Wat is IT-assetbeheer?

Belangrijkste punten: IT-assetbeheer (ITAM) houdt de levenscyclus, kosten en het gebruik van je hardware-, software- en cloudassets bij.

• Wat het is: Processen en tools om assets te inventariseren vanaf aankoop tot implementatie, onderhoud en buitengebruikstelling.

• Waarom het belangrijk is: Helpt uitgaven te beheersen, risico's op het gebied van beveiliging en naleving te verminderen en ervoor te zorgen dat de juiste assets beschikbaar zijn wanneer mensen ze nodig hebben.

• Hoe Jira Service Management helpt: Verbindt assetgegevens met tickets zodat agents direct context zien en assets rechtstreeks kunnen beheren binnen serviceworkflows.

IT-assetbeheer helpt organisaties bij het bijhouden, beheren en optimaliseren van alle technologie die ze bezitten, van laptops en servers tot softwarelicenties en cloudabonnementen. Wanneer het goed wordt gedaan, geeft het IT-teams volledig inzicht in welke assets bestaan, waar ze zich bevinden, hoe ze worden gebruikt en wat ze in de loop van de tijd kosten.

Lees verder om te ontdekken hoe assetbeheer werkt, waarom het belangrijk is, en hoe de juiste tools en processen je team kunnen helpen slimmer te werken terwijl de kosten en risico's worden verminderd.

Door Jira Service Management te gebruiken via Service Collection, kunnen teams hun proces voor IT-assetbeheer optimaliseren om slimmer te werken en risico's te verminderen.

Inzicht in IT-assetbeheer (ITAM)

IT-assetbeheer (ook bekend als ITAM) is het proces waarbij wordt gezorgd dat de assets van een organisatie worden verantwoord, geïmplementeerd, onderhouden, geüpgraded en verwijderd wanneer het daarvoor tijd is. Simpel gezegd: het zorgt dat de waardevolle items, materieel en immaterieel, in je organisatie worden gevolgd en gebruikt. 

Wat is een IT-asset? Eenvoudig gezegd is een IT-asset hardware, een softwaresysteem of informatie die waarde heeft voor een organisatie.

IT-assets hebben een beperkte gebruiksduur. Om de waarde die een organisatie hieruit kan genereren te maximaliseren, kan de levenscyclus van de IT-assets proactief worden beheerd. Elke organisatie kan unieke fasen van die levenscyclus definiëren, maar deze omvatten doorgaans planning, aankoop, implementatie, onderhoud en buitengebruikstelling. Een belangrijk onderdeel van IT-assetbeheer is het toepassen van passende processen in alle fasen van de levenscyclus om inzicht te krijgen in de total cost of ownership, en het gebruik van assets te optimaliseren.

Typen IT-assets

Organisaties beheren drie hoofdcategorieën van IT-assets, die elk verschillende trackingbenaderingen en beheerstrategieën vereisen. De typen IT-assets zijn: 

• Hardware-assets: Dit zijn de fysieke apparaten en uitrusting die de technologie-infrastructuur van je organisatie vormen. Voorbeelden zijn laptops van werknemers, desktopcomputers, mobiele apparaten, servers, netwerkapparatuur zoals routers en switches, printers en datacenterinfrastructuur. Hardware-assetbeheer vereist tracking, fysieke locatiegegevens, onderhoudsschema's en uiteindelijke afvoer. 

• Software-assets: Deze categorie omvat alle applicaties, besturingssystemen en digitale tools die je organisatie gebruikt. Software-assets variëren van productiviteitspakketten en samenwerkingstools tot gespecialiseerde bedrijfsapplicaties, ontwikkelplatforms en beveiligingssoftware. Het beheren van deze assets komt neer op het bijhouden van aantallen licenties, hun verlengingsdatums, versie-updates en nalevingsvereisten.

• Cloud- en virtuele assets: Moderne organisaties zijn steeds meer afhankelijk van cloudservices en gevirtualiseerde infrastructuur. Deze assets omvatten cloudopslagabonnementen, SaaS-applicaties, virtuele machines, gecontaineriseerde applicaties en platform-as-a-service-tools. In tegenstelling tot traditionele hardware schalen cloudassets dynamisch op, waardoor het volgen van assets complexer maar ook kritieker wordt voor het beheersen van kosten.

Wat zijn de voordelen van IT-assetbeheer?

Het implementeren van gestructureerde processen voor assetbeheer levert meetbare verbeteringen op binnen de hele organisatie, van lagere kosten tot snellere dienstverlening. 

