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适用于高速团队的 ITSM

高效的硬件资产管理策略

在当今技术驱动的世界中,笔记本电脑、服务器和移动设备等生产力设备的使用范围正在迅速扩大。随着企业的发展和适应不断变化的需求,IT 资产的数量和种类也在增加,这使得跟踪这些设备变得越来越困难。

高效的硬件资产管理方法可以提高业务敏捷性、增强安全性并降低成本。Jira Service Management 等工具简化了这一过程,使有效管理硬件资产变得更加容易。

在本指南中,我们将讨论硬件资产管理、其优势以及如何将其融入 IT 服务管理 (ITSM)。我们还提供了创建资产管理策略的现代方法。

什么是硬件资产管理?

硬件资产是开展业务所必需的生产力设备,如台式机、笔记本电脑、服务器、电信设备和其他外围设备。资产管理是一种在资产的整个生命周期内跟踪和优化其价值的系统方法。

全面的硬件资产管理策略通过将实物资产与 IT 服务和财务相结合,支持高效使用和成本效益。相关、安全和妥善维护的资产可改善用户体验。有效的资产管理还有助于 IT 团队预测硬件需求并降低总体成本。

硬件资产管理生命周期的阶段

硬件资产管理生命周期为采购、监控、维护和报废实物资产提供了一种结构化的方法。了解资产在其生命周期中所处的位置还可以改善未来的规划和预算。以下是 IT 硬件资产管理生命周期的各个阶段和活动:

申请

了解并记录贵组织的需求。收集各个团队对其物理技术的要求。这可能包括满足客户服务级别协议的容量要求、高分辨率显卡的规格以及远程协作的连接性。分析 IT 服务数据以确定现有性能不佳的资产,也有助于规划更换需求。

执行

确定硬件要求后,研究供应商、获取报价、洽谈合同并采购设备。考虑与现有和计划资产的兼容性,以及供应商的保修和技术支持。

让财务团队参与这一步骤可确保团队的硬件需求与预算保持一致,同时营造一个协作环境。

通过诸如 Jira Service Management 等资产管理工具,您可以记录传入的资产、在部署后跟踪其性能并预测更换。

部署

部署涉及物理设置、软件安装、安全配置和 IT 基础架构集成。测试兼容性并确保设备功能齐全。记录任何非标准配置或解决方法,确保服务团队能够对设备提供支持。

显示器

部署后对硬件资产进行监控对于实现最佳性能和安全性至关重要。监控工具和流程可提供仪表板报告和分析,以确定硬件使用情况、安全问题和整体运行状况。

这些工具可帮助 IT 团队在问题导致停机或安全漏洞之前加以识别和纠正。它还能帮助团队优化性能,确保资产发挥最大价值。

服务

完成硬件资产的持续维护,使其保持平稳运行。利用监控报告、制造商建议、服务历史记录以及集成和安全策略来规划日常维护。将服务纳入硬件资产管理生命周期是实现投资最大可靠性和最长使用寿命的最重要步骤之一。

报废

识别硬件的生命周期何时结束非常重要。在硬件的使用寿命结束时有计划地进行报废和处置,可以防止出现意想不到的工作效率问题以及发生数据丢失或被盗的情况。将这一步骤与公司的环境责任政策保持一致。

制定资产报废计划或清单,包括更新库存记录、删除敏感数据以及管理库存和处置。

硬件资产管理的优势

有效的硬件资产管理策略可以从几个重要方面提高整体业务绩效和敏捷性:

  • 提高可见性。监控资产运行状况和性能可为计划的维护活动和更换时间线提供支持。当团队能够及早发现并纠正问题时,问题管理就会变得更加容易,从而避免不必要的停机并提高工作效率。
  • 增强合规性。硬件资产管理生命周期中定义的监管和法律要求可确保所有新硬件和现有硬件符合并持续遵守既定标准。
  • 提高安全性。通过持续的监控和维护以及清晰记录的资产停用流程,防范未经授权的活动和数据丢失。
  • 优化成本。通过监控当前资产、安排维护工作和制定更换计划,减少意外问题和停机时间。知道资产何时需要更换将能增加用来研究供应商和谈判新合同的时间。
  • 改进决策。利用报告和分析,IT 团队能够比较任何类型资产或单项资产的绩效、合规性和服务趋势。这有助于进行预测性维护、识别缺陷、确定高性能的资产,并提供更好的用户建议。

