Wat is IT-assetbeheer (ITAM)?

Te vaak worden assets op heel veel verschillende plaatsen bijgehouden, door een heleboel verschillende mensen. Geen enkele persoon is eigenaar van dingen, en geen enkele tool verzamelt en centraliseert de informatie. Natuurlijk zorgt dit voor chaos en onnauwkeurigheid. Het is moeilijk om weloverwogen beslissingen te nemen. Er zijn zelfs bedrijven waar mensen speciaal in dienst zijn om IT-assets bij te houden. Systemen zouden dit werk moeten doen. Zonder tijd en moeite te hoeven besteden aan het volgen van artefacten, het monitoren van het gebruik en het begrijpen van afhankelijkheden, kunnen IT-medewerkers zich meer concentreren op wat het belangrijkst is voor de organisatie. Assetbeheer brengt orde en biedt één bron van waarheid voor IT-teams, management en uiteindelijk hele organisaties.

Assetbeheer houdt informatie up-to-date, zodat teams verspilling elimineren en het gebruik verbeteren. Het bespaart geld door onnodige aankopen te voorkomen en de licentie- en ondersteuningskosten te verlagen. Verhoogde controle zorgt ook voor naleving van beveiligings- en juridisch beleid en vermindert risico's. De positieve gevolgen voor kosten en productiviteit komen ten goede aan de hele organisatie.

Nu digitale transformatie de manier verandert waarop organisaties werken, gaat modern assetbeheer veel verder dan het volgen van laptops en muizen. Teams omarmen DevOps en SRE-principes, en hebben processen en tools voor assetbeheer nodig om snel nieuwe functionaliteit en services te kunnen leveren zonder concessies te doen op de betrouwbaarheid. In het rapport Prepare Your IT Asset Management for 2020 merkt Gartner op dat, gezien de toegenomen afhankelijkheid van platform- en infrastructuurservices, effectief assetbeheer organisaties in staat kan stellen hun verbruik van 'on-demand services' te beheren. Met meer controle, zichtbaarheid en toegewezen verantwoordelijkheid kunnen teams overtollig verbruik, inclusief overprovisioning, en inactieve instances verminderen, waardoor onnodige kosten worden vermeden.

IT-assetbeheer is van cruciaal belang voor de ondersteuning van ITIL-processen, waaronder verander-, incident- en probleembeheer. Het IT-team stelt de hele organisatie in staat om innovatiever te worden en sneller waarde te leveren. Met de juiste gegevens binnen handbereik kunnen teams snel reageren en de impact van veranderingen voorspellen voordat ze plaatsvinden. Door de toegang tot inzichten te democratiseren, krijgt de organisatie een concurrentievoordeel en levert ze sneller waarde. Elke organisatie die het tempo van moderne innovatie wil bijhouden, moet strategisch bezig zijn met het beheren, volgen en beheersen van IT-gegevens.

IT-assetbeheer is geen project. Je doet het niet één keer en verwacht dan dat het klaar is. ITAM is een proces dat teams regelmatig uitvoeren of gaandeweg wanneer assets, doelen en tools veranderen.

1. Inventarisatie van activa - De eerste stap in het IT-assetbeheerproces is om een gedetailleerde inventaris van alle IT-assets te maken. Je inventaris omvat welke assets je hebt, waar ze zich bevinden, wanneer ze zijn aangeschaft en voor hoeveel.
2. Levenscycluskosten berekenen - De tweede stap is de levenscycluskosten berekenen voor alle assets in je inventaris. Gedurende de gemiddelde levensduur van een asset van een bedrijf zijn er veel mogelijkheden voor extra kosten, zoals onderhouds-, kapitaal- en verwijderingskosten. Door de levenscycluskosten te berekenen, is je inventarisatie van je assets nauwkeurig en uitvoerbaar.
3. Bijhouden - De derde stap is bijhouden met een tool voor assetbeheer. Je doel is om IT-assets gedurende hun levenscyclus voortdurend in de gaten te houden, waarbij je zaken zoals het contract, de licentie en de vervaldatum van de garantie nauwlettend in de gaten houdt. Bijhouden helpt je ook om de vierde stap, onderhoud, een stapje voor te blijven.
4. Onderhoud - Onderhoud omvat het repareren, upgraden en vervangen van assets. Alle onderhoudsactiviteiten moeten worden bijgehouden in een ITAM-tool, zodat de gegevens kunnen worden gebruikt om inzicht te krijgen in de algemene prestaties van assets.
5. Financiële planning - De vijfde en laatste stap is financiële planning. Met een nauwkeurig beeld van je IT-assets, de levensfase en kosten, kun je effectief plannen maken voor de toekomst. Een van de doelstellingen van financiële planning is bepalen welk budget nodig is om het serviceniveau dat je team biedt voor je belangrijkste assets op peil te houden of te verbeteren. Een asset die succesvol wordt beheerd met een hoog serviceniveau, zoals een servicedesk en een toegewijd team, heeft dat serviceniveau ook in de toekomst nodig. Assets die ondermaats presteerden, hebben in de toekomst misschien een hoger serviceniveau nodig, wat meer zal kosten.

