Каков жизненный цикл управления активами?

Будь то ноутбук, кран или облачный сервер, все активы проходят пять этапов жизненного цикла управления активами: планирование, приобретение, эксплуатация, техническое обслуживание и утилизация. 

Активное управление помогает выявлять потенциальные проблемы и риски, своевременно принимать меры и минимизировать отказы. Точные данные об активах и аналитика их производительности позволяют лучше планировать, инвестировать, распределять ресурсы и принимать стратегические решения.

В этой статье подробно рассматриваются мероприятия и цели на каждом этапе жизненного цикла управления активами. В ней также обсуждаются ключевые стратегии, передовые практики и инструменты для эффективного управления активами.

Что такое жизненный цикл управления активами

По мере старения бизнес-активы проходят пять ключевых этапов. Менеджеры активов используют разные подходы для максимизации стоимости актива на каждом этапе.

Например, на этапе планирования ИТ-специалист, отвечающий за интеграцию искусственного интеллекта в процесс продаж компании, определит требуемые функции и интеграционные возможности идеального программного обеспечения для управления продажами. Затем на этапе приобретения будут изучены поставщики и закуплены активы. На этапе эксплуатации сотрудники отдела продаж будут обучены тому, как лучше всего использовать приобретенные инструменты на базе искусственного интеллекта.  

Когда менеджер активов знает, на каком этапе находится актив, он понимает, какие действия позволят максимизировать прибыль и минимизировать затраты. 

Жизненный цикл состоит из пяти последовательных этапов:

1. Планирование: определение потребностей в активах, составление бюджета и создание плана по снижению рисков. 

2. Приобретение: составление списка поставщиков, ведение переговоров, получение подтверждений, покупка и ввод актива в эксплуатацию. 

3. Эксплуатация: управление эффективностью актива, обучение персонала и контроль на соответствие требованиям. 

4. Техническое обслуживание: проведение проверок, отслеживание проблем и приведение в действие плана по регулярному обслуживанию актива. 

5. Утилизация: удаление в отходы, переработка, применение по другому назначению или продажа актива.

Целостный подход к управлению активами имеет решающее значение для успеха бизнеса. 

Возьмем для примера внедрение ноутбуков в масштабах всей компании. Узкий подход может фокусироваться исключительно на покупке и распространении новых ноутбуков. А вот при целостном подходе к управлению активами будут учитываться обучение пользователей, кибербезопасность, ремонт, сетевая интеграция и другие аспекты проекта. Рассмотрев вопрос со всех сторон и изучив долгосрочные последствия, ИТ-специалист сможет избежать проблем с совместимостью, неприятием продукта пользователями и других дорогостоящих промахов, вызванных чрезмерным вниманием к стоимости актива и его функциям.  

Также важно отметить разницу между управлением конфигурацией и управлением активами, поскольку многие путают эти термины. 

Управление конфигурацией и управление активами затрагивают различные аспекты администрирования облачных серверов. Первое связано с поддержанием рабочего состояния, функциональности и доступности сервера. Напротив, управление активами связано с отслеживанием финансовой стоимости сервера, сведений о владении, соответствия лицензиям и общего жизненного цикла. 

Преимущества управления жизненным циклом активов

Одно из преимуществ тщательного управления активами — сокращение организационных издержек и снижение затрат, в первую очередь благодаря наличию информации о состоянии, использовании и производительности активов.  

Например, если ИТ-отдел использует платформу управления ИТ-активами для отслеживания лицензий на программное обеспечение компании, он может найти множество способов сэкономить деньги или лучше распределить имеющиеся ресурсы. 

Допустим, может выясниться, что 30 % приобретенных лицензий не используются. Опираясь на эти данные о фактическом использовании, можно переназначить лицензии или пересмотреть цены на лицензии вместе с поставщиком. Это поможет сэкономить тысячи долларов и вложить их в другие части ИТ-инфраструктуры. 

Ниже приведены прочие ключевые преимущества, на которые вы можете рассчитывать. 

• Повышение эффективности активов. Сбор и анализ данных об активах поможет определить способы повышения их эффективности. Обслуживание актива обеспечивает его эффективную работу, тем самым уменьшая количество проблем, ведущих к снижению производительности, таких как частые простои и ремонты. 

