O que é a gestão de ativos de TI?

Principais pontos: a gestão de recursos de TI (ITAM) acompanha o ciclo de vida, o custo e o uso dos seus recursos de hardware, software e nuvem.

• O que é: processos e ferramentas para inventariar recursos desde a compra até a implantação, manutenção e descontinuação.

• Por que é importante: ajuda a controlar gastos, reduzir riscos de segurança e conformidade, além de garantir que os recursos certos estejam disponíveis quando as pessoas precisarem deles.

• Como o Jira Service Management ajuda: conecta registros de recursos a tickets para que os agentes vejam o contexto de imediato e possam gerenciar recursos direto nos fluxos de trabalho de serviço.

A gestão de recursos de TI ajuda organizações a acompanhar, gerenciar e otimizar toda a tecnologia que têm, desde laptops e servidores até licenças de software e assinaturas em nuvem. Quando feita da forma certa, vai dar às equipes de TI visibilidade completa sobre quais recursos existem, onde estão localizados, como estão sendo usados e qual é o custo deles ao longo do tempo.

Continue a leitura para descobrir como a gestão de recursos funciona, por que isso é importante e como as ferramentas e processos certos vão ajudar a equipe a trabalhar com mais inteligência, ao mesmo tempo em que reduzem custos e riscos.

Usando o Jira Service Management por meio do Service Collection, as equipes podem otimizar seu processo de gestão de recursos de TI para trabalhar com mais inteligência, reduzindo riscos.

Entendendo a gestão de recursos de TI (ITAM)

A gestão de recursos de TI (também conhecida como ITAM) é o processo de garantir que os recursos de uma organização sejam registrados, implantados, mantidos, recebam upgrade e sejam descartados quando necessário. Em resumo, é garantir que itens valiosos, tangíveis e intangíveis da organização sejam rastreados e usados. 

Então, o que é um recurso de TI? De uma forma mais simples, os recursos de TI são o hardware, os sistemas de software ou as informações valiosas de uma organização.

Os recursos de TI têm um período de uso limitado. Para maximizar o valor que uma organização vai gerar a partir desses recursos, o ciclo de vida dos recursos de TI pode ser gerenciado com iniciativa. Cada organização pode definir etapas próprias desse ciclo de vida, mas, no geral, elas incluem planejamento, aquisição, implantação, manutenção e desativação. Uma parte importante da gestão de recursos de TI é aplicar processos adequados em todas as etapas do ciclo de vida para entender o custo total de propriedade e otimizar o uso dos recursos.

Tipos de recursos de TI

As organizações gerenciam três categorias principais de recursos de TI, e cada uma vai exigir abordagens diferentes de acompanhamento e estratégias de gestão. Os tipos de recursos de TI incluem: 

• Recursos de hardware: são os dispositivos e equipamentos físicos que sustentam a infraestrutura de tecnologia da organização. Alguns exemplos incluem laptops de colaboradores(as), computadores desktop, dispositivos móveis, servidores, equipamentos de rede como roteadores e switches, impressoras e infraestrutura de data center. Gestão de recursos de hardware requer rastreamento, dados de localização física, cronogramas de manutenção e descarte eventual. 

• Recursos de software: esta categoria inclui todos os aplicativos, sistemas operacionais e ferramentas digitais que sua organização usa. Os recursos de software vão desde suítes de produtividade e ferramentas de colaboração até aplicações de negócios especializadas, plataformas de desenvolvimento e softwares de segurança. Gerenciar esses recursos significa acompanhar o número de licenças, datas de renovação, atualizações de versão e requisitos de conformidade.

• Recursos de nuvem e virtuais: cada vez mais, as organizações passam a depender de serviços em nuvem e de infraestrutura virtualizada. Esses recursos incluem assinaturas de armazenamento em nuvem, aplicações SaaS, máquinas virtuais, aplicações conteinerizadas e ferramentas de plataforma como serviço. Ao contrário do hardware tradicional, os recursos de nuvem escalam com dinamicidade, o que vai tornar o acompanhamento de recursos mais complexo, mas também mais essencial para controlar custos.

