Cos'è il monitoraggio delle risorse?

Punti chiave: il monitoraggio delle risorse è la pratica di mantenere una registrazione accurata e aggiornata di ogni risorsa da cui dipende un'azienda, cioè cosa fa, dove si trova, chi ne è responsabile e in che stato è, dall'acquisizione fino alla distribuzione, alla manutenzione e allo smaltimento.

• Che cos'è: un sottoinsieme della gestione delle risorse. Il monitoraggio fornisce i dati, tramite tag, codici a barre, RFID, strumenti di individuazione e un registro centrale. La gestione delle risorse usa questi dati per prendere le decisioni.

• Perché è importante: le risorse non monitorate vengono smarrite, rubate o duplicate o hanno problemi non rilevati, mentre un registro accurato riduce gli sprechi, supporta i controlli e la conformità e velocizza la risoluzione degli imprevisti.

• Come ti aiuta Jira Service Management: Risorse di Jira Service Management è un registro flessibile per hardware, software, licenze ed elementi di configurazione, con funzionalità di individuazione che lo tengono aggiornato e collegamenti alle richieste, agli imprevisti e alle modifiche in cui è coinvolta ogni risorsa.

Il monitoraggio delle risorse è il processo che consente di mantenere un registro accurato e aggiornato di ogni risorsa da cui dipende un'azienda, cioè cosa fa, dove si trova, chi ne è responsabile e in che condizione è, dal momento dell'acquisizione fino alla distribuzione, alla manutenzione e all'eventuale dismissione. Per la maggior parte delle organizzazioni, questo significa prima di tutto le risorse IT (laptop, server, licenze software, servizi cloud), ma la stessa pratica si applica anche a veicoli, apparecchiature, strutture e a qualsiasi altra risorsa di valore che valga la pena proteggere.

Il monitoraggio delle risorse è una sottocategoria della gestione delle risorse: il monitoraggio produce i dati e la gestione delle risorse li usa per decidere cosa acquistare, mantenere, riassegnare o dismettere. Questa guida illustra i vantaggi del monitoraggio delle risorse, come scegliere uno strumento, come etichettare delle risorse e l'evoluzione di questa pratica.

Vantaggi del monitoraggio delle risorse

Un efficace monitoraggio delle risorse può offrire vantaggi significativi alla tua azienda. Se il monitoraggio e la gestione delle risorse vengono svolti in modo completo, migliorano l'utilizzo delle risorse, il che contribuisce direttamente ad aumentare l'efficienza e l'agilità delle operazioni. Con il monitoraggio delle risorse in tempo reale, l'azienda può inoltre diventare più resistente agli attacchi informatici, ai furti di apparecchiature e ai tentativi di furto di proprietà intellettuale. 

L'ITAM può aiutare l'azienda a massimizzare le risorse IT ed eliminare gli sprechi. Consolidando le informazioni sulle risorse IT in un'unica origine di riferimento, puoi aumentare la produttività dei tuoi team e dell'azienda. L'ITAM supporta inoltre la conformità con framework come ITIL, SOC 2 e ISO 27001.

Migliore gestione dell'inventario

Più una risorsa è preziosa per l'azienda, più è importante sapere dove si trova, da chi viene usata e gestita e per quale scopo è impiegata. Un efficace sistema di tracciamento delle risorse può aiutare un'azienda ad avere registri precisi dell'inventario delle risorse, riducendo così la possibilità di errori umani ed evitando di perdere o smarrire le risorse.

Maggiore efficienza operativa

Un efficace software di tracciamento delle risorse ottimizza i flussi di lavoro, fa risparmiare tempo e semplifica i processi. Questo aiuta a ottimizzare l'assegnazione delle risorse, aumentando la produttività in tutta l'azienda.

Risparmio sui costi

Il team di gestione aziendale e IT è costantemente sotto pressione, perché deve fare di più spendendo il meno possibile. Un efficace monitoraggio delle risorse permette di ridurre i costi ottimizzando l'utilizzo delle risorse e riducendo o addirittura eliminando acquisti o noleggi non necessari.

Sicurezza ottimizzata

Un efficace monitoraggio delle risorse può aumentare significativamente la sicurezza informatica e fisica delle aziende. Solidi processi di monitoraggio delle risorse scoraggiano furti e usi non autorizzati. Le informazioni sul monitoraggio delle risorse possono anche essere d'aiuto per riprendersi da perdite o danni accidentali o intenzionali.

Come scegliere il giusto sistema di monitoraggio delle risorse

Quando scegli un software di monitoraggio delle risorse, concentrati sulle esigenze, sulle sfide e sulle opportunità della tua azienda. Altri aspetti importanti da tenere in considerazione sono scalabilità, sicurezza, capacità di integrazione, competenze disponibili e necessarie e budget. 

Jira Service Management può offrire una maggiore visibilità sulle risorse, migliorare la collaborazione e aumentare la flessibilità per l'azienda. Grazie alle sue varie funzionalità, è la soluzione di tracciamento delle risorse ideale per la gestione del servizio.

• Automazione: assegna automaticamente i ticket alla persona o al team responsabile. Avvisa gli stakeholder riguardo agli eventi imminenti, come i rinnovi delle licenze.

• Query: esegue query sugli oggetti in Assets per condurre audit, gestire i costi e identificare le cause dei problemi.

• Discovery: Assets Discovery rileva risorse e CI abilitati per IP e i relativi attributi e dipendenze chiave. Esegui regolarmente Discovery per tener aggiornate le informazioni sulle risorse e tenere traccia delle eventuali modifiche.

Cos'è il tagging delle risorse?