• Увеличенный срок службы активов. Приобретая высококачественный актив, отслеживая и обслуживая его на протяжении всего жизненного цикла, вы продлеваете срок его службы и экономите деньги в долгосрочной перспективе.

• Снижение рисков. На этапе планирования вы определите потенциальные риски и составите планы, чтобы снизить вероятность их возникновения. 

• Соответствие нормативным требованиям. Отслеживание состояния активов и знание нормативно-правовой базы позволяет соблюсти законы и избежать штрафов. Кроме того, с помощью решений по отслеживанию управления активами можно безопасно хранить лицензии и другую информацию на случай аудита. 

В ИТ-сфере компании могут сэкономить значительные средства, просто внеся небольшие дополнения в процесс управления активами. 

Например, согласно отчету 2024 State of ITAM Report, компании, использующие отслеживание лицензий на программное обеспечение в рамках управления программными активами (SAM), совершили, по собственным оценкам, на 12 % меньше бесполезных расходов на программное обеспечение для центров обработки данных, чем компании, которые только лишь пассивно проводили аудиторские проверки и использовали базовые методы SAM.

Серьезный подход к управлению жизненным циклом активов позволит вам пользоваться всеми преимуществами надежных и эффективных активов, одновременно снижая затраты и повышая производительность.

Этапы жизненного цикла управления активами

Пять этапов жизненного цикла управления активами включают планирование, приобретение, эксплуатацию, техническое обслуживание и утилизацию. Чтобы помочь вам максимально эффективно использовать свои активы, мы рассмотрим основные мероприятия и цели для каждого этапа.

Планирование

На этапе планирования менеджеры активов создают план приобретения активов. В нем изложены требования к производительности, потенциальные риски, окупаемость инвестиций, бюджет и критерии успеха. В него также могут быть включены рекомендации по оценке поставщиков. Ниже приведены наиболее важные части этого плана.

• Анализ спроса. Определите необходимый вам уровень производительности для достижения бизнес-целей. Привлеките к этому процессу все соответствующие заинтересованные стороны. 

• Управление рисками. Выявите потенциальные риски и разработайте стратегии по их снижению. При анализе жизненного цикла ITAM к рискам может относиться изменение нормативно-правовой базы или кибератака. 

• Анализ затрат и выгод. Сравните предполагаемые выгоды и затраты для актива, чтобы получить четкое представление о прогнозируемой окупаемости инвестиций (ROI). 

• Бюджетирование. Составьте бюджет на первоначальную покупку, текущую эксплуатацию и техническое обслуживание актива. 

• Критерии успеха. Сформируйте ключевые показатели эффективности (KPI), которые помогут оценить эффективность актива и определить области, требующие изменений. 

• Критерии оценки. Определите, какие услуги должен предоставлять актив и какие особенности и функции он должен иметь, чтобы достичь целей по производительности, указанных в анализе спроса. 

Если вы заменяете старый актив новым, на решение о том, что считать качественным активом, также повлияет производительность предыдущего актива. 

Уделив достаточно времени планированию и критическому анализу с привлечением всех основных заинтересованных сторон, включая тех, кто отвечает за финансы и ИТ-операции, вы повысите вероятность того, что актив уложится в бюджет и будет соответствовать вашим стандартам.

Приобретение

Завершив этап планирования, менеджеры активов начинают процесс приобретения, в ходе которого они закупают актив и вводят его в действие. Ниже приведены поэтапные действия в процессе приобретения. 

1. Изучите поставщиков и составьте список из нескольких подходящих. Изучите рынок и найдите двух-трех поставщиков, у которых можно узнать цены. Сравните стоимость, качество, надежность, условия доставки и поддержки, возможность масштабирования и совместимость актива с вашими системами. Вероятно, вы также захотите учесть возможные варианты обновления актива в будущем. 

2. Обсудите условия договоров. Запросите формы договора у выбранных поставщиков и обсуждайте условия до тех пор, пока не придете к идеальному соглашению. Обращайте внимание на расширенные гарантии, скидки за объем использования и соглашения об уровне обслуживания. Примите во внимание разницу между покупкой и арендой активов. 

