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Ready for ITSM at high velocity?

O que é o gerenciamento de ativos de TI (ITAM)?

O Gerenciamento de ativos de TI (também conhecido como ITAM) é o processo para garantir que os ativos de uma empresa sejam contabilizados, implementados, mantidos, atualizados e descartados quando necessário. Simplificando: é garantir que os itens valiosos, tangíveis e intangíveis da empresa sejam rastreados e usados.

Então, o que é um ativo de TI? Simplificando: um ativo de TI inclui hardware, sistemas de software ou informações que uma empresa valoriza. No departamento de TI da Atlassian, alguns dos ativos mais importantes são os computadores e as licenças de software que nos ajudam a criar, vender e oferecer suporte ao software e aos servidores que hospedamos neles.

Os ativos de TI têm um período de uso limitado. Para maximizar o valor que uma empresa pode gerar com eles, o ciclo de vida do ativo de TI pode ser gerenciado de forma proativa. Cada empresa pode definir estágios únicos daquele ciclo de vida, mas, no geral, eles incluem planejamento, aquisição, implementação, manutenção e retirada. Uma parte importante do gerenciamento de ativos de TI é aplicar o processo em todos os estágios do ciclo de vida para entender o custo total de propriedade e otimizar o uso dos ativos.

No passado, os departamentos de TI eram capazes de controlar os ativos dentro dos próprios domínios. Agora, uma prática de gerenciamento de ativos da empresa se estende muito além do hardware, que é emitido com um carimbo oficial de aprovação da TI. O software baseado em assinatura e a expectativa dos funcionários de personalizar as ferramentas com as quais eles trabalham por meio dos marketplaces e das lojas de aplicativo apresentam novos desafios ao gerenciamento de ativos. A forma como as equipes modernas trabalham exige que as equipes de TI sejam flexíveis e adaptem os processos de gerenciamento de ativos para capacitar melhor os negócios.

À medida que diversas equipes se esforçam para trabalhar com as ferramentas que atendem melhor às necessidades, o gerenciamento de ativos se torna uma parte ainda mais importante da estratégia geral da empresa e oferece informações atualizadas para reduzir os riscos e os custos. Um processo de gerenciamento de ativos cria uma única fonte de verdade ao otimizar orçamentos, dar suporte ao gerenciamento do ciclo de vida e tomar decisões que afetam toda a empresa.

Conforme as equipes de TI começam a adotar o gerenciamento de serviços, o gerenciamento de ativos também se torna importante para muitos departamentos. A gente conhece empresas que usam o software de gerenciamento de ativos para gerenciar coisas como frotas, pesca, seguros e até instrumentos musicais.

Por que o gerenciamento de ativos de TI é importante?

Fornecimento de uma única fonte de verdade

Muitas vezes, os ativos são rastreados em diversos lugares diferentes, por diversas pessoas diferentes. Ninguém é proprietário de coisa alguma e nenhuma ferramenta coleta e centraliza as informações. Claro, a situação causa caos e imprecisão. É difícil tomar decisões informadas. Existem até mesmo empresas onde as pessoas são contratadas apenas para rastrear os ativos de TI. Os sistemas devem fazer esse trabalho. Sem precisar relegar tempo e inteligência para rastrear artefatos, monitorar o uso e entender as dependências, os funcionários de TI podem focar no que mais importa para a empresa. O gerenciamento de ativos traz ordem e oferece uma única fonte de verdade para as equipes de TI, o gerenciamento e as empresas inteiras.

Melhoria na utilização e eliminando de desperdício

O gerenciamento de ativos mantém as informações atualizadas para que as equipes eliminem o desperdício e melhorem a utilização. Ele economiza dinheiro ajudando a evitar compras desnecessárias e reduzindo os custos com licenças e suporte. O controle aprimorado também impõe a conformidade com as políticas de segurança e legais e reduz os riscos. As implicações positivas nos custos e na produtividade beneficiam toda a empresa.

Ativação da produtividade sem comprometer a confiabilidade

Com a transformação digital mudando o jeito que as empresas operam, o gerenciamento de ativos moderno vai muito além do rastreamento de laptop e mouse. As equipes estão adotando os princípios de DevOps e SRE e precisam de processos e ferramentas de gerenciamento de ativos para oferecer com eficiência novas funcionalidades e serviços com rapidez e sem comprometer a confiabilidade. No relatório Prepare o gerenciamento de ativos de TI para 2020, a Gartner observou que, considerando a confiança maior em serviços de plataforma e infraestrutura, o gerenciamento de ativos efetivo pode permitir que as empresas gerenciem o consumo de "serviços sob demanda". Com maior controle, visibilidade e responsabilidade atribuída, as equipes podem reduzir o consumo em excesso, incluindo o excesso de provisionamento e instâncias inativas, evitando custos desnecessários.

Suporte às práticas de ITSM e capacitação de equipes entre as empresas

O gerenciamento de ativos de TI é essencial para dar suporte aos processos da ITIL, incluindo o gerenciamento dealterações. incidentes e problemas. A equipe de TI capacita a empresa inteira para ser mais inovadora e oferecer valor com mais rapidez. Com os dados certos nas pontas dos dedos, as equipes podem se mover com velocidade e prever o impacto das alterações antes que elas ocorram. Ao democratizar o acesso aos insights, a empresa ganha vantagem competitiva, entregando valor com mais rapidez. Qualquer empresa que queira acompanhar o ritmo da inovação moderna precisa ser estratégica sobre o controle, o rastreamento e o domínio dos dados de TI.

