la pianificazione della sostituzione e la valutazione del rischio sono fondamentali per il successo.

Jira Service Management semplifica tutti gli aspetti della gestione delle risorse hardware fornendo una piattaforma centralizzata per il monitoraggio e l'integrazione con il service desk, come il tracciamento automatico delle informazioni richieste, i modelli di schema predefiniti, il rilevamento delle risorse abilitato tramite IP, l'integrazione delle API da fonti esterne e l'analisi per monitorare lo stato delle risorse. Il tracciamento, il monitoraggio e il reporting sono semplificati.

Jira Service Management promuove la collaborazione del team per supportare i processi end-to-end del ciclo di vita, dalla documentazione dei requisiti all'analisi dello stato delle singole risorse.

Gestione delle risorse hardware: domande frequenti

Quali sono alcune sfide comuni nella gestione delle risorse hardware?

Le fasi iniziali della gestione delle risorse hardware possono presentare alcune sfide, ma una corretta implementazione può ridurre o eliminare queste difficoltà. Queste fasi possono includere quanto segue:

• Dati di inventario imprecisi. Un controllo approfondito delle tue risorse hardware può rivelare elementi imprevisti. Capire cosa possiedi è il primo passo per valutare e gestire le apparecchiature.
• Usabilità. I database di gestione della configurazione possono essere difficili da configurare e mantenere. Gli strumenti di gestione delle risorse dovrebbero ridurre l'onere dell'identificazione, del monitoraggio e della gestione dell'hardware, anziché aumentarlo.
• Rischi di conformità. Definire i livelli di gravità per i diversi tipi di rischi di conformità può aiutare a dare priorità al carico di lavoro. Il tuo sistema di gestione delle risorse hardware deve aiutarti a monitorare la conformità e consentirti di segnalare le risorse per la manutenzione o la sostituzione immediata o definitiva.
• Vulnerabilità di sicurezza. Analogamente ai rischi di conformità, la definizione dei livelli di gravità e il monitoraggio delle risorse con vulnerabilità di sicurezza possono aiutare a dare priorità all'urgenza della manutenzione o della sostituzione.

• Vincoli di bilancio. Tutte le aziende devono trovare il budget ideale per le risorse hardware. Potresti scoprire che un tuo controllo iniziale rivela una necessità più grande di quanto pensassi. Gli strumenti di gestione delle risorse hardware devono fornire report dashboard sulle risorse ad alta gravità o ad alto rischio. Ciò consente ai decisori di stabilire le priorità in modo efficace.

Qual è un esempio di risorsa hardware?

Le risorse hardware includono dispositivi fisici come server, computer desktop e portatili, router di rete, stampanti, dispositivi mobili e apparecchiature di telecomunicazione.

Qual è la differenza tra ITAM e HAM?

La gestione delle risorse IT (ITAM) include l'ampia gamma di strumenti gestiti dall'IT, inclusi hardware, software e ambienti di cloud computing.

La gestione delle risorse hardware (HAM) si concentra sui dispositivi fisici all'interno dell'ambiente IT, come server, laptop e dispositivi mobili. HAM è un sottoinsieme di ITAM.