Wat is assettracking?

Belangrijkste punten: assettracking is het bijhouden van een nauwkeurig, actueel overzicht van elke asset waarvan een bedrijf afhankelijk is: wat de asset is, waar de asset is, wie de asset heeft en in welke staat de asset verkeert, vanaf de aanschaf via implementatie en onderhoud tot en met verwijdering.

• Wat het is: een deel van assetbeheer. Tracking levert de gegevens via tags, streepjescodes, RFID, ontdekkingstools en een centraal register, en assetbeheer gebruikt die gegevens om beslissingen te nemen.

• Waarom dit belangrijk is: niet-gevolgde assets raken kwijt, worden gestolen, gedupliceerd of niet gepatcht. Een accuraat register vermindert verspilling, ondersteunt audits en naleving, en versnelt incidentoplossing.

• Hoe Jira Service Management helpt: assets in Jira Service Management zijn een flexibel register voor hardware, software, licenties en configuratie-items, met een zoekfunctie om alles actueel te houden en links naar de aanvragen, incidenten en wijzigingen waarbij elke asset betrokken is.

Assettracking is het proces waarbij je een nauwkeurig, actueel overzicht bijhoudt van elke asset waarvan een bedrijf afhankelijk: wat de asset is, waar deze zicht bevindt, wie ervoor verantwoordelijk is en in welke staat deze verkeert. Het overzicht wordt bijgehouden vanaf het moment dat de asset wordt aangeschaft, via implementatie en onderhoud, tot de asset uiteindelijk buiten gebruik wordt gesteld. Voor de meeste organisaties betekent dat IT-assets (laptops, servers, softwarelicenties, cloudservices) voorop staan, maar dezelfde werkwijze geldt ook voor voertuigen, apparatuur, faciliteiten en al het andere dat het waard is om te beschermen.

Assettracking is een onderdeel van assetbeheer: het volgen levert de gegevens op, en assetbeheer gebruikt die gegevens om te bepalen wat je moet kopen, onderhouden, opnieuw moet toewijzen of uit gebruik moet nemen. In deze gids behandelen we de voordelen van assettracking, hoe je een tool kiest, assettagging en welke richting de werkwijze opgaat.

Voordelen van assettracking

Effectieve assettracking kan aanzienlijke voordelen opleveren voor je bedrijf. Uitgebreide assettracking en -beheer verbetert het gebruik van assets, wat rechtstreeks bijdraagt aan een verhoogde operationele efficiëntie en flexibiliteit. Realtime assettracking kan je bedrijf ook beter bestand maken tegen cyberaanvallen, diefstal van apparatuur en pogingen tot diefstal van intellectuele eigendom. 

ITAM kan je bedrijf helpen je IT-assets te maximaliseren en verspilling tegen te gaan. Door je IT-assetinformatie samen te voegen in één enkele bron van waarheid, kun je de productiviteit van je teams en je bedrijf verbeteren. ITAM ondersteunt bovendien de naleving van frameworks zoals ITIL, SOC 2 en ISO 27001.

Verbeterd inventarisbeheer

Hoe waardevoller een asset is voor je bedrijf, hoe belangrijker het is om te weten waar het is, wie het gebruikt en beheert, en waarvoor het wordt gebruikt. Een effectief systeem voor assettracking kan een bedrijf helpen om nauwkeurige inventarisgegevens bij te houden, waardoor menselijke fouten worden beperkt en verlies of verkeerde plaatsing van assets wordt voorkomen.

Verhoogde operationele efficiëntie

Effectieve software om assets te volgen optimaliseert workflows, bespaart tijd en stroomlijnt processen. Dit helpt de toewijzing van resources te optimaliseren, waardoor de productiviteit in het hele bedrijf wordt verbeterd.

Bespaar kosten

Je bedrijf en het IT-management staan onder constante druk om meer te doen en zo min mogelijk geld uit te geven. Effectieve assettracking helpt de kosten te verlagen door het gebruik van assets te optimaliseren en onnodige aankopen of verhuur te verminderen of elimineren.

Verbeterde beveiliging

Effectieve assettracking kan de cyber- en fysieke beveiliging van je bedrijf aanzienlijk verbeteren. Solide processen voor assettracking helpen diefstal en ongeoorloofd gebruik tegen te gaan. Informatie over assettracking kan ook helpen bij het herstellen van onbedoeld of opzettelijk verlies of schade.

Hoe kies je het juiste systeem voor assettracking

Wanneer je software voor het volgen van assets voor je bedrijf kiest, moet je focussen op de behoeften, uitdagingen en kansen van het bedrijf. Andere belangrijke overwegingen zijn onder meer schaalbaarheid, beveiliging, integratiemogelijkheden, beschikbare en benodigde vaardigheden en je budget. 

Jira Service Management kan de zichtbaarheid van assets vergroten, de samenwerking verbeteren en de flexibiliteit voor je bedrijf vergroten. Jira Service Management biedt uiteenlopende functies, waardoor het een ideale assettracking-oplossing is voor servicebeheer:

• Automatisering: wijs automatisch tickets toe aan de verantwoordelijke persoon of het team. Waarschuw relevante belanghebbenden over aankomende evenementen, zoals licentieverlengingen.

• Query's: lanceer query's op objecten in Assets om audits uit te voeren, kosten te beheren en de oorzaak van issues te identificeren.

• Ontdekking: Assets Discovery detecteert je op IP gebaseerde assets en CI's, samen met hun belangrijkste attributen en afhankelijkheden. Door regelmatig Discovery uit te voeren, wordt de assetinformatie bijgewerkt en worden eventuele wijzigingen bijgehouden.

Wat is assettagging?

