В чем состоит отслеживание активов?

Основные выводы: отслеживание активов — это практика ведения точного и актуального учета каждого актива, от которого зависит бизнес (что это за актив, где он находится, у кого он, в каком он состоянии), от приобретения до развертывания, технического обслуживания и утилизации.

• Что это такое: подраздел управления активами. Отслеживание предоставляет данные с помощью тегов, штрихкодов, RFID, инструментов обнаружения и центрального реестра, а управление активами использует эти данные для принятия решений.

• Почему это важно: неотслеживаемые ресурсы теряются, их крадут, дублируют или оставляют без исправлений. Точный реестр позволяет сократить издержки, обеспечивает поддержку при аудите и проверке на соответствие требованиям, а также ускоряет решение инцидентов.

• Как помогает Jira Service Management: Активы в Jira Service Management — это гибкий реестр оборудования, программного обеспечения, лицензий и элементов конфигурации. Он поддерживает актуальность данных с помощью функции обнаружения и содержит ссылки на запросы, инциденты и изменения, с которыми связан каждый актив.

Отслеживание активов — это процесс ведения точного и актуального учета каждого актива, от которого зависит работа компании (что это за актив, где он находится, кто за него отвечает и в каком он состоянии), с момента его приобретения и до вывода из эксплуатации, включая развертывание и техническое обслуживание. Для большинства организаций это в первую очередь ИТ-активы (ноутбуки, серверы, лицензии на программное обеспечение, облачные сервисы), но та же практика применима к транспортным средствам, оборудованию, объектам и всему остальному, что имеет значение и нуждается в защите.

Отслеживание активов — это часть управления активами: в процессе отслеживания получают данные, а в процессе управления активами на их основе принимают решения о покупке, техническом обслуживании, переназначении или выводе из эксплуатации. В этом руководстве рассматриваются преимущества отслеживания активов, способы выбора инструмента, маркировка активов и перспективы развития этой практики.

Преимущества отслеживания активов

Эффективное отслеживание активов может принести компании значительные преимущества. Комплексное отслеживание активов и управление ими ведет к их более рациональному использованию, что напрямую способствует повышению операционной эффективности и гибкости. Отслеживание активов в реальном времени также способствует устойчивости компании к кибератакам, помогает обнаруживать кражу оборудования и попытки кражи интеллектуальной собственности. 

ITAM помогает компании максимально использовать имеющиеся ИТ-активы и избегать ненужных трат. Собрав данные об ИТ-активах в едином источнике достоверной информации, можно повысить производительность команд и всей компании. Процессы ITAM также поддерживают соблюдение требований таких методологий и стандартов, как ITIL, SOC 2 и ISO 27001.

Улучшенное управление запасами

Чем ценнее актив для бизнеса, тем важнее знать, где он находится и для чего применяется, кто им пользуется и управляет. Отлаженная система отслеживания помогает компании вести точный учет активов, уменьшать влияние человеческого фактора и предотвращать потерю или неправильное размещение активов.

Повышение эффективности операций

Эффективное программное обеспечение для отслеживания активов оптимизирует рабочие процессы, экономит время и упрощает процедуры. В результате ресурсы распределяются оптимально и производительность всей компании повышается.

Экономия средств

Команды по управлению бизнесом и ИТ постоянно стремятся достичь большего с наименьшими затратами. Эффективное отслеживание активов ведет к снижению затрат благодаря более оптимальному использованию активов. Отслеживание также помогает предотвратить ненужные покупки и аренду лишних ресурсов.

Повышенная безопасность

При грамотном отслеживании активов значительно повышается кибербезопасность и физическая безопасность компании. Надежные процессы отслеживания помогают предотвратить кражу активов или их несанкционированное использование. Кроме того, информация, полученная при отслеживании активов, может пригодиться для восстановления работы после случайных или намеренных повреждений и потерь.

Как правильно выбрать систему отслеживания активов

Выбирая программное обеспечение для отслеживания активов компании, сосредоточьтесь на нуждах, проблемах и возможностях бизнеса. Не менее важно проанализировать потребность в масштабируемости, безопасности и функциях интеграции, учесть имеющиеся и требуемые навыки, а также бюджет. 

Jira Service Management поможет улучшить прозрачность активов, наладить совместную работу и повысить гибкость компании. Ниже перечислены различные функции Jira Service Management, которые делают это решение идеальным для отслеживания активов при управлении услугами.

• Автоматизация. Автоматически назначайте заявки ответственным лицам или командам. Уведомляйте соответствующие заинтересованные стороны о предстоящих событиях, таких как продление лицензий.

• Запросы. Выполняйте запросы к объектам в инструменте «Активы» для проведения аудита, управления затратами и выявления причин проблем.

• Исследование. Проводите исследование с помощью инструмента Assets Discovery и выявляйте элементы конфигурации и активы с поддержкой IP, а также их ключевые атрибуты и зависимости. Регулярно запускайте Assets Discovery, чтобы поддерживать актуальность информации об активах и отслеживать любые изменения.

Что такое маркировка активов?

Поскольку отслеживание активов и управление ими выходят за рамки ИТ, менеджерам активов нужны новые способы пометки и идентификации различных типов активов. Маркировка активов позволяет командам помечать объекты разными способами. Сюда входит печать QR-кодов и прикрепление их к физическим активам, у которых отсутствуют серийные номера или другие идентификаторы. Благодаря маркировке можно охватить больше активов и гибче отслеживать их и управлять ими.

Отслеживание активов в различных отраслях

Jira Service Management предлагает множество функций, которые призваны улучшить отслеживание активов для управления услугами. Возможности программного обеспечения по отслеживанию активов и управлению ими будут полезны для отраслей и команд за пределами сферы ИТ.

Производители могут использовать Jira Service Management для отслеживания сырья. Юридические команды — для контроля доступа к контрактам и интеллектуальной собственности. Компании, управляющие объектами недвижимости и автопарком, — для надзора за зданиями, офисами, транспортными средствами и складами. 

Будущее управления активами и их отслеживания

Количество и разнообразие отслеживаемых активов постоянно растет — это и облачные сервисы, и подписки SaaS, и инструменты ИИ наряду с физическим оборудованием, — а финансовые ограничения требуют, чтобы каждый актив был оправдан. Современные инструменты отвечают на это автоматическим обнаружением, очисткой данных с помощью ИИ и более тесной связью между данными активов и службой поддержки.

Эти тенденции помогают менять отношение лиц, принимающих деловые решения, к управлению активами и их отслеживанию. Современные технологии, которые традиционно считались дорогостоящими и сложными, упрощают эти процессы. Современные решения для управления активами уделяют больше внимания потребностям бизнеса и повышению коммерческой ценности.

Используйте Jira Service Management для отслеживания активов при управлении услугами

Jira Service Management может расширить, дополнить и усовершенствовать ваши усилия по управлению активами и их отслеживанию. Jira Service Management включает в себя «Активы» — это встроенный инструмент для управления ресурсами и конфигурацией. Он позволяет командам гибко и динамически отслеживать активы и элементы конфигурации (CI). С его помощью команды могут без труда связывать CI с запросами на обслуживание, инцидентами, проблемами, изменениями и рабочими нагрузками.

В «Активы» также входят возможности обнаружения и обеспечения качества данных от AirTrack (эту компанию Atlassian приобрела в 2023 г.), которые позволяют объединять ИТ-данные из различных источников в компании. Примеры использования этих технологий варьируются от обнаружения активов и удаления устаревшей информации об активах до проверок и аттестаций, необходимых для соблюдения нормативных требований. Решения по управлению активами и их отслеживанию, готовые к будущему развитию технологий, дадут дополнительные преимущества вашему бизнесу.

Отслеживание информации об активах и ее привязка к другим ресурсам по управлению и отслеживанию поможет повысить эффективность работ по управлению услугами, включая выявление и решение проблем. Jira Service Management поможет вашему бизнесу усовершенствовать управление услугами и подготовиться к будущему росту и переменам.

Отслеживание активов: часто задаваемые вопросы

Как лучше всего отслеживать активы?

Определите активы, которые необходимо отслеживать, исходя из потребностей бизнеса, целей и доступных ресурсов. Решите, какая информация об этих активах наиболее важна для вашего бизнеса. Убедитесь, что выбранные вами решения по отслеживанию активов и управлению ими могут превращать данные в четкие и действенные отчеты для всех заинтересованных сторон и лиц, принимающих деловые решения.

В Jira Service Management применяется командный подход к управлению активами и их отслеживанию. Программное обеспечение позволяет командам работать быстро и автономно, обеспечивая при этом согласованность рабочих задач и бизнес-целей и не создавая рисков для бизнеса. Этих целей намного легче достичь, если команды по поставке и эксплуатации ведут работу на одной платформе, а все активы и связанные с ними вопросы хранятся в едином пространстве. 

В чем разница между отслеживанием активов и управлением активами?

Отслеживание активов — это часть управления активами. Речь идет о сохранении точной, исчерпывающей и актуальной информации о важнейших активах на протяжении всего жизненного цикла развертывания. При управлении активами используются данные, полученные с помощью инструментов и процессов отслеживания активов, для принятия наилучших решений. Сюда относится приобретение активов, управление доступом, конфигурация, развертывание, интеграция, вывод из эксплуатации и другие процессы. 

Какие существуют инструменты отслеживания активов?

Для этого есть много разных инструментов и технологий. Штрихкоды, радиочастотные идентификационные метки, GPS-трекеры, распечатанные QR-коды — вот лишь некоторые из способов маркировки и идентификации физических и цифровых активов. Программное обеспечение для управления активами и их отслеживания агрегирует и консолидирует данные отслеживания, а затем превращает их в понятную и полезную информацию для бизнеса. 

Эффективные процессы необходимы для получения максимальной коммерческой ценности от ваших усилий по управлению активами и их отслеживанию. Jira Service Management поможет вам наладить такую систему и обеспечить соблюдение выбранных правил, чтобы в конечном итоге достичь поставленных целей в области управления активами.