Een incidentpostmortemvergadering opzetten en uitvoeren

Belangrijkste punten: een vergadering voor een incident-postmortem is een sessie zonder schuldtoewijzing die wordt gehouden nadat een incident is afgesloten, waarin responders en belanghebbenden bijdragende oorzaken identificeren, het incident documenteren en het eens worden over acties om de kans op of impact van herhaling te verkleinen.

• Wat het is: een onderdeel van het bredere postmortemproces: de vergadering levert het postmortemrapport en de actie-items op. De twee worden vaak door elkaar gebruikt, maar zijn niet hetzelfde.

• Waarom dit belangrijk is: een vergadering met de juiste mensen, een voorbereide tijdlijn en een schuldvrije toon zijn wat een incident omzetten in oplossingen. Zonder engineering-managers erbij kunnen actie-items niet worden geprioriteerd en worden ze meestal niet uitgevoerd.

• Hoe Jira Service Management helpt: genereert een postmortem op basis van de incidentregistratie met de bijgevoegde tijdlijn, biedt een gedeelde sjabloon voor vergaderingen en zet overeengekomen acties om in bijgehouden werkitems.

Een vergadering voor een incident-postmortem wordt gehouden nadat een incident is afgesloten, en biedt responders en belanghebbenden de mogelijkheid om het te analyseren. Het is een belangrijke component van het algehele postmortemproces.

De postmortemvergadering moet niet worden verward met het postmortemrapport, dat meestal bestaat uit een document en een reeks acties als uitkomst van de postmortemvergadering.

Deze twee componenten worden vaak door elkaar gebruikt. Iemand zou met de term 'postmortem' kunnen verwijzen naar de vergadering, het rapport of beide.

 Bij Atlassian willen we de term incidentpostmortem gebruiken om het hele proces te beschrijven van het analyseren van een incident nadat het is afgesloten, waaronder:

• Een postmortemvergadering organiseren

• Acties en informatie tijdens de vergadering noteren

• Goedkeuring verkrijgen voor vervolgacties en over de uitkomst van de vergadering communiceren

Lees meer over hoe Atlassian postmortems beheert in ons handboek 'Incidentmanagement'.

Uitnodigingssjabloon voor postmortemvergaderingen

Duidelijke verwachtingen en consequente communicatie zorgen op voorhand voor een succesvolle postmortemvergadering. Dit gebeurt al ruim voordat de vergadering plaatsvindt.

Hier is een sjabloon om deelnemers uit te nodigen voor een postmortemvergadering. Deze sjabloon is de sjabloon die we gebruiken bij Atlassian. Deze is afkomstig uit ons Handboek incidentmanagement:

Het doel van een postmortem is begrijpen wat alle bijdragende hoofdoorzaken zijn, het incident documenteren voor toekomstige referentie, patronen ontdekken en voldoende voorzorgsmaatregelen invoeren om de impact van het incident te verkleinen, en te voorkomen dat het nog een keer optreedt.

Het doel van een postmortemvergadering

Een postmortemvergadering ondersteunt de doelen van het algehele postmortemproces door de juiste mensen bij elkaar te brengen om een incident te analyseren. Het postmortemproces is bedoeld om de organisatie te helpen begrijpen wat alle bijdragende hoofdoorzaken zijn, om het incident documenteren zodat je er in de toekomst nog eens op kunt teruggrijpen, om patronen te ontdekken en om voorzorgsmaatregelen te treffen om de impact van het incident te verkleinen en te voorkomen dat het nog een keer optreedt.

Hoe ziet een goede postmortemvergadering eruit?

Zorg dat de juiste personen aanwezig zijn

Bij de vergadering moeten de belangrijkste betrokkenen aanwezig zijn, evenals relevante belanghebbenden voor de getroffen service en het bedrijf. Als je niet de relevante technische managers uitnodigt, moet je niet meteen specifieke acties afspreken. Je beschikt immers niet over de juiste context voor prioriteringsbeslissingen. Neem in plaats daarvan na de vergadering contact op met managers om hun toezegging te krijgen om aan de vastgestelde actiepunten te werken.

Maak goede aantekeningen, blijf bij het onderwerp

De bijeenkomst is een goede gelegenheid voor een spontaan gesprek, zolang het maar niet ver van het onderwerp afwijkt. Daarom is het zo nuttig om voorbereid te zijn met een tijdlijn van het incident. Het is ook goed om een consistente postmortemsjabloon te gebruiken.

Niet beschuldigen

Veel bedrijven, inclusief Atlassian, hanteren postmortems zonder schuldvraag.

Postmortems zonder schuldvraag richten zich op het verbeteren van de prestaties in de toekomst en niet op het bestraffen en beschuldigen van personen.

Een postmortemvergadering speelt een cruciale rol bij het ondersteunen van het bredere postmortemproces.

De acties die aan een effectieve postmortemvergadering bijdragen, beginnen ruim voor de geplande starttijd met een effectieve uitnodiging, gedurende de vergadering zelf, en met de acties die daaruit voortvloeien.