Semplifica le operazioni relative alle persone con l'automazione del flusso di lavoro delle Risorse umane

I team delle Risorse umane sono spesso gli eroi invisibili di un'azienda in crescita: si destreggiano tra onboarding, approvazioni PTO, conformità, aggiornamenti sulle retribuzioni e varie altre richieste... il tutto in pochissimo tempo. Ma quando questi processi si basano su fogli di calcolo sparsi, infinite catene di e-mail o approvazioni manuali, vanno a finire velocemente nel dimenticatoio.

Ti ricorda qualcosa?

È qui che l'automazione del flusso di lavoro delle Risorse umane può fare davvero la differenza. Semplificando e automatizzando i task ripetitivi, il team può concentrarsi meno sulla compilazione dei moduli e più sulla creazione di una migliore esperienza per i dipendenti. In questa guida, spiegheremo come gli strumenti possono semplificare le operazioni relative alle persone e illustreremo le best practice di automazione delle Risorse umane per aiutarti a iniziare.

Ottieni Jira Service Management Free

Cos'è l'automazione del flusso di lavoro delle Risorse umane?

L'automazione del flusso di lavoro delle Risorse umane è il processo di trasformazione dei task manuali e ripetitivi delle Risorse umane in flussi di lavoro digitali semplificati. Immaginala come sostituire il caos di checklist, e-mail e fogli di calcolo con sistemi organizzati e automatizzati che funzionano.

Dall'onboarding e dall'elaborazione delle buste paga alle approvazioni delle ferie e al monitoraggio della compliance, l'automazione aiuta i team delle Risorse umane a risparmiare tempo, ridurre gli errori e concentrarsi sulle priorità strategiche anziché sulle attività amministrative. Il tuo team può configurare flussi di lavoro che si attivano automaticamente, garantendo coerenza, velocità e un'esperienza dei dipendenti migliore su tutta la linea.

Perché i team delle Risorse umane hanno bisogno dell'automazione del flusso di lavoro

I team delle Risorse umane traggono vantaggio dall'automazione del flusso di lavoro perché gran parte del loro lavoro prevede task ripetitivi. Quando una persona ha a che fare con task ripetitivi come la gestione delle buste paga e delle ferie, spreca tempo prezioso che potrebbe essere dedicato ad altre attività. L'automazione delle Risorse umane aiuta i team a lavorare in modo più efficiente e preciso, riducendo il rischio di errori manuali e permettendo di dedicarsi a task più importanti.

Casi d'uso per l'automazione del flusso di lavoro delle Risorse umane

L'automazione del flusso di lavoro delle Risorse umane può avere un impatto in diverse aree, dall'elaborazione delle buste paga e dei benefit ai processi di onboarding e offboarding. Scopri di più su alcuni dei flussi di lavoro che puoi automatizzare per risparmiare tempo e denaro.

Onboarding e offboarding

L'onboarding e l'offboarding sono due dei task più importanti di cui sono responsabili le Risorse umane. Quando assumi una nuova persona, devi preparare gli account e le attrezzature di cui ha bisogno per svolgere il lavoro. L'automazione dell'onboarding aiuta a standardizzare task come la configurazione dell'account.

Quando una persona lascia l'azienda, è fondamentale assicurarsi che non possa più accedere agli account o ai sistemi che le hai concesso in precedenza. Anche questo processo può essere automatizzato per accrescere la sicurezza e ridurre il tempo necessario per eseguire l'offboarding dei dipendenti.

Richieste di ferie e approvazioni

Le richieste di ferie sono fra i problemi più comuni affrontati dai team delle Risorse umane. I dipendenti usufruiscono di un determinato numero di giorni di ferie retribuite e giorni di malattia durante tutto l'anno, ma devono presentare una richiesta e attendere l'approvazione delle Risorse umane prima di prendersi una pausa. 

Con l'automazione del flusso di lavoro delle Risorse umane, non è necessario scambiarsi ripetute e-mail con i dipendenti per approvare le richieste di ferie. Invece, puoi utilizzare l'automazione delle Risorse umane per creare un'opzione self-service per i dipendenti che consenta loro di inviare rapidamente una richiesta di ferie e scoprire in pochi minuti se è stata approvata.

