Wat is de levenscyclus van assetbeheer?

Of het nu een laptop, kraan of cloudserver is, alle assets doorlopen vijf fasen van de levenscyclus van assetbeheer: planning, acquisitie, uitvoering, onderhoud en verwijdering. 

Proactief beheer helpt potentiële risico's en storingen te identificeren, waardoor tijdige interventies mogelijk zijn en verstoringen tot een minimum worden beperkt. Door nauwkeurige assetgegevens en prestatie-inzichten kun je beter plannen, investeren en resources toewijzen, wat strategische besluitvorming vergemakkelijkt.

In dit artikel wordt dieper ingegaan op de activiteiten en doelen in elke fase van de levenscyclus van assetbeheer. Ook worden de belangrijkste strategieën, best practices en tools voor effectief assetbeheer besproken.

Inzicht in de levenscyclus van assetbeheer

Naarmate ze ouder worden, doorlopen assets vijf belangrijke fasen. Assetsbeheerders gebruiken verschillende benaderingen om de waarde van de asset in elke fase te maximaliseren.

In de planningsfase gaat een IT-professional, die verantwoordelijk is voor de integratie van kunstmatige intelligentie in het verkoopproces van het bedrijf, bijvoorbeeld bepaalde functies en integratiemogelijkheden voor zijn ideale verkoopsoftware identificeren. In de acquisitiefase worden vervolgens leveranciers onderzocht en de assets aangeschaft. In de uitvoeringsfase worden verkoopmedewerkers getraind in hoe ze deze AI-gedreven tools het beste kunnen gebruiken.  

Als een assetbeheerder weet in welke fase een asset zich bevindt, weet hij welke activiteiten het rendement maximaliseren en de kosten minimaliseren. 

De levenscyclus bestaat uit vijf opeenvolgende fasen:

1. Planning: identificeer de behoeften van je assets, stel een budget op en stel je risicomitigatieplan op. 

2. Acquisitie: maak een shortlist van leveranciers, onderhandel over contracten, zorg voor goedkeuring en koop en onboard de asset. 

3. Uitvoering: beheer de prestaties van assets, train personeel en houd toezicht op de naleving. 

4. Onderhoud: voer inspecties uit, traceer issues en stel je periodieke onderhoudsplan op. 

5. Verwijdering: gooi je asset weg, of recycle, hergebruik of verkoop deze.

Een holistische benadering van assetbeheer is cruciaal voor het succes van een bedrijf. 

Overweeg laptopgebruik voor het hele bedrijf. Een beperkte benadering kan zich uitsluitend richten op de aankoop en distributie van nieuwe laptops. Bij een holistische benadering van assetbeheer wordt echter rekening gehouden met gebruikerstraining, cyberbeveiliging, reparatieprocedures, netwerkintegratie en andere aspecten van het project. Met een alomvattend langetermijnperspectief vermijdt de IT-professional compatibiliteitsproblemen, een lage gebruikersacceptatie en andere kostbare vergissingen als gevolg van te veel focus op kosten en functies.  

Het is ook belangrijk om te weten wat het verschil is tussen configuratie- en assetbeheer, omdat deze termen vaak door elkaar worden gehaald. 

Configuratie- en assetbeheer hebben betrekking op verschillende aspecten van cloudserverbeheer. Configuratiebeheer heeft betrekking op het handhaven van de operationele status, functionaliteit en toegankelijkheid van de server. Assetbeheer is daarentegen gericht op het bijhouden van de financiële waarde van de server, de eigendomsgegevens, de naleving van de licenties en de totale levenscyclus. 

Voordelen van beheer van de levenscyclus van assets

Naast andere voordelen, vermindert zorgvuldig assetbeheer de verspilling van je organisatie om de kosten te verlagen, voornamelijk door je inzicht te geven in de status, het gebruik en de prestaties van je assets.  

