Vereenvoudig de personeelsactiviteiten met HR-workflowautomatisering

HR-teams zijn vaak de ongeprezen helden van een groeiend bedrijf: ze moeten nog voor de lunch werken met onboarding, goedkeuringen van de PTO, naleving van de salarisadministratie en een tiental andere verzoeken. Maar als deze processen afhankelijk zijn van verspreide spreadsheets, eindeloze e-mailketens of handmatige goedkeuringen, worden er oms dingen vergeten.

Klinkt dat bekend?

Dat is waar HR-workflowautomatisering echt een verschil kan maken. Door repetitieve taken te stroomlijnen en te automatiseren, hoeft je team zich minder te concentreren op het najagen van formulieren en meer op het creëren van een betere werknemerservaring. In deze handleiding leggen we uit hoe tools de personeelsactiviteiten kunnen vereenvoudigen en delen we de beste praktijken voor HR-automatisering om je op weg te helpen.

Ga voor Jira Service Management Free

Wat is workflowautomatisering?

Automatisering van HR-workflows is het proces waarbij repetitieve, handmatige HR-taken worden omgezet in gestroomlijnde digitale workflows. Het als het vervangen van checklists, e-mails en chaos in spreadsheets door georganiseerde, geautomatiseerde systemen die gewoon werken.

Van onboarding en salarisadministratie tot goedkeuringen van verlof en het bijhouden van de naleving, automatisering helpt HR-teams tijd te besparen, fouten te verminderen en zich te concentreren op strategische prioriteiten in plaats van administratieve rompslomp. Je team kan workflows instellen die automatisch worden geactiveerd, wat zorgt voor consistentie, snelheid en betere werknemerservaringen over het hele bord.

Waarom HR-teams workflowautomatisering nodig hebben

HR-teams hebben baat bij workflowautomatisering omdat veel van hun werk repetitieve taken omvat. Als mensen te maken hebben met repetitieve taken zoals salarisadministratie en verlofbeheer, besteden ze kostbare tijd die ze aan andere taken kunnen besteden. HR-automatisering helpt teams efficiënter en nauwkeuriger te werken, vermindert het risico op handmatige fouten en geeft je HR-team de vrijheid om belangrijkere taken uit te voeren.

Gebruik van HR-workflowautomatisering

Automatisering van de HR-workflow kan een impact hebben op verschillende gebieden, van salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden tot onboarding en offboarden. Lees meer over enkele van de workflows die je kunt automatiseren om tijd en geld te besparen.

Onboarding en offboarding

Onboarden en offboarden zijn twee van de belangrijkste taken waar HR verantwoordelijk voor is. Als je een nieuwe werknemer aanneemt, moet je ervoor zorgen dat deze de accounts en apparatuur heeft die nodig zijn om het werk uit te voeren. Automatisering van onboarding helpt bij het standaardiseren van taken zoals het instellen van accounts.

Wanneer een werknemer je bedrijf verlaat, is het cruciaal om ervoor te zorgen dat deze geen toegang meer heeft tot de accounts of systemen die je eerder hebt verleend. Dit proces kan ook worden geautomatiseerd, waardoor de beveiliging wordt verbeterd en de tijd die nodig is om werknemers buiten dienst te stellen, wordt verkort.

Verlofaanvragen en goedkeuringen

Verlofaanvragen zijn een van de meest voorkomende problemen waar HR-teams mee te maken hebben. Werknemers krijgen per jaar een vast aantal betaalde vakantie- en ziektedagen, maar ze moeten een aanvraag indienen en wachten tot HR deze goedkeurt voordat ze vrij nemen. 

Met HR-workflowautomatisering hoef je niet heen en weer te e-mailen met werknemers om verlofaanvragen goed te keuren. In plaats daarvan kun je HR-automatisering gebruiken om een selfserviceoptie voor werknemers aan te maken, zodat ze snel verlof kunnen aanvragen en binnen enkele minuten kunnen zien of dit is goedgekeurd.