Dal momento che il monitoraggio e la gestione delle risorse non riguardano solo l'IT, i gestori di risorse hanno bisogno di nuovi modi per etichettare e identificare più tipi di risorse. Il tagging consente ai team di etichettare gli oggetti in diversi modi, ad esempio stampando codici QR e applicandoli a risorse fisiche prive di numeri di serie o altri identificatori. Il tagging delle risorse può aumentare significativamente la flessibilità e la portata delle attività di monitoraggio e gestione delle risorse.

Monitoraggio delle risorse nei diversi settori

Jira Service Management offre diverse funzionalità che possono migliorare il monitoraggio delle risorse per la gestione dei servizi. Le capacità di monitoraggio e gestione delle risorse del software sono utili a tutti i settori e team, non solo all'IT.

I produttori possono utilizzare Jira Service Management per tenere traccia delle materie prime. I team legali possono monitorare e gestire l'accesso ai contratti e alla proprietà intellettuale. Chi gestisce le strutture e le flotte può utilizzare il monitoraggio e la gestione delle risorse per effettuare supervisioni di edifici, uffici, veicoli e magazzini. 

Il futuro della gestione e del tracciamento delle risorse

Il numero e la varietà delle risorse da monitorare, come servizi cloud, abbonamenti SaaS, strumenti IA e apparecchiature fisiche, continuano ad aumentare, mentre la pressione sui costi fa sì che ogni risorsa debba giustificarsi. Gli strumenti moderni rispondono con l'esplorazione automatica, la pulizia dei dati assistita dall'IA e collegamenti più stretti tra i dati delle risorse e il service desk.

Queste tendenze stanno contribuendo a modificare la percezione della gestione e del tracciamento delle risorse tra i decisori aziendali. In passato considerate costose e complesse, le moderne tecnologie semplificano la gestione e il tracciamento delle risorse con soluzioni più incentrate sulle esigenze e sul valore dell'azienda.

Usa Jira Service Management per il tracciamento delle risorse nella gestione del servizio

Jira Service Management può estendere, migliorare e aumentare le tue attività di gestione e tracciamento delle risorse. In Jira Service Management si trova Assets, uno strumento nativo per la gestione delle risorse e della configurazione. Assets offre ai team un modo flessibile e dinamico per tracciare tutti i tipi di risorse e gli elementi di configurazione. I team possono collegare facilmente questi elementi di configurazione a richieste di assistenza, imprevisti, problemi, modifiche e carichi di lavoro.

Risorse include anche le funzionalità di esplorazione e qualità dei dati di AirTrack, acquisita da Atlassian nel 2023, che aggregano i dati IT provenienti da più fonti all'interno di un'azienda. Tra i casi d'uso vi sono l'esplorazione delle risorse, la rimozione di informazioni sulle risorse obsolete e le verifiche e attestazioni necessarie per soddisfare i requisiti di conformità. La tua azienda potrà beneficiare di soluzioni e fornitori di gestione e tracciamento delle risorse a prova di futuro.

Monitorare le informazioni sulle risorse e allegarle ad altre risorse di gestione e tracciamento può aiutarti a migliorare le tue attività di gestione del servizio, come l'identificazione e la risoluzione dei problemi. Jira Service Management aiuta la tua azienda a fornire una migliore gestione del servizio e a prepararsi alla crescita e al cambiamento.

Tracciamento delle risorse: domande frequenti

Qual è il modo migliore per tenere traccia delle risorse?

Determina le risorse che devi monitorare in base alle esigenze, agli obiettivi e alle risorse disponibili dell'azienda. Valuta quali informazioni su tali risorse sono più importanti per la tua attività. Verifica che le soluzioni di tracciamento e gestione delle risorse scelte siano in grado di tradurre i dati in report chiari e fruibili per tutti gli stakeholder e i decisori aziendali.

Jira Service Management adotta un approccio alla gestione e al tracciamento delle risorse incentrato sul team. Questo software consente ai team di operare in modo rapido e autonomo, garantendo al contempo che il lavoro di ognuno sia allineato con quello degli altri, oltre che con gli obiettivi aziendali, senza che vengano introdotti rischi per l'azienda. Questi obiettivi sono molto più facili da raggiungere quando i team operativi e di delivery sono riuniti su un'unica piattaforma e tutte le risorse e i ticket correlati sono archiviati in un unico posto. 

Qual è la differenza tra il tracciamento delle risorse e la gestione delle risorse?

Il monitoraggio delle risorse è una sottocategoria della gestione delle risorse. Si riferisce all'atto di mantenere informazioni accurate, complete e aggiornate sulle risorse fondamentali durante i cicli di vita della distribuzione. La gestione delle risorse utilizza i dati generati dagli strumenti e dai processi di monitoraggio delle risorse per aiutare i responsabili delle decisioni a effettuare le migliori scelte possibili, riguardanti ad esempio l'acquisizione delle risorse, la gestione degli accessi, la configurazione, la distribuzione, l'integrazione, il ritiro e altre funzionalità. 

Cosa sono gli strumenti di tracciamento delle risorse?

Ci sono diversi strumenti e tecnologie che possono monitorare e gestire le risorse. Codici a barre, etichette di identificazione a radiofrequenza, tecnologie GPS e codici QR stampabili sono solo alcuni dei metodi utilizzati per contrassegnare e identificare le risorse fisiche e digitali. Il software di gestione e monitoraggio delle risorse aggrega e consolida i dati di monitoraggio, quindi li traduce in informazioni comprensibili e fruibili per le aziende. 

Processi efficaci sono essenziali per trarre il massimo valore aziendale dalla gestione delle risorse e dalle attività di monitoraggio. Jira Service Management può aiutarti ad applicare e far rispettare tali pratiche, consentendoti di raggiungere i tuoi obiettivi di gestione e monitoraggio delle risorse.