Checklist di onboarding dei dipendenti: cosa fare in ogni fase

Punti chiave: una checklist di onboarding dei dipendenti è una lista dettagliata di task che le risorse umane, l'IT e i manager completano per accompagnare i neoassunti dall’accettare l’offerta alla piena produttività, in genere nei primi 90 giorni.

• Che cos’è: una roadmap condivisa che compende la configurazione prima dell’arrivo, la documentazione e l’orientamento del primo giorno, la formazione della prima settimana, i check-in del primo mese e lo sviluppo a lungo termine.

• Perché è importante: l’onboarding coinvolge più team e decine di attività, una checklist serve a evitare che attrezzature, accessi, moduli e presentazioni vengano dimenticati o duplicati.

• In che modo Jira Service Management ti aiuta: trasforma la checklist in una richiesta di onboarding monitorata, che assegna automaticamente i task alle risorse umane, all'IT e ai manager e mostra a tutte le persone coinvolte cosa è stato fatto.

Una checklist di onboarding dei neoassunti è un elenco, fase per fase, di tutto ciò che deve avvenire durante una nuova assunzione dall’accettazione dell’offerta alla piena produttività: attrezzature e account prima del primo giorno, documentazione e orientamento il primo giorno, formazione e un "buddy" nella prima settimana, feedback e obiettivo nel primo mese, nonché sviluppo in seguito. È condivisa dalle risorse umane , dall'IT e dal responsabile delle assunzioni, quindi ogni task ha un responsabile e nulla dipende dal fatto che qualcuno se ne ricordi.

Questa guida spiega che cos’è l’onboarding dei dipendenti e perché è importante, illustra la checklist per ogni fase e si conclude con best practice e strumenti per gestirlo in modo coerente.

Cos'è l'onboarding dei dipendenti?

L'onboarding dei dipendenti è una procedura estesa che ha lo scopo di includere nuove persone assunte nell'azienda. Le aiuta ad acquisire familiarità con la cultura, le policy e i ruoli lavorativi specifici dell'azienda.

Il processo di onboarding dei dipendenti inizia quando i candidati accettano un'offerta di lavoro e continua fino alle prime fasi del rapporto di impiego. Questo periodo dura di solito 90 giorni, ma puoi estendere la timeline ai primi sei mesi o a un anno.

L'obiettivo principale dell'onboarding è garantire che i nuovi dipendenti si sentano accolti e supportati. Questo li aiuta a interagire con la cultura aziendale e a ottenere prestazioni elevate, oltre a farli rimanere in azienda più a lungo.

Perché l'onboarding dei dipendenti è importante?

Un onboarding efficace per i nuovi dipendenti è fondamentale perché ha un impatto significativo sulla loro fidelizzazione. Considera questi fatti:

Un processo di onboarding ben strutturato offre ai nuovi dipendenti la formazione, le risorse e gli strumenti giusti sin dal primo giorno. Consente di creare una prima impressione positiva e un ambiente di lavoro dove si sentano accolti e aiutati. 

Un onboarding efficace contribuisce anche a creare un'esperienza favorevole per i dipendenti e aumenta la soddisfazione. Il risultato che puoi attenderti è un miglioramento delle prestazioni e un impegno più sostanziale nei confronti dell'azienda da parte dei dipendenti.

Checklist di onboarding dei dipendenti

La checklist di onboarding dei nuovi dipendenti è paragonabile a una roadmap efficace per la nuova forza lavoro della tua azienda. Include tutti i passaggi necessari che guidano i nuovi membri nel processo di integrazione nell'ambiente di lavoro.

La progettazione e l'implementazione del piano di onboarding vengono di solito effettuate dai manager e dai team delle risorse umane e IT. Per aumentare l'efficienza, crea una programmazione di onboarding manuale oppure usa il software di onboarding dei dipendenti.

Dai un'occhiata agli elementi di una checklist di onboarding dei dipendenti.

Preparazione prima dell'arrivo

Il processo di onboarding inizia prima del primo giorno di lavoro del dipendente.