Ter illustratie: stel je voor dat een IT-afdeling een platform voor IT-assetbeheer gebruikt om softwarelicenties in het hele bedrijf bij te houden. Door dit te doen, kan de afdeling vele manieren vinden om geld te besparen of resources beter toe te wijzen. 

Misschien ontdekt de afdeling dat 30% van de aangeschafte licenties ongebruikt is. Met deze gebruiksgegevens kunnen de licenties opnieuw worden toegewezen, of kan er opnieuw worden onderhandeld over prijzen met de leverancier. Dit kan duizenden euro's besparen, die vervolgens kunnen worden geherinvesteerd in andere delen van de IT-infrastructuur. 

Hieronder staan enkele van de andere belangrijke voordelen die je kunt verwachten: 

• Verbeterde prestaties van assets: door gegevens over je assets te verzamelen en te analyseren, kun je manieren vinden om hun prestaties te verbeteren. Door de asset te onderhouden, blijft deze effectief werken, wat betekent dat er minder problemen zijn die de productiviteit verlagen, waaronder minder downtime en minder frequente reparaties. 

• Langere levensduur van assets: door assets van hoge kwaliteit aan te schaffen en deze gedurende de hele levenscyclus te monitoren en te onderhouden, verleng je de levensduur en bespaar je op de lange termijn geld.

• Risicobeperking: tijdens de planningsfase identificeer je potentiële issues en maak je plannen om de kans dat ze zich voordoen te verkleinen. 

• Naleving van de regelgeving: door de gezondheid van je assets te volgen en op de hoogte te blijven van de regelgeving, kun je aan de wetten voldoen en boetes voorkomen. Met een oplossing voor het volgen van assetbeheer zijn de licenties en andere informatie bovendien veilig opgeslagen in geval van een audit. 

Op IT-gebied kunnen bedrijven aanzienlijk geld besparen met eenvoudige toevoegingen aan hun assetbeheerproces. 

In het rapport over de status van ITAM van 2024 hadden bedrijven die softwarelicentietracking gebruikten als onderdeel van hun software voor assetbeheer (SAM) bijvoorbeeld 12% minder geschatte verspilling voor hun Data Center-software dan bedrijven die alleen reactieve auditresponsen en eenvoudige SAM-praktijken uitvoerden.

Door het beheer van de levenscyclus van assets serieus te nemen, kun je profiteren van de voordelen van betrouwbare, efficiënte assets en tegelijkertijd de kosten verlagen en de productiviteit verhogen.

Fasen van de levenscyclus van assetbeheer

De vijf fasen van de levenscyclus van assetbeheer omvatten planning, acquisitie, uitvoering, onderhoud en verwijdering. Om je te helpen het meeste uit je assets te halen, vind je hier een overzicht van de belangrijkste activiteiten en doelstellingen van elke fase.

Planning

Tijdens de planningsfase stellen assetbeheerders een acquisitieplan op. Hierin staan de prestatievereisten, potentiële risico's, ROI, budget en succescriteria beschreven. Het kan ook richtlijnen bevatten voor de evaluatie van leveranciers. Hieronder staan de belangrijkste onderdelen van je plan:

• Vraaganalyse: bepaal je prestatiebehoeften om ervoor te zorgen dat deze worden afgestemd op zakelijke doelen. Betrek alle relevante belanghebbenden bij dit proces. 

• Risicobeheer: identificeer potentiële risico's en stel risicobeperkingsstrategieën op. Bij de levenscyclusanalyse van ITAM kunnen dit veranderingen in de regelgeving of een cyberaanval zijn. 

• Kosten-batenanalyse: vergelijk de geschatte voordelen en kosten van de asset om een duidelijk beeld te krijgen van je voorspelde ROI. 

• Budgettering: stel een budget op voor de eerste aankoop en de lopende uitvoering en het onderhoud van de asset. 

• Succescriteria: stel KPI's op die je helpen het succes van je asset te meten en verbeterpunten te ontdekken. 

