什么是 IT 资产管理 (ITAM)？

很多时候，资产在许多不同地方被大量不同的人追踪。没有一个人拥有任何东西，也没有一个单一的工具来收集和集中信息。当然，随之而来的就是混乱和不准确。很难做出明智的决定。甚至有些公司雇用员工只是为了跟踪 IT 资产。而这其实是系统应该做的事。IT 员工无需将时间和精力投入到跟踪工件、监控使用情况和了解依赖关系上，而是可以将更多精力放在对组织最重要的事情上。资产管理带来了秩序，为 IT 团队、管理层乃至整个组织提供了单一数据源。

资产管理使信息保持更新，因此团队可以消除浪费并提高利用率。它有助于避免不必要的购买并削减许可和支持成本，从而节省资金。加强控制还可以强制遵守安全和法律政策，并降低风险。对成本和生产力的积极影响使整个组织受益。

随着数字化转型改变组织的运营方式，现代资产管理远远超出了跟踪笔记本电脑和鼠标的范围。团队正在采用 DevOps 和 SRE 原则，并且需要资产管理流程和工具，以便在不影响可靠性的前提下，快速高效地提供新功能和服务。在《为 2020 年准备好 IT 资产管理》报告中，Gartner 指出，鉴于对平台和基础架构服务的依赖日益增加，有效的资产管理可以使组织管理其“按需服务”的消费。通过增强控制、可见性和分配责任，团队可以减少过度消耗，包括过度调配和空闲实例，从而避免不必要的成本。

IT 资产管理对于支持 ITIL 流程（包括变更、事件和问题管理）至关重要。IT 团队使整个组织能够更具创新性，更快地交付价值。借助触手可及的正确数据，团队可以快速行动，并在变更发生之前预测其影响。通过实现洞察的普及，组织获得了竞争优势，更快地交付价值。任何想要跟上现代创新步伐的组织都需要在控制、跟踪和掌握 IT 数据方面具有战略性。

当您开始考虑不同的资产管理软件供应商时，首先要评估为什么需要改进资产管理方法。以下是一些常见迹象，表明您已准备好使用资产管理软件：

随着对软件、基础架构和平台服务的依赖不断增加，削减成本的关键之一就是优化这些服务的支出。根据 Gartner 的研究，使用最佳实践来优化软件许可证，“许多组织可以将软件支出削减多达 30％”。手动完成并不是一件容易的事。Gartner 写道：“手动优化复杂的许可证是劳动密集型的，它需要专业知识，而且无法扩展。大型企业将需要SAM（软件资产管理）工具。SAM 工具可以加速和改进手动流程并实现自动化。与手动替代方案相比，它可以带来红利，而且通常物有所值。”

许多公司仍常常使用电子表格来全程跟踪自身产品。电子表格能长时间保持准确吗？不能。电子表格很快就会变得不准确或不方便处理。事实上，Sage Accounting 发现，一家拥有 200 万美元资产的公司如果使用电子表格来跟踪其资产，则每年的“幽灵资产”可能会高达 5 万美元，幽灵资产是指或公司支付以及总账中核算的项目，但实际上不存在的项目。这很令人惊讶。

今天有五款新耳机到货。四名员工的笔记本电脑在塔斯卡卢萨的一家餐馆被盗。下个月，将有十台打印机更换为租赁公司的新型号，下下个月将有 14 台笔记本电脑更换为新型号。如果您需要一名员工（甚至是兼职）来跟踪所有事情，那您需要一个基本系统来简化工作。

应用、许可证和其他 IT 资产越来越多地在中央 IT 团队不知情的情况下购买、管理和使用。简化协作的软件可以使 IT 始终知晓最新信息，从而提高其他团队的工作效率，避免风险和不必要的成本。

一旦您知道时机成熟，仔细考虑实施新的资产管理方法对您的组织来说会有什么影响，将有助于进一步了解哪种软件最能满足你的需求。根据我们的经验，进行资产盘点是更好地了解资产在哪里以及您的成本的第一步。从资产盘点开始，就可以绘制资产生命周期，并与财务部门一起评估成本。

更高级的 IT 资产管理不仅限于此步骤，还可自动执行日常资产管理任务。例如，员工可以使用自助服务门户申请通用软件订阅的许可证。使用预先存在的规则，可以通过发送链接来批准该请求，以向请求者提供对订阅的访问权限。这减少了 IT 团队在支持任务上花费的精力，因此他们可以专注于更高级别的工作。

协作也是有效资产管理的重要组成部分。协作工具不必暗中购买，而是让员工可以轻松提出请求，让采购等其他团队可以对购买进行评论和批准。而且，如果您可以将资产管理工具与员工已经使用的服务连接起来，那就更好了。例如，链接到 Slack，这样员工只需在键盘上敲击几下即可发出请求。改善资产请求的接收流程大大提高了 IT 团队的可见性。

值得注意的是，服务台是实现这一目标的重要基础。它为员工提供了一种寻求帮助的简便方法，此外，它还使 IT 员工能够组织请求并提供报告。与资产管理软件关联的服务台为 IT 团队提供了重要的环境，以提供更好的服务。例如，当用户请求维修笔记本电脑时，某些基本信息会自动提供：包括购买日期、之前的发行等。IT 团队还可以访问与该笔记本电脑关联的任何工作单。这种快速而完整的背景意味着能够更快地解决客户事务。

随着 IT 不断发展，对关键服务的依赖越来越多地转向 SaaS 供应商，而且随着资产管理的不断调整，必须跟踪日益动态的云环境中的变化。选择能够最好地实现协作和支持服务管理实践的工具，这一点很重要。

每个组织都不一样。也许您需要在整个企业中映射复杂的依赖关系。您可能需要保留许可证和合规性文件等无形资产的记录，以降低风险。也许您的要求更简单，涉及跟踪计算机库存。

幸运的是，资产管理软件有各种形式，从灵活且经济实惠的集成到复杂的高价解决方案，这些解决方案可以自动发现网络上所有基于 IP 的硬件，处理办公室中堆积的杂事等等。无论您使用的是轻量级跟踪器还是企业级系统，最重要的考虑因素是找到最适合您独特用例的选项。