3. Получите одобрение. Получите «зеленый свет» от лиц, принимающих решения в вашей организации, и приобретите актив. 

4. Выполните развертывание. Установите, настройте или введите актив в действие. Иногда можно получить помощь в этом от поставщика.

Следует учитывать бюджет, потребности и имеющиеся системы. Например, для бесперебойной передачи данных между системами новые ИТ-активы должны интегрироваться с вашим текущим технологическим стеком. 

Кроме того, если у вас есть специальные корпоративные стандарты в области безопасности, экологичности или другие, актив должен соответствовать им. Например, если компания заявляет о том, что соблюдает конфиденциальность данных, новое ПО для анализа продаж должно соответствовать регламентам по защите данных, таким как GDPR.

Операция

На этапе эксплуатации активов вы начинаете видеть отдачу от своих инвестиций. Именно сейчас ваш актив выполняет свою функцию. 

Менеджеры активов должны поддерживать их эффективность путем постоянного наблюдения, обучения персонала и мониторинга соответствия требованиям. Ниже приведены типичные действия на этапе эксплуатации. 

• Управление производительностью. Отслеживайте показатели работоспособности активов, такие как время бесперебойной работы и процент внепланового технического обслуживания. Анализируйте полученные данные, чтобы определить области, которые можно улучшить. Вносите коррективы для оптимизации производительности. 

• Обучение и поддержка. Обучите сотрудников безопасному и эффективному использованию актива и обеспечьте для них постоянную техническую поддержку. 

• Мониторинг соответствия требованиям. Убедитесь, что ваш актив соответствует стандартам экологичности и государственным нормам в отношении данных, конфиденциальности и безопасности. 

Продолжительность этого этапа зависит от актива. В то время как ноутбук обычно эффективно работает в течение 3–5 лет, коммутационная аппаратура работает около 15–30 лет. Регулярно обновляемые программные активы могут работать до тех пор, пока существует ваш бизнес (если актив используется локально) или поставщик (если актив используется по модели SaaS).

Техническое обслуживание

Для эффективной работы ваших активов критически необходимо плановое техническое обслуживание. На этом этапе менеджеры активов отслеживают показатели работоспособности, такие как степень вибрации, эксплуатационные аномалии, данные о температуре и энергопотреблении, чтобы определить, какие активы нуждаются в техническом обслуживании. 

В управлении активами используется три разновидности технического обслуживания.

• Профилактика. Этот вид работ по техническому обслуживанию помогает предотвратить будущие поломки и проблемы. Примеры включают замену комплектующих, очистку базы данных или упреждающий ремонт старого оборудования. Многие компании стандартизируют процесс профилактического обслуживания с помощью контрольных списков. 

• Прогнозирование. Эта стратегия технического обслуживания предполагает использование данных в реальном времени для прогнозирования вероятного выхода оборудования из строя. Это позволяет отремонтировать или обновить его до того, как случится неприятность. 

• Исправление. Эта реактивная форма технического обслуживания применяется при выходе актива из строя, например при ремонте экрана ноутбука с небольшими повреждениями. 

Любой план технического обслуживания должен включать в себя периодические проверки. 

Активы проверяются на предмет изъянов, ошибок или других проблем. Если в ходе проверки вы заметите неполадку, то ее можно будет устранить прежде, чем она усугубится и приведет к простою или необратимому повреждению оборудования и находящихся рядом объектов. Так, протечка водяного котла может привести к затоплению подвала здания. 

Ваш план также должен включать график регулярного профилактического обслуживания. В зависимости от вида актива, составлять график можно по времени, измерениям или состоянию актива. 

Всякий раз, когда вы проводите техническое обслуживание, документируйте его, чтобы всегда знать, для чего оно проводилось. Тогда у вас будут точные данные для анализа эффективности активов и вы будете готовы к возможным аудитам. 

Независимо от вида технического обслуживания, использование плана увеличивает срок службы активов и помогает избежать дорогостоящего ремонта и помех при эксплуатации. 

Утилизация

Когда актив перестает удовлетворять потребностям бизнеса, а его ремонт становится слишком дорогим, менеджеры активов утилизируют его. Есть разные способы утилизации.

