IT 資産管理とは

実際は、多くの企業で資産管理機能が分散し、不特定多数の社員によって一貫性のない管理がされています。資産の所有者 (ユーザー) がはっきりせず、情報を収集し一元化するツールもない。当然ながら混乱がつきまとい、情報の信頼性も低いため、情報に基づいた意思決定ができません。中には IT 資産管理のためだけに人を雇っている企業もあるくらいですが、本来この作業はシステムに任せるべきものです。アーティファクト (成果物) の管理や使用状況の監視、依存関係の把握などに時間と労力を割く必要がなければ、IT チームは組織にとってもっと重要なタスクに集中することができます。資産管理を導入することで組織に秩序がもたらされ、IT チーム、経営陣、そして組織全体にとっての信頼できる唯一の情報源が生まれます。

資産管理をすることで情報が常に最新のものに保たれるため、チームは資産の無駄を省き、利用率を上げることができます。また、不要な購入を防止し、ライセンスやサポートのコストを削減することで、経費の節約につなげます。リスクの面では、管理体制が改善されるため、セキュリティ ポリシーや法的規制への準拠を強化し、リスクが軽減されます。こうしたコストと生産性へのプラスの影響は、組織全体に利益をもたらします。

デジタル トランスフォーメーションによって組織の運営方法が大きく変わり、資産管理はパソコンやマウスの管理といった領域をはるかに超えるものとなっています。DevOps や SRE の原則が広く取り入れられ、チームが信頼性を損なうことなく新しい機能やサービスを効率的かつ迅速に提供するには、資産管理のプロセスおよびツールが必要となります。Gartner は、Prepare Your IT Asset Management for 2020 レポートの中で、プラットフォームやインフラストラクチャ サービスへの依存度が高まっている今、組織は効果的な資産管理を行うことで、オンデマンド サービスの消費量を管理することができると述べています。管理体制を強化して可視化し、責任の所在を明確にすることで、オーバー プロビジョニングやアイドル状態のインスタンスなどの過剰消費を減らし、不必要なコストを回避することができます。

IT 資産管理は、変更管理、インシデント管理、問題管理などの ITIL プロセスをサポートするために不可欠なものです。逆に言えば、IT 資産管理を導入することで、組織全体がより革新的になり、価値提供を加速できるようになります。正確なデータが手元にあれば、チームは迅速に行動し、何らかの変更が発生する前にその影響を予測することができます。価値のあるインサイトを共有することで、組織は競争力を高め、スピーディに価値提供に至ることができます。現代のイノベーションのペースに後れを取らないようにするには、IT データの管理・追跡、そして操作について戦略的に取り組む必要があるのです。

資産管理ソフトウェア製品を比較・検討する際には、まず、なぜ組織で資産管理に取り組む必要があるのかを考える必要があります。ここでは、資産管理ソフトウェアを導入すべき状況であることを示す一般的な「兆候」をご紹介します。

ソフトウェア、インフラストラクチャ、プラットフォーム サービスへの依存が高まる中、コスト削減の 1 つの鍵となるのは、こういったサービスに支出する費用を最適化することです。Gartner の調査によると、ソフトウェア ライセンスを最適化するためのベストプラクティスを用いれば、「多くの組織がソフトウェアへの支出を 30% も削減可能である」とのこと。ただし、この作業を手動で行うのは現実的ではありません。Gartner は次のように指摘しています。「複雑なライセンスを手動で最適化するのは大量に労力がかかり、専門的な知識が求められる上、拡張性がない。大規模な企業の場合は、SAM (ソフトウェア資産管理) ツールが必要になる。これを使用すれば、手動のプロセスを自動化かつ効率化し、改善することが可能だ。手動に比べてメリットが大きく、十分に採算を取れる」

現時点においても、多くの企業がスプレッドシートを使用して所有資産を管理しています。スプレッドシートの問題は、データの信頼性です。精度が落ちるだけではなく、その扱いにくさにも問題があります。Sage Accounting 社の調査によると、スプレッドシートで資産を管理している、とある 200 万ドル資産規模の企業が、「幽霊資産」、つまり総勘定元帳で支払いや会計処理をしているにもかかわらず物理的に見つからない品目に、年間 5 万ドルも費やしている可能性が明らかになりました。驚きの金額です。

