Cos'è il ciclo di vita della gestione delle risorse?

Che si tratti di un laptop, di una gru o di un server cloud, tutte le risorse passano attraverso cinque fasi del ciclo di vita della gestione delle risorse: pianificazione, acquisizione, funzionamento, manutenzione e smaltimento. 

La gestione proattiva aiuta a identificare potenziali rischi e guasti, consentendo interventi tempestivi e riducendo al minimo le interruzioni. Dati accurati sulle risorse e informazioni sulle prestazioni consentono una pianificazione, un investimento e un'allocazione delle risorse migliori, facilitando il processo decisionale strategico.

In questo articolo viene presentata una panoramica dettagliata delle attività e degli obiettivi in ogni fase del ciclo di vita della gestione delle risorse. Vengono fornite anche strategie chiave, best practice e strumenti per una gestione efficace delle risorse.

Comprendere il ciclo di vita della gestione delle risorse

Durante il loro ciclo di vita le risorse aziendali passano attraverso cinque fasi chiave. I gestori di risorse utilizzano approcci diversi per massimizzare il valore delle risorse in ogni fase.

Ad esempio, in fase di pianificazione, un professionista IT responsabile dell'integrazione dell'intelligenza artificiale nel processo di vendita aziendale identificherà alcune funzionalità e capacità di integrazione del software di vendita ideale. Quindi, nella fase di acquisizione, cercherà i fornitori e si procurerà le risorse. Nella fase di funzionamento, formerà il personale di vendita su come utilizzare al meglio questi strumenti basati sull'IA.  

Se un gestore di risorse conosce la fase in cui si trova una risorsa, sa quali attività consentiranno di massimizzare il rendimento e ridurre al minimo i costi. 

Il ciclo di vita è composto da cinque fasi sequenziali:

1. Pianificazione: identifica le esigenze della risorsa, definisci un budget e crea il piano di mitigazione dei rischi. 

2. Acquisizione: seleziona i fornitori, porta a termine le negoziazioni dei contratti, ottieni l'approvazione, acquista la risorsa e procedi all'onboarding. 

3. Funzionamento: gestisci le prestazioni delle risorse, forma il personale e monitora la conformità. 

4. Manutenzione: esegui ispezioni, tieni traccia dei problemi e metti in atto il piano di manutenzione periodica. 

5. Smaltimento: getta via, ricicla, ricondiziona o vendi la risorsa.

Un approccio olistico alla gestione delle risorse è fondamentale per il successo di un'azienda. 

Pensa alla distribuzione di laptop a livello aziendale. Un approccio ristretto potrebbe concentrarsi esclusivamente sull'acquisto e sulla distribuzione di nuovi laptop. Tuttavia, un approccio olistico alla gestione delle risorse includerebbe la formazione degli utenti, la sicurezza informatica, le procedure di riparazione, l'integrazione della rete e altri aspetti del progetto. In una visione completa e a lungo termine, il professionista IT eviterà problemi di compatibilità, scarsa adozione da parte degli utenti e altre costose sviste causate da un'attenzione eccessiva ai costi e alle funzionalità.  

È anche importante notare la differenza tra configurazione e gestione delle risorse, poiché molti confondono i termini. 

La configurazione e la gestione delle risorse riguardano diversi aspetti dell'amministrazione del server cloud. La prima riguarda il mantenimento dello stato operativo, della funzionalità e dell'accessibilità del server. La gestione delle risorse, invece, si occupa del monitoraggio del valore finanziario del server, dei dettagli relativi alla proprietà, della conformità delle licenze e del ciclo di vita complessivo. 

Vantaggi della gestione del ciclo di vita delle risorse

Tra gli altri vantaggi, una gestione diligente delle risorse riduce gli sprechi organizzativi per tagliare i costi offrendo principalmente visibilità sullo stato, sull'utilizzo e sulle prestazioni delle risorse.  

Per capire meglio, immagina un reparto IT che utilizza una piattaforma di gestione delle risorse IT per tenere traccia delle licenze software in tutta l'azienda. In questo modo, può trovare molti modi per risparmiare denaro o allocare meglio le risorse. 

Può scoprire che il 30% delle licenze acquistate sono inutilizzate. Con questi dati sull'utilizzo, può riassegnare le licenze o rinegoziare i prezzi con il fornitore. Questo potrebbe far risparmiare migliaia di dollari, che possono essere reinvestiti in altre parti dell'infrastruttura IT. 

