Práticas recomendadas da gestão de recursos em TI

Principais pontos: a gestão de recursos de TI (ITAM) eficaz começa com pessoas e prioridades, não com ferramentas: defina o que monitorar entre as equipes, aproveite os processos que você já tem, comece pelos ativos mais visíveis, amplie o uso da ferramenta à medida que a maturidade aumenta e mantenha a empresa informada.

• O que é: cinco práticas — uma abordagem centrada na equipe, "comece de onde você está" (um princípio orientador da ITIL), resultados rápidos impulsionados pela liderança, ferramentas adequadas às necessidades que integrem um repositório de recursos a um CMDB e comunicação contínua.

• Por que é importante: as iniciativas de ITAM perdem força quando começam pelos detalhes da infraestrutura ou do zero. Priorizar os recursos mais críticos e visíveis ajuda a conquistar apoio e garantir o financiamento necessário para aprofundar o trabalho.

• Como o Jira Service Management ajuda: os Recursos no Jira Service Management mantêm os dados de recursos e de configuração com os fluxos de trabalho de suporte e operações que os utilizam. Assim, o repositório de recursos e o CMDB crescem juntos.

A gestão de recursos de TI (também conhecida como ITAM) é o processo de identificação, manutenção, atualização e descarte de recursos de TI. A gestão de recursos de TI ajuda as equipes a evitar interrupções, facilita a inovação e reduz os custos de negócios. A ITAM não é um processo novo. É uma parte bem estabelecida e importante do ITSM que continua evoluindo. Duas tendências importantes na ITAM são o acompanhamento de recursos que não são de TI, como edifícios e veículos, e a integração mais profunda da ITAM e do gerenciamento de configuração. Confira cinco práticas recomendadas que você pode aplicar em todos os setores e empresas de todos os tamanhos.

Cinco etapas da gestão de recursos de TI para você começar

Adote uma abordagem centrada na equipe

Criar uma cultura de colaboração e transparência facilita muito a parte mais difícil da ITAM. Uma abordagem centrada na equipe ajuda você a decidir o que precisa monitorar para cada recurso. Uma equipe de finanças vai precisar dos custos dos recursos, e uma equipe de operações vai se concentrar no ciclo de vida desses mesmos recursos. Trabalhe com equipes de toda a empresa para criar um conjunto padrão de qualidades que você vai acompanhar em todos os recursos na ferramenta de ITAM. 

Comece de onde você está

A ITIL é o framework mais adotado para o gerenciamento de serviços de TI. Um dos sete princípios orientadores da ITIL 4 é começar de onde você está. Isso incentiva as equipes a analisar os serviços, as metodologias, as pessoas e as ferramentas que você já tem e usar esses insights para identificar onde você está e como começar. É tentador criar soluções do zero, em especial quando você tem uma nova ferramenta de ITAM incrível para explorar. As equipes se beneficiam ao reconhecer primeiro o valor das pessoas e dos sistemas que já existem e definir o que manter, o que precisa ser alterado e o que serve de base para melhorias.

Adote uma abordagem de cima para baixo para vitórias rápidas

Não mergulhe direto no âmago da infraestrutura e dos microsserviços. Foque nos recursos e serviços mais visíveis e essenciais para sua empresa. Imagine que sua equipe gerencie centenas de dispositivos de ponto de venda em rede usados por uma grande rede de varejo. Uma falha generalizada desses dispositivos paralisaria toda a empresa. Considere as seguintes perguntas para identificar algumas vitórias rápidas: 

1. Que tipo de dispositivos de TI você precisa rastrear e gerenciar?

2. O que é necessário saber sobre eles?

3. Que tipos de licenças de software você rastreia?

4. O que você precisa monitorar ao integrar funcionários ou prestadores de serviços?

Depois de responder as perguntas acima, os líderes de negócios vão ver o valor dos investimentos em ITAM. Depois, você vai receber um OK entusiasmado para seguir em frente.

Adapte as ferramentas de software às necessidades e aumente de nível conforme avança

Existem algumas funções que todo mundo precisa ao investir em ferramentas de ITAM. Também há funções avançadas que beneficiam apenas as equipes de ITSM mais maduras. O objetivo é adotar uma abordagem adaptativa, começando de onde você está hoje e aumentando o nível conforme avança. A ferramenta ideal limita a troca de contexto e mantém as informações de recursos lado a lado com as operações e fluxos de trabalho de suporte. O melhor complemento é uma ferramenta que combina um repositório de recursos com o CMDB (banco de dados de gerenciamento de configuração). Saiba mais sobre como gerenciar esses processos em conjunto neste guia de introdução sobre gestão de configuração e recursos.

Divulgue e celebre o sucesso

Celebrar o sucesso é um ciclo virtuoso. A divulgação e a celebração podem aumentar a adoção da ITAM, o que dá ainda mais motivos para comemorar. As equipes que celebram o sucesso durante todo o processo têm muito mais pontos de contato com a empresa do que uma equipe que escreve um blog para resumir as coisas quando tudo estiver resolvido. Sempre que você entra em contato, divulga ainda mais o valor da gestão de recursos e consolida a compreensão do processo. Ao chegar perto da conclusão, ofereça maneiras para que equipes e indivíduos se envolvam. As equipes de suporte e operações podem ser treinadas para encontrar recursos com rapidez, e as equipes da empresa podem receber resumos do que é rastreado e por quê. Comemore cada treinamento e dê parabéns às equipes envolvidas. Em breve, você vai ter uma longa lista de equipes querendo ter uma compreensão aprofundada. 

Ajude a equipe a começar

A gestão de recursos ajuda a equipe a tomar melhores decisões, melhorar a eficiência dos processos e economizar dinheiro para a empresa. As equipes com frequência precisam de ajuda para decidir como estruturar a gestão de recursos e quais ferramentas usar. O Jira Service Management é uma opção que oferece estrutura e integração sobre como as equipes de suporte e operações já trabalham. Para uma visão mais completa sobre como começar a usar a gestão de recursos de TI, consulte o Manual de Gerenciamento de Configuração e Recursos da Atlassian.