Omdat verlofaanvragen een van de meest voorkomende soorten verzoeken zijn die HR-teams behandelen, zijn ze een van de meest nuttige om te automatiseren. HR-servicemanagement (HRSM) is aanzienlijk eenvoudiger als werknemers selfservice-opties hebben voor verlof.

Administratie van salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden

Bij salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden draait alles om wiskunde, wat betekent dat er een grotere kans is op handmatige fouten. Als je HR-teams handmatig de uren van werknemers bij elkaar optellen en hun loon berekenen, zullen er waarschijnlijk rekenfouten en typefouten optreden, wat problemen kan veroorzaken. Dit geldt vooral voor bedrijven met robuustere arbeidsvoorwaardenpakketten.

Het automatiseren van de administratie van salaris en secundaire arbeidsvoorwaarden bespaar je tijd en zorg je ervoor dat werknemers de vergoeding krijgen waar ze recht op hebben. Je kunt software voor salaris- en uitkeringsautomatisering integreren met andere HR-helpdesksoftware en andere hulpmiddelen om gegevens nauwkeurig en zichtbaar te houden.

Prestatiebeoordelingen en feedbackcycli

Prestatiebeoordelingen zijn een belangrijk onderdeel om te zorgen dat de prestaties van werknemers gelijk blijven lopen met je verwachtingen. Het is ook belangrijk dat werknemers de mogelijkheid hebben om feedback te geven aan het management.

Geautomatiseerde herinneringen en feedbackformulieren houden de feedbackloops op schema, zodat je de prestatiebeoordelingen voor al je werknemers kunt stroomlijnen. Hierdoor weten al je teamleden altijd wat ze goed doen en waar ze op aan moeten werken.

Het automatiseren van prestatiebeoordelingen en feedback helpt ook om de documentatie te verbeteren. Als je medewerkers voortdurend feedback geeft, maak je een papieren spoor waarmee je hun voortgang in de loop van de tijd kunt bekijken en volgen.

Voordelen van het automatiseren van HR-workflows

Automatisering van de HR-workflow biedt tal van voordelen, waaronder verbeterd beheer van de werknemerservaring en minder fouten. Ontdek hoe geautomatiseerde HR-workflows je bedrijf een boost kunnen geven.

Vermindert de administratieve belasting

Zonder automatisering besteden HR-teams veel tijd aan repetitieve taken. Eenvoudige taken zoals salarisadministratie en onboarding kunnen veel kostbare tijd in beslag nemen, wat je HR-team onnodig belast. Net zoals software voor IT-servicebeheer (ITSM) IT-processen stroomlijnt, maakt HR-automatiseringssoftware HR-processen een fluitje van een cent.

Als je repetitieve taken automatiseert, komt er tijd vrij die je HR-team kan gebruiken voor meer mensgericht werk. Minder administratief werk betekent dat HR-teamleden meer tijd hebben om op persoonlijk niveau met mensen in contact te komen en veranderingen teweeg te brengen die een aanzienlijk verschil maken voor je bedrijf.

Verbetert de werknemerservaring

Werknemers doen over het algemeen beter werk als ze tevreden zijn met hun werk, dus het creëren van een positieve werknemerservaring is een van de belangrijkste sleutels tot het behoud van werknemers. Als je selfservice-opties biedt en taken zoals salarisadministratie en verlofbeheer automatiseert, wordt de werknemerservaring vaak verbeterd.

De automatisering van de HR-workflow stroomlijnt repetitieve processen, waardoor werknemers sneller betalingen kunnen ontvangen of hun verlofaanvragen kunnen laten goedkeuren. Automatisering vermindert ook de verwarring die wordt veroorzaakt door HR-teams die niet reageren, zodat werknemers een duidelijk inzicht hebben in zaken als salarisadministratie en verlof.