Biedt één bron van waarheid

Assetbeheer brengt orde in de chaos en biedt één bron van waarheid voor IT-teams, management en uiteindelijk hele organisaties. Zonder tijd en denkwerk te hoeven investeren in het volgen van artefacten, het bewaken van het gebruik en inzicht in afhankelijkheden kunnen IT-medewerkers zich meer concentreren op wat het belangrijkst is voor de organisatie.  

Verbetering van de bezettingsgraad en elimineren van verspilling

Assetbeheer houdt informatie up-to-date, zodat teams verspilling elimineren en de bezettingsgraad verbeteren. Het bespaart geld door onnodige aankopen te voorkomen en de licentie- en ondersteuningskosten te verlagen. Meer controle zorgt ook voor naleving van beveiligings- en juridisch beleid, waardoor risico's worden verminderd. De positieve gevolgen voor de kosten en productiviteit komen ten goede aan de hele organisatie.

Volgens een rapport van Gartner uit 2025 is "een beleid voor hardware-assetbeheer (HAM) essentieel voor het optimaliseren van hardwaregebruik en -kosten, en het beperken van compliancerisico's."

Verhoogt de productiviteit zonder compromissen qua betrouwbaarheid

Nu digitale transformatie de manier verandert waarop organisaties werken, gaat modern assetbeheer veel verder dan het bijhouden van laptops en muizen. Teams omarmen DevOps en SRE-principes, en hebben processen en tools voor assetbeheer nodig om snel en efficiënt nieuwe functies en services te kunnen leveren, zonder concessies te doen op de betrouwbaarheid. 

Ondersteunt ITSM-praktijken

IT-assetbeheer is van cruciaal belang voor de ondersteuning van ITIL-processen, waaronder verander-, incident- en probleembeheer. Het IT-team stelt de hele organisatie in staat om innovatiever te worden en sneller waarde te leveren. Met de juiste gegevens binnen handbereik kunnen teams snel reageren en de impact van veranderingen voorspellen voordat ze plaatsvinden.

Door de toegang tot inzichten te democratiseren, krijgt de organisatie een concurrentievoordeel en levert ze sneller waarde.  Elke organisatie die het tempo van moderne innovatie wil bijhouden, moet strategisch bezig zijn met het beheren, volgen en beheersen van IT-gegevens.

Hoe ziet het proces voor IT-assetbeheer uit?

De levenscyclus van IT-assetbeheer is continu en doorlopend. Het is niet iets wat je eenmalig doet en dan klaar is. ITAM is een proces dat teams regelmatig uitvoeren naarmate assets, doelen en tools veranderen.

1. Inventarisatie van assets: De eerste stap in het proces voor IT-assetbeheer is het uitvoeren van een gedetailleerde inventarisatie van alle IT-assets. Je inventaris omvat welke assets je hebt, waar ze zich bevinden, wanneer ze zijn aangeschaft en voor welk bedrag. 

2. Berekening van levenscycluskosten: De tweede stap is de levenscycluskosten berekenen voor alle assets in je inventaris. Gedurende de gemiddelde levensduur van een asset van een bedrijf zijn er veel mogelijkheden voor extra kosten, zoals onderhouds-, kapitaal- en verwijderingskosten. Door de levenscycluskosten te berekenen, is je inventarisatie van assets nauwkeurig en bruikbaar.

3. Bewaking van je IT-assets: Je doel hierbij is om IT-assets gedurende hun levenscyclus voortdurend in de gaten te houden, waarbij je zaken zoals het contract, de licentie en de vervaldatum van de garantie nauwlettend in de gaten houdt. Bijhouden helpt je ook om de vierde stap, onderhoud, een stapje voor te blijven.  

4. Onderhoud van je IT-assets: Onderhoud omvat reparaties, upgrades en vervangingen. Alle onderhoudsactiviteiten moeten worden bijgehouden in een ITAM-tool, zodat de gegevens kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in de algemene prestaties van elke asset. 

5. Financiële planning: De vijfde en laatste stap is het plannen van je financiën. Met een nauwkeurig beeld van je IT-assets, de fase in hun levenscyclus en kosten, kun je effectief plannen voor de toekomst. Een van de doelstellingen van financiële planning is bepalen welk budget nodig is om het serviceniveau dat je team biedt voor je belangrijkste assets op peil te houden of te verbeteren. Een asset die succesvol wordt beheerd met een hoog serviceniveau, zoals een servicedesk en een toegewijd team, heeft dat serviceniveau ook in de toekomst nodig. Assets die ondermaats presteerden, hebben in de toekomst misschien een hoger serviceniveau nodig, wat meer zal kosten. 

