Close

Neem een duik in Jira Service Management en andere krachtige tools bij Atlassian presenteert: Razendsnel ITSM.

Meld je gratis aan

Klaar voor ITSM met hoge snelheid?

Wat is IT-assetbeheer (ITAM)?

IT-assetbeheer (ook bekend als ITAM) is het proces waarbij wordt gezorgd dat de activa van een organisatie worden verantwoord, geïmplementeerd, onderhouden, geüpgraded en verwijderd wanneer het daarvoor tijd is. Simpel gezegd, het zorgt ervoor dat de waardevolle items, tastbaar en immaterieel, in je organisatie worden gevolgd en gebruikt.

Wat is een IT-asset? Eenvoudig gezegd omvat een IT-asset hardware, softwaresystemen of informatie en waarden van een organisatie. Binnen de IT-afdeling van Atlassian zijn enkele van onze belangrijkste assets de computers en softwarelicenties die ons helpen bij het bouwen, verkopen en ondersteunen van onze software en de servers waarop we deze hosten.

IT-assets hebben een beperkte gebruiksduur. Om de waarde die een organisatie hieruit kan genereren te maximaliseren, kan de levenscyclus van de IT-assets proactief worden beheerd. Elke organisatie kan unieke fasen van die levenscyclus definiëren, maar deze omvatten doorgaans planning, inkoop, implementatie, onderhoud en pensionering. Een belangrijk onderdeel van IT-assetbeheer is het toepassen van processen in alle fasen van de levenscyclus om inzicht te krijgen in de totale eigendomskosten en het gebruik van assets te optimaliseren.

In het verleden konden IT-afdelingen assets binnen hun eigen domein beheren. Nu reikt het assetbeheer van een organisatie veel verder dan de hardware die is uitgegeven met officiële goedkeuring van IT. Op abonnementen gebaseerde software en de verwachting van werknemers om de tools waarmee ze werken aan te passen via marktplaatsen en app-winkels, vormen nieuwe uitdagingen op het gebied van assetbeheer. De manier waarop moderne teams werken, vereist dat IT-teams flexibel zijn en hun assetbeheerproces aanpassen om het bedrijf optimaal te ondersteunen.

Aangezien verschillende teams graag werken met de tools die het beste bij hun behoeften passen, is assetbeheer een nog belangrijker onderdeel van de algehele strategie van een organisatie en biedt het up-to-date informatie om risico's en kosten te verminderen. Een assetbeheerproces creëert één bron van waarheid bij het optimaliseren van budgetten, het ondersteunen van levenscyclusbeheer en het nemen van beslissingen die van invloed zijn op de hele organisatie.

Nu teams buiten IT servicemanagement beginnen te gebruiken, is assetbeheer ook belangrijk geworden voor verschillende afdelingen. We hebben gehoord dat organisaties assetbeheersoftware gebruiken om zaken te beheren, variërend van vloten tot vissen en van verzekeringen tot muziekinstrumenten.

Waarom is IT-assetbeheer belangrijk?

Een enkele bron van waarheid bieden

Te vaak worden assets op heel veel verschillende plaatsen bijgehouden, door een heleboel verschillende mensen. Geen enkele persoon is eigenaar van dingen, en geen enkele tool verzamelt en centraliseert de informatie. Natuurlijk zorgt dit voor chaos en onnauwkeurigheid. Het is moeilijk om weloverwogen beslissingen te nemen. Er zijn zelfs bedrijven waar mensen speciaal in dienst zijn om IT-assets bij te houden. Systemen zouden dit werk moeten doen. Zonder tijd en moeite te hoeven besteden aan het volgen van artefacten, het monitoren van het gebruik en het begrijpen van afhankelijkheden, kunnen IT-medewerkers zich meer concentreren op wat het belangrijkst is voor de organisatie. Assetbeheer brengt orde en biedt één bron van waarheid voor IT-teams, management en uiteindelijk hele organisaties.

Verbetering van het gebruik en elimineren van afval

Assetbeheer houdt informatie up-to-date, zodat teams verspilling elimineren en het gebruik verbeteren. Het bespaart geld door onnodige aankopen te voorkomen en de licentie- en ondersteuningskosten te verlagen. Verhoogde controle zorgt ook voor naleving van beveiligings- en juridisch beleid en vermindert risico's. De positieve gevolgen voor kosten en productiviteit komen ten goede aan de hele organisatie.