Quais são os benefícios da gestão de recursos de TI?

Implementar processos estruturados de gestão de recursos vai trazer melhorias mensuráveis para toda a organização, desde a redução de custos até uma entrega de serviços mais rápida. 

Cria uma única fonte de informações

A gestão de recursos organiza o caos de gerenciar recursos de TI e oferece uma única fonte de informações para equipes de TI, gestão e, por fim, para a organização como um todo. Sem precisar gastar tempo e energia acompanhando recursos, monitorando o uso e entendendo dependências, as equipes de TI podem focar no que é mais importante para a organização.  

Melhora a utilização e elimina o desperdício

A gestão de recursos mantém as informações atualizadas, assim as equipes sabem quando eliminar desperdícios e melhorar o uso dos recursos. Economiza dinheiro ao ajudar a evitar compras desnecessárias, enquanto reduz os custos de licenciamento e suporte. Mais controle também vai reforçar a conformidade com políticas de segurança e requisitos legais, reduzindo riscos. As implicações positivas nos custos e na produtividade beneficiam toda a organização.

Conforme um relatório da Gartner de 2025, "Uma política de gestão de recursos de hardware (HAM) é fundamental para otimizar o uso e os custos de hardware e mitigar riscos de conformidade."

Promove a produtividade sem comprometer a confiabilidade

Com a transformação digital mudando a forma como as organizações operam, a gestão moderna de recursos vai muito além de rastrear laptops e mouses. As equipes estão adotando os princípios de DevOps e SRE e precisam de processos e ferramentas de gestão de recursos para oferecer com eficiência novas funcionalidades e serviços com rapidez e sem comprometer a confiabilidade. 

Oferece suporte às práticas de ITSM

A gestão de recursos de TI é essencial para dar suporte aos processos da ITIL, incluindo o gerenciamento de alterações, incidentes e problemas. A equipe de TI capacita a organização inteira para que ela seja mais inovadora e ofereça valor com mais rapidez. Com os dados corretos nas pontas dos dedos, as equipes podem trabalhar com agilidade e prever o impacto das alterações antes que elas ocorram.

Ao democratizar o acesso aos recursos, a empresa ganha vantagem competitiva, fornecendo valor com mais rapidez.  Qualquer empresa que queira acompanhar o ritmo da inovação moderna precisa ser estratégica em relação ao controle, rastreamento e domínio dos dados de TI.

Como é o processo de gestão de recursos de TI?

O ciclo de vida da gestão de recursos de TI é contínuo e constante. Fazer isso só uma vez não vai encerrar o processo. O ITAM é um processo que as equipes executam com frequência, à medida que recursos, metas e ferramentas mudam.

1. Inventarie os recursos: a primeira etapa no processo de gestão de recursos de TI é criar um inventário com informações de todos os recursos de TI. Seu inventário vai incluir quais recursos você tem, onde eles estão, quando foram comprados e por quanto. 

2. Cálculo dos custos do ciclo de vida: a segunda etapa é calcular os custos do ciclo de vida de todos os recursos no inventário. Durante a vida útil média do recurso, há muitas oportunidades de custos adicionais, como custos de manutenção, capital e descarte. O cálculo dos custos do ciclo de vida torna o inventário de recursos preciso e útil.

3. Monitore seus recursos de TI: a meta aqui vai ser fazer o acompanhamento regular dos recursos de TI ao longo do ciclo de vida, mantendo atenção em pontos como vencimento de contratos, licenças e garantias. O rastreamento também ajuda você a ficar à frente da quarta etapa, que é a manutenção.  

4. Cuide dos recursos de TI: manutenção inclui reparos, upgrade e substituições. Acompanhe todas as atividades de manutenção em uma ferramenta ITAM para que os dados ajudem a entender o desempenho geral do recurso. 

5. Faça o planejamento financeiro: o quinto e último passo é planejar suas finanças. Com uma visão precisa dos recursos de TI, da etapa do ciclo de vida e de seus custos, você pode planejar o futuro com eficiência. Uma meta do planejamento financeiro é determinar o orçamento necessário para manter ou melhorar os "níveis de serviço" que a equipe oferece para os recursos mais importantes. Um recurso que foi gerenciado com sucesso com alto nível de serviço, como uma central de atendimento e uma equipe dedicada, vai precisar desse nível de serviço no futuro. Recursos com desempenho inferior podem precisar de um nível de serviço mais alto no futuro, o que vai custar mais. 

