Cos'è la governance IT? Principi chiave e funzionamento

PUNTI CHIAVE

• La governance IT aiuta a garantire che le decisioni, gli investimenti e i processi riguardanti la tecnologia favoriscano gli obiettivi aziendali.

• Framework come COBIT e ITIL hanno un ruolo essenziale nella governance IT.

• La governance IT può rafforzare la gestione dei rischi, migliorare l'allineamento tra obiettivi IT e aziendali e consolidare il senso di responsabilità.

• Jira Service Management offre funzionalità chiave a sostegno della governance IT.

Allineare le attività IT quotidiane agli obiettivi aziendali di carattere generale può risultare complicato. Quando i team si concentrano su problemi a breve termine e progetti attivi, non è sempre facile capire che il lavoro supporta obiettivi di ampio respiro.

La governance IT offre alle organizzazioni un modo strutturato per collegare il lavoro di carattere tecnologico alle priorità aziendali. Ma quindi in cosa consiste e perché è importante? Questa guida spiega come funziona la governance IT, quali framework la supportano e perché è importante per i team IT moderni.

Cos'è la governance IT?

La governance IT è il sistema di diritti decisionali, processi e strutture di responsabilità che indirizzano il modo in cui la tecnologia supporta gli obiettivi aziendali. 

Governance IT e gestione IT a confronto

Sebbene governance IT e gestione IT vengano talvolta confuse, tra le due esiste una distinzione netta.

• La governance IT fornisce direzione e supervisione per aiutare i team IT ad allineare il lavoro agli obiettivi aziendali.

• La gestione IT si concentra sulle operazioni quotidiane, tra cui l'esecuzione e l'erogazione dei servizi IT. In breve, la governance definisce la direzione, mentre la gestione si occupa dell'esecuzione, inclusi task come la manutenzione del sistema e il supporto dei server.

3 framework di governance IT molto diffusi

Tre framework di largo impiego, ovvero COBIT, ITIL e ITSM, possono aiutare le organizzazioni a strutturare la governance IT.

1. COBIT

COBIT, ovvero Control Objectives for Information and Related Technologies, è un framework di governance che aiuta le organizzazioni ad allineare gli obiettivi IT a quelli aziendali, a gestire i rischi e a garantire la conformità normativa.

COBIT ha 5 principi:

1. Soddisfazione delle esigenze degli stakeholder: COBIT aiuta le organizzazioni ad allineare gli obiettivi IT alle priorità aziendali, in modo che la tecnologia supporti ciò di cui gli stakeholder hanno più bisogno.

2. Copertura aziendale end-to-end: COBIT esamina la governance dell'intera organizzazione, non solo del reparto IT, per garantire che le decisioni in materia di tecnologia favoriscano gli obiettivi dell'azienda nel suo complesso.

3. Uso dei framework integrati: COBIT può affiancare altri standard e framework per aiutare le organizzazioni a collegare le pratiche di governance tra sistemi e team diversi.

4. Promozione di un approccio olistico: COBIT tiene conto simultaneamente di persone, processi, informazioni, strutture, cultura e tecnologia, affinché la governance non sia gestita in modo isolato.

5. Separazione tra governance e gestione: COBIT fa una distinzione tra governance (ovvero definizione della direzione e supervisione) e gestione (ovvero pianificazione, sviluppo e gestione delle attività).

2. ITIL

ITIL, ovvero Information Technology Infrastructure Library, è un insieme di best practice per gestire i servizi IT e migliorare l'efficienza operativa. Queste prassi aiutano i team a ridurre il rischio, ottimizzare la qualità del servizio e offrire un'esperienza cliente migliore.

I principi fondamentali del framework ITIL sono i seguenti:

• Concentrarsi sul valore: ITIL incoraggia i team a dare la priorità ai servizi e ai miglioramenti che creano un valore significativo per clienti, utenti e azienda.

• Partire dalla situazione corrente: prima di apportare modifiche, i team dovrebbero valutare i processi, gli strumenti e le risorse esistenti per basarsi sugli elementi che già dimostrano risultati positivi.

• Procedere in modo iterativo con i feedback: ITIL consiglia di apportare miglioramenti in passaggi più piccoli, usando il feedback per adattare e perfezionare i processi nel tempo.