• Продажа. Найдите покупателя и получите деньги от продажи амортизированного актива. Так часто поступают, когда функционирующий актив больше не отвечает потребностям бизнеса. Иногда активы продают, чтобы увеличить денежный поток. 

• Перепрофилирование. Используйте актив для новой цели, например, превратив коммерческое здание в жилой комплекс. 

• Переработка. Утилизируйте актив таким образом, чтобы его можно было превратить в нечто ценное. 

• Ликвидация. Избавляйтесь от актива ответственно, соблюдая меры безопасности и не нанося ущерба окружающей среде. 

Некоторые активы, такие как ИТ-оборудование, должны быть выведены из эксплуатации. Это предполагает прекращение его работы безопасным и надежным способом, при котором снижается риск утечки данных. Например, когда ИТ-менеджеры сворачивают локальное программное обеспечение, они должны безвозвратно удалить данные и всю персональную информацию, чтобы защитить данные клиентов и соблюсти рекомендации по утилизации ИТ-активов (ITAD).

В наши дни высокий уровень ответственности имеет первостепенное значение, поскольку утечки данных становятся все более распространенным явлением. В 2024 г. глобальные потери от утечек данных составили 4,88 миллиона долларов, что стало самым высоким показателем за всю историю наблюдений и превысило на 10 % показатели предыдущего года (IBM). 

Многие менеджеры активов учитывают также экологические затраты. При правильной утилизации активов в соответствии с государственными нормативными актами выбросы углекислого газа сводятся к минимуму и соблюдаются требования законодательства. 

Чтобы утилизировать свои активы ответственно, учитывайте следующие факторы. 

• Насколько уязвимы ваши данные?

• Каковы затраты на выбросы углекислого газа при транспортировке и утилизации этого актива?

• Содержит ли актив невозобновляемые металлы или материалы (например, литий в аккумуляторе)?

• Как сильно можно сократить выбросы парниковых газов благодаря модернизации и продажи актива?

• Не противоречит ли этот метод утилизации целям компании в области экологичности ее деятельности? 

При утилизации актива или — что еще лучше — за несколько месяцев до нее начните планировать приобретение нового актива, чтобы возобновить жизненный цикл. 

Чтобы успешно использовать новый актив, используйте простой и соответствующий всем требованиям процесс утилизации, который поможет вам исключить штрафы, утечки данных и другие события, тратящие ваше время. 

Стратегии эффективного управления активами

Создание эффективного плана управления активами может показаться сложной задачей, но это не обязательно так. 

Начните с четкого определения целей.

• Необходимо продлить срок службы активов?

• Активы определенного вида неэффективны и это необходимо исправить?

• Вам сложно отслеживать состояние активов?

Решите, что вы хотите улучшить в своих бизнес-активах, и определите 1–3 итоговые цели для своей команды по управлению активами. Независимо от ваших целей, определите, какие активы вам нужно отслеживать. Сюда входит все: от аппаратного и программного обеспечения до облачных сервисов. 

Затем внедрите систему управления запасами для подробного учета каждого актива, включая даты покупки, лицензии, даты обновления программного обеспечения, гарантии, графики использования и технического обслуживания. 

Контролируя каждый аспект активов организации, вы поможете ей избежать срыва сроков, лишних проверок и потребности во внеплановом техническом обслуживании. А ваши решения на каждом этапе жизненного цикла актива будут основаны на фактических данных.

Многие компании используют ПО для ITSM, чтобы автоматизировать рутинные задачи, такие как отслеживание активов, мониторинг на предмет повторяющихся сценариев использования, управление инцидентами или создание отчетов об эффективности активов. Такое программное обеспечение экономит время и снижает риск человеческих ошибок благодаря единообразию в управлении активами.

Стратегия управления активами также должна включать меры по финансовому управлению, снижению рисков и соблюдению нормативных требований. Необходимо регулярно проводить анализ рентабельности актива, чтобы оценить, окупает ли он затраты на ремонт, ежемесячные платежи, техническое обслуживание и другие составляющие совокупной стоимости владения. 

Для управления рисками проводите регулярные проверки и аудиты. Соблюдайте строгие стандартные операционные процедуры использования активов и протоколы их защиты и утилизации. Например, вам следует установить правила, по которым сотрудники будут пользоваться информацией или формами с ограниченным доступом. 

