Jira Service Management 作为 Service Collection 的一部分，如今比以往任何时候都更强大。借助 Rovo、资产及全新的 Customer Service Management 应用，打造卓越的服务体验。
什么是资产管理生命 周期？
关键要点：IT 资产管理生命周期涵盖以可控、透明的方式对资产进行规划、采购、部署、维护及报废。
定义：每项资产从申请、采购到报废处置所经历的一套可重复的阶段。
重要性：全生命周期可见性可防范幽灵资产、超支、合规问题以及因设备或许可证未管理带来的安全风险。
Jira Service Management 的作用：全程跟踪资产的各个阶段，并将资产与请求单关联，让团队能够一目了然地查看资产历史记录、状态和归属信息。
无论是笔记本电脑、起重机还是云服务器，所有资产都要经历资产管理生命周期的五个阶段：规划、购置、运营、维护和处置。
主动的管理有助于识别潜在风险和故障，以便及时干预并最大限度地减少中断。准确的资产数据和性能洞察信息有助于更好地规划、投资和资源分配，促进战略决策。
本文将深入介绍资产管理生命周期各阶段的活动和目标。文章还将讨论有效资产管理的关键策略、最佳实践和工具。
了解资产管理生命周期
随着时间的推移，企业资产会经历五个关键阶段。在每个阶段，资产经理都会采用不同的方法来实现资产价值的最大化。
例如，在规划阶段，负责将人工智能集成到企业销售流程中的 IT 专业人员会确定其理想销售软件的某些功能和集成能力。然后，在购置阶段，他们将研究供应商并采购资产。在运营阶段，他们将对销售人员进行培训，使其了解如何通过最好的方式使用这些人工智能赋能的工具。
当资产经理知道资产处于哪个阶段时，他们就知道哪些活动能使回报最大化，成本最小化。
该生命周期由五个连续阶段组成：
规划：确定资产需求、编制预算并创建风险缓解计划。
购置：筛选供应商、协商合同、获得批准、购买资产并投入使用。
运营：管理资产性能、培训员工并监控合规性。
维护：进行检查、跟踪问题并制定定期维护计划。
处置：扔掉、回收、重新利用或出售资产。
全面的资产管理方法是企业成功的关键。
考虑一下在全公司范围内部署笔记本电脑的情况。狭隘的方法可能只关注购买和分发新笔记本电脑。但是，全面的资产管理方法会考虑用户培训、网络安全、维修程序、网络集成以及项目的其他方面。IT 专业人员会从全面、长远的角度出发，避免兼容性问题、用户采用率低以及其他因过度关注成本和功能而造成的代价高昂的疏忽。
还必须注意配置与资产管理之间的区别，因为许多人混淆了这两个术语。
配置和资产管理涉及云服务器管理的不同方面—前者负责维护服务器的运行状态、功能和可访问性。相比之下，资产管理关注的是跟踪服务器的财务价值、所有权详细信息、许可证合规性和整体生命周期。
资产生命周期管理的好处
除其他好处外，勤勉的资产管理还能减少组织浪费以降低成本，这主要是通过让您了解资产的状态、使用情况和性能来实现。
举例来说，设想一个 IT 部门使用 IT 资产管理平台来跟踪整个公司的软件许可证。通过这样做，他们可以找到许多省钱或更好地分配资源的方法。
他们可能会发现，他们购买的许可证中有 30% 尚未使用。有了这些使用数据，他们就可以重新分配许可证或与供应商重新协商定价。这可以为他们节省成千上万的资金，他们可以将这些资金重新投入到 IT 基础架构的其他部分。
以下是您可以期待的其他一些主要优势：
提高资产性能：收集和分析有关资产的数据有助于您确定提高资产性能的方法。维护资产可使其保持有效运行，这意味着降低工作效率的问题会减少，包括缩短停机时间和降低维修频率。
延长资产寿命：通过购买高质量的资产并在整个生命周期内对其进行监控和维护，您将延长资产的寿命并节省长期开支。
缓解风险：在规划阶段，您就会发现潜在问题并制定计划，从而降低问题发生的几率。
遵守法规：跟踪资产的健康状况并随时了解法规环境，将使您能够遵守法律并避免罚款。此外，借助资产管理跟踪解决方案，您可以安全地存储许可证和其他信息，以备审核。
在 IT 领域，企业只需对资产管理流程进行简单的补充，就能大大节省资金。
例如，在《2024 年 ITAM 状况报告》中，将软件许可证跟踪作为软件资产管理 (SAM) 一部分的企业，其数据中心软件的估计浪费量比仅执行被动审核响应和基本 SAM 实践的企业少 12%。
认真对待资产生命周期管理可让您享受可靠、高效资产带来的好处，同时帮助您降低成本并提高生产力。
资产管理生命周期的阶段
资产管理生命周期的五个阶段包括规划、购置、运营、维护和处置。为了帮助您最大限度地利用资产，下面将介绍每个阶段的主要活动和目标。
规划
在规划阶段，资产经理将制定购置计划。该计划概述了性能要求、潜在风险、投资回报率、预算和成功标准。其中还可能包括如何评估供应商的指导。以下是计划中最关键的部分：