Di seguito sono riportati alcuni degli altri vantaggi chiave che puoi aspettarti: 

• Miglioramento delle prestazioni delle risorse: la raccolta e l'analisi dei dati sulle tue risorse aiuta a identificare modi per migliorarne le prestazioni. Con la manutenzione, le risorse continuano a funzionare in maniera efficace; questo significa meno problemi che rallentano la produttività, inclusi tempi di inattività ridotti e riparazioni meno frequenti. 

• Durata prolungata delle risorse: se acquisti una risorsa di alta qualità e ti occupi del monitoraggio e della manutenzione per tutto il ciclo di vita, ne prolungherai la durata e risparmierai denaro a lungo termine.

• Mitigazione dei rischi: durante la fase di pianificazione, identificherai i potenziali problemi e creerai piani per ridurre le probabilità che si verifichino. 

• Conformità normativa: monitorare l'integrità delle risorse e conoscere le ultime novità del panorama normativo ti consentirà di rispettare le leggi ed evitare multe. Inoltre, con una soluzione di tracciamento della gestione delle risorse, le licenze e le altre informazioni saranno archiviate in modo sicuro in caso di audit. 

Nel settore IT, le aziende possono risparmiare notevolmente con semplici aggiunte al loro processo di gestione delle risorse. 

Ad esempio, nel report sullo stato dell'ITAM del 2024, le aziende che hanno utilizzato il monitoraggio delle licenze software come parte della gestione delle risorse software (SAM) hanno registrato uno spreco stimato del 12% in meno per il software del loro data center rispetto alle aziende che hanno semplicemente messo in atto misure reattive in seguito ad audit e pratiche SAM di base.

Se ti occupi in modo serio della gestione del ciclo di vita delle risorse potrai usufruire di risorse affidabili ed efficienti che ti permetteranno, al tempo stesso, di ridurre i costi e incrementare la produttività.

Le fasi del ciclo di vita della gestione delle risorse

Le cinque fasi del ciclo di vita della gestione delle risorse comprendono pianificazione, acquisizione, funzionamento, manutenzione e smaltimento. Per ottenere il massimo dalle tue risorse, dai un'occhiata alle attività e agli obiettivi principali di ogni fase.

Pianificazione

Durante la fase di pianificazione, i gestori di risorse creano un piano di acquisizione, che delinea i requisiti di prestazioni, i potenziali rischi, il ROI, il budget e i criteri di successo e può anche includere indicazioni su come valutare i fornitori. Di seguito sono riportate le parti più importanti del tuo piano:

• Analisi della domanda: determina le tue esigenze prestazionali per garantire l'allineamento con gli obiettivi aziendali. Coinvolgi tutti gli stakeholder. 

• Gestione dei rischi: identifica i potenziali rischi e crea strategie di mitigazione. Nell'analisi del ciclo di vita ITAM, potrebbe trattarsi di modifiche nel panorama normativo o di un attacco informatico. 

• Analisi costi-benefici: confronta i benefici e i costi stimati della risorsa per avere un quadro chiaro del ROI previsto. 

• Budget: crea un budget per l'acquisto iniziale e per il funzionamento e la manutenzione costanti della risorsa. 

• Criteri di successo: crea KPI che ti aiutino a misurare il successo della tua risorsa e a individuare le aree di miglioramento. 

• Criteri di valutazione: determina quali caratteristiche, funzioni e servizi sono richiesti dalla tua risorsa per raggiungere gli obiettivi prestazionali delineati nell'analisi della domanda. 

Se stai sostituendo una vecchia risorsa con una nuova, anche le prestazioni della risorsa precedente influiranno sul processo decisionale che deve stabilire cosa caratterizza una risorsa di qualità. 

Quando dedichi del tempo a pianificare di conseguenza, eseguire le analisi fondamentali e coinvolgere gli stakeholder chiave, dal team che si occupa di finanze a quello delle operazioni IT, sarà più probabile che la risorsa rientri nel budget e sia all'altezza dei tuoi standard.

Acquisizione

Dopo la fase di pianificazione, i gestori di Risorse iniziano il processo di acquisizione, durante il quale approvvigionano e implementano le risorse. Di seguito sono riportate le fasi del processo di acquisizione: 

1. Cerca e seleziona i fornitori: studia il mercato e trova 2-3 fornitori da cui ottenere i prezzi. Prendi in considerazione il costo, la consegna, la qualità, l'affidabilità, il supporto, la scalabilità e la compatibilità del fornitore con i tuoi sistemi. Ti consigliamo di prendere in considerazione i potenziali percorsi per gli upgrade futuri. 

2. Porta a termine le negoziazioni dei contratti: chiedi contratti ai fornitori selezionati e tratta ciascuno di essi fino a raggiungere l'accordo ideale. Cerca garanzie estese, sconti sul volume di utilizzo e accordi sui livelli di servizio. Prendi in considerazione la differenza tra leasing e acquisto di risorse. 

