Close

ITSM для высокоскоростных команд

Эффективные стратегии для управления аппаратными активами

В современном мире технологий все чаще используется высокопроизводительное оборудование, такое как ноутбуки, серверы и мобильные устройства. По мере того как компании растут и адаптируются к меняющимся требованиям, повышается количество и разнообразие ИТ-активов, из-за чего отслеживать такие устройства становится сложнее.

Эффективный подход к управлению аппаратными активами повышает гибкость бизнеса, усиливает безопасность и снижает затраты. Такие инструменты, как Jira Service Management, упрощают этот процесс и повышают его результативность.

В этом руководстве мы рассмотрим управление аппаратными активами, его преимущества и то, какое место оно занимает в управлении ИТ-услугами (ITSM). Также вы узнаете о современном варианте стратегии для управления активами.

Что такое управление аппаратными активами?

Аппаратные активы — это устройства, повышающие производительность труда и необходимые для ведения бизнеса, например настольные компьютеры, ноутбуки, серверы, телекоммуникационное оборудование и периферийные устройства. Управление активами — это системный подход к отслеживанию и оптимизации ценности активов на протяжении всего их жизненного цикла.

Комплексная стратегия для управления аппаратными активами позволяет эффективно их использовать и снижать затраты благодаря интеграции физических активов с ИТ-услугами и финансами. Сотрудникам приятнее работать с актуальным, безопасным и хорошо обслуживаемым оборудованием. Эффективное управление активами также помогает ИТ-командам прогнозировать потребности в оборудовании и снижать общие затраты.

Этапы жизненного цикла в управлении аппаратными активами

Жизненный цикл управления аппаратными активами предлагает структурированный подход к приобретению, мониторингу, обслуживанию и списанию физических активов. С пониманием того, на каком этапе жизненного цикла находятся активы, легче строить планы и составлять бюджет на будущее. В жизненном цикле управления аппаратными ИТ-активами существуют следующие этапы и соответствующие им действия.

Запрос

Изучите и задокументируйте потребности организации. Соберите требования различных команд к физическому оборудованию. Среди них могут быть требования для повышения производительности, чтобы выполнять соглашения об уровне обслуживания клиентов, спецификации для работы с графикой в высоком разрешении и возможности связи для удаленной совместной работы. Анализ ИТ-услуг для выявления неэффективных активов также помогает спланировать замену.

Удовлетворение

Определив требования к аппаратному обеспечению, изучите поставщиков, получите ценовые предложения, заключите контракты и закупите оборудование. Уделите внимание совместимости с существующими и планируемыми активами, а также гарантийной и технической поддержке от поставщика.

Привлеките к этому этапу финансовый отдел, чтобы согласовать потребности в оборудовании с бюджетом и поспособствовать созданию среды для совместной работы.

Инструменты управления активами, такие как Jira Service Management, позволяют регистрировать новые активы, отслеживать их производительность после развертывания и прогнозировать замену.

Развертывание

Развертывание включает физическую установку, настройку программного обеспечения и безопасности, а также интеграцию в ИТ-инфраструктуру. Проверьте совместимость и убедитесь, что устройство работает исправно. Задокументируйте все нестандартные конфигурации и методы решения проблем, чтобы у службы поддержки не возникало трудностей с обслуживанием устройства.

Отслеживайте

Мониторинг аппаратных активов после развертывания необходим для их оптимальной работы и безопасности. Мониторинг и соответствующие инструменты могут предоставлять отчеты на дашбоардах и аналитику о том, как оборудование используется, какие существуют проблемы безопасности и каково его общее состояние.

Эти инструменты помогают ИТ-командам выявлять и устранять проблемы до того, как они приведут к простоям или нарушениям безопасности. Кроме того, с их помощью можно оптимизировать производительность, чтобы извлекать из активов максимальную пользу.

Обслуживание

Техническое обслуживание аппаратных активов обеспечит их бесперебойную работу. Запланируйте регулярное обслуживание, используя отчеты мониторинга, рекомендации от производителя, историю обслуживания, а также политики интеграции и безопасности. Обслуживание аппаратных активов в рамках их жизненного цикла — один из важнейших шагов на пути к максимальной надежности и долговечности ваших инвестиций.

Списание

Важно понимать, когда оборудование подошло к концу своего жизненного цикла. Плановое списание оборудования по истечении срока его службы предотвращает непредвиденные проблемы с производительностью, а также потерю и кражу данных. Согласуйте этот шаг с политикой компании в отношении экологической безопасности.