Wat zijn de belangrijkste functies van software voor IT-assetbeheer?

De juiste software voor assetbeheer zet handmatig bijhouden om in geautomatiseerde workflows, wat tijd bespaart en de nauwkeurigheid verbetert. Belangrijke functies om op te letten bij software voor IT-assetbeheer zijn:

• Gecentraliseerde assetdatabase: Goede software voor assetbeheer biedt één database voor alle assetinformatie. Dit elimineert verspreide spreadsheets en losgekoppelde systemen, waardoor iedereen toegang heeft tot dezelfde betrouwbare gegevens over welke assets er bestaan, wie ze gebruikt en in welke staat ze verkeren.

• Geautomatiseerde detectie en tracking: Handmatige assetinventarissen kunnen verouderd raken wanneer nieuwe apparaten aan het netwerk worden toegevoegd en oude apparaten worden uitgefaseerd. Geautomatiseerde detectietools scannen je netwerk continu om nieuwe assets te identificeren, veranderingen bij te houden en je inventaris actueel te houden zonder constante handmatige updates.

• Licentiebeheer en compliance: Softwarelicenties zijn kostbaar en brengen hoge risico's met zich mee als ze slecht worden beheerd. Software voor assetbeheer houdt aantallen licenties bij, zet het gebruik ervan af tegen de gebruikersrechten, wijst op nalevingsproblemen en waarschuwt teams voordat verlengingstermijnen aflopen. Dit voorkomt zowel een te groot aantal licenties, wat neerkomt op geldverspilling, als een te klein aantal licenties, wat tot juridische risico's leidt.

• Integratie in ITSM-software: De beste tools voor assetbeheer staan niet op zichzelf. Ze zijn verbonden met servicedeskplatforms, verandermanagementsystemen en IT-werktools, om context te bieden voor incidenten, veranderingen en verzoeken. Wanneer een server uitvalt, tonen geïntegreerde systemen direct welke services ervan afhankelijk zijn en wie erdoor getroffen wordt.

• Rapportage en analyses: Inzicht in assettrends vereist goede rapportagemogelijkheden. Software voor assetbeheer moet rapporten genereren over assetgebruik, levenscyclusstatus, kostenanalyse en compliancestatistieken. Deze inzichten helpen IT-leiders weloverwogen beslissingen te nemen over aankopen, buitengebruikstellingen en budgetplanning.

• Automatisering van workflows: Handmatige processen vertragen teams en introduceren fouten. Kies software die veelvoorkomende workflows automatiseert, zoals het onboarden van nieuwe assets, het verwerken van verzoeken, het plannen van onderhoud en het activeren van waarschuwingen wanneer garanties of licenties verlopen.

Bij het kiezen van software voor assetbeheer moet je rekening houden met de grootte, de complexiteit en het bestaande toolecosysteem van je organisatie. Kleine teams hebben mogelijk eenvoudige tracking met basisrapportage nodig, terwijl grote ondernemingen complexe ontdekking, complexe integraties en uitgebreide analyses vereisen. Het volgen van best practices voor IT-assetbeheer helpt te zorgen dat je tools selecteert en implementeert die daadwerkelijk aansluiten bij je behoeften.

Je proces voor IT-assetbeheer centraliseren en automatiseren

Jira Service Management brengt assetbeheer rechtstreeks in je ITSM-softwareplatform en verbindt assetgegevens met servicedesktickets, wijzigingsverzoeken en incidentrecords. Het gecentraliseerde trackingsysteem stelt teams in staat om elk type asset te bewaken via aanpasbare workflows, terwijl de zichtbaarheid van relaties tussen assets, services en gebruikers behouden blijft.

Ingebouwde automatisering handelt routinetaken af, zoals het toewijzen van assets tijdens onboarding, het activeren van onderhoudsworkflows en het verzenden van waarschuwingen voordat garanties of licenties verlopen. Rapportagemogelijkheden bieden realtime inzichten in de kosten, gebruiksgraad en levenscyclusstatus van assets. Die informatie helpt leidinggevenden van de IT-afdeling bij het nemen van weloverwogen beslissingen over budget en optimalisatie, zonder te hoeven schakelen tussen meerdere tools.