Quais são as principais funções de um software de gestão de recursos de TI?

O software certo de gestão de recursos transforma o acompanhamento manual em fluxos de trabalho automatizados, fazendo a gente ganhar tempo e melhorar a precisão. Principais funções para considerar no software de gestão de recursos de TI:

• Repositório centralizado de dados de recursos: um bom software de gestão de recursos oferece um único banco de dados para todas as informações de recursos. Assim, é possível eliminar planilhas espalhadas e sistemas desconectados, dando a todos acesso aos mesmos dados confiáveis sobre quais recursos existem, quem os está usando e em que estado eles se encontram.

• Descoberta e acompanhamento automatizados: inventários manuais de recursos podem ficar desatualizados quando novos dispositivos entram na rede e antigos são aposentados. As ferramentas de descoberta automatizada fazem varreduras contínuas na sua rede para identificar novos recursos, rastrear mudanças e manter seu inventário atualizado sem a necessidade de atualizações manuais constantes.

• Gerenciamento e conformidade de licenças: as licenças de software têm alto custo e alto risco se mal gerenciadas. O software de gestão de recursos acompanha a contagem de licenças, monitora o uso em relação às permissões, sinaliza itens de conformidade e alerta as equipes antes que os prazos de renovação cheguem. Essas medidas evitam tanto o excesso de licenciamento, que faz a empresa gastar dinheiro à toa, quanto a falta de licenciamento, que gera risco jurídico.

• Integração com o software ITSM: as melhores ferramentas de gestão de recursos não funcionam em silos. Elas se conectam com plataformas de central de atendimento, sistemas de gerenciamento de alteração e ferramentas de operações de TI para dar contexto para incidentes, alterações e solicitações. Quando um servidor fica inativo, os sistemas integrados mostram na hora quais serviços dependem dele e quem é afetado.

• Relatórios e análises: entender as tendências dos recursos exige boas capacidades de geração de relatórios. O software de gestão de recursos deve gerar relatórios sobre utilização de recursos, status do ciclo de vida, análise de custos e métricas de conformidade. Esses insights ajudam líderes de TI a tomar decisões informadas sobre compras, aposentadorias e planejamento orçamentário.

• Automação de fluxo de trabalho: processos manuais deixam as equipes mais lentas e geram erros. Procure um software que automatize fluxos de trabalho comuns, como integrar novos recursos, processar solicitações, agendar manutenção e acionar alertas quando garantias ou licenças vencerem.

Ao escolher um software de gestão de recursos, considere o tamanho, a complexidade e o ecossistema de ferramentas existente da sua organização. Equipes pequenas podem precisar de rastreamento direto com relatórios básicos, enquanto empresas precisam de descoberta sofisticada, integrações complexas e análises avançadas. Seguir as melhores práticas de gestão de recursos de TI ajuda a garantir que você selecione e implemente ferramentas que de fato atendem às suas necessidades.

Centralize e automatize seu processo de gestão de recursos de TI

O Jira Service Management traz a gestão de recursos direto para sua plataforma de software ITSM, conectando os dados dos recursos com tickets da central de atendimento, solicitações de alteração e registros de incidentes. O sistema de rastreamento centralizado permite que as equipes monitorem qualquer tipo de recurso por meio de fluxos de trabalho personalizáveis, mantendo a visibilidade das relações entre recursos, serviços e usuários.

A automação integrada cuida de tarefas rotineiras, como atribuir recursos durante a integração, acionar fluxos de trabalho de manutenção e enviar alertas antes que garantias ou licenças vençam. As capacidades de geração de relatórios oferecem insights em tempo real sobre custos dos recursos, utilização e status do ciclo de vida. Essas informações ajudam líderes de TI a tomar decisões informadas sobre orçamento e otimização sem precisar alternar entre várias ferramentas.