3. Ottieni l'approvazione: ottieni il via libera dai decisori interni e acquista la risorsa. 

4. Distribuisci la risorsa: installa, configura o implementa la risorsa. A seconda della risorsa, potresti ricevere assistenza dal fornitore in questo processo.

Dovresti prendere in considerazione il tuo budget, le tue esigenze e i tuoi sistemi attuali. Ad esempio, le nuove risorse IT dovrebbero integrarsi con il tuo attuale stack tecnologico in modo che i dati vengano trasferiti senza problemi da un sistema all'altro. 

Inoltre, se hai standard aziendali specifici per la sicurezza, la sostenibilità o altre aree, assicurati che la risorsa li soddisfi. Ad esempio, se un'azienda è orgogliosa di rispettare la privacy dei dati, il nuovo software di sales intelligence dovrebbe essere conforme alle normative sulla privacy dei dati come il GDPR.

Operazione

La fase operativa del ciclo di vita della gestione delle risorse è la fase in cui inizi a osservare i guadagni del tuo investimento. È qui che la tua risorsa svolge la sua funzione. 

I gestori di Risorse dovrebbero supportare le prestazioni della risorsa con una supervisione continua, la formazione del personale e il monitoraggio della conformità. Di seguito sono elencate le attività tipiche durante la fase operativa: 

• Gestione delle prestazioni: monitora le metriche relative alle prestazioni delle risorse, come il tempo di attività e la percentuale di manutenzione non pianificata. Analizza i dati per individuare le aree di miglioramento. Apporta modifiche per ottimizzare le prestazioni. 

• Formazione e supporto: assicurati che i dipendenti sappiano come utilizzare la risorsa in modo sicuro ed efficace e fornisci loro un supporto tecnico continuo. 

• Monitoraggio della conformità: assicurati che la tua risorsa soddisfi i parametri di sostenibilità e sia conforme alle normative governative in materia di dati, privacy e sicurezza. 

La durata di questa fase dipende dalla risorsa. Mentre un laptop di solito funziona in modo efficiente per 3-5 anni, un quadro elettrico dura in genere circa 15-30 anni. Le risorse software aggiornate regolarmente possono durare finché la tua azienda (se on-premise) o il fornitore (se SaaS) rimangono aperti.

Manutenzione

Un piano di manutenzione ordinaria è fondamentale per mantenere le tue risorse funzionanti in modo efficace. In questa fase, i gestori di Risorse monitorano gli indicatori dello stato come letture delle vibrazioni, anomalie operative, dati sulla temperatura o misurazioni del consumo energetico per fornire informazioni per la manutenzione delle risorse. 

Esistono tre diversi tipi di manutenzione coinvolti nella gestione delle risorse:

• Preventiva: questo tipo di manutenzione aiuta a prevenire guasti e problemi futuri. Gli esempi includono la sostituzione di un componente, la pulizia di un database o la riparazione preventiva di vecchie apparecchiature. Molte aziende utilizzano checklist per la manutenzione preventiva per standardizzare il processo. 

• Predittiva: questa strategia di manutenzione utilizza dati in tempo reale per prevedere quando è probabile che le apparecchiature si guastino. Questo ti consente di aggiustarle o aggiornarle prima che accada. 

• Correttiva: si tratta di una forma di manutenzione reattiva che avviene in caso di guasto di una risorsa, ad esempio la riparazione dello schermo di un laptop leggermente danneggiato. 

Una componente fondamentale di qualsiasi piano di manutenzione sono le ispezioni periodiche. 

Qui è dove ispezioni le tue risorse per individuare eventuali crepe, bug o altri problemi. Se riscontri un problema con una risorsa, puoi risolverlo prima che si complichi e causi tempi di inattività o danni irreversibili alla stessa e alle risorse nelle vicinanze, ad esempio, una caldaia ad acqua che perde e allaga il seminterrato dell'edificio. 

Il tuo piano dovrebbe includere anche una programmazione per la manutenzione preventiva continua. A seconda della risorsa, la programmazione di routine potrebbe essere basata su data e ora, sui misuratori o sulle condizioni. 

Ogni volta che esegui la manutenzione, documentala in modo da sapere sempre cosa è successo. Questo ti fornisce anche dati accurati per l'analisi delle prestazioni delle risorse e ti prepara per eventuali audit. 

Indipendentemente dalla struttura del tuo piano di manutenzione, ti permetterà di aumentare la durata delle risorse ed evitare costose riparazioni e inefficienze operative. 