Aangezien assettracking en -beheer verder reiken dan IT, hebben assetbeheerders nieuwe manieren nodig om meerdere typen assets te labelen en identificeren. Met assettagging kunnen teams objecten op verschillende manieren labelen. Dit omvat het afdrukken van QR-codes en het toepassen ervan op fysieke assets zonder serienummers of andere identificatiegegevens. Assettagging kan de flexibiliteit en het bereik van je inspanningen voor het volgen en beheren van assets aanzienlijk vergroten.

Assettracking in verschillende sectoren

Jira Service Management biedt meerdere functies die het bijhouden van assets voor servicebeheer kunnen verbeteren. De mogelijkheden van de software om assets te volgen en beheren komen sectoren en teams buiten IT ten goede.

Fabrikanten kunnen Jira Service Management gebruiken om grondstoffen bij te houden. Juridische teams kunnen de toegang tot contracten en intellectuele eigendom volgen en beheren. Faciliteits- en wagenparkbeheerders kunnen assettracking en -beheer gebruiken om toezicht te houden op gebouwen, kantoren, voertuigen en magazijnen. 

De toekomst van assetbeheer en -tracking

Het aantal en de diversiteit van assets die je moet bijhouden blijven groeien — cloudservices, SaaS-abonnementen en AI-tools naast fysieke apparatuur — terwijl kostendruk betekent dat elke asset zichzelf moet verantwoorden. Moderne tools reageren met geautomatiseerde detectie, AI-ondersteunde gegevensopschoning en nauwere koppelingen tussen assetgegevens en de servicedesk.

Deze trends helpen om de perceptie van assetbeheer en -tracking onder zakelijke besluitvormers te veranderen. Traditioneel gezien als duur en complex, maken moderne technologieën assetbeheer en -tracking eenvoudiger. De huidige oplossingen voor assetbeheer zijn ook scherper gericht op de behoeften en waarde van het bedrijf.

Gebruik Jira Service Management voor assettracking in servicebeheer

Jira Service Management kan je inspanningen op het gebied van assetbeheer en -tracking uitbreiden, verbeteren en verhogen. Jira Service Management bevat Assets, een eigen tool voor asset- en configuratiebeheer. Assets biedt teams een flexibele en dynamische manier om allerlei soorten assets en Configuratie-items (CI's) bij te houden. Met Assets kunnen teams CI's eenvoudig koppelen aan serviceaanvragen, incidenten, problemen, veranderingen en workloads.

Assets bevat ook detectie- en datakwaliteitsmogelijkheden van AirTrack, dat Atlassian in 2023 heeft overgenomen, waarmee IT-gegevens uit meerdere bronnen binnen een bedrijf worden samengevoegd. De use cases variëren van het ontdekken van assets en het verwijderen van verouderde assetinformatie tot de verificaties en attesten die nodig zijn om te voldoen aan de nalevingsvereisten. Je bedrijf zal profiteren van toekomstbestendige oplossingen en leveranciers voor assetbeheer en -tracking.

Door assetinformatie bij te houden en deze aan andere beheer- en trackingbronnen te koppelen, kun je je inspanningen op het gebied van servicebeheer verbeteren, waaronder het identificeren en oplossen van problemen. Jira Service Management helpt je bedrijf om beter servicebeheer te leveren en je voor te bereiden op groei en verandering.

Assettracking: veelgestelde vragen

Wat is de beste manier om assets bij te houden?

Bepaal welke assets je moet bijhouden op basis van zakelijke behoeften, doelen en beschikbare middelen. Beslis welke informatie over die assets het belangrijkst is voor je bedrijf. Controleer of de door jou gekozen oplossingen voor tracking en beheer van assets kunnen worden vertaald in duidelijke, bruikbare rapporten voor alle belanghebbenden en zakelijke besluitvormers.

Jira Service Management hanteert een teamgerichte benadering van assetbeheer en -tracking. De software stelt teams in staat om snel en autonoom te werken en tegelijkertijd ervoor te zorgen dat hun werkinspanningen op elkaar en op de bedrijfsdoelen zijn afgestemd en dat er geen risico's voor het bedrijf ontstaan. Deze doelen zijn veel gemakkelijker te bereiken wanneer de leverings- en operationele teams op één platform zijn verenigd en alle assets en gerelateerde problemen op één plek worden opgeslagen. 

Wat is het verschil tussen assettracking en assetbeheer?

Assettracking is een subset van assetbeheer. Het verwijst naar het bijhouden van nauwkeurige, uitgebreide en tijdige informatie over kritieke bedrijfsmiddelen gedurende de levenscyclus van de implementatie. Assetbeheer gebruikt de gegevens die worden gegenereerd door tools en processen voor het volgen van bedrijfsmiddelen om de best mogelijke beslissingen te nemen. Dit omvat het verwerven van assets, toegangsbeheer, configuratie, implementatie, integratie, uitfasering en andere functies. 

Wat zijn tools voor het volgen van assets?

Meerdere tools en technologieën kunnen assets volgen en beheren. Barcodes, radiofrequentie-identificatietags, Gps-technologieën en afdrukbare QR-codes zijn enkele van de methoden die worden gebruikt om fysieke en digitale assets te taggen en identificeren. Software voor assetbeheer en -tracking verzamelt en consolideert trackinggegevens. Dan vertaalt het dit in begrijpelijke, bruikbare informatie voor bedrijven. 

Effectieve processen zijn essentieel om de bedrijfswaarde van je inspanningen op het gebied van assetbeheer en tracking te maximaliseren. Jira Service Management kan je helpen om de naleving van deze praktijken uit te voeren en af te dwingen, zodat je je doelstellingen op het gebied van assetbeheer en -tracking kunt bereiken.