Zorgt voor naleving en vermindert fouten

Naleving is de sleutel als het gaat om HR. Als werkgever moet je je houden aan nationale, lokale en federale wetten en wetten op het gebied van gegevensprivacy. Het kan moeilijk zijn om aan de regels te voldoen als verschillende HR-teamleden aan soortgelijke taken werken, maar naleving is een fluitje van een cent wanneer je HR-workflows automatiseert. Automatisering vermindert het risico op handmatige fouten en zorgt ervoor dat het beleid consistent wordt toegepast.

Het is ook belangrijk om audittrails en consistente documentatie te hebben in het geval van een audit. Met HR-automatisering is alles duidelijk gedocumenteerd, zodat je er indien nodig naar kunt verwijzen.

Zorgt voor schaalbaarheid naarmate teams groeien

Naarmate je interne teams groeien en HR een grotere verantwoordelijkheid wordt, helpt HR-workflowautomatisering je om aan de toenemende HR-eisen te voldoen. Als je veelvoorkomende taken zoals onboarding en salarisadministratie automatiseert, betekent het uitbreiden van je personeelsbestand geen extra belasting voor je HR-team. Met oplossingen zoals Jira Service Desk hebben medewerkers toegang tot selfservice-opties, waardoor HR-teams niet meer heen en weer hoeven te e-mailen.

HR-workflowautomatisering is ook flexibel, waardoor je je workflows kunt verfijnen en je procesautomatisering in de loop van de tijd kunt aanpassen.

Mogelijke uitdagingen van HR-workflowautomatisering

Ondanks alle voordelen is de automatisering van de HR-workflow niet altijd eenvoudig. Als je aan de slag gaat met HR-automatisering kun je met verschillende obstakels te maken krijgen.

Een slecht procesontwerp is een veelvoorkomend issue als je net begint. Als je HR-workflows niet gestroomlijnd en niet logisch zijn ingesteld, kunnen ze de resultaten van het proces beïnvloeden.

Een teveel aan tools kan ook een issue zijn, vooral naarmate je interne teams groeien. Het is belangrijk dat je software kiest die kan schalen met je groeiende bedrijf.

Je kunt deze obstakels overwinnen door verandermanagement en integratieplanning vroegtijdig aan te pakken.

Belangrijke functies in software voor HR-workflowautomatisering

Het kiezen van de juiste software voor HR-workflowautomatisering begint met het begrijpen van de belangrijkste functies die je nodig hebt. Deze belangrijke functies zijn onder meer gebruiksgemak, integraties, toegang op basis van rollen en aanpassingen.

Zoek naar software die gemakkelijk te gebruiken is en kan worden geïntegreerd met andere tools die je al gebruikt. Op rollen gebaseerde toegang en aanpassingen geven je volledige controle over de toegang en rechten voor HR-teamleden.

HR-automatiseringstools die je kunt proberen

Met sjablonen voor HR-servicebeheer kun je tijd besparen en HR-activiteiten vereenvoudigen, maar een uitgebreide tool zoals Jira Service Management is ideaal. Met Jira Service Management kun je routinetaken zoals salarisadministratie en secundaire arbeidsvoorwaarden automatiseren, terwijl je volledige controle hebt via op rollen gebaseerde toegang en aanpassingen. 

Jira Service Management is ook ontworpen om te worden geïntegreerd in populaire tools en software die je al gebruikt, zodat je HR-beheer kunt vereenvoudigen met een gecentraliseerde automatiseringsoplossing.

Verbeter je HR-processen met Jira Service Management

Als het gaat om het stroomlijnen van HR-serviceaanvragen en het automatiseren van workflows, is de HR-software van Jira Service Management de eenvoudige oplossing. Dankzij functies als aanvraagportalen, SLA's en automatiseringsregels die zijn afgestemd op HR-teams is Jira Service Management een onschatbare bron voor elk HR-team.

Bovendien is Jira Service Management eenvoudig te gebruiken. Met een gebruiksvriendelijke interface en robuuste functies kun je in een mum van tijd beginnen met het stroomlijnen van HR-processen en het maximaliseren van je HR-middelen.

Ga voor Jira Service Management Free