• Evaluatiecriteria: bepaal welke kenmerken, functies en services je asset nodig heeft om de prestatiedoelen te bereiken die zijn beschreven in de vraaganalyse. 

Als je een oude asset vervangt door een nieuwe, zijn de prestaties van de vorige asset ook van invloed op je beslissing over wat een asset van kwaliteit is. 

Als je de tijd neemt om dienovereenkomstig te plannen, de kritieke analyses uit te voeren en de belangrijkste belanghebbenden erbij betrekt, van financiën tot IT, vergroot je de kans dat je asset binnen het budget valt en aan je normen voldoet.

Acquisitie

Na de planningsfase beginnen assetbeheerders met het acquisitieproces, waarbij ze de asset aanschaffen en implementeren. Het acquisitieproces gaat als volgt: 

1. Onderzoek leveranciers en plaats ze op een shortlist. Bestudeer de markt en kies 2-3 leveranciers waarvan je prijzen gaat opvragen. Houd rekening met de kosten, levering, kwaliteit, betrouwbaarheid, support, compatibiliteit met je eigen systemen en schaalbaarheid van de leverancier. Overweeg ook welke mogelijkheden er zijn voor toekomstige upgrades. 

2. Onderhandel over contracten. Vraag de leveranciers op de shortlist om contracten en onderhandel over elk contract totdat je een geschikte overeenkomst hebt. Streef uitgebreide garanties, kortingen voor het gebruiksvolume en serviceniveauovereenkomsten na. Houd rekening met het verschil tussen het leasen en kopen van assets. 

3. Krijg goedkeuring. Krijg groen licht van interne besluitvormers en koop de asset. 

4. Implementeer de asset: installeer, configureer of implementeer de asset. Afhankelijk van de asset krijg je mogelijk hulp van de leverancier tijdens dit proces.

Het is belangrijk om rekening te houden met je budget, behoeften en huidige systemen. Nieuwe IT-assets moeten bijvoorbeeld worden geïntegreerd met je huidige technische stack, zodat de gegevensoverdracht tussen systemen soepel verloopt. 

En als je specifieke bedrijfsnormen hebt voor beveiliging, duurzaamheid of andere gebieden, zorg er dan voor dat de asset daaraan voldoet. Als een bedrijf bijvoorbeeld trots is op hoe het met gegevensprivacy omgaat, moet nieuwe software voor verkoopinformatie voldoen aan de regelgeving inzake gegevensprivacy, zoals de AVG.

Operatie

In de uitvoeringsfase van de levenscyclus van assetbeheer begin je je rendement op investering te zien. Hier zie je hoe goed de asset functioneert. 

Assetbeheerders moeten de prestaties van de asset ondersteunen met doorlopend toezicht, opleiding van het personeel en toezicht op de naleving. Hieronder staan de typische activiteiten van de uitvoeringsfase: 

• Prestatiebeheer: houd statistieken over de prestaties van assets bij, zoals de uptime en het percentage ongepland onderhoud. Analyseer gegevens om te ontdekken waar ruimte voor verbetering is. Bren aanpassingen aan om de prestaties te optimaliseren. 

• Training en support: zorg ervoor dat werknemers weten hoe ze de asset veilig en effectief moeten gebruiken en bied ze doorlopende technische support. 

• Toezicht op de naleving: zorg ervoor dat je asset voldoet aan duurzaamheidsbenchmarks en aan de overheidsvoorschriften met betrekking tot gegevens, privacy en beveiliging. 

De duur van deze fase is afhankelijk van de asset. Waar een laptop gewoonlijk 3-5 jaar efficiënt werkt, gaat een schakelapparaat doorgaans ongeveer 15-30 jaar mee. Software-assets die regelmatig worden bijgewerkt, kunnen zo lang meegaan als je bedrijf (indien on-premise) of leverancier (indien SaaS) actief is.