• Collaborare e promuovere la visibilità: una comunicazione chiara e una visibilità condivisa aiutano i team a collaborare, ridurre i silos e prendere decisioni migliori sui servizi.

• Pensare e lavorare in modo olistico: i team devono considerare l'intero ecosistema dei servizi, tra cui persone, processi, partner, strumenti e obiettivi aziendali.

• Adottare un approccio semplice e pratico: ITIL incoraggia i team a evitare la complessità superflua e a scegliere processi pratici a sostegno di risultati concreti.

• Ottimizzare e automatizzare: affinché l'automazione supporti un'erogazione di servizi efficiente ed efficace, i team dovrebbero migliorare i processi prima di automatizzarli.

3. ITSM

ITSM, ovvero IT Service Management, aiuta le organizzazioni a trasformare le decisioni di governance in flussi di lavoro di servizio strutturati. 

ITIL fornisce una guida per l'implementazione di ITSM allineando i servizi IT agli obiettivi aziendali e migliorando la qualità del servizio.

ITSM non corrisponde a ITOM (IT Operations Management), ma entrambi i framework hanno un ruolo nella governance. ITOM supporta la conformità, il controllo dei costi e la stabilità dell'infrastruttura, che sono tutti aspetti importanti della governance IT.

Quali sono i vantaggi di una governance IT efficace?

Una governance IT efficace può favorire la crescita, ridurre i rischi e migliorare l'allineamento tra obiettivi IT e aziendali. 

Migliore allineamento tra priorità IT e aziendali

Gli investimenti nella tecnologia devono sostenere le priorità aziendali. La governance aiuta le organizzazioni a soddisfare le esigenze degli stakeholder, a chiarire il processo decisionale e a garantire che gli investimenti nella tecnologia siano a vantaggio di obiettivi più ampi.

Un approccio olistico alla governance IT contribuisce, inoltre, a garantire che gli investimenti nella tecnologia creino il massimo valore possibile. Ciò supporta la gestione dell'infrastruttura IT assicurando di avere a disposizione l'hardware, il software e i servizi essenziali necessari senza fare investimenti superflui.

Maggiore efficacia nella gestione di rischio e conformità

La governance IT offre una supervisione essenziale che contribuisce a rafforzare la gestione del rischio e della conformità. Le strutture di governance aiutano le organizzazioni a gestire i requisiti normativi, a ridurre l'esposizione alle minacce per la sicurezza informatica e a rispondere rapidamente ai rischi.

Maggiore visibilità sulle prestazioni tecnologiche e sui risultati ottenuti

Per prendere decisioni su costi, affidabilità e impatto aziendale, i team IT hanno bisogno di dati chiari sulle prestazioni. La governance offre alle organizzazioni metriche e pratiche di creazione di report definite per monitorare le prestazioni tecnologiche.

Se affidabili, i dati aiutano i leader a collegare le prestazioni tecnologiche alle priorità aziendali. Con dati migliori sulle prestazioni, le organizzazioni possono fare investimenti IT più intelligenti.

Migliore gestione degli ambienti tecnologici complessi

Gestire ambienti IT complessi diventa più difficile man mano che le organizzazioni crescono. La governance IT offre alle organizzazioni la struttura necessaria per gestire in modo più coerente gli ambienti tecnologici molto articolati.

È particolarmente utile quando le organizzazioni devono coordinarsi tra piattaforme cloud, strumenti SaaS, fornitori e architetture distribuite.

Maggiore responsabilità nel processo decisionale sulla tecnologia

La governance IT rafforza inoltre la responsabilità nel processo decisionale sulla tecnologia, definendo chiaramente ruoli, responsabilità e processi di approvazione per garantire che le iniziative tecnologiche vengano eseguite in modo responsabile e trasparente. 

Componenti fondamentali della governance IT

Sono diversi i componenti fondamentali della governance IT e ciascuno di loro ha un ruolo complementare per ottimizzare le operazioni IT e allineare gli obiettivi IT a quelli aziendali.

Diritti decisionali e strutture di responsabilità

Per garantire l'assunzione di responsabilità, è importante stabilire chi deve prendere quali decisioni in materia di tecnologia. Una definizione chiara di ruoli e responsabilità semplifica, inoltre, il processo decisionale, perché consente di determinare facilmente chi è responsabile di quali decisioni senza bisogno di discussioni.

