Qu'est-ce que le suivi des actifs ?

Points clés : le suivi des actifs consiste à tenir un registre précis et à jour de chaque actif dont dépend une entreprise, c'est-à-dire sa nature, son emplacement, son détenteur et son état, depuis son acquisition jusqu'à son déploiement, sa maintenance et sa mise au rebut.

• En quoi il consiste : un sous-ensemble de la gestion des actifs. Le suivi fournit les données, via des étiquettes, des codes-barres, la radio-identification, des outils de découverte et un registre central. La gestion des actifs utilise ces données pour prendre des décisions.

• Pourquoi c'est important : les actifs non suivis sont perdus, volés, dupliqués ou ne bénéficient pas des mises à jour nécessaires. Un registre précis réduit le gaspillage, facilite les audits et la conformité, et accélère la résolution des incidents.

• Comment Jira Service Management peut vous aider : les actifs dans Jira Service Management constituent un registre flexible pour le matériel, les logiciels, les licences et les éléments de configuration, avec une fonctionnalité de découverte pour le maintenir à jour et des liens vers les demandes, les incidents et les changements auxquels chaque actif est associé.

Le suivi des actifs consiste à tenir un registre précis et à jour de chaque actif dont dépend une entreprise, c'est-à-dire sa nature, son emplacement, son responsable et son état, depuis son acquisition jusqu'à son déploiement, sa maintenance et son éventuelle mise au rebut. Pour la plupart des organisations, il s'agit en premier lieu des actifs informatiques (ordinateurs portables, serveurs, licences logicielles, services cloud), mais cette pratique s'applique également aux véhicules, aux équipements, aux installations et à tout autre élément de valeur méritant d'être protégé.

Le suivi des actifs est un sous-ensemble de la gestion des actifs : le suivi génère les données, et la gestion des actifs les utilise pour décider quoi acheter, entretenir, réaffecter ou mettre au rebut. Ce guide présente les avantages du suivi des actifs, explique comment choisir un outil, aborde l'étiquetage des actifs et présente l'avenir de cette pratique.

Avantages du suivi des actifs

Un suivi efficace des actifs peut procurer des avantages considérables à votre entreprise. La gestion et le suivi exhaustifs des actifs permettent d'améliorer leur utilisation, ce qui contribue directement à accroître l'efficacité et l'agilité opérationnelles. Le suivi des actifs en temps réel peut également rendre votre entreprise plus résistante aux cyberattaques, aux vols d'équipement et aux tentatives de vol de propriété intellectuelle. 

L'ITAM peut aider votre entreprise à optimiser ses actifs informatiques et à éliminer le gaspillage. En regroupant les informations relatives à vos actifs informatiques dans une source de référence unique, vous pouvez améliorer la productivité de vos équipes et de votre entreprise. L'ITAM contribue également au respect des cadres tels que ITIL, SOC 2 et ISO 27001.

Amélioration de la gestion de l'inventaire

Plus un actif est précieux pour votre entreprise, plus il est important de savoir où il se trouve, qui l'utilise et le gère, et à quoi il sert. Un système efficace de suivi des actifs peut aider une entreprise à tenir un registre d'inventaire précis, ce qui réduit les erreurs humaines et prévient la perte ou l'égarement des actifs.

Efficacité opérationnelle accrue

Un logiciel de suivi des actifs efficace optimise les workflows, fait gagner du temps et simplifie les processus. Cela permet d’optimiser l’allocation des ressources et d’améliorer la productivité dans l’ensemble de l’entreprise.

Économies

Vos équipes de gestion métier et informatique sont soumises à une pression constante qui les enjoint d'en faire toujours plus tout en dépensant le moins possible. Un suivi efficace des actifs permet de réduire les coûts en optimisant leur utilisation et en réduisant ou en éliminant les achats ou les locations inutiles.

Sécurité améliorée

Un suivi efficace des actifs peut considérablement améliorer la cybersécurité et la sécurité physique de votre entreprise. Des processus solides de suivi contribuent à dissuader le vol et l'utilisation non autorisée. Les informations relatives au suivi des actifs peuvent également faciliter la récupération en cas de perte ou de dommage accidentel ou intentionnel.

Comment choisir le bon système de suivi des actifs ?

Lorsque vous choisissez un logiciel de suivi des actifs pour votre entreprise, concentrez-vous sur ses besoins, ses défis et ses opportunités. D'autres considérations importantes incluent l'évolutivité, la sécurité, les capacités d'intégration, les compétences disponibles et requises, ainsi que votre budget. 

Jira Service Management peut accroître la visibilité des actifs, améliorer la collaboration et renforcer la flexibilité de votre entreprise. Cet outil propose diverses fonctionnalités qui en font une solution de suivi des actifs idéale pour la gestion des services :

• Automatisation : attribuez automatiquement les tickets à la personne ou à l'équipe responsable. Informez les parties prenantes concernées des événements à venir, tels que les renouvellements de licence.

• Requêtes : exécutez des requêtes sur les objets dans Actifs pour effectuer des audits, gérer les coûts et identifier la cause des problèmes.

• Discovery : Assets Discovery détecte vos actifs et CI compatibles IP, ainsi que leurs attributs clés et leurs dépendances. L'exécution régulière de Discovery permet de tenir à jour les informations sur les actifs et de suivre tout changement.

Qu'est-ce que le marquage des actifs ?