Smaltimento

Una volta che una risorsa non funziona più in base alle esigenze aziendali e non può essere riparata in modo efficiente in termini di costi, i gestori di Risorse la smaltiscono. Possono farlo in diversi modi:

• Vendi: trova un acquirente e guadagna per la risorsa ammortizzata. È una pratica comune quando una risorsa funzionante non soddisfa più le esigenze aziendali. A volte, viene fatto per aumentare il flusso di cassa. 

• Ricondiziona: usa la risorsa per un nuovo scopo, ad esempio trasformare un edificio commerciale in un complesso di appartamenti. 

• Ricicla: smaltisci la risorsa in modo che possa essere trasformata in qualcosa di valore. 

• Getta via: getta via la risorsa in modo responsabile, sicuro e rispettoso dell'ambiente. 

Alcune risorse, come le apparecchiature IT, dovranno essere sottoposte a un processo di disattivazione. Ciò comporta l'interruzione del servizio in modo sicuro e protetto per ridurre l'esposizione dei dati. Ad esempio, quando i responsabili IT chiuderanno il software on-premise, sanificheranno i loro dati ed elimineranno tutte le informazioni di identificazione personale per salvaguardare i dati dei clienti e aderire alle best practice di Smaltimento delle risorse IT (ITAD).

Un elevato livello di assistenza è fondamentale in questi giorni poiché le violazioni dei dati diventano sempre più frequenti. Nel 2024, il costo globale delle violazioni dei dati è stato di 4,88 milioni di perdite, il più alto mai registrato e un aumento del 10% rispetto allo scorso anno (IBM). 

Per molti gestori di Risorse, anche i costi ambientali sono importanti. Lo smaltimento corretto delle risorse secondo le normative governative ridurrà al minimo la loro impronta di carbonio e le manterrà conformi a livello legale. 

Per smaltire le tue risorse in modo responsabile, prendi in considerazione i seguenti fattori: 

• Qual è il tuo livello di esposizione dei dati?

• Quali sono i costi di emissione legati al trasporto e allo smaltimento di questa risorsa?

• La risorsa contiene metalli o materiali finiti (ad esempio, litio in una batteria)?

• Quanto puoi ridurre le emissioni di gas serra ricondizionando e vendendo la risorsa?

• Questo metodo è in linea con gli obiettivi di sostenibilità della nostra azienda? 

Dopo aver smaltito la tua risorsa, o meglio ancora, qualche mese prima del suo ritiro, inizia a pianificare l'acquisto di una risorsa sostitutiva, ripristinando così il ciclo di vita. 

Un processo di smaltimento semplificato e conforme ti prepara al successo con la tua nuova risorsa prevenendo multe, fughe di dati e altre fastidiose perdite di tempo. 

Strategie per una gestione efficace delle risorse

Creare un piano di gestione efficace delle risorse può sembrare scoraggiante, ma non deve esserlo. 

Inizia definendo chiaramente gli obiettivi:

• Vuoi migliorare la durata delle tue risorse?

• C'è un tipo specifico di risorsa poco performante che vorresti sistemare?

• Hai difficoltà a monitorare lo stato delle risorse?

Decidi cosa vorresti migliorare delle tue risorse aziendali e stabilisci 1-3 obiettivi generali per il tuo team di gestione delle risorse. Indipendentemente dai tuoi obiettivi, definisci quali risorse devi monitorare. Questo include tutto, dall'hardware e software ai servizi cloud. 

Successivamente, implementa un sistema di inventario per tenere un registro dettagliato di ogni risorsa, tra cui le date di acquisto, le licenze, le date di rinnovo del software, le garanzie, l'utilizzo e la programmazione delle manutenzioni. 

La visibilità su ogni aspetto delle tue risorse previene il mancato rispetto delle scadenze, delle ispezioni e della manutenzione. Ti consente inoltre di prendere decisioni basate sull'evidenza in ogni fase del ciclo di vita delle risorse.

Molte aziende si affidano al software ITSM per automatizzare i task di routine come il monitoraggio delle risorse, il monitoraggio dei modelli di utilizzo, la gestione degli imprevisti o la generazione di report sulle prestazioni delle risorse. Questi strumenti fanno risparmiare tempo e riducono il rischio di errore umano, rendendo la gestione delle risorse più coerente.

Una strategia di gestione delle risorse dovrebbe includere anche misure per la gestione finanziaria, la mitigazione dei rischi e la conformità normativa. Dovrai eseguire analisi costi-benefici regolari sulla risorsa per valutare se ti fa guadagnare più di quanto costa in riparazioni, tariffe mensili, manutenzione e altri componenti del costo totale di proprietà. 