Poiché le richieste di ferie sono fra i tipi più frequenti di richieste gestite dai team delle Risorse umane, la loro automatizzazione è una delle più vantaggiose. La gestione del servizio delle Risorse umane (HRSM) è notevolmente più semplice quando i dipendenti usufruiscono di opzioni self-service per le richieste di ferie.

Gestione di buste paga e benefit

Buste paga e benefit vengono elaborati mediante calcoli matematici, il che significa che c'è una maggiore possibilità di errori manuali. Se i team delle risorse umane sommano manualmente le ore dei dipendenti e calcolano la loro retribuzione, è probabile che si verifichino errori matematici e di battitura, il che può causare problemi. Questo è vero soprattutto per le aziende con pacchetti di benefit sostanziosi.

L'automazione delle buste paga e dei benefit consente di risparmiare tempo e garantisce che i dipendenti ricevano il compenso a cui hanno diritto. Puoi integrare il software di automazione delle buste paga e dei benefit con altri software di help desk per le Risorse umane e altri strumenti per mantenere i dati accurati e visibili.

Revisioni delle prestazioni e cicli di feedback

Le revisioni delle prestazioni sono fondamentali per tenere aggiornati i dipendenti sulle loro prestazioni rispetto alle tue aspettative. È anche importante che i dipendenti abbiano l'opportunità di fornire feedback alla dirigenza.

I promemoria e i moduli di feedback automatici mantengono i cicli di feedback nei tempi previsti semplificando le revisioni delle prestazioni per tutti i dipendenti. Così, tutti i membri del team sanno cosa stanno facendo bene e su cosa devono migliorarsi in un determinato momento.

L'automazione delle revisioni e dei feedback sulle prestazioni aiuta anche a migliorare la documentazione. Quando fornisci regolarmente feedback ai dipendenti, crei una traccia cartacea che ti consente di rivedere e monitorare il loro avanzamento nel tempo.

Vantaggi dell'automazione dei flussi di lavoro delle Risorse umane

L'automazione del flusso di lavoro delle Risorse umane offre numerosi vantaggi, tra cui una migliore gestione dell'esperienza dei dipendenti e una riduzione degli errori. Scopri come i flussi di lavoro automatizzati delle Risorse umane possono dare una spinta alla tua attività.

Riduce gli oneri amministrativi

Senza automazione, i team delle Risorse umane dedicano molto tempo a task ripetitivi. Attività semplici come l'elaborazione delle buste paga e l'onboarding rischiano di far perdere molto tempo prezioso, il che comporta uno stress inutile per il team delle Risorse umane. Nello stesso modo in cui il software di gestione del servizio IT (ITSM) semplifica i processi IT, il software di automazione delle Risorse umane rende i processi delle Risorse umane un gioco da ragazzi.

Quando automatizzi i task ripetitivi, il team delle Risorse umane può dedicare più tempo ad attività maggiormente incentrate sulle persone. Un minor numero di ticket amministrativi significa che i membri del team delle Risorse umane hanno più tempo per entrare in contatto con le persone a livello personale e apportare cambiamenti che fanno una differenza significativa per l'azienda.

Esperienza dei dipendenti migliorata

I dipendenti tendono a lavorare meglio quando sono soddisfatti del proprio lavoro, quindi creare un'esperienza positiva è una delle chiavi per la fidelizzazione del personale. Quando fornisci opzioni self-service e automatizzi task come la gestione delle retribuzioni e delle ferie, l'esperienza dei dipendenti tende a migliorare.

L'automazione del flusso di lavoro delle Risorse umane semplifica i processi ripetitivi, consentendo ai dipendenti di ricevere pagamenti o di far approvare le richieste di ferie più rapidamente. L'automazione riduce anche la confusione causata dai team delle Risorse umane che non rispondono, offrendo ai dipendenti una chiara comprensione di aspetti come le retribuzioni e i permessi retribuiti.