Чтобы обеспечить соответствие требованиям, поддерживайте актуальность данных учета активов на случай аудита поставщиков, стоимость которого растет из года в год, согласно Отчету о состоянии ITAM за 2024 г.

Рекомендации по эффективному управлению активами

Ниже приведены некоторые рекомендации по управлению активами на каждом этапе их жизненного цикла.

• Опирайтесь на стандарты, например ISO 55000. Стандарты управления активами — это системы проверенных метрик, методов и стандартов производительности, которые можно использовать для управления активами. Из стандарта ISO 55000 вы узнаете о глобальных соглашениях относительно практики управления активами и преимуществ ее использования. 

• Внедрите программное обеспечение для управления жизненным циклом активов. С помощью Jira Service Management можно отслеживать активы и производительность, управлять запросами на ИТ-поддержку, хранить критически важные документы и получать оповещения о состоянии активов, сроках и многом другом в режиме реального времени. 

• Обучите сотрудников использованию активов. Умение сотрудников обращаться с вашими активами не только повышает эффективность их работы, но и предотвращает ущерб. Обязательно проведите для них инструктаж по технике безопасности и объясните важные правовые нормы. 

• Задействуйте заинтересованные стороны. Заинтересованные стороны могут обладать информацией, которая поможет менеджерам активов принимать более качественные решения в отношении приобретения, списания активов и управления ими. Кроме того, участие заинтересованных сторон дает гарантию, что активы, имеющиеся в вашем распоряжении, оправдают их ожидания. 

Как и в любом бизнес-процессе, в управлении активами есть свои недостатки. Чтобы оптимизировать жизненный цикл управления активами, попробуйте последовательно поэкспериментировать с новыми подходами, инструментами и процессами. 

Если вы работаете в управлении ИТ-операциями, ознакомьтесь с рекомендациями руководства по управлению ИТ-активами.

Используйте Jira Service Management для эффективного управления активами

Жизненный цикл управления активами служит неплохим ориентиром для менеджеров активов и состоит из пяти этапов: планирование, приобретение, эксплуатация, техническое обслуживание и утилизация. Каждый этап имеет свое назначение, процедуры и показатели. Но выполнение всех этих задач может быть достаточно трудоемким и отнимать много времени.

Jira Service Management упрощает управление активами на каждом этапе. 

В Jira Service Management (JSM) предусмотрен ряд полезных функций для отслеживания активов, мониторинга, управления запросами на обслуживание, составления документации и отчетов о производительности, а также для задач, связанных с техническим обслуживанием и обновлением.

• Отслеживание активов. Отслеживайте ИТ-активы, конфигурации и ресурсы и управляйте ими, чтобы иметь полное представление об их жизненном цикле, статусах и взаимосвязях.

• Мониторинг. Подключайте сторонние инструменты мониторинга для отслеживания производительности системы, активации оповещений и преобразования задач в запросы на обслуживание.

• Управление запросами на обслуживание. В вашем распоряжении автоматизированные рабочие процессы и функции отслеживания SLA, позволяющие создать настраиваемый портал, на котором пользователи самостоятельно будут отправлять запросы на обслуживание.

• Документация. Настройте интеграцию с Confluence, чтобы у сервисных команд и конечных пользователей был удобный доступ к нужным статьям базы знаний и документам.

• Отчетность о производительности. Отслеживайте KPI, эффективность работы службы поддержки и удовлетворенность клиентов на настраиваемых дашбоардах и в отчетах.

• Задачи, связанные с техническим обслуживанием и обновлением. Автоматизируйте регулярные задачи по обслуживанию и интегрируйте их с процессами ITSM, чтобы своевременно обновлять системы.

Интеграция Jira Service Management с системами, развернутыми на вашем предприятии, укрепит сотрудничество между вашими подразделениями, ИТ и командами разработчиков, а также обеспечит максимально эффективное использование ваших активов. Благодаря общим рабочим процессам и обновлению информации в режиме реального времени команды могут работать вместе без каких-либо препятствий. Централизация управления активами в Jira Service Management улучшает отслеживание их жизненного цикла, сокращает расходы на техническое обслуживание и предоставляет все необходимые данные для взвешенного принятия решений.