Aan de slag gaan met IT-assetbeheer kan een hele klus lijken, maar met het ITIL 4-principe 'Begin waar je nu staat', kun je eenvoudig succes behalen. In plaats van te proberen je hele systeem in één keer te herzien, begin je met de evaluatie en analyse van je huidige processen en infrastructuur. Zo kun je gebieden identificeren waarvoor verbetering nodig is en geleidelijke wijzigingen aanbrengen om je strategie voor assetbeheer te optimaliseren. Behaal snel succes door je te concentreren op de belangrijkste aspecten van je bedrijf en door eerst je grootste pijnpunten aan te pakken.

Je kunt het beste kiezen voor software en een aanpak die aan je huidige behoeften voldoen en die met je organisatie mee kunnen groeien. Naarmate je behoeften veranderen, heb je een flexibele oplossing nodig die zich kan aanpassen aan nieuwe behoeften.

Goede samenwerking en transparantie zijn essentieel voor een geslaagd IT-assetbeheer. Zorg ervoor dat de juiste mensen op de juiste momenten toegang hebben tot de informatie die ze nodig hebben. Dit zorgt voor een efficiëntere en productievere werkomgeving.

Voor meer gedetailleerde richtlijnen om aan de slag te gaan met IT-assetbeheer, kun je ons gratis handboek voor asset- en configuratiebeheer bekijken. Je kunt ook meer informatie vinden over best practices voor IT-assetbeheer.

Als je nadenkt over verschillende leveranciers van assetbeheersoftware, moet je eerst vaststellen waarom je je benadering tot assetbeheer moet verbeteren. Hier zijn enkele veelvoorkomende signalen die aantonen dat je klaar bent voor assetbeheersoftware:

Naarmate de afhankelijkheid van software-, infrastructuur- en platformservices blijft toenemen, is het optimaliseren van de uitgaven voor deze services een van de belangrijkste elementen om kosten te besparen. Volgens onderzoek van Gartner 'kunnen veel organisaties hun uitgaven aan software met wel 30 procent verlagen' met behulp van best practices om softwarelicenties te optimaliseren. Deze taak is niet eenvoudig handmatig uit te voeren. Gartner schrijft: 'Het handmatig optimaliseren van complexe licenties is arbeidsintensief; het vereist gespecialiseerde kennis en is niet schaalbaar. Grotere ondernemingen hebben een SAM-tool (Software Asset Management) nodig. Een SAM-tool kan handmatige processen automatiseren, versnellen en verbeteren. Het werpt zijn vruchten af ten opzichte van handmatige alternatieven en kan zichzelf vaak terugbetalen.'

Spreadsheets zijn nog steeds een van de meest voorkomende manieren die bedrijven gebruiken om bij te houden wat ze bezitten. Maar denk je dat deze voor langere tijd nauwkeurig blijven? Echt niet. Ze kloppen snel al niet of worden onhandig om te gebruiken. Sage Accounting ontdekte zelfs dat een bedrijf dat $ 2 miljoen waard is en spreadsheets gebruikt om de bedrijfsmiddelen bij te houden tot wel $ 50.000 per jaar kwijt is aan 'spookactiva', of items waarvoor ze betalen en die ze administratief verwerken in hun grootboek maar die fysiek ontbreken. Stel je voor.

Vandaag zijn er vijf nieuwe headsets aangekomen. De laptops van vier werknemers in een restaurant in Tuscaloosa zijn gestolen. Volgende maand worden tien printers ingeruild voor nieuwe modellen van de leasemaatschappij en de maand daarna 14 laptops. Als je een werknemer nodig hebt - zelfs parttime - die alles bij kan houden, heb je een basissysteem nodig om het werk gemakkelijker te maken.