Garantisce la compliance e riduce gli errori

La compliance è fondamentale quando si tratta di Risorse umane. Come datore di lavoro, hai l'obbligo di rispettare le leggi statali e locali, le leggi federali e le leggi in materia di privacy dei dati. Quando diversi membri del team delle Risorse umane si occupano di task simili, diventa difficile mantenere la compliance, ma la compliance è un gioco da ragazzi quando si automatizzano i flussi di lavoro delle Risorse umane. L'automazione riduce il rischio di errori manuali e garantisce l'applicazione coerente delle politiche.

È altrettanto importante creare degli audit trail e una documentazione coerente in caso di audit. Con l'automazione delle Risorse umane, tutto è specificato chiaramente nella documentazione, che puoi consultare in caso di bisogno.

Assicura la scalabilità man mano che i team crescono

Man mano che i tuoi team interni crescono e l'ufficio delle risorse umane diventa una responsabilità più grande, l'automazione dei flussi di lavoro delle risorse umane ti aiuta a tenere il passo con le crescenti richieste che questo reparto deve affrontare. Quando automatizzi attività ripetitive come l'onboarding e l'elaborazione delle paghe, espandere il numero dei dipendenti non comporta ulteriore stress per l'ufficio HR. Con soluzioni come Jira Service Desk, i dipendenti hanno accesso a opzioni self-service, senza bisogno di scambiare continue e-mail con il reparto risorse umane.

L'automazione dei flussi di lavoro delle risorse umane è anche flessibile, poiché ti consente di ottimizzare i flussi di lavoro e di regolare le automazioni dei processi nel corso del tempo.

Potenziali sfide dell'automazione dei flussi di lavoro delle risorse umane

Nonostante i numerosi vantaggi che offre, l'automazione dei flussi di lavoro dell'ufficio risorse umane non è sempre facile. Ci sono diversi ostacoli che potresti incontrare quando inizi ad automatizzare i processi HR.

Una progettazione dei processi inefficiente è un problema comune quando si è agli inizi. Se i flussi di lavoro delle risorse umane non sono semplificati e configurati in modo logico, possono influire sui risultati del processo.

Anche utilizzare un numero eccessivo di strumenti può essere un problema, soprattutto quando i tuoi team interni sono in continua espansione. Scegliere un software in grado di adattarsi alla tua azienda in crescita è importante.

Puoi superare questi ostacoli affrontando tempestivamente la gestione delle modifiche e la pianificazione dell'integrazione.

Cosa cercare nei software di automazione dei flussi di lavoro delle risorse umane

Per scegliere il software di automazione dei flussi di lavoro delle risorse umane più adatto occorre innanzitutto capire quali sono le caratteristiche chiave da cercare. Tra queste vi sono facilità d'uso, integrazioni, accesso basato sui ruoli e personalizzazioni.

Cerca un software facile da usare che si integri con gli altri strumenti che già utilizzi. L'accesso e la personalizzazione basati sui ruoli ti offrono un controllo totale sull'accesso e sulle autorizzazioni dei membri del team delle risorse umane.

Strumenti di automazione dei flussi di lavoro HR da provare

I modelli di gestione dei servizi delle risorse umane possono aiutarti a risparmiare tempo e semplificare le operazioni dell'ufficio HR, ma uno strumento completo come Jira Service Management è l'ideale. Jira Service Management ti consente di automatizzare le attività di routine come le paghe e i benefit, fornendoti un controllo completo tramite l'accesso e la personalizzazione basati sui ruoli. 

Jira Service Management è progettato anche per integrarsi con gli strumenti e i software più richiesti che già utilizzi, così puoi semplificare la gestione delle risorse umane con una soluzione di automazione centralizzata.

Migliora i processi delle risorse umane con Jira Service Management

Quando si tratta di semplificare le richieste di assistenza per le risorse umane e automatizzare i flussi di lavoro, il software per l'HR Jira Service Management è la soluzione più immediata. Funzionalità come portali per le richieste, SLA e regole di automazione su misura per i team HR rendono Jira Service Management una risorsa inestimabile per qualsiasi team delle risorse umane.

Inoltre, Jira Service Management è facile da usare. Con un'interfaccia intuitiva e solide funzionalità, puoi iniziare a semplificare i processi e sfruttare al meglio le tue risorse HR in pochissimo tempo.

Ottieni Jira Service Management Free