Productiviteit mogelijk maken zonder in te leveren op betrouwbaarheid

Nu digitale transformatie de manier verandert waarop organisaties werken, gaat modern assetbeheer veel verder dan het volgen van laptops en muizen. Teams omarmen DevOps en SRE-principes, en hebben processen en tools voor assetbeheer nodig om snel nieuwe functionaliteit en services te kunnen leveren zonder concessies te doen op de betrouwbaarheid. In het rapport Prepare Your IT Asset Management for 2020 merkt Gartner op dat, gezien de toegenomen afhankelijkheid van platform- en infrastructuurservices, effectief assetbeheer organisaties in staat kan stellen hun verbruik van 'on-demand services' te beheren. Met meer controle, zichtbaarheid en toegewezen verantwoordelijkheid kunnen teams overtollig verbruik, inclusief overprovisioning, en inactieve instances verminderen, waardoor onnodige kosten worden vermeden.

Ondersteuning van ITSM-praktijken en ondersteuning van teams in verschillende organisaties

IT-assetbeheer is van cruciaal belang voor de ondersteuning van ITIL-processen, waaronder verander-, incident- en probleembeheer. Het IT-team stelt de hele organisatie in staat om innovatiever te worden en sneller waarde te leveren. Met de juiste gegevens binnen handbereik kunnen teams snel reageren en de impact van veranderingen voorspellen voordat ze plaatsvinden. Door de toegang tot inzichten te democratiseren, krijgt de organisatie een concurrentievoordeel en levert ze sneller waarde. Elke organisatie die het tempo van moderne innovatie wil bijhouden, moet strategisch bezig zijn met het beheren, volgen en beheersen van IT-gegevens.

Software kiezen voor IT-assetbeheer

Waarom je software voor assetbeheer nodig hebt

Als je nadenkt over verschillende leveranciers van assetbeheersoftware, moet je eerst vaststellen waarom je je benadering tot assetbeheer moet verbeteren. Hier zijn enkele veelvoorkomende signalen die aantonen dat je klaar bent voor assetbeheersoftware:

Je wilt geld besparen

Naarmate de afhankelijkheid van software-, infrastructuur- en platformservices blijft toenemen, is het optimaliseren van de uitgaven voor deze services een van de belangrijkste elementen om kosten te besparen. Volgens onderzoek van Gartner 'kunnen veel organisaties hun uitgaven aan software met wel 30 procent verlagen' met behulp van best practices om softwarelicenties te optimaliseren. Deze taak is niet eenvoudig handmatig uit te voeren. Gartner schrijft: 'Het handmatig optimaliseren van complexe licenties is arbeidsintensief; het vereist gespecialiseerde kennis en is niet schaalbaar. Grotere ondernemingen hebben een SAM-tool (Software Asset Management) nodig. Een SAM-tool kan handmatige processen automatiseren, versnellen en verbeteren. Het werpt zijn vruchten af ten opzichte van handmatige alternatieven en kan zichzelf vaak terugbetalen.'

Je vertrouwt op spreadsheets

Spreadsheets zijn nog steeds een van de meest voorkomende manieren die bedrijven gebruiken om bij te houden wat ze bezitten. Maar denk je dat deze voor langere tijd nauwkeurig blijven? Echt niet. Ze kloppen snel al niet of worden onhandig om te gebruiken. Sage Accounting ontdekte zelfs dat een bedrijf dat $ 2 miljoen waard is en spreadsheets gebruikt om de bedrijfsmiddelen bij te houden tot wel $ 50.000 per jaar kwijt is aan 'spookactiva', of items waarvoor ze betalen en die ze administratief verwerken in hun grootboek maar die fysiek ontbreken. Stel je voor.

Het is moeilijk om het tempo van veranderingen in je bedrijf bij te houden

Vandaag zijn er vijf nieuwe headsets aangekomen. De laptops van vier werknemers in een restaurant in Tuscaloosa zijn gestolen. Volgende maand worden tien printers ingeruild voor nieuwe modellen van de leasemaatschappij en de maand daarna 14 laptops. Als je een werknemer nodig hebt - zelfs parttime - die alles bij kan houden, heb je een basissysteem nodig om het werk gemakkelijker te maken.