Framework e policy di governance

Framework come COBIT e ITIL forniscono una struttura per aumentare l'efficacia della governance IT. COBIT è un modello di governance che si concentra sulla mitigazione dei rischi, sulla conformità normativa e sull'allineamento tra obiettivi IT e aziendali. ITIL integra COBIT dedicando maggiore attenzione alla gestione dei servizi IT per migliorare l'erogazione del servizio e la coerenza operativa.

L'ISO (International Organization for Standardization) supporta a sua volta la governance IT attraverso standard quali ISO/IEC 38500.

Misurazione e supervisione delle prestazioni

Fornendo un quadro di riferimento per la misurazione e la supervisione delle prestazioni, la governance IT aiuta le organizzazioni a migliorare l'affidabilità e a prendere decisioni informate sui costi. Metriche come il tempo di attività del sistema, l'ottimizzazione dei costi IT e la conformità delle patch di sicurezza permettono di allineare gli obiettivi IT a quelli aziendali e di massimizzare l'efficienza dei costi.

Le dashboard offrono visibilità sui dati e consentono di capire e visualizzare rapidamente le misure relative alle prestazioni.

Integrazione della gestione del rischio

La gestione del rischio è uno degli aspetti più importanti per ridurre al minimo i costi e massimizzare l'affidabilità. La governance IT stabilisce policy che aiutano i team a identificare, valutare e rispondere al rischio in linea con gli obiettivi aziendali.

Framework come COBIT hanno anche un ruolo chiave nella gestione del rischio, perché contribuiscono a migliorare la sicurezza fornendo procedure per identificare, valutare e gestire le minacce.

Definizione delle priorità di risorse e investimenti

Una corretta assegnazione delle risorse garantisce che gli investimenti nella tecnologia siano proficui e allineati agli obiettivi aziendali. La governance IT include la supervisione del portfolio, in modo che i leader abbiano una visione più chiara della spesa e delle priorità riguardanti il reparto IT.

Best practice per la governance IT

Ecco alcuni suggerimenti utili a massimizzare l'efficacia della governance IT:

• Allinea la governance alla strategia aziendale: assicurati che le pratiche di governance IT siano allineate alla strategia aziendale adottando framework come COBIT.

• Assicurati che la governance sia operativa, non teorica: concentrati su come la governance IT può influire sull'organizzazione in termini operativi, invece che sull'impatto teorico.

• Bilancia il controllo con l'autonomia del team: mantieni un livello di controllo sufficiente ad allineare gli obiettivi IT con quelli aziendali senza privare i team della loro autonomia.

• Usa i dati per orientare le decisioni di governance: raccogli dati e prendi decisioni di governance basate sui dati per allinearti alle strategie aziendali.

• Standardizza i processi senza dedicare tempo eccessivo alla progettazione: crea procedure standard senza troppi dettagli, per assicurarti che siano chiare e allo stesso tempo facili da seguire.

• Verifica continuamente l'efficacia della governance: rivedi e aggiorna le policy per assicurarti che la governance IT sia efficace.

Come Jira Service Management supporta la governance IT

Jira Service Management è uno strumento progettato per supportare la governance IT in diversi modi:

• Gestione delle modifiche e approvazioni strutturate contribuiscono a ridurre le interruzioni e ad accelerare lo sviluppo.

• L'automazione dei flussi di lavoro semplifica l'applicazione della governance e riduce il lavoro manuale.

• Le funzionalità centralizzate per la creazione di report e la visualizzazione delle prestazioni consentono alle organizzazioni di basare le decisioni sui dati.

• La gestione semplificata della conoscenza attraverso una knowledge base garantisce la coerenza della governance.

• L'integrazione con strumenti di sviluppo e operazioni migliora la collaborazione e garantisce la governance tra i team.

Rafforza il processo decisionale grazie a una governance IT efficace

La governance IT ha un ruolo fondamentale nell'allineare gli sforzi IT agli obiettivi aziendali di carattere generale. Framework come COBIT e ITIL favoriscono velocità e sicurezza e allo stesso tempo salvaguardano l'allineamento.

Le organizzazioni che rendono operativa la governance possono migliorare le prestazioni e rafforzare la gestione dei rischi, rendendo la governance IT un investimento efficiente per ogni organizzazione.

Jira Service Management supporta la governance IT tramite automazione, creazione di report centralizzata, gestione delle conoscenze e altro.