• Invia la lettera di offerta e il contratto con la data di inizio, le responsabilità, il dress code e i dettagli relativi alle retribuzioni

• Specifica quali documenti devono fornire i neoassunti e le scadenze

• Configura lo spazio di lavoro, il computer e qualsiasi altra attrezzatura

• Crea gli account dell'e-mail aziendali e del software

• Prepara un programma per il primo giorno per presentare il team e i contatti principali

Attività del primo giorno

Il primo giorno dai il giusto tono all'esperienza dei neoassunti in azienda.

• Accoglili di persona: il responsabile, le risorse umane e il team di riferimento

• Fai un tour dell'ufficio o del luogo di lavoro

• Completa i moduli fiscali, la configurazione del deposito diretto e le informazioni di contatto di emergenza

• Esamina e firma le policy e gli accordi aziendali

• Organizza una sessione di orientamento che tratti la storia, la missione e la visione dell’azienda

• Fornisci il manuale per il personale

Integrazione nella prima settimana

È nella prima settimana che i neoassunti iniziano a sentirsi sicuro nel proprio ruolo.

• Fornisci una formazione specifica per il ruolo sulle mansioni e sulle responsabilità

• Imposta gli obiettivi iniziali e le aspettative per il ruolo

• Assegna un mentore o un buddy per l'onboarding

• Programma check-in regolari per domande e supporto

• Forma il team sul software, sugli strumenti e sui sistemi che useranno ogni giorno

• Conferma che possano accedere a tutte le risorse e guide necessarie

Progressi nel primo mese

Entro la fine del primo mese, i nuovi assunti dovrebbero essere integrati nel team e avere chiaro come sta andando.

• Organizza sessioni di feedback regolari con il loro manager per discutere dell'avanzamento e di eventuali dubbi

• Fornisci feedback costruttivo sul lavoro nelle fasi iniziali

• Organizza una formazione continua per approfondire la conoscenza del ruolo

• Indirizzali verso workshop, corsi online o altre risorse di apprendimento

Integrazione nel lungo periodo

La fase di onboarding termina quando i neoassunti sono completamente attivi, ma lo sviluppo continua.

• Programma le valutazioni delle prestazioni per misurare l'avanzamento e definire gli obiettivi a lungo termine

• Discuti i piani di sviluppo professionale

• Incoraggia la partecipazione agli eventi del team e alle attività interfunzionali

• Mantieni regolari colloqui individuali con il responsabile dopo il periodo di onboarding formale

• Assicurati che sappiano dove trovare risorse e supporto man mano che acquisiscono esperienza

Best practice per l'onboarding dei dipendenti

Segui queste best practice per garantire un processo di onboarding efficiente ed efficace. 

• Personalizza la checklist di onboarding in base ai requisiti specifici della tua azienda.

• Promuovi un ambiente accogliente e inclusivo. Assicurati che i nuovi dipendenti si sentano apprezzati e sostenuti sin dall'inizio. 

• Incoraggia una comunicazione aperta e crea opportunità per interagire con gli altri membri del team durante l'onboarding.

L'onboarding remoto può essere particolarmente efficace per le aziende con team distribuiti. Questo approccio garantisce che i dipendenti remoti ricevano lo stesso processo completo di onboarding e assistenza dei loro colleghi in ufficio.

Non sai come creare una checklist di onboarding per la tua azienda? 

Utilizza il modello della checklist di onboarding per semplificare il processo. Il modello Onboarding di nuovi dipendenti di Jira può aiutarti a organizzare e tenere traccia di tutti i passaggi necessari.

Migliora l'efficienza dell'onboarding con Jira Service Management

Creare un'esperienza di onboarding fluida è fondamentale per far sentire ben accolte le nuove persone assunte e prepararle per il successo. Con una checklist di onboarding dei dipendenti hai la certezza di non trascurare alcun dettaglio.

Tuttavia, non occorre fare tutto manualmente. Jira Service Management può portare il tuo processo di onboarding a un livello superiore con un modello personalizzabile. Jira Service Management consente ai team delle risorse umane e IT di monitorare e gestire ogni fase dell'onboarding in modo efficiente, garantendo alle persone neoassunte un ingresso fluido e organizzato nell'azienda.