如何实施资产管理策略

借助明确的资产管理策略,企业可以制定计划,而不仅仅是响应新请求和解决现有硬件故障。企业可以改进决策,从而节省成本并延长资产的使用寿命。

要制定可持续、可重复的资产管理策略,首先需从业务目标出发,并结合 IT 最佳实践。

建立程序

记录硬件资产管理生命周期每个阶段所涉及的步骤。

创建包含以下步骤的标准流程:申请新硬件、存储和访问资产详情、评估不同类型硬件的关键性能指标 (KPI),以及停用和更换资产。

在团队成员了解相关程序和性能测量方式后,他们就能在采购、维护和更换方面做出更好的决策。在资产管理方面,有据可查的流程能让团队从被动变主动。这样可以节省宝贵的时间(特别是在现有硬件出现故障时),从而减少停机时间并节省成本。

获取每个生命周期阶段的要求(例如履行和部署期间的监管合规性),并记录衡量过程。

选择合适的工具

使用资产管理系统,以便能根据 KPI 跟踪和管理硬件资产。该解决方案应能为整个硬件资产管理生命周期提供支持,并应提供易于访问的性能数据。这些数据有助于优化未来的生产力、改进建议并降低总体成本。

Jira Service Management 功能支持从初始申请到停用和更换的整个硬件资产管理生命周期。

培训员工

对团队成员进行有关程序、工具和最佳实践的培训,以提高他们的效率。通过了解业务目标、监管合规性要求和服务级别协议,团队能够在硬件采购、部署和监控方面做出明智的决策。

与现有 IT 管理流程整合

硬件资产对 IT 效率和企业生产力至关重要。资产管理必须整合到更广泛的 ITSM 实践中,以充分发挥资产管理在降低成本和提高生产力方面的优势。这些实践包括服务请求管理、知识管理、事件管理、安全策略和时间表、升级、测试以及 KPI 报告。硬件资产是支持公司目标的关键部分。综合性资产管理方法可以提高企业的整体生产力。

有效硬件资产管理的最佳实践

利用以下 IT 资产管理最佳实践,能够简化资产生命周期管理,并提升管理的可预见性:

  • 定期进行审核。将审核时间表整合到流程中可确保资产数据库匹配 IT 环境。远程设备是否已连接到网络?它们是否符合安全和监管标准?定期审核可以发现不合规或未知的硬件。
  • 保持文档准确。定义相关程序,以在采购、更新和更换硬件时记录资产信息。硬件资产管理工具可帮助定义所需信息并跟踪变更。
  • 自动执行任务。探索并使用硬件资产管理系统中的自动化功能,例如实时更新位置、年限、维护和绩效信息。
  • 持续改进。在实施流程、收集数据和确定问题时,规划持续改进项目,以优化整个硬件资产管理生命周期。其中可能包括将数据库与服务台软件进行集成,或者简化新硬件申请流程。

使用 Jira Service Management 改进 IT 流程

高效的硬件资产管理不仅仅限于资产跟踪。记录要求、监控运行状况和合规性、实施持续维护、制定更换计划以及评估风险是成功的关键。

Jira Service Management 通过提供一个集中式平台来跟踪资产并与服务台整合,简化了硬件资产管理的各个方面,例如所需信息的自动跟踪、预定义的架构模板、支持 IP 的资产检测、来自外部来源的 API 集成,以及用于监控资产运行状况的分析功能等。跟踪、监控和报告流程得到简化。

Jira Service Management 可促进团队协作,以支持从记录要求到分析各项资产运行状况的端到端生命周期流程。

硬件资产管理:常见问题

硬件资产管理中常见的挑战有哪些?

硬件资产管理的早期阶段可能会带来一些挑战,但成功实施后可以减少或消除这些难题。具体可能包括以下内容:

  • 不准确的库存数据。对硬件资产进行全面审核可能会发现意想不到的物项。了解现有的设备是评估和管理设备的第一步。
  • 可用性。配置管理数据库可能难以设置和维护。资产管理工具应减轻(而不是加重)识别、监控和管理硬件的负担。
  • 合规风险。为不同类型的合规风险定义严重性级别有助于确定工作量的优先级。硬件资产管理系统应有助于跟踪合规情况,并应允许标记资产,以便立即或最终进行维护或更换。
  • 安全漏洞。与合规风险类似,定义严重性级别和跟踪存在安全漏洞的资产有助于优先处理紧急维护或更换需求。
  • 预算限制。所有企业都在努力为硬件资产编制适当金额的预算。您可能会发现,初步审核揭示的需求比想象中的要大。硬件资产管理工具应提供高严重性或高风险资产的仪表板报告。这使决策者能够有效地确定优先级。

请举例说明什么是硬件资产。

硬件资产包括服务器、台式机和笔记本电脑、网络路由器、打印机、移动设备和电信设备等物理设备。

ITAM 与 HAM 有什么区别?

IT 资产管理 (ITAM) 覆盖 IT 团队管理的各种工具,其中包括硬件、软件和云计算环境。

硬件资产管理 (HAM) 侧重于管理 IT 环境中的物理设备,例如服务器、笔记本电脑和移动设备。HAM 是 ITAM 的子集。