Best practices IT-assetbeheer

Belangrijkste inzichten: effectief IT-assetbeheer (ITAM) begint bij mensen en prioriteiten, niet bij tools. Maak afspraken over welke gegevens teams bijhouden, bouw voort op bestaande processen, begin met de meest zichtbare assets, breid de functionaliteit van de tool uit naarmate de werkwijze volwassener wordt en houd de organisatie goed op de hoogte.

• Wat het inhoudt: vijf werkwijzen, een teamgerichte aanpak, de ITIL-richtlijn ‘begin daar waar je staat’, snelle resultaten behalen met steun van het management, de juiste tools kiezen die een assetrepository combineren met een CMDB, en continue communicatie.

• Waarom dit belangrijk is: ITAM-initiatieven lopen vast wanneer ze beginnen met de details van de IT-infrastructuur of wanneer alles vanaf nul moet worden opgebouwd. Door te beginnen met kritieke, zichtbare assets creëer je draagvlak en vergroot je de kans op financiering voor het verdere, diepgaandere werk.

• Hoe Jira Service Management hierbij helpt: Assets in Jira Service Management brengt asset- en configuratiegegevens samen met de support- en operationele workflows waarin deze gegevens worden gebruikt. Zo groeien de assetrepository en CMDB gezamenlijk mee.

IT-assetbeheer (ook bekend als ITAM) is het proces waarbij IT-assets worden geïdentificeerd, geüpgraded en verwijderd. Dankzij IT-assetbeheer voorkomen teams uitval, wordt innovatie bevorderd en worden de kosten voor je bedrijf lager. ITAM is geen nieuw proces, maar een gerenommeerd en belangrijk onderdeel van ITSM dat zich blijft ontwikkelen. Er zijn twee belangrijke trends in ITAM: het volgen van niet-IT-assets, zoals gebouwen en voertuigen, en de diepere integratie van ITAM en configuratiebeheer. Hier zijn vijf best practices die toepasbaar zijn in uiteenlopende sectoren en organisaties van elke omvang.

Aan de slag met 5 stappen voor IT-assetbeheer

Kiezen voor een teamgerichte aanpak

Door een cultuur van samenwerking en transparantie te creëren, wordt het moeilijkste deel van ITAM al een stuk eenvoudiger. Met een teamgerichte aanpak bepaal je voor elke asset wat je moet bijhouden. Voor een financieel team zijn de kosten van assets van belang, terwijl een operationeel team zich richt op de levenscyclus van diezelfde assets. Werk samen met teams in het bedrijf om een reeks standaardkwaliteiten te creëren voor alle bedrijfsmiddelen in je ITAM-tool. 

Begin waar je bent

ITIL is het meest gebruikte framework voor IT-servicemanagement. Een van de zeven leidende principes van ITIL 4 is: begin daar waar je staat.. Dit moedigt teams aan om de services, methodologieën, mensen en tools die je al hebt te analyseren en op basis van deze inzichten te bepalen waar je bent en hoe je moet beginnen. Het is verleidelijk om vanaf het begin te beginnen met het bouwen van oplossingen, vooral als je een gloednieuwe ITAM-tool hebt om mee te spelen. Teams profiteren ervan om eerst de mensen en systemen die er al zijn te waarderen. Daarna kun je beslissen wat je blijft gebruiken, wat je gaat veranderen en waar je op voortbouwt.

Kiezen voor een top-down benadering voor snelle resultaten

Duik niet meteen in de details van infrastructuur en microservices. Richt je eerst op de assets en services die het meest zichtbaar en cruciaal zijn voor je bedrijf. Stel je voor: je team beheert honderden netwerkapparaten voor kassa's die worden gebruikt door een grote winkelketen. Als deze apparaten op grote schaal uitvallen, komt het hele bedrijf stil te liggen. Stel jezelf de volgende vragen om enkele snelle resultaten te identificeren: 

1. Welk type IT-apparaten zijn belangrijk voor jou om te volgen en te beheren?

2. Wat moet je over deze weten?

3. Welke soorten softwarelicenties volg je?

4. Wat moet je bijhouden bij het onboarden van werknemers of contractanten?

Zodra je het bovenstaande hebt vastgesteld, zullen zakelijke leiders de waarde van je ITAM-investeringen inzien. Dan weet je zeker of ze graag akkoord gaan met de uitvoering van je project, of niet.

Stem je softwaretools af op wat je nodig hebt en breid ze gaandeweg uit

Er zijn een paar functies waar iedereen behoefte aan heeft als je investeert in een ITAM-tool. Er zijn ook geavanceerde functies waarvan alleen de meest ervaren ITSM-teams kunnen profiteren. Je doel is een flexibele aanpak, te beginnen met waar je nu bent en dan op te schalen naarmate je verder gaat. Met een ideale tool wordt het wisselen van context beperkt en worden assetgegevens samengevoegd met je operationele en ondersteunende workflows. De beste power-up is een tool die een asset-repository combineert met je CMDB (configuratiebeheerdatabase). Meer informatie over het samen beheren van deze processen vind je in deze introductiehandleiding over asset- en configuratiebeheer.

Communiceren en vieren

Successen zorgen voor een positief sneeuwbaleffect. Communicatie en vieringen kunnen de invoering van ITAM bevorderen, waardoor je nog meer kunt vieren. Teams die successen vieren tijdens het hele proces hebben veel meer contactmomenten met het bedrijf dan een team dat slechts een afsluitende blog schrijft als alles is afgerond. Bij elke contactmoment communiceer je de waarde van assetbeheer en bouw je begrip voor het proces op. Zorg ervoor dat je teams en individuen op verschillende manieren kunt betrekken, terwijl je het project voltooit. Support- en operationele teams kunnen worden getraind in het snel vinden van assets en bedrijfsteams kunnen een overzicht krijgen van wat wordt bijgehouden en waarom. Vier al deze trainingen en complimenteer de betrokken teams. Zo heb je al snel een lange lijst met teams die meer inzicht willen krijgen. 

Help je team om aan de slag te gaan

Dankzij assetbeheer kan je team betere beslissingen nemen, worden processen efficiënter en kan het bedrijf geld besparen. Het kan zijn dat teams een steuntje in de rug nodig hebben om te beslissen hoe ze hun assetbeheer gaan structureren en welke tools ze gaan gebruiken. Met Jira Service Management breng je structuur en integratie aan in de manier waarop support- en ops-teams al werken. Voor meer uitgebreide informatie over hoe je aan de slag gaat met IT-assetbeheer, bekijk dan het handboek voor asset- en configuratiebeheer van Atlassan.