需求分析：确定您的性能需求，以确保与业务目标保持一致。让所有相关的利益相关者参与这个过程。
风险管理：确定潜在风险并制定缓解策略。在 ITAM 生命周期分析中，风险可能是监管环境的变化或网络攻击。
成本效益分析：比较资产的估计收益和成本，以清楚了解您的预测投资回报率。
预算：为资产的初始购买、持续运行和维护编制预算。
成功标准：创建 KPI，帮助您衡量资产的成功，并发现需要改进的地方。
评估标准：确定资产需要哪些特性、功能和服务才能实现需求分析中列出的性能目标。
如果您要用新资产替换旧资产，那么旧资产的性能也将影响您对优质资产构成要素的决策。
当您花时间制定相应的计划、进行关键分析，并让从财务到 IT 运营的主要利益相关者参与进来时，您就会提高资产不超出预算范围并达到标准的可能性。
购置
规划阶段结束后，资产经理开始购置过程，他们在此期间采购并实施资产。下面是购置过程中的步骤：
研究和筛选供应商。研究市场，找出两三家供应商，从其获取定价。考虑供应商的成本、交付、质量、可靠性、支持、可扩展性，以及与您的系统的兼容性。您可能还需要考虑未来升级的潜在路线。
协商合同。向入围的供应商索要合同，并协商每份合同，直到达成理想的协议。要求提供延长保修、使用量折扣和服务级别协议。考虑租赁资产与购买资产之间的区别。
获得批准。获得内部决策者的批准并购买资产。
部署资产：安装、设置或实施资产。根据资产的不同，您可能会在此过程中获得供应商的帮助。
您应该考虑预算、需求和当前的系统。例如，新的 IT 资产应该与您当前的技术堆栈集成，以便在系统之间顺利传输数据。
此外，如果在安全性、可持续发展或其他方面有特定的公司标准，请确保资产符合这些标准。例如，如果一家公司以尊重数据隐私为荣，那么新的销售情报软件应遵守数据隐私法规，如 GDPR。
操作
资产管理生命周期的运营阶段是您开始看到投资回报的地方。您的资产正是在这里发挥它的作用。
资产经理应通过持续的监督、员工培训和合规性监控来支持资产的性能。下面是运营阶段的典型活动：
性能管理：跟踪资产性能指标，如正常运行时间和计划外维护的百分比。分析数据以找出需要改进的地方。进行调整以优化性能。
培训和支持：确保员工知道如何安全有效地使用资产，并为他们提供持续的技术支持。
合规性监控：确保您的资产达到可持续发展基准，并遵守有关数据、隐私和安全的政府法规。
此阶段的持续时间取决于资产。笔记本电脑通常可高效地运行 3 到 5 年，而开关设备一般可使用大约 15 到 30 年。定期更新的软件资产的持续使用时间与您的企业（如果是本地）或供应商（如果是 SaaS）保持运营的时间一样长。
维护
例行维护计划对于保持资产的有效运行至关重要。在此阶段，资产经理会监控一些运行状况指标，如振动读数、操作异常、温度数据或功耗测量，从而为资产维护提供依据。
资产管理涉及三种不同类型的维护：
预防性：这种维护工作有助于防止将来出现故障和问题。例如，更换零件、清理数据库或预先修理旧设备。许多企业使用预防性维护清单来使该过程标准化。
预测性：这种维护策略使用实时数据来预测设备何时可能会出现故障。这样一来，您便可以在出现故障之前对设备进行修复或更新。
纠正性：这是一种被动的维护形式，发生在资产出现故障时。例如，修复轻微损坏的笔记本电脑屏幕。
任何维护计划的一个基本组成部分都是定期检查。
在此阶段，您应检查资产是否存在裂缝、缺陷或其他问题。如果发现了问题，您可尽早解决，以防问题扩大，导致停机或对自身和附近资产造成不可逆转的损害。例如，水锅炉漏水，淹没了大楼的地下室。
您的计划还应包括持续预防性维护的时间表。根据资产的不同，例行时间表可能基于时间、基于仪表或基于条件。
无论何时进行维护，都要记录下来，这样您始终知道发生了什么。此外，这样还为您提供了用于分析资产性能的准确数据，并让您为可能的审计做好准备。
无论您的维护计划结构如何，都会延长资产的使用寿命，并帮助您避免昂贵的维修和运营效率低下的问题。
处置
一旦资产根据业务需求停止运转并且无法进行经济高效的修复，资产经理就会对其进行处置。他们可通过多种方式做到这一点：
出售：寻找买家，用折旧的资产赚钱。当正常运行的资产不再满足业务的需求时，这种情况很常见。有时，这样做是为了增加现金流。
改变用途：将资产用于新的用途，比如将商业建筑改造成公寓大楼。
回收：以适当的方式处置资产，使其能够改造成有价值的东西。
丢弃：以负责任、安全且环保的方式丢弃资产。
一些资产（如 IT 设备）必须经历退役过程。这涉及到以安全可靠的方式停用服务，从而减轻数据暴露。例如，当 IT 经理关闭本地软件时，他们会清理数据，并删除所有个人身份信息，以保护客户数据，并遵守 IT 资产处置 (ITAD) 最佳实践。
如今，随着数据泄露变得越来越普遍，高度重视至关重要。2024 年，全球数据泄露造成的损失为 488 万美元，创下历史最高水平，比去年增加了 10% (IBM)。
对于许多资产经理来说，环境成本也很重要。按照政府法规妥善处置资产将最大限度地减少其碳足迹并使其符合法律规定。
要负责任地处置您的资产，请考虑以下因素：
您的数据暴露量是多少？
运输和处置此资产的排放成本是多少？
资产是否包含有限的金属或材料（例如电池中的锂）？
通过翻新和出售资产，您能减少多少温室气体排放？
这种方法是否符合我们公司的可持续发展目标？
处置资产后（或者更好的是，在停用前几个月），应开始规划购置替代资产，从而重置生命周期。
简化且合规的处置过程可防止罚款、数据泄露和其他分散注意力的时间消耗，从而让您为成功使用新资产做好准备。
有效资产管理的策略
制定有效的资产管理计划似乎令人望而生畏，但事实并非如此。
首先，明确设定其目标：
您想要延长资产的使用寿命吗？
是否有特定一种表现不佳的资产是您想要修复的？
您是否很难跟踪资产的运行状况？
决定您希望对业务资产进行哪些改进，并为资产管理团队确定 1 到 3 个总体目标。无论目标是什么，都要阐明需要跟踪的资产。这包括从硬件和软件到云服务的一切资产。
接下来，实施一个库存系统来保留每个资产的详细记录，包括购买日期、许可证、软件续订日期、保修期、使用情况和维护时间表。
了解资产的各个方面可防止错过截止时间、检查和维护。此外，还使您能够在资产生命周期的每个阶段都做出基于证据的决策。
资产管理策略还应包括财务管理、风险缓解和监管合规性的措施。您需要定期对资产进行成本效益分析，以评估它给您带来的收益是否超过了维修费、月费、维护费，以及总拥有成本的其他组成部分。
对于风险管理，应定期进行检查和审计。在资产的使用方面执行严格的标准操作程序，并按照协议来保护和处置资产。例如，您应该为员工设置访问受限记录或表单的规则。
为了保持合规性，应保留最新的资产记录，以防进行供应商审计，根据 2024 年 ITAM 状况报告，供应商审计的成本逐年增加。
资产管理最佳实践
下面是有助于在资产生命周期的各个阶段取得成功的一些资产管理最佳实践：
了解 ISO 55000 等标准。资产管理标准是经过验证的指标、方法和性能标准的框架，您可以使用它们来指导您的资产管理。借助 ISO 55000 等标准，您能就资产管理的实践和好处达成全球共识。
实施生命周期资产管理软件。Jira Service Management 可帮助您跟踪资产、监控性能、管理 IT 支持请求、存储重要文档，并获取有关资产状态、截止时间等内容的实时警报。
培训员工使用资产。当员工知道如何使用资产时，就能提高他们的效率并避免损坏。请务必告知他们重要的安全和法律协议以保持合规性。
让利益相关者参与进来。利益相关者可向资产管理者提供信息，帮助他们在购买、管理和处置资产方面做出更好的决策。让他们参与进来还能确保在您监管下的资产符合他们的期望。
与任何业务流程一样，资产管理也是不完美的。持续尝试新的方法、工具和流程将有助于优化您的资产管理生命周期。
利用 Jira Service Management 进行有效的资产管理
资产管理生命周期是一个对资产管理者很有帮助的框架，它包含五个阶段，即规划、购置、运营、维护和处置，每个阶段都有自己的目标、例行工作和衡量标准。然而，执行与每个阶段关联的任务可能既繁琐又耗时。
要改善每个阶段的资产管理，请使用 Jira Service Management。
Jira Service Management (JSM) 提供了多种关键功能，支持资产跟踪、监控、服务请求管理、文档和绩效报告，以及维护任务和升级：
资产跟踪：跟踪和管理 IT 资产、配置和资源，从而了解其生命周期、状态和关系。
监控：与第三方监控工具连接，以跟踪系统性能、触发警报，并将问题转换为服务请求。
服务请求管理：通过自动化工作流和 SLA 跟踪，为用户提供可自定义的请求门户来提交服务请求。
文档：与 Confluence 集成，让服务团队和最终用户能够轻松访问知识库文章和文档。
绩效报告：使用可自定义的仪表板和报告来跟踪 KPI、服务台绩效和客户满意度。
维护任务和升级：自动执行定期维护任务并将其与 ITSM 流程集成，以确保及时进行系统升级。
将 Jira Service Management 与您的企业系统集成可改善您的业务、IT 和开发团队之间的协作，并确保他们充分利用您的资产。团队可通过共享工作流和实时更新来无缝地协同工作。通过在 Jira Service Management 中集中管理资产，企业可更好地跟踪资产生命周期、降低维护成本，并做出数据驱动的决策。