Steeds vaker worden applicaties, licenties en andere IT-middelen gekocht, beheerd en gebruikt in 'de verborgenheid', zonder medeweten van het centrale IT-team. Software die samenwerking eenvoudiger maakt, kan IT op de hoogte houden, waardoor andere teams productiever kunnen zijn en risico's en onnodige kosten worden vermeden.

Als je eenmaal weet dat de tijd rijp is, kun je nadenken over hoe het implementeren van een nieuwe benadering van assetbeheer er voor je organisatie uitziet. Hierdoor wordt het duidelijker welke software het beste is voor je behoeften. Onze ervaring is dat het inventariseren van assets de eerste stap is om een beter inzicht te krijgen in wat waar is en wat je kosten zijn. Van daaruit is het mogelijk om samen met je financiële afdeling de levenscycli van assets in kaart te brengen en de kosten te evalueren.

Geavanceerd IT-assetbeheer gaat verder dan deze stap en automatiseert routinematige assetbeheertaken. Een medewerker kan bijvoorbeeld een zelfbedieningsportal gebruiken om een licentie voor een algemeen softwareabonnement aan te vragen. Met behulp van reeds bestaande regels kan dat verzoek worden goedgekeurd met een link die de aanvrager toegang geeft tot het abonnement. Dit vermindert de hoeveelheid inspanningen die IT-teams besteden aan supporttaken, zodat ze zich kunnen concentreren op werk op een hoger niveau.

Samenwerking is ook een belangrijk onderdeel van effectief assetbeheer. In plaats van verborgen aankopen te doen, maakt een samenwerkingstool het voor werknemers gemakkelijk om aanvragen in te dienen, en voor andere teams zoals inkoop om opmerkingen te maken over aankopen en deze goed te keuren. En als je je assetbeheertool kunt koppelen aan services die werknemers al gebruiken, dan is dat nóg beter. Link bijvoorbeeld naar Slack, zodat een medewerker met een paar tikken op het toetsenbord een aanvraag kan indienen. Het verbeteren van het intakeproces voor assetaanvragen gaat ver in het verbeteren van de zichtbaarheid van het IT-team.

Het is goed om te weten dat een servicedesk hiervoor een belangrijke basis is. Deze biedt werknemers een gemakkelijke manier om hulp te vragen en geeft IT-personeel de mogelijkheid om aanvragen te organiseren en te rapporteren. Een servicedesk gekoppeld aan assetbeheersoftware geeft IT-teams belangrijke context om betere service te leveren. Wanneer een gebruiker bijvoorbeeld een laptopreparatie aanvraagt, is bepaalde basisinformatie automatisch beschikbaar: inclusief aankoopdatum, eerdere uitgaven, enz. Het IT-team heeft ook toegang tot alle tickets die aan die laptop zijn gekoppeld. Deze snelle en volledige context betekent een snellere oplossing van problemen van klanten.

Naarmate IT zich blijft ontwikkelen, verschuift de afhankelijkheid steeds meer naar SaaS-leveranciers voor kritieke services, en het is noodzakelijk om veranderingen in steeds dynamischer cloudomgevingen bij te houden. Assetbeheer past zich aan. Het is belangrijk dat je de tools kiest die samenwerking het beste mogelijk maken en je servicemanagementpraktijk ondersteunen.

Elke organisatie is anders. Misschien moet je ingewikkelde afhankelijkheden binnen een onderneming in kaart brengen. Misschien wil je een register bijhouden van immateriële assets zoals licenties en compliancedocumenten om het risico te verminderen. Misschien zijn jouw vereisten eenvoudiger en omvatten het bijhouden van een inventaris van computers.

Gelukkig is assetbeheersoftware er in allerlei soorten, van flexibele en betaalbare integraties tot complexe, dure oplossingen die automatisch alle IP-gebaseerde hardware op het netwerk kunnen ontdekken, de opgestapelde afwas in de gootsteen van je kantoor schoonmaken en meer. Of je nu kiest voor een lichte tracker of een systeem op enterpriseniveau, de belangrijkste overweging is het vinden van de optie die het beste werkt voor jouw unieke usecase.