Per la gestione dei rischi, effettua ispezioni e audit regolari. Applica rigide procedure operative standard per l'utilizzo delle tue risorse e i protocolli per proteggerle e smaltirle. Ad esempio, dovresti stabilire regole per consentire ai dipendenti di accedere a registri o moduli riservati. 

Per mantenere la conformità, tieni aggiornati i registri delle risorse in caso di audit dei fornitori, il cui costo aumenta di anno in anno secondo il report 2024 State of ITAM Report.

Le best practice nella gestione delle risorse

Di seguito sono riportate alcune best practice di gestione delle risorse per superare ogni fase del ciclo di vita delle risorse:

• Conosci standard come ISO 55000: gli standard di gestione delle risorse sono framework di metriche, metodi e standard di prestazioni comprovati che puoi utilizzare per guidare la gestione delle tue risorse. Ad esempio, con lo standard ISO 55000, puoi ottenere il consenso globale sulla pratica e vantaggi per la gestione delle risorse. 

• Implementa un software di gestione del ciclo di vita delle risorse: Jira Service Management può aiutarti a tenere traccia delle tue risorse, monitorare le prestazioni, gestire le richieste di supporto IT, archiviare documenti critici e ricevere avvisi in tempo reale sullo stato della tua risorsa, sulle scadenze e altro ancora. 

• Formazione dei dipendenti all'uso delle risorse. Formando i dipendenti all'uso delle risorse, aumenti la loro efficacia ed eviti danni. Assicurati di informarli su importanti protocolli legali e di sicurezza per garantire costantemente la conformità. 

• Coinvolgimento degli stakeholder. Gli stakeholder possono fornire ai gestori di risorse le informazioni che possono aiutarli a prendere decisioni migliori sull'acquisto, sulla gestione e sullo smaltimento delle risorse. Il coinvolgimento assicurerà inoltre che le risorse sotto la tua sorveglianza soddisfino le loro aspettative. 

Come ogni processo aziendale, la gestione delle risorse non è perfetta. La sperimentazione costante di nuovi approcci, strumenti e processi ti aiuterà a ottimizzare il ciclo di vita della gestione delle risorse. 

Se ti occupi di gestione delle operazioni IT, dai un'occhiata a questa guida sulle best practice per la gestione delle risorse IT.

Sfrutta Jira Service Management per una gestione efficace delle risorse

Il ciclo di vita della gestione delle risorse, una struttura utile per i gestori di risorse, comprende cinque fasi: pianificazione, acquisizione, funzionamento, manutenzione e smaltimento, ognuna con i propri obiettivi, routine e metriche. Tuttavia, svolgere i task associati a ogni fase può essere complicato e richiedere molto tempo.

Per migliorare la gestione delle risorse in ogni fase, usa Jira Service Management. 

Jira Service Management (JSM) offre diverse funzionalità chiave che consentono il tracciamento delle risorse, il monitoraggio, la gestione delle richieste di assistenza, la documentazione e i report sulle prestazioni, nonché i task di manutenzione e gli aggiornamenti:

• Tracciamento delle risorse: monitora e gestisci le risorse IT e le configurazioni, ottenendo visibilità su ciclo di vita, stato e relazioni.

• Monitoraggio: connettiti con strumenti di monitoraggio di terze parti per tenere traccia delle prestazioni del sistema, attivare avvisi e convertire i ticket in richieste di assistenza.

• Gestione delle richieste di assistenza: fornisci un portale di richieste personalizzabile per consentire agli utenti di inviare richieste di assistenza, con flussi di lavoro automatizzati e monitoraggio degli SLA.

• Documentazione: scegli l'integrazione con Confluence per offrire un facile accesso agli articoli e alla documentazione della knowledge base per i team di assistenza e gli utenti finali.

• Report sulle prestazioni: utilizza dashboard e report personalizzabili per tenere traccia di KPI, prestazioni del service desk e soddisfazione dei clienti.

• Task di manutenzione e aggiornamenti: automatizza i task di manutenzione ricorrenti e integrali con i processi ITSM per assicurare aggiornamenti tempestivi del sistema.

L'integrazione di Jira Service Management con i tuoi sistemi aziendali migliorerà la collaborazione all'interno dei team aziendali, IT e di sviluppo garantendo che utilizzino le risorse al massimo delle loro potenzialità. I team possono collaborare senza problemi tramite flussi di lavoro condivisi e aggiornamenti in tempo reale. Centralizzando la gestione delle risorse in Jira Service Management, le aziende possono monitorare meglio i cicli di vita delle risorse, ridurre i costi di manutenzione e prendere decisioni basate sui dati.