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ベロシティの高い ITSM の準備

IT アセット管理 (ITAM) とは

IT アセット管理 (ITAM とも呼ばれる) は、適切なタイミングで組織のアセットの計上、デプロイ、維持、アップグレード、処分が行われるようにするプロセスです。簡単に言えば、組織内の有形無形の価値あるアイテムが追跡されて使用されていることを確認します。

では、IT アセットとは何でしょうか?簡単に定義すると、IT アセットには、ハードウェア、ソフトウェア システム、または組織にとって価値のある情報が挙げられます。Atlassian の IT 部門にとっての最も重要なアセットには、当社のソフトウェアを構築、販売、サポートするコンピューターとソフトウェア ライセンス、それをホストするサーバーが挙げられます。

IT アセットの使用期間には限りがあります。組織が IT アセットから生み出す価値を最大化するために、IT アセットのライフサイクルは先を見越して管理できます。各組織はそのライフサイクルの独自のステージを定義できますが、通常は、計画、調達、デプロイ、保守、廃止が含まれます。IT アセット管理の重要な部分は、ライフサイクルのすべてのステージにわたってプロセスを適用して総所有コストを把握し、アセットの使用を最適化することです。

これまで、IT 部門は独自のドメイン内でアセットを制御できました。現在、組織のアセット管理プラクティスは、正式な IT 承認スタンプで発行されたハードウェアをはるかに超えています。サブスクリプション ベースのソフトウェアと従業員は、マーケットプレイスやアプリ ストアを通じて使用するツールをカスタマイズすることを期待しており、アセット管理の新たな課題を提示しています。モダンなチームの働き方には、IT チームが柔軟であり、アセット管理プロセスを適応させてビジネスを最大限に活用できるようにする必要があります。

さまざまなチームがそれぞれのニーズに最適なツールを使って作業を推し進めるにつれて、アセット管理は組織全体の戦略においてさらに重要な部分となり、リスクとコストを削減するための最新の情報を提供します。アセット管理プロセスは、予算の最適化、ライフサイクル管理のサポート、組織全体に影響を与える意思決定を行う際に、信頼できる唯一の情報源を作成します。

IT 以外のチームがサービス管理を導入し始めているため、アセット管理もさまざまな部門にとって重要になっています。船から魚、保険、楽器に至るまで、アセット管理ソフトウェアを使用してさまざまなものを管理している組織について聞いたことがあります。

IT アセット管理はなぜ重要なのか?

信頼できる唯一の情報源を提供する

さまざまな場所でさまざまな人が、それぞれアセットを追跡していることが多いです。1 人の人がアセットを所有することはなく、情報の収集と集中管理する単一のツールもありません。当然、混乱と不正確さが発生します。情報に基づいた意思決定を行うことは困難です。IT アセットを追跡するためだけに人を採用している企業さえあります。この作業は、システムが行うべきです。IT 従業員は、時間と頭脳を成果物の追跡、使用状況の監視、依存関係の理解に回さなくても、組織にとって最も重要なことに集中できます。アセット管理は秩序をもたらして、IT チーム、管理者、そして最終的には組織全体に、信頼できる唯一の情報源を提供します。

使用率を向上させて無駄を排除する

アセット管理は情報を最新の状態に保つため、チームは無駄を排除して使用率を向上させます。不要な購入を回避してライセンスとサポートのコストを削減することで、コストを節約します。また制御の向上により、セキュリティと法的ポリシーの遵守が強化されて、リスクが軽減されます。コストと生産性へのプラスの影響により、組織全体にメリットがもたらされます。

信頼性を損なうことなく生産性を実現する

デジタル トランスフォーメーションによって組織の運営方法が変化するにつれて、最新のアセット管理はノートパソコンやマウスで追跡できるレベルの遥か先を行っています。チームは DevOps と SRE の原則を採用しており、信頼性を損なうことなく新しい機能やサービスを効率的に提供するために、アセット管理プロセスとツールが必要です。Prepare Your IT Asset Management for 2020 レポートでは、Gartner は、プラットフォーム サービスとインフラストラクチャ サービスへの依存が大きくなっていることを考えると、効果的なアセット管理によって組織は「オンデマンド サービス」の消費を管理できるようになると述べています。制御、可視性、責任の割り当ての強化によって、チームはオーバー プロビジョニングやアイドル状態のインスタンスなどの過剰消費を削減して、不要なコストを回避できます。

ITSM プラクティスをサポートして、組織全体でチームを有効にする

IT アセット管理は、変更インシデント問題の管理など、ITIL プロセスのサポートには不可欠です。IT チームにより、組織全体がより革新的になり、より迅速に価値を提供できるようになります。適切なデータをすぐに見つけられるため、チームは迅速に動いて変更が発生する前にその影響を予測できます。インサイトへのアクセスを民主化することで、組織は競争力を高めてより迅速に価値を提供します。最新のイノベーションのペースに追いつこうとしている組織は、IT データの制御、追跡、習得について戦略的に取り組む必要があります。

IT アセット管理ソフトウェアの選択方法

アセット管理ソフトウェアが必要な理由

さまざまなアセット管理ソフトウェア ベンダーの検討を開始する際、まずアセット管理へのアプローチを改善する必要がある理由を評価することから始めます。アセット管理ソフトウェアの準備が整ったことを示す一般的な兆候をいくつか次に示します。

コストを削減したい

ソフトウェア、インフラストラクチャ、プラットフォーム サービスへの依存が大きくなり続ける中、コスト削減の鍵の 1 つは、これらのサービスへの支出を最適化することです。Gartner の調査によると、ソフトウェア ライセンスを最適化するためのベスト プラクティスを使用することで、「多くの組織はソフトウェアへの支出を最大 30% 削減できる」ことがわかっています。これは、手動で完了する簡単なタスクではありません。Gartner によると「複雑なライセンスの手動による最適化は、大きな労力を要します。専門的な知識が必要である上に拡張性はありません。大企業では、SAM (ソフトウェア アセット管理) ツールが必要になります。SAM ツールは、手動プロセスを自動化、加速、改善できます。手動の代替手段よりも役立ち、多くの場合、採算を取れます」とのことです。

スプレッドシートに頼っている

スプレッドシートは、いまだに会社が所有するものを追跡し始めるときに使用する最も一般的な方法の 1 つです。長期にわたって、正確さを維持できると思いますか? 無理です。スプレッドシートはすぐに不正確になったり、扱いにくくなったりします。実際、Sage Accounting は、スプレッドシートを使用して資産を追跡する 200 万ドル規模の企業が、会社が支払いをして総勘定元帳に計上しているが、物理的に欠落している「幽霊資産」や品目に年間 5 万ドルも費やしている可能性があることを発見しました。すごいですね。

会社の変更のペースに追いつくのが困難である

今日、5 つの新しいヘッドセットが届きました。4 人の従業員が、タスカルーサのレストランでノートパソコンを盗まれました。来月、リース会社が 10 台のプリンターを新しいモデルに切り替え、その次の月は 14 台のノートパソコンが切り替えられます。すべてを追跡するために従業員が 1 人必要な場合、パートタイムであっても、追跡を容易にする基本的なシステムが必要です。

「シャドー IT」の懸念が高まっている

アプリケーション、ライセンス、その他の IT アセットは、中央の IT チームの知識がなくても、「影」で購入、管理、使用される頻度がますます高まっています。コラボレーションを容易にするソフトウェアは、IT をループ内に維持して他のチームの生産性を高め、リスクや不要なコストを回避できます。

適切な時期がわかったら、アセット管理への新しいアプローチの実装が組織にとってどのようなものになるかを考えることで、ニーズに最も対応するソフトウェアがさらに明確になります。当社の経験では、アセット インベントリを取得することが、何がどこにあるのかと、コストを正確に把握するための最初のステップとなります。そこからアセットのライフサイクルをマッピングして、財務部門と一緒にコストを評価できます。

より高度な IT アセット管理はこのステップを超えて、日常的なアセット管理タスクを自動化します。たとえば、従業員はセルフサービス ポータルを使用して、一般的なソフトウェア サブスクリプションのライセンスをリクエストできます。既存のルールを使用して、リクエスト送信者にサブスクリプションへのアクセス権限を提供するために送信されたリンクでそのリクエストを承認できます。これにより、IT チームがサポート タスクに費やす労力が削減されるため、より高度な作業に集中できるようになります。

コラボレーションはまた、効果的なアセット管理の重要な部分です。購入が影で行われる代わりに、コラボレーション ツールを使用すると、従業員が簡単にリクエストを行ったり、調達などの他のチームが簡単に購入にコメントしたり承認したりできるようになります。従業員がすでに使用しているサービスにアセット管理ツールを接続できれば、さらに良いでしょう。たとえば、Slack にリンクすると、従業員はキーボードで数回タイプするだけでリクエストできます。アセット リクエストの取り込みプロセスを改善することは、IT チームの可視性の向上に大いに役立ちます。

サービス デスクがこのための重要な基盤であることは、注目に値します。これにより、従業員が支援を依頼する簡単な方法が提供されるだけでなく、IT スタッフがリクエストに関するレポートを整理して提供できます。アセット管理ソフトウェアにリンクされたサービス デスクは、より優れたサービスを提供するための重要なコンテキストを IT チームに提供します。たとえば、ユーザーがノートパソコンの修理をリクエストすると、購入日や以前の問題など、特定の基本情報が自動的に提供されます。IT チームは、そのノートパソコンにリンクされているチケットにもアクセスできます。この迅速かつ完全なコンテキストは、顧客の課題をより迅速に解決することを意味します。

IT が進化し続ける中、重要なサービスに関して SaaS ベンダーへの依存がますます大きくなっており、さらにダイナミックなクラウド環境で変更を追跡する必要があり、アセット管理が適応しています。コラボレーションを最適に有効化して、サービス管理プラクティスをサポートできるツールを選択することが重要です。

組織はそれぞれ異なっています。複雑な依存関係を企業全体でマッピングする必要があるかもしれません。リスクを軽減するために、ライセンスやコンプライアンス ドキュメントなどの無形のアセットを記録した方が良い場合があります。おそらく、要件はより単純で、コンピューターのインベントリを追跡することが含まれます。

軽快で手頃な統合から、ネットワーク上のすべての IP ベースのハードウェアを自動的に検出したり、オフィスのキッチンの流しに積み重なっている食器を洗ったりできるなど、複雑で高額なソリューションまで、幸いなことにアセット管理ソフトウェアにはあらゆる種類があります。軽量トラッカーとエンタープライズ レベルのシステムのどちらを使用する場合でも、最も重要な考慮事項は、独自のユース ケースに最適なオプションを見つけることです。