Le suivi et la gestion des actifs dépassant désormais le cadre informatique, les gestionnaires d'actifs ont besoin de nouveaux moyens pour étiqueter et identifier plusieurs types d'actifs. Le marquage des actifs permet aux équipes d'étiqueter les objets de différentes manières. Cela comprend l'impression de codes QR et leur apposition sur des actifs physiques dépourvus de numéro de série ou d'autres identifiants. Le marquage des actifs peut considérablement accroître la flexibilité et la portée de vos efforts en matière de suivi et de gestion des actifs.

Suivi des actifs dans tous les secteurs

Jira Service Management offre de multiples fonctionnalités qui peuvent améliorer le suivi des actifs pour la gestion des services. Les capacités de suivi et de gestion des actifs du logiciel profitent à des secteurs et à des équipes qui dépassent le cadre de l'informatique.

Les fabricants peuvent utiliser Jira Service Management pour suivre les matières premières. Les équipes juridiques peuvent suivre et gérer l'accès aux contrats et à la propriété intellectuelle. Les gestionnaires d'installations et de flottes peuvent utiliser le suivi et la gestion des actifs pour superviser les bâtiments, les bureaux, les véhicules et les entrepôts. 

L'avenir de la gestion des actifs et du suivi

Le nombre et la variété des actifs à suivre ne cessent d'augmenter : services cloud, abonnements SaaS et outils d'IA, en plus de l'équipement physique, tandis que les pressions sur les coûts font que chaque actif doit se justifier. Les outils modernes répondent par la découverte automatisée, le nettoyage des données assisté par l'IA et des liens plus étroits entre les données des actifs et le centre de services.

Ces tendances contribuent à modifier la perception qu'ont les décideurs économiques de la gestion et du suivi des actifs. Historiquement considérées comme coûteuses et complexes, les technologies modernes facilitent la gestion des actifs et leur suivi. Les solutions actuelles de gestion d'actifs accordent également une plus grande importance aux besoins et à la valeur des entreprises.

Utilisez Jira Service Management pour le suivi des actifs dans le cadre de la gestion des services

Jira Service Management peut étendre, améliorer et renforcer vos efforts en matière de gestion et de suivi des actifs. Jira Service Management inclut Actifs, un outil natif de gestion des actifs et de la configuration. Assets offre aux équipes un moyen flexible et dynamique de suivre toutes sortes d'actifs et d'éléments de configuration (CI). Les équipes peuvent facilement associer des actifs à des demandes de service, des incidents, des problèmes, des changements et des charges de travail.

Actifs comprend également des capacités de découverte et de qualité des données issues d'AirTrack, qu'Atlassian a acquis en 2023, qui agrègent les données informatiques provenant de plusieurs sources au sein d'une entreprise. Les cas d'usage vont de la découverte des actifs et de la suppression des informations obsolètes sur les actifs aux vérifications et attestations nécessaires pour répondre aux exigences de conformité. Votre entreprise bénéficiera de solutions et de fournisseurs de gestion et de suivi des actifs prêts pour l'avenir.

Le suivi des informations relatives aux actifs et leur association à d'autres ressources de gestion et de suivi peuvent vous aider à améliorer vos efforts en matière de gestion des services, notamment en identifiant et en résolvant les problèmes. Jira Service Management aide votre entreprise à améliorer la gestion des services et à se préparer à la croissance et au changement.

Suivi des actifs : questions fréquentes

Quelle est la meilleure façon de suivre les actifs ?

Déterminez les actifs que vous devez suivre en fonction des besoins de l'entreprise, des objectifs et des ressources disponibles. Déterminez quelles informations concernant ces actifs sont les plus importantes pour votre entreprise. Vérifiez que les solutions de suivi et de gestion des actifs que vous avez choisies peuvent traduire les données en rapports clairs et exploitables pour toutes les parties prenantes et les décideurs de l'entreprise.

Jira Service Management adopte une approche centrée sur l'équipe en matière de gestion des actifs et de suivi. Le logiciel permet aux équipes de travailler rapidement et de manière autonome tout en garantissant que leurs efforts sont alignés les uns sur les autres et sur les objectifs commerciaux, et qu'ils ne présentent aucun risque pour l'entreprise. Ces objectifs sont beaucoup plus faciles à atteindre lorsque les équipes de livraison et d'exploitation sont réunies sur une seule plateforme et que tous les actifs et les problèmes connexes sont stockés au même endroit. 

Quelle est la différence entre le suivi des actifs et la gestion des actifs ?

Le suivi des actifs est un sous-ensemble de la gestion des actifs. Il s'agit de conserver des informations précises, complètes et actualisées sur les actifs critiques tout au long de leur cycle de vie. La gestion des actifs utilise des données générées par les outils et processus de suivi des actifs afin de prendre les meilleures décisions possibles. Cela comprend l'acquisition d'actifs, la gestion des accès, la configuration, le déploiement, l'intégration, la mise hors service et d'autres fonctionnalités. 

Que sont les outils de suivi des actifs ?

De nombreux outils et technologies permettent de suivre et de gérer les actifs. Les codes-barres, les étiquettes d'identification par radiofréquence, les technologies GPS et les QR codes imprimables font partie des méthodes utilisées pour marquer et identifier les actifs physiques et numériques. Les logiciels de gestion et de suivi des actifs regroupent et consolident les données de suivi. Ensuite, il le traduit en informations compréhensibles et exploitables pour les entreprises. 

Des processus efficaces sont essentiels pour maximiser la valeur métier de vos efforts de gestion des actifs et de suivi. Jira Service Management peut vous aider à mettre en œuvre et à faire respecter ces pratiques, vous permettant ainsi d'atteindre vos objectifs en matière de gestion et de suivi des actifs.