Разработайте план или список задач для списания активов, включая обновление журналов инвентаризации, удаление конфиденциальных данных, управление запасами и утилизацию.

Преимущества управления аппаратными активами

Эффективная стратегия для управления аппаратными активами повышает общую производительность и гибкость бизнеса несколькими способами.

  • Повышает наглядность. Мониторинг состояния и производительности активов помогает планировать техническое обслуживание и замену. Управление проблемами становится проще, так как команды выявляют и устраняют их заблаговременно. Это помогает предотвратить ненужные простои и повысить производительность труда.
  • Повышает уровень соответствия нормативным требованиям. Учитывая в работе нормативные акты и законы касательно жизненного цикла аппаратных активов, вы можете гарантировать, что все новое и существующее оборудование будет соответствовать установленным стандартам.
  • Обеспечивает дополнительную безопасность. Защититесь от несанкционированных действий и потери данных благодаря постоянному мониторингу и техническому обслуживанию, а также четко задокументированным процессам списания активов.
  • Сокращает затраты. Предотвратите возникновение непредвиденных проблем и простоев за счет контроля текущих активов, планирования их технического обслуживания и замены. Заранее зная сроки замены активов, можно без спешки изучить поставщиков и заключить более выгодные контракты.
  • Улучшает принятие решений. Благодаря функциям отчетности и аналитики ИТ-специалисты могут сравнивать производительность, нормативное соответствие и сервисные тенденции активов как по типам, так и по отдельности. Это позволяет планировать профилактическое обслуживание, замечать дефекты, выявлять высокоэффективные активы и предоставлять пользователям более точные рекомендации.

Как внедрить стратегию управления активами

С грамотной стратегией управления активами компании могут заблаговременно планировать действия, а не просто реагировать на потребности в новом оборудовании или сбои имеющегося. Так можно принимать более разумные решения, способствующие экономии средств и увеличению долговечности активов.

В основе стабильной и надежной стратегии управления активами должны лежать ваши бизнес-цели, а также передовые методы для сферы ИТ.

Определите процедуры

Составьте подробную документацию каждого этапа жизненного цикла управления аппаратными активами.

Разработайте стандартные процессы для запроса нового оборудования, сохранения данных об оборудовании и получения доступа к этим данным, оценки ключевых показателей эффективности (KPI) для различных типов оборудования, а также списания и замены активов.

Когда участники команд понимают процедуры и знают, как измеряется производительность, они принимают более рациональные решения о закупке, техническом обслуживании и замене. Четко расписанный процесс помогает команде управлять активами на упреждение, а не по обстоятельствам. В ситуациях отказа имеющегося оборудования, когда на счету каждая минута, такой подход помогает свести простои к минимуму и сэкономить деньги.

Зафиксируйте требования каждого этапа жизненного цикла, например нормативный контроль в процессе выполнения и развертывания, а также опишите процесс измерения.

Выберите оптимальные инструменты

Возьмите себе в помощники систему управления активами, позволяющую отслеживать аппаратные активы и управлять ими на основе показателей KPI. Она должна поддерживать весь их жизненный цикл и обеспечивать удобный доступ к данным о производительности. В дальнейшем эти данные помогут оптимизировать производительность, повысить точность рекомендаций и сократить общие расходы.

Функциональные возможности Jira Service Management поддерживают управление активами на всем протяжении их жизненного цикла: от первого запроса до списания и замены актива.

Обучите персонал

Разъясните своим командам процедуры, рекомендации и способы использования инструментов, чтобы сделать их работу эффективнее. Понимая бизнес-цели, нормативные требования и соглашения об уровнях обслуживания, команды могут принимать более рациональные решения о приобретении, развертывании и мониторинге аппаратного обеспечения.

Впишитесь в действующие процессы управления ИТ

Именно от аппаратных активов в главной степени зависит эффективность ИТ и бизнеса в целом. Чтобы управление активами приносило максимальную выгоду в плане экономии и прироста производительности, оно должно быть частью более глобальных методов управления ITSM. Это управление запросами на обслуживание, знаниями, инцидентами, политики и планы обеспечения безопасности, а также обновления, тестирование и отчетность по KPI. Аппаратные активы играют ключевую роль в достижении целей компании. Целостный подход к управлению ими способен повысить производительность всего предприятия.

Рекомендации по эффективному управлению аппаратными активами

Ниже перечислены рекомендации, помогающие упростить процесс управления активами и сделать его более предсказуемым.