今日、新しいヘッドセットが 5 個届いたとしましょう。一方、出張中の 4 人の社員がノートパソコンの窃盗被害に遭いました。来月は 10 台のプリンターがリース会社提供の新モデルと入れ替わり、再来月は 14 台のデスクトップが入荷予定です。IT にこのすべてを把握してもらう必要があるのなら、負担を軽減するためにも、基本的なシステムに投資するときです。

本来知らされておくべき IT チームへの通知なく、アプリケーションやライセンスなどの IT 資産が「影」で購入され、管理、使用されていることが増えています。コラボレーションを支援するソフトウェアがあれば、IT 部門と常に情報共有ができ、結果的に他のチームの生産性向上や、リスクや不要なコストの回避につなげられます。

資産管理を本格的に始める時が来たと判断したら、まずは導入によって組織にどのような影響を与えるかを推測・検討しましょう。そうすることで、ニーズに最も適したソフトウェアが明確になり、おのずと選択できるようになります。アトラシアンの経験上、棚卸し作業は、資産とコストを深く理解するための第一歩となります。この作業を経て、財務部門の協力のもと、資産のライフサイクルをマッピングし、コストを評価することが可能になるのです。

高度な IT 資産管理では、これらのステップのさらに先を行く機能を利用でき、日常的な資産管理タスクは自動化に対応しています。たとえば、セルフサービス ポータル経由で、ある社員が一般的なソフトウェア サブスクリプションのライセンスを要求したとします。既存の自動化ルールを適用すると、そのリクエストは承認され、前述の社員にはサブスクリプションへのアクセス リンクが送信されます。このように、IT チームはサポート業務に費やす時間と労力を削減し、重要度の高い高度な業務に集中することができます。

コラボレーションもまた、資産管理の効果を高める重要な要素です。コラボレーション ツールによって調達などの他のチームが購入についてコメントしたり、承認したりする体制が整っていたりすれば、社員にとってもリクエストを出しやすい状況となり、「影」での資産購入を防止できます。資産管理ツールを社員がすでに利用しているサービスと連携させることができれば一層効果的です。たとえば、Slack と連携させれば、社員は少ないステップでリクエストを送信できます。資産リクエストの受付プロセスを改善することは、IT チームの可視性を高める上でも大いに有効です。

サービス デスクは、そのための重要な基盤となります。サービス デスク機能が完備されていれば、社員は簡単にヘルプを求めることができ、IT チームもリクエストに関するレポートを精査してインサイトを得られます。また、資産管理ソフトウェアとサービス デスクが連動することで、優れたサービス業務を実現するための重要なコンテキストが提供されます。たとえば、ユーザーがノートパソコンの修理を依頼した場合、購入日や過去の不具合など、必要な基本情報を自動的に取得。さらに、対象となるノートパソコンに関連する他のチケットにアクセスすることも可能です。こうしてリクエストの全体図を素早く把握することで、IT チームはカスタマー リクエストを今まで以上の速さで解決することができます。

IT が進化し続ける中、重要なサービスを SaaS ベンダーに依存する傾向がますます高くなっています。今まで以上にダイナミックなクラウド環境の変化のペースについていくために、資産管理ソリューションも進化しています。資産管理におけるコラボレーションを可能にし、サービス デスク業務をサポートするツールを選択することが重要です。

組織はそれぞれ異なっています。資産管理の目的は、場合によっては、企業全体に存在する複雑な依存関係をマッピングすることかもしれません。ライセンスやコンプライアンス文書などの無形資産を記録して、リスクを軽減したいという場合もあるでしょう。あるいは、コンピュータの在庫管理といった、比較的単純な目的の場合も考えられます。

幸いなことに、資産管理ソフトウェアにはあらゆる種類のものが存在します。軽量で手頃な価格の統合型から、ネットワークのすべての IP ベースのハードウェアを自動的に検出し、おまけに給湯室に積まれた皿まで洗ってくれる (かもしれない) 複雑で高価なソリューションまで、選択肢は豊富です。軽量な管理ツールであれ、大規模企業に適したエンタープライズ級のシステムであれ、一番大切な検討事項は、あなたのユースケースに最適な選択であるかどうかということです。