Como escolher um software de gerenciamento de ativos de TI

Por que você precisa de um software de gerenciamento de ativos

À medida que você começa a considerar diferentes fornecedores de software de gerenciamento de ativos, comece avaliando por que você precisa melhorar a abordagem do gerenciamento de ativos. Aqui estão alguns sinais comuns que mostram que você está pronto para o software de gerenciamento de ativos:

Você quer economizar

À medida que a dependência dos serviços de software, infraestrutura e plataforma continua crescendo, uma das chaves para reduzir os custos é otimizar os gastos com estes serviços. De acordo com uma pesquisa da Gartner, "muitas empresas podem reduzir os gastos com software em até 30%" usando práticas recomendadas para otimizar as licenças de software. Essa não é uma tarefa fácil de conduzir por meios manuais. A Gartner afirma que "A otimização manual de licenças complexas é muito trabalhosa, requer conhecimento especializado e não pode ser dimensionada. As empresas maiores vão precisar de uma ferramenta de Gerenciamento de ativos de software (SAM). Uma ferramenta de SAM pode automatizar, acelerar e melhorar os processos manuais. Ela pode compensar mais que as alternativas manuais e, muitas vezes, paga a si mesma".

Você depende de planilhas

As planilhas ainda são uma das formas iniciais mais comuns que as empresas usam para rastrear os ativos. Você acha que elas mantêm a precisão por muito tempo? Não mesmo. Elas logo se tornam imprecisas ou inexatas. Na verdade, a Sage Accounting descobriu que uma empresa de US$ 2 milhões que usa planilhas para rastrear os ativos pode estar gastando até US$ 50.000 por ano em "ativos fantasmas" ou itens que está pagando e contabilizando no livro-razão, mas que estão ausentes fisicamente.

É difícil acompanhar o ritmo das alterações na empresa

Chegaram hoje cinco fones de ouvido novos. Quatro funcionários tiveram os laptops roubados em um restaurante em São Paulo. No mês que vem, dez impressoras vão ser trocadas por modelos novos da empresa de leasing e um mês depois, 14 laptops. Se você precisa de um funcionário — mesmo que em meio período — para rastrear tudo, você precisa de um sistema básico para tornar o trabalho mais simples.

A "Shadow IT" é uma preocupação crescente

Cada vez mais, aplicativos, licenças e outros ativos de TI são comprados, gerenciados e usados "nas sombras", sem o conhecimento da equipe central de TI. O software que facilita a colaboração pode manter a TI no circuito, permitindo que outras equipes sejam mais produtivas e evitando riscos e custos desnecessários.

Quando você decidir que é a hora certa, planejar a forma final da implementação de uma abordagem nova de gerenciamento de ativos na empresa vai ajudar a esclarecer qual software atende melhor às necessidades. Na nossa experiência, fazer um inventário de ativos é o primeiro passo para ter um entendimento melhor de onde está o que e quais são os custos. A partir daí, é possível mapear os ciclos de vida dos ativos e avaliar os custos junto com o departamento financeiro.

O gerenciamento de ativos de TI mais avançado vai além desta etapa e automatiza as tarefas de rotina. Por exemplo, um funcionário pode usar um portal de autoatendimento para solicitar uma licença para uma assinatura de software comum. Usando regras pré-existentes, esta solicitação pode ser aprovada com um link enviado para oferecer acesso à assinatura do solicitante. Isto reduz o esforço que as equipes de TI gastam com as tarefas de suporte, para que possam focar em trabalho de mais alto nível.

Colaboração também é uma parte importante de um gerenciamento de ativos efetivo. Em vez de compras acontecendo às escondidas, uma ferramenta colaborativa facilita que os funcionários façam solicitações e que outras equipes, como de Compras, comentem e aprovem as compras. E, se você puder conectar a ferramenta de gerenciamento de ativos aos serviços que os funcionários já utilizam, melhor ainda! Por exemplo, vincule a ferramenta ao Slack, para que um funcionário possa fazer uma solicitação com apenas alguns toques no teclado. Melhorar o processo de ingestão das solicitações de ativos ajuda muito na melhoria da visibilidade da equipe de TI.

Vale a pena notar que uma central de atendimento é uma base importante para esse fim. Ela oferece uma forma simples de os funcionários pedirem ajuda, além de dar à equipe de TI a capacidade de organizar e oferecer relatórios sobre as solicitações. Uma central de atendimento vinculada ao software de gerenciamento de ativos dá às equipes de TI um contexto importante para oferecer um atendimento melhor. Por exemplo, quando um usuário solicita reparo em um laptop, determinadas informações têm disponibilização automática, incluindo data da compra, itens anteriores etc. A equipe de TI também pode acessar quaisquer tickets vinculados àquele laptop. Este contexto rápido e completo significa uma resolução mais rápida dos itens dos clientes.

À medida que a TI continua evoluindo, a confiança muda cada vez mais para os fornecedores de SaaS de serviços críticos e é necessário rastrear as alterações em ambientes de nuvem cada vez mais dinâmicos, o gerenciamento de ativos se adapta. É importante que você escolha as ferramentas que podem permitir da melhor maneira a colaboração e apoiar a prática de gerenciamento de serviços.

Cada empresa é diferente. Talvez você precise mapear dependências complicadas da empresa toda. Você pode querer controlar ativos intangíveis, como licenças e documentos de conformidade para reduzir os riscos. Talvez os requisitos sejam mais simples e envolvam rastrear um inventário de computadores.

Por sorte, o software de gerenciamento de ativos tem muitos tipos, desde integrações ágeis e acessíveis, até soluções caras e complexas que podem fazer a descoberta automática de todos os hardwares baseados em IP da rede, lavar a louça do escritório e muito mais. Não importa se você escolhe um rastreador leve ou um sistema de nível corporativo, a consideração mais importante é encontrar a opção que vai funcionar melhor para o seu caso de uso exclusivo.