'Schaduw-IT' is een groeiende zorg

Steeds vaker worden applicaties, licenties en andere IT-middelen gekocht, beheerd en gebruikt in 'de verborgenheid', zonder medeweten van het centrale IT-team. Software die samenwerking eenvoudiger maakt, kan IT op de hoogte houden, waardoor andere teams productiever kunnen zijn en risico's en onnodige kosten worden vermeden.

Als je eenmaal weet dat de tijd rijp is, kun je nadenken over hoe het implementeren van een nieuwe benadering van assetbeheer er voor je organisatie uitziet. Hierdoor wordt het duidelijker welke software het beste is voor je behoeften. Onze ervaring is dat het inventariseren van assets de eerste stap is om een beter inzicht te krijgen in wat waar is en wat je kosten zijn. Van daaruit is het mogelijk om samen met je financiële afdeling de levenscycli van assets in kaart te brengen en de kosten te evalueren.

Geavanceerd IT-assetbeheer gaat verder dan deze stap en automatiseert routinematige assetbeheertaken. Een medewerker kan bijvoorbeeld een zelfbedieningsportal gebruiken om een licentie voor een algemeen softwareabonnement aan te vragen. Met behulp van reeds bestaande regels kan dat verzoek worden goedgekeurd met een link die de aanvrager toegang geeft tot het abonnement. Dit vermindert de hoeveelheid inspanningen die IT-teams besteden aan supporttaken, zodat ze zich kunnen concentreren op werk op een hoger niveau.

Samenwerking is ook een belangrijk onderdeel van effectief assetbeheer. In plaats van verborgen aankopen te doen, maakt een samenwerkingstool het voor werknemers gemakkelijk om verzoeken in te dienen, en voor andere teams zoals inkoop om opmerkingen te maken over aankopen en deze goed te keuren. En als je je assetbeheertool kunt koppelen aan services die werknemers al gebruiken, dan is dat nog beter. Link bijvoorbeeld naar Slack, zodat een medewerker met een paar tikken op het toetsenbord een verzoek kan indienen. Het verbeteren van het intakeproces voor assetaanvragen gaat ver in het verbeteren van de zichtbaarheid van het IT-team.

Het is goed om te weten dat een servicedesk hiervoor een belangrijke basis is. Het biedt werknemers een gemakkelijke manier om hulp te vragen en het geeft IT-personeel de mogelijkheid om verzoeken te organiseren en te rapporteren. Een servicedesk gekoppeld aan assetbeheersoftware geeft IT-teams belangrijke context om betere service te leveren. Wanneer een gebruiker bijvoorbeeld een laptopreparatie aanvraagt, is bepaalde basisinformatie automatisch beschikbaar: inclusief aankoopdatum, eerdere uitgaven, enz. Het IT-team heeft ook toegang tot alle tickets die aan die laptop zijn gekoppeld. Deze snelle en volledige context betekent een snellere oplossing van problemen van klanten.

Naarmate IT zich blijft ontwikkelen, verschuift de afhankelijkheid steeds meer naar SaaS-leveranciers voor kritieke services, en het is noodzakelijk om veranderingen in steeds dynamischer cloudomgevingen bij te houden. Assetbeheer past zich aan. Het is belangrijk dat je de tools kiest die samenwerking het beste mogelijk maken en je servicemanagementpraktijk ondersteunt.

Elke organisatie is anders. Misschien moet je ingewikkelde afhankelijkheden binnen een onderneming in kaart brengen. Misschien wil je een register bijhouden van immateriële assets zoals licenties en nalevingsdocumenten om het risico te verminderen. Misschien zijn je vereisten eenvoudiger en omvatten het bijhouden van een inventaris van computers.

Gelukkig is assetbeheersoftware er in allerlei soorten, van wendbare en betaalbare integraties tot complexe, dure oplossingen die automatisch alle IP-gebaseerde hardware op het netwerk kunnen ontdekken, de opgestapelde afwas in de gootsteen van je kantoor schoonmaken en meer. Of je nu kiest voor een lichte tracker of een systeem op bedrijfsniveau, de belangrijkste overweging is het vinden van de optie die het beste werkt voor jouw unieke usecase.

Wil je meer weten over IT-assetbeheer in Jira Service Management?