  • Регулярно проводите аудиты. Встройте расписание аудита в процесс управления активами, чтобы в вашей базе данных всегда отражалось актуальное состояние ИТ-среды. Подключены ли удаленные устройства к сети? Соответствуют ли они стандартам безопасности и нормативным требованиям? Регулярные проверки помогут выявить нормативные несоответствия или вовремя заметить неизвестное оборудование.
  • Скрупулезно ведите документацию. Распишите порядок сбора информации об активах при приобретении, обновлении и замене аппаратного обеспечения. Определить необходимую информацию и затем отслеживать изменения можно с помощью специализированных инструментов управления активами.
  • Автоматизируйте задания. Освойте и используйте в своей системе управления активами функции автоматизации, например обновляйте в реальном времени данные о местоположении, сроке службы, техническом обслуживании и производительности компонентов.
  • Непрерывно совершенствуйте процесс. По мере внедрения процессов, сбора данных и выявления проблем планируйте проекты непрерывного совершенствования, чтобы оптимизировать весь цикл управления аппаратными активами. Сюда может входить интеграция базы данных с программным обеспечением службы поддержки или упрощение процедуры запроса новых аппаратных компонентов.

Выведите свои ИТ-процессы на новый уровень с помощью Jira Service Management

Эффективное управление аппаратными активами не ограничивается одним лишь отслеживанием. Для успеха всего процесса не менее важны такие этапы, как документирование требований, мониторинг работоспособности, нормативный контроль, непрерывное техническое обслуживание, планирование замены оборудования и оценка рисков.

Jira Service Management оптимизирует все аспекты управления активами. Эта централизованная платформа для контроля активов и интеграции со службой поддержки предлагает такие функции, как автоматизированное отслеживание необходимой информации, готовые шаблоны схем, обнаружение активов с поддержкой IP, интеграция API из внешних источников, а также аналитические средства мониторинга работоспособности. Все это упрощает отслеживание, мониторинг и составление отчетов.

Jira Service Management содействует командной работе во всех аспектах жизненного цикла, начиная от документации требований и заканчивая анализом состояния конкретных активов.

Управление аппаратными активами: часто задаваемые вопросы

Какие проблемы обычно возникают при внедрении управления аппаратными активами?

На ранних этапах управления аппаратными активами могут возникать определенные сложности, но при успешном внедрении они вполне устранимы. Вот некоторые из них.

  • Неточные данные о запасах. В процессе тщательного аудита аппаратных активов могут открыться неожиданные сюрпризы. Полная информация об имеющемся оборудовании — первый шаг к его оценке и эффективному управлению.
  • Удобство использования. Базы данных для управления конфигурацией могут быть сложными в настройке и сопровождении. Инструменты управления активами должны помогать в идентификации, мониторинге аппаратного обеспечения и управлении им, а не вносить дополнительные сложности в эти процессы.
  • Нормативные риски. Зная степень серьезности различных рисков, связанных с несоответствием нормативным требованиям, можно правильно распределить задачи по приоритетам. Система управления аппаратными активами должна помогать отслеживать нормативное соответствие и давать возможность отмечать активы, подлежащие немедленному или потенциальному обслуживанию или замене.
  • Уязвимости системы безопасности. Как и в случае с нормативными рисками, понимание степени серьезности и отслеживание уязвимых активов может помочь правильно определить срочность их обслуживания или замены.
  • Бюджетные ограничения. Каждой компании знакомы проблемы выделения из бюджета необходимой суммы на аппаратное обеспечение. Возможно, при первом аудите окажется, что потребности превышают ожидания. Инструменты управления аппаратными активами должны отображать на дашбоардах отчеты об активах с высоким риском или уровнем важности. Такие отчеты помогут руководству точнее расставлять приоритеты.

Что можно назвать аппаратным активом?

К аппаратным активам можно отнести физические устройства, например серверы, настольные компьютеры, ноутбуки, сетевые маршрутизаторы, принтеры, мобильные устройства и телекоммуникационное оборудование.

В чем разница между ITAM и HAM?

Управление ИТ-активами (ITAM) включает в себя широкий спектр инструментов, которыми занимаются ИТ-специалисты: аппаратное обеспечение, программное обеспечение и среды облачных вычислений.

Управление аппаратными активами (HAM) отвечает только за физические устройства в ИТ-среде, например серверы, ноутбуки или мобильные устройства. Иными словами, HAM — это часть ITAM.

продолжение темы
Incident Management