Onderhoud

Een routineonderhoudsplan is van cruciaal belang om je assets effectief te laten werken. In deze fase houden assetbeheerders gezondheidsindicatoren bij, zoals trillingsmetingen, operationele afwijkingen, temperatuurgegevens of metingen van het energieverbruik, om informatie te geven over het onderhoud van assets. 

Er zijn drie verschillende soorten onderhoud bij assetbeheer:

• Preventief: dit soort onderhoudswerkzaamheden helpen toekomstige storingen en issues te voorkomen. Voorbeelden hiervan zijn het vervangen van een onderdeel, het opschonen van een database of het preventief repareren van oude apparatuur. Veel bedrijven gebruiken checklists voor preventief onderhoud om het proces te standaardiseren. 

• Voorspellend: bij deze onderhoudsstrategie wordt er gebruikgemaakt van realtime gegevens om te voorspellen wanneer de apparatuur waarschijnlijk gaat uitvallen. Zo kun je de apparatuur repareren of bijwerken voordat het te laat is. 

• Correctief: dit is een reactieve vorm van onderhoud die optreedt wanneer een asset uitvalt, bijvoorbeeld door een licht beschadigd laptopscherm te repareren. 

Regelmatige inspecties zijn een fundamenteel onderdeel van een onderhoudsplan. 

Hierbij controleer je je assets op gebreken, bugs of andere problemen. Als je een probleem ontdekt, kun je dit in een vroeg stadium oplossen. Zo voorkom je dat het probleem erger wordt en bijvoorbeeld downtime of onherstelbare schade veroorzaakt voor het systeem zelf en bijbehorende assets, zoals een boiler die lekt en de kelder van een gebouw die vol water komt te staan. 

Je plan moet ook een planning bevatten voor doorlopend preventief onderhoud. Afhankelijk van de asset kan de routineplanning zijn gebaseerd op tijd, meter of status. 

Als je onderhoud uitvoert, moet je dit documenteren. Zo heb je altijd vaststaan wat er is gebeurd. Dit geeft je ook nauwkeurige gegevens om de prestaties van assets te analyseren en bereidt je voor op mogelijke audits. 

Ongeacht de structuur van je onderhoudsplan, zorgt het voor een langere levensduur van je assets en helpt het je om dure reparaties en operationele inefficiëntie te voorkomen. 

Verwijdering

Zodra een asset niet meer volgens de behoeften van het bedrijf presteert en niet meer op kostenefficiënte wijze kan worden gerepareerd, wordt deze verwijderd door de assetbeheerders. Ze kunnen dit op verschillende manieren doen:

• Verkopen: zoek een koper en verdien geld voor de afgeschreven asset. Dit is gebruikelijk wanneer een functionerende asset niet langer voldoet aan de behoeften van het bedrijf. Soms wordt een asset verkocht om de kasstroom te verhogen. 

• Hergebruiken: gebruik de asset voor een nieuw doel, zoals van een commercieel gebouw een appartementencomplex maken. 

• Recyclen: gooi de asset weg op een manier die ervoor zorgt dat de asset kan worden omgevormd in iets waardevols. 

• Weggooien: gooi de asset op een verantwoorde, veilige en milieubewuste manier weg. 

Voor sommige assets, zoals IT-apparatuur, is een ontmantelingsproces vereist. Dit houdt in dat de service op een veilige manier buiten gebruik wordt gesteld, zodat gegevens zo min mogelijk worden blootgesteld. Als IT-managers bijvoorbeeld on-premise software buiten gebruik stellen, schonen ze hun gegevens op en verwijderen ze alle persoonlijk identificeerbare informatie om klantgegevens te beschermen en te voldoen aan de best practices van IT Asset Disposition (ITAD).

Een hoog niveau van zorg is tegenwoordig van fundamenteel belang, aangezien datalekken steeds vaker voorkomen. In 2024 bedroegen de wereldwijde kosten van datalekken 4,88 miljoen aan verliezen. Dit waren de hoogste kosten ooit en vormden een stijging van 10% ten opzichte van vorig jaar (IBM). 

Voor veel assetbeheerders zijn milieukosten ook belangrijk. Als assets op de juiste manier worden weggegooid volgens de voorschriften van de overheid, wordt hun ecologische voetafdruk tot een minimum beperkt en voldoen ze aan de wet. 

Om je assets op verantwoorde wijze weg te gooien, moet je rekening houden met de volgende factoren: 

• Wat is jouw gegevensblootstelling?

• Wat zijn de emissiekosten van het transport en de verwijdering van deze asset?

• Bevat de asset eindige metalen of elementen (bijvoorbeeld lithium in een batterij)?

• In hoeverre kun je de uitstoot van broeikasgassen verminderen door de asset opnieuw vorm te geven en te verkopen?

• Sluit deze methode aan bij de duurzaamheidsdoelen van ons bedrijf? 

Als je eenmaal je asset hebt verwijderd, of beter nog, een paar maanden vóór de buitenbedrijfstelling, moet je beginnen een vervangende asset te zoeken. Hierdoor ontstaat er een nieuwe levenscyclus. 

Een vereenvoudigd verwijderingsproces dat aan de regels voldoet voorkomt boetes, datalekken en andere storende tijdverspilling. 

Strategieën voor effectief assetbeheer

Het opstellen van een effectief assetbeheerplan kan ontmoedigend lijken, maar dat hoeft niet zo te zijn. 

Begin met een duidelijke omschrijving van de doelstellingen:

• Wil je de levensduur van je assets verbeteren?

• Is er een specifiek type slecht presterend asset dat je wilt repareren?

• Heb je moeite om de status van je assets bij te houden?

Bepaal wat je wilt verbeteren aan je assets en stel 1-3 algemene doelen vast voor je assetbeheerteam. Wat je doelen ook zijn, bepaal welke assets je moet bijhouden. Hieronder valt alles, van hardware en software tot cloudservices. 

Implementeer vervolgens een voorraadsysteem om een gedetailleerd overzicht bij te houden van elke asset, waaronder aankoopdatums, licenties, softwareverlengingsdatums, garanties, gebruik en onderhoudsplanningen. 

Als je inzicht hebt in elk aspect van je assets, voorkom je gemiste deadlines, inspecties en onderhoudswerkzaamheden. Hierdoor kun je ook op feiten gebaseerde beslissingen nemen in elke fase van de levenscyclus van je assets.

Veel bedrijven vertrouwen op ITSM-software om routinetaken te automatiseren, zoals het volgen van assets, het monitoren van gebruikspatronen, het afhandelen van incidentmanagement of het genereren van prestatierapporten van assets. Deze tools besparen tijd en verminderen het risico op menselijke fouten, waardoor je assetbeheer consistenter wordt.

Een assetbeheerstrategie moet ook maatregelen omvatten voor financieel beheer, risicobeperking en naleving van de regelgeving. Je moet regelmatig kosten-batenanalyses uitvoeren voor de asset om te beoordelen of deze je meer voordelen oplevert dan reparatiekosten, maandelijkse kosten, onderhoud en andere onderdelen van de total cost of ownership. 

Voer voor risicobeheer regelmatig inspecties en audits uit. Handhaaf strikte standaardprocedures voor het gebruik van je assets, evenals protocollen voor de beveiliging en verwijdering. Stel bijvoorbeeld regels op voor werknemers om toegang te krijgen tot documenten of formulieren waarvoor beperkingen gelden. 

Om aan de regels te blijven voldoen, moet je de assetgegevens up-to-date houden in geval van een leveranciersaudit. De kosten van zulke audits stijgen ieder jaar volgens het Rapport over de status van ITAM van 2024.

Best practices op het gebied van assetbeheer

Hieronder staan enkele best practices voor assetbeheer om elke fase van de levenscyclus van de asset correct te doorlopen:

• Vergaar kennis over normen zoals ISO 55000. Normen voor assetbeheer zijn structuren van bewezen statistieken, methoden en prestatienormen die je kunt gebruiken als leidraad voor je assetbeheer. Met bijvoorbeeld ISO 55000 krijg je inzicht in een wereldwijde consensus over het gebruik en de voordelen van assetbeheer. 

• Implementeer software voor de levenscyclus van assetbeheer. Jira Service Management kan je helpen je assets te volgen, prestaties te controleren, IT-supportaanvragen te beheren, kritieke documenten op te slaan en realtime meldingen te krijgen over de status van je asset, deadlines en meer. 

• Train werknemers over hoe ze assets moeten gebruiken. Als je werknemers weten hoe ze je assets moeten gebruiken, verhoog je de effectiviteit en voorkom je problemen. Zorg ervoor dat je hen op de hoogte brengt van belangrijke veiligheids- en wettelijke protocollen om aan de regels te blijven voldoen. 

• Betrek belanghebbenden. Belanghebbenden kunnen assetbeheerders informatie geven om hen te helpen om betere beslissingen te nemen over de aankoop, het beheer en de verkoop van assets. Door hen erbij te betrekken, zorg je er ook voor dat de assets die onder jouw toezicht staan, aan hun verwachtingen voldoen. 

Zoals bij elk bedrijfsproces is assetbeheer niet perfect. Consistent experimenteren met nieuwe aanpakstrategieën, tools en processen helpt je om de levenscyclus van je assetbeheer te optimaliseren. 

Als je werkzaam bent in IT-beheer, bekijk dan deze gids over de beste praktijken voor IT-assetbeheer.

Maak gebruik van Jira Service Management voor effectief assetbeheer

De levenscyclus van assetbeheer is een nuttige structuur voor assetbeheerders en bestaat uit vijf fasen, namelijk planning, verwerving, uitvoering, onderhoud en verkoop. Elk van deze fasen omvat eigen doelstellingen, routines en statistieken. Het uitvoeren van de taken die bij elke fase horen, kan echter een omslachtig en tijdrovend proces zijn.

Gebruik Jira Service Management om je assetbeheer in elke fase te verbeteren. 

Jira Service Management (JSM) biedt verschillende belangrijke functies voor het volgen van assets, monitoring, het beheer van serviceaanvragen, documentatie en prestatierapportage, evenals voor onderhoudswerkzaamheden en upgrades:

• Het volgen van assets: volg en beheer IT-assets, configuraties en resources om inzicht te krijgen in de levenscyclus, statussen en verbanden.

• Monitoring: maak verbinding met monitoringtools van derden om de prestaties van het systeem te volgen, waarschuwingen te activeren en issues om te zetten in serviceaanvragen.

• Beheer van serviceaanvragen: zorg voor een aanpasbare aanvraagportal voor gebruikers om serviceaanvragen in te dienen, met geautomatiseerde workflows en SLA-tracking.

• Documentatie: integreer met Confluence om eenvoudige toegang te bieden tot artikelen uit de kennisdatabase en documentatie voor serviceteams en eindgebruikers.

• Prestatierapportage: gebruik aanpasbare dashboards en rapporten om KPI's, servicedeskprestaties en de klanttevredenheid bij te houden.

• Onderhoudswerkzaamheden en upgrades: automatiseer terugkerende onderhoudswerkzaamheden en integreer ze met ITSM-processen om voor tijdige systeemupgrades te zorgen.

De integratie van Jira Service Management met je bedrijfssystemen verbetert de samenwerking tussen je bedrijfs-, IT- en ontwikkelingsteams en zorgt ervoor dat ze je assets optimaal benutten. Teams kunnen probleemloos samenwerken door middel van gedeelde workflows en realtime updates. Door assetbeheer te centraliseren in Jira Service Management, kunnen bedrijven de levenscycli van assets beter volgen, de onderhoudskosten verlagen en op